Wenn eine große Anzahl von Word-Dokumenten denselben angegebenen Text enthält, ist es sehr ineffizient, die Datei einzeln zu öffnen und zu löschen. In diesem Artikel wird die Verwendung von Schlüssel wörtern wie Australia und USA aus mehreren Docx-Dateien als Beispiel verwendet HeSoft Doc Batch Tool Die Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" schließt die Stapel bereinigung ab. Der Artikel enthält anwendbare Szenarien, Effekte vor und nach der Verarbeitung, Import von Dateien, Festlegen einer genauen Suche, Ersetzen durch leer sowie Vorsicht maßnahmen für das Speichern und Verarbeiten, die für Büro mitarbeiter als Referenz geeignet sind.
Wenn Sie eine Reihe von Word-Dokumenten in der Hand haben und alle angegebenen Texte löschen müssen, ist es natürlich am einfachsten, die Dateien nacheinander zu öffnen, die Suche zu verwenden, um sie zu ersetzen und den Ziel text durch leer zu ersetzen. Wenn sich die Anzahl der Dateien jedoch auf Dutzende oder Hunderte erhöht, wird diese Methode sehr umständlich: Jedes Dokument muss geöffnet, gesucht, ersetzt, gespeichert und geschlossen werden. Wenn Sie nicht aufpassen, kann eine Datei übersehen werden. In diesem Artikel wird eine Methode vorgestellt, die für die Stapel verarbeitung im Büro besser geeignet ist: Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Löschen Sie Schlüssel wörter aus mehreren Word-Dateien gleichzeitig.
Dieser Artikel kombiniert Screenshots, um den gesamten Prozess zu veranschaulichen. Im Beispiel gibt es mehrere Docx-Dateien, und der Dokument inhalt enthält den Ländernamen Australia und USA. Unser Ziel ist es, diese Wörter aus allen ausgewählten Word-Dokumenten zu entfernen und gleichzeitig die ursprüngliche Tabelle, das Bild, den Titel und den Absatz inhalt beizu behalten. Diese Methode ist sehr praktisch für Szenarien, in denen vertrauliche Wörter, alte Namen, ungültige Felder, regionale Informationen, Kunden abkürzungen und andere Texte bereinigt werden müssen.
Anwendbare Szenarien: Löschen Sie Word in großen Mengen, um anzugeben, für welche Office-Aufgaben der Text geeignet ist
Im Büro werden Word-Dateien oft nicht einzeln, sondern in Chargen angezeigt. Beispiels weise gibt es mehrere Berichte für dasselbe Projekt, mehrere Handbücher für denselben Produkt typ und mehrere Mitteilungen oder Verträge für dieselbe Vorlage. Solange diese Dateien Text enthalten, der einheitlich gelöscht werden muss, kann eine Stapel verarbeitung in Betracht gezogen werden.
Zu den gängigen Szenarien gehören: Löschen des alten Firmennamens im Docx-Dokument, Bereinigen des historischen Kunden namens im Vertrag, Löschen der Antworten oder Eingabe aufforderungen in den Schulungs materialien, Entfernen des Gebiets namens im Bericht im Stapel, Löschen der wiederholten internen Notizen im Dokument; Einige Feld werte in einer Word-Datei werden gelöscht. Im Vergleich zur manuellen Verarbeitung liegt der Wert des Batch-Löschens in den konsistenten Regeln, der schnellen Verarbeitung geschwindigkeit und der verringerten Doppel arbeit, insbesondere bei einer großen Anzahl von Dateien und klaren Schlüssel wörtern.
Effekt vorschau: Die Anzahl der Dateien vor der Verarbeitung ist groß und die Schlüssel wörter sind in verschiedenen Word-Dokumenten verstreut
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente. Beispiele sind 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Diese Dateien können alle Text enthalten, der gelöscht werden soll. Bei manueller Verarbeitung müssen Sie jede Datei einzeln öffnen, um sie zu bestätigen und zu löschen.
Aus dem Screenshot des Dokuments vor der Verarbeitung geht hervor, dass die Word-Seite eine Einführung in die Apfels orte enthält, der Inhalt in die Tabelle mit Bildern eingefügt wird. Australien und USA, auf die der rote Pfeil zeigt, sind die Schlüssel wörter, die dieses Mal gelöscht werden müssen. Sie befinden sich hinter dem Feld "Country of Origin:" und sind Teil des Textes.
