Lorsque la même classe de texte spécifié est incluse dans un grand nombre de documents Word, la suppression des fichiers ouverts un par un est très inefficace. Cet article utilise la suppression de mots clés tels que Australia et USA dans plusieurs fichiers docx comme exemple pour expliquer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" termine le nettoyage par lots. L'article contient des scènes applicables, des effets avant et après le traitement, des fichiers importés, une recherche précise des paramètres, un remplacement vide et des précautions de sauvegarde et de traitement, adaptés à la référence du personnel de bureau.
Si vous avez un lot de documents Word en main, vous devez supprimer tout le texte spécifié. Le moyen le plus direct est bien sûr d'ouvrir les fichiers un par un, d'utiliser la recherche et la substitution, et de remplacer le texte cible par vide. Mais lorsque le nombre de fichiers augmente à des dizaines ou des centaines, cette méthode devient très lourde: chaque document doit être ouvert, recherché, remplacé, enregistré et fermé. Si vous ne faites pas attention, un certain fichier peut manquer. Cet article décrit une pratique plus adaptée au traitement par lots de bureau: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool Supprime les mots-clés de plusieurs fichiers Word à la fois.
Cet article combine des captures d'écran pour illustrer le processus complet. Il existe plusieurs fichiers docx dans l'exemple, et le contenu du document contient les noms de pays Australia, USA. Notre objectif est de supprimer ces mots de tous les documents Word sélectionnés tout en essayant de conserver les tableaux, images, titers et paragraphes originaux. Cette méthode est très pratique pour les scènes qui doivent nettoyer des mots sensibles, d'anciens noms, des champs non valides, des informations régionales, des abréviations client et d'autres textes.
Scènes applicables: Supprimer en masse le texte spécifié par Word pour quelles tâches de bureau conviennent
Dans le bureau, les fichiers Word ne sont souvent pas seuls, mais apparaissent par lots. Par exemple, le même projet a plusieurs rapports, le même type de produit a plusieurs manuels et le même modèle génère plusieurs avis ou contrats. Le traitement par lots peut être envisagé tant que ces fichiers contiennent du texte qui doit être supprimé uniformément.
Les scénarios courants incluent: la suppression de l'ancien nom de l'entreprise dans le document docx; le nettoyage des noms de clients historiques dans le contrat; la suppression des réponses ou des invites dans le matériel de formation; la suppression par lots des noms de régions dans le rapport; la suppression des remarques internes répétées dans le document; et plusieurs fichiers Word ont été vidés certaines valeurs de champ. Par rapport au traitement manuel, la valeur de la suppression par lots réside dans des règles cohérentes, une vitesse de traitement rapide et une réduction du travail en double. Elle est particulièrement adaptée aux situations où il y a un grand nombre de fichiers et des mots-clés clairs.
Aperçu de l'effet: grand nombre de fichiers avant le traitement, les mots-clés sont dispersés dans différents documents Word
Avant le traitement, il y a plusieurs documents Word dans le dossier, par exemple 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Ces fichiers peuvent contenir du texte à supprimer. Si vous le traitez manuellement, vous devez ouvrir chaque fichier un par un pour le confirmer et le supprimer.
À partir de la capture d'écran du document avant le traitement, vous pouvez voir que la page Word contient une introduction aux variétés de pomme, le contenu est placé dans un tableau avec une image. La flèche rouge pointe vers Australia et USA sont les mots-clés qui doivent être supprimés cette fois. Ils sont situés derrière le champ "Country of Origin:" et font partie du texte principal.
Ce type de situation est typique: le texte à supprimer n'est pas le nom du fichier, mais le contenu du corps interne du document; ils peuvent apparaître dans des cellules de tableau, des paragraphes ou d'autres positions de texte. L'utilisation de la recherche par lots pour remplacer peut empêcher les utilisateurs de localiser manuellement dans chaque fichier Word.
Effet post-traitement: le texte spécifié est vidé et les autres contenus du corps sont conservés
Une fois le traitement par lots terminé, consultez le document Word et vous pouvez voir que l'emplacement initialement affiché pour Australia et USA est devenu vide. La structure principale du document existe toujours, y compris le titer, l'image, la bordure du tableau et d'autres textes explicatifs.
Cela montre que cette opération ne supprime pas la table ou le paragraphe entier, mais le mot-clé lui-même. Pour les documents qui doivent vider la valeur du champ, cet effet est très approprié: le nom du champ est conservé, la valeur du champ est supprimée, et il peut être rempli plus tard, ou il peut être nettoyé en tant que contenu avant la publication de la version externe.
Étape d'opération 1: dans HeSoft Doc Batch Tool Entrer dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, trouvez "Outils Word" dans la catégorie des fonctionnalités de gauche. Le logiciel est un outil de traitement par lots pour les documents de bureau. Vous pouvez également voir les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF et d'autres catégories dans l'interface. Parce que cet article traite des fichiers Word, sélectionnez les fonctionnalités associées sous l'outil Word.
Dans la liste des outils Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Dans la capture d'écran, la fonction se trouve dans le premier élément de la liste, et il y a des instructions pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word.
Il y a un point clé à comprendre ici: si vous voulez "supprimer le texte spécifié", vous pouvez le faire via "remplacer par vide". En d'autres termes, utilisez le texte à supprimer comme mot-clé de recherche et laissez le contenu remplacé vide. Après le traitement, ces textes disparaîtront du document.