Diese Art von Situation ist sehr typisch: Der zu löschende Text ist nicht der Dateiname, sondern der Inhalt des internen Textes des Dokuments. Sie können in Tabellen zellen, Absätzen oder anderen Texts tellen angezeigt werden. Durch die Verwendung von Batch-Such substitutionen kann vermieden werden, dass Benutzer in jeder Word-Datei manuell lokalisiert werden.
Effekt nach der Verarbeitung: Der angegebene Text wird geleert und der andere Inhalt des Textes bleibt erhalten
Überprüfen Sie nach Abschluss der Stapel verarbeitung das Word-Dokument. Sie können feststellen, dass die ursprüngliche Position von Australia und USA leer geworden ist. Die Haupt struktur des Dokuments ist noch vorhanden, einschl ießlich Titel, Bilder, Tabellen rahmen und anderer Beschreibung texte.
Dies zeigt, dass bei dieser Operation nicht die gesamte Tabelle oder der gesamte Absatz gelöscht wird, sondern das Schlüssel wort selbst. Für Dokumente, die den Feldwert löschen müssen, ist dieser Effekt sehr gut geeignet: Der Feldname bleibt erhalten, der Feldwert wird gelöscht und kann später erneut ausgefüllt oder als Inhalt vor der Veröffentlichung der externen Version bereinigt werden.
Schritt 1: in HeSoft Doc Batch Tool Geben Sie das Word-Tool ein
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Suchen Sie danach zuerst das "Word-Tool" in der Funktions kategorie links. Die Software ist ein Stapel verarbeitung stool für Büro dokumente. Sie können auch die Klassifizierung von Excel-Tools, PowerPoint-Tools und PDF-Tools in der Benutzer oberfläche sehen. Da es sich in diesem Artikel um Word-Dateien handelt, wählen Sie die zugehörigen Funktionen unter Word-Tools aus.
Wählen Sie in der Liste der Word-Tools "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen". Diese Funktion befindet sich im ersten Element der Liste im Screenshot, und es gibt eine Eingabe aufforderung, um Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei in großen Mengen zu finden und zu ersetzen.
Hier ist ein wichtiger Punkt zu verstehen: Wenn Sie "den angegebenen Text löschen" möchten, können Sie dies durch "Ersetzen durch leer" erreichen. Mit anderen Worten, verwenden Sie den zu löschenden Text als Such schlüssel wort und lassen Sie den ersetzten Inhalt leer. Nach der Verarbeitung verschwindet der Text aus dem Dokument.
Schritt 2: Importieren Sie docx-Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktion zeigt die Software den Prozess in Schritten an. Der erste Schritt besteht darin, "die Datensätze auszuwählen, die verarbeitet werden müssen". Oben rechts befinden sich Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren" und "Mehr". Wenn es nicht viele Dateien gibt, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Es ist bequemer, "Dateien aus einem Ordner importieren" zu verwenden, wenn alle Word-Dateien im selben Verzeichnis abgelegt werden.
6 Datensätze wurden in den Screenshot importiert, die Namen sind 1.docx bis 6.docx, der Pfad befindet sich unter D:\ test \ und die Erweiterungen sind alle docx. Es wird empfohlen, zuerst die Liste nach dem Import zu überprüfen: Überprüfen Sie, ob die Anzahl der Dateien korrekt ist, bestätigen Sie, ob es sich bei der Erweiterung um eine Word-Datei handelt, und bestätigen Sie, ob der Pfad das zu verarbeitete Verzeichnis ist. Wenn Sie eine falsch ausgewählte Datei finden, können Sie sie über das Lösch symbol in der Aktions spalte entfernen. Wenn der Import fehler falsch ist, können Sie auch "Löschen" verwenden, um sie erneut hinzuzufügen.
Klicken Sie nach der Überprüfung unten auf der Benutzer oberfläche auf "Weiter", um die Seite mit den Keyword-Einstellungen aufzurufen.
Schritt 3: Wählen Sie den genauen Such text aus und geben Sie die zu löschenden Schlüssel wörter ein
Auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" sehen Sie "So suchen". Die Auswahl im Screenshot lautet "Text genau suchen". Bei Aufgaben, bei denen fester Text gelöscht werden soll, ist die genaue Suche oft leichter zu verstehen: Was Text eingegeben wird, sucht nach welchem Text. Im Beispiel werden Australia und USA entfernt. Schreiben Sie diese beiden Wörter separat in die "Liste der Schlüssel wörter, die gesucht werden müssen".