Étape 2: Importer les fichiers docx qui nécessitent un traitement par lots
Une fois que vous entrez dans la fonction, le logiciel affiche le processus étape par étape. La première étape consiste à «sélectionner les enregistrements à traiter». En haut à droite, il y a des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Pour les cas où il n'y a pas beaucoup de fichiers, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers"; si tous les fichiers Word sont placés dans le même répertoire, il est plus pratique d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier".
6 enregistrements ont été importés dans la capture d'écran, les noms sont 1.docx à 6.docx, le chemin est sous D:\ test \, et les extensions sont docx. Après l'importation, il est recommandé de vérifier d'abord la liste: vérifiez si le nombre de fichiers est correct, confirmez si l'extension est un fichier Word et confirmez si le chemin est un répertoire à traiter. Si vous constatez que le fichier est mal sélectionné, vous pouvez le supprimer via l'icône de suppression dans la colonne Actions; si l'importation est erronée, vous pouvez également l'ajouter après avoir utilisé "Vider".
Après vérification, cliquez sur "Suivant" en bas de l'interface pour accéder à la page de paramètres de mots-clés.
Étape 3: Choisissez de trouver le texte avec précision et remplissez le mot-clé à supprimer
Sur la page "Définir les options de traitement", vous pouvez voir "Trouver le moyen". La sélection dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte". Pour les tâches de suppression du texte fixe, la recherche précise est généralement plus facile à comprendre: recherchez le texte dans lequel vous entrez. Dans l'exemple, vous souhaitez supprimer Australia et USA. Les deux mots sont donc écrits séparément dans la liste des mots-clés à rechercher.
Lors du remplissage, il est recommandé d'avoir un mot-clé par ligne pour faciliter la gestion et réduire les erreurs de configuration. Par exemple, remplissez Australia à la première ligne et USA à la deuxième ligne. Vous pouvez également continuer à taper ligne par ligne si vous avez plus de mots à supprimer. Il convient de noter que les mots-clés doivent être aussi précis que possible et ne pas entrer de mots courts trop larges, sinon le contenu normal peut être supprimé par erreur.
Sur la droite se trouve la "Liste des mots-clés remplacés", et la capture d'écran indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, cette fois, ne remplissez aucun contenu de remplacement à droite. Garder vide signifie remplacer le mot-clé trouvé sur le côté gauche par du texte vide pour obtenir l'effet de suppression. Une fois les paramètres terminés, cliquez sur "Suivant".
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et effectuer le traitement
Selon le processus en haut de l'interface, la troisième étape est "Définir la position de sauvegarde" et la quatrième étape est "Démarrer le traitement". Lors du traitement par lots de documents Word, il est recommandé d'enregistrer le fichier traité dans un nouvel emplacement au lieu d'écraser le fichier d'origine à volonté. Cela permet de conserver la version originale pour faciliter la comparaison et le retour.
Une fois l'emplacement de sauvegarde défini, passez à l'étape de démarrage du traitement. Le logiciel traitera les fichiers Word un par un selon la liste d'importation et remplacera des mots-clés tels que Australia et USA par des mots vides. Une fois le traitement terminé, vous devez vérifier au hasard plusieurs fichiers de sortie, en vous concentrant sur la vérification si l'emplacement du mot-clé d'origine a été vidé, si les images et les tableaux restent normaux et si le contenu qui ne doit pas être supprimé est affecté.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi supprimer le texte spécifié avec la fonction de recherche et de remplacement?Parce que dans le traitement du document, supprimer un mot signifie essentiellement le remplacer par un contenu vide. Les astuces de la capture d'écran indiquent également que le mot clé remplacé ne sera pas rempli pour indiquer la suppression.
2. Pouvez-vous supprimer plusieurs mots à la fois?Peut. Supprimez Australia et USA dans l'exemple. Il suffit de remplir plusieurs mots-clés dans la "Liste des mots clés à rechercher", et vous pouvez les exécuter par lots.
3. Voulez-vous fermer le document Word avant de le traiter?Pour éviter que le fichier ne soit occupé ou que la sauvegarde échoue, il est recommandé de fermer le fichier Word associé en cours d'édition avant le traitement par lots.
4. Comment réduire le risque de suppression par erreur?Il est recommandé de copier une petite partie du test de fichier en premier, de confirmer que l'effet est correct après le traitement, puis d'effectuer une suppression par lots du dossier complet. Essayez également d'écrire le mot clé autant que possible, par exemple en supprimant le nom complet de l'entreprise au lieu de simplement supprimer un mot commun.
Résumé: La suppression par lots du texte spécifié dans Word peut améliorer considérablement l'efficacité de l'organisation des documents
Lorsque le même mot-clé doit être supprimé dans plusieurs documents Word, utilisez HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" peut être effectuée en un seul paramètre. Importer des fichiers, remplir des mots-clés, laisser le contenu de remplacement vide, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement sont au cœur de l'ensemble du processus. Pour les scènes de bureau avec plus de documents docx et doc, cette méthode peut réduire le nombre de fichiers ouverts manuellement, réduire la probabilité de suppression manquée et rendre le nettoyage de documents plus efficace. Il est recommandé de faire des sauvegardes et des tests à petite échelle avant le traitement formel par lots, puis de traiter tous les fichiers.