Es wird empfohlen, beim Ausfüllen ein Schlüssel wort pro Zeile zu verwenden, um die Verwaltung zu erleichtern und Einstellungs fehler zu reduzieren. Füllen Sie beispiels weise Australien in der ersten Zeile und USA in der zweiten Zeile aus. Sie können auch weiter Zeile für Zeile eingeben, wenn weitere Wörter gelöscht werden müssen. Es ist zu beachten, dass die Schlüssel wörter so genau wie möglich sein sollten. Geben Sie keine zu breiten kurzen Wörter ein, da sonst normaler Inhalt versehen tlich gelöscht werden kann.
Auf der rechten Seite befindet sich "Ersetzte Keyword-Liste", und im Screenshot wird die Eingabe aufforderung "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" angezeigt. Füllen Sie daher dieses Mal keine Ersatz inhalte auf der rechten Seite aus. Wenn Sie leer bleiben, wird das auf der linken Seite gefundene Schlüssel wort durch leeren Text ersetzt, um den Lösch effekt zu erzielen. Klicken Sie nach dem Einrichten auf "Weiter".
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und führen Sie die Verarbeitung durch
Je nach Ablauf oben auf der Benutzer oberfläche ist der dritte Schritt "Speicherort festlegen" und der vierte Schritt "Verarbeitung starten". Bei der Stapel verarbeitung von Word-Dokumenten wird empfohlen, die verarbeitete Datei an einem neuen Speicherort zu speichern, anstatt die Original datei nach Belieben zu überschreiben. Dadurch bleibt die Original version erhalten und erleichtert den Vergleich und das Zurückziehen.
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gehen Sie zum Start-Verarbeitung schritt. Die Software verarbeitet Word-Dateien nacheinander gemäß der Import liste und ersetzt Schlüssel wörter wie Australien und USA durch leere. Nach Abschluss der Verarbeitung sollten mehrere Ausgabe dateien nach dem Zufalls prinzip überprüft werden, um fest zustellen, ob der ursprüngliche Schlüssel wort ort geleert wurde, ob die Bilder und Tabellen normal bleiben und ob Inhalte vorhanden sind, die nicht gelöscht werden sollten, betroffen sind.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Warum sollte die Suchfunktion verwendet werden, um den angegebenen Text zu löschen?Denn bei der Dokument verarbeitung bedeutet das Löschen eines Wortes im Wesentlichen, es durch leeren Inhalt zu ersetzen. Die Eingabe aufforderung im Screenshot zeigt auch, dass das Ersatz schlüssel wort nicht ausgefüllt ist, um das Löschen anzuzeigen.
2. Können Sie mehrere Wörter gleichzeitig löschen?Kann. Im Beispiel werden sowohl Australia als auch USA gelöscht. Füllen Sie einfach mehrere Schlüssel wörter in der "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" aus, und Sie können sie stapel weise ausführen.
3. Möchten Sie Word-Dokumente vor der Verarbeitung schließen?Um zu vermeiden, dass die Datei belegt wird oder das Speichern fehlschlägt, wird empfohlen, die betreffende Word-Datei, die vor der Stapel verarbeitung bearbeitet wird, zu schließen.
4. Wie kann das Risiko eines falschen Löschens verringert werden?Es wird empfohlen, zuerst einen kleinen Teil des Datei tests zu kopieren, um zu bestätigen, dass der Effekt nach der Verarbeitung korrekt ist, und dann den vollständigen Ordner stapel weise zu löschen. Die Schlüssel wörter sollten auch so vollständig wie möglich geschrieben werden, z. B. den vollständigen Namen des Unternehmens löschen, anstatt nur ein gebräuchliches Wort zu löschen.
Zusammenfassung: Das Löschen von Word-zugewiesenen Text in Stapeln kann die Effizienz der Dokumenten bearbeitung erheblich verbessern
Wenn Sie dasselbe Schlüssel wort in mehreren Word-Dokumenten löschen müssen, verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" können Sie die Wiederholung in einer Einstellung zentralisieren. Das Importieren von Dateien, das Ausfüllen von Schlüssel wörtern, das Ersetzen von Inhalten, das Leeren von Inhalten, das Festlegen von Speicherorten und das Starten der Verarbeitung sind der Kern des gesamten Prozesses. In Office-Szenarien mit mehr Docx-und Doc-Dokumenten kann diese Methode die Häufigkeit des manuellen Öffnens von Dateien verringern, die Wahrscheinlichkeit fehlender Löschungen verringern und die Dokumenten bereinigung effizienter gestalten. Es wird empfohlen, vor der formalen Stapel verarbeitung Sicherungen und kleine Tests durch zuführen und dann alle Dateien zu verarbeiten.