本論文では、複数のWord文書を中心にキーワードを一括して空に置き換える必要があり、文書中の指定キーワードを削除する方法を説明する。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、ユーザーは複数のdocxファイルをインポートし、「Wordのキーワードを検索して置換」機能で正確な検索を選択し、削除する単語をキーワードリストに書き込み、置換後の内容を空白のままにすることができます。 文章は処理前、処理後と操作手順のスクリーンショットを結合して、ユーザーが敏感な言葉、古い名前、地域名などの内容を一括削除する実際の操作を理解するのを助ける。
多くの事務文書は対外的に発送したり、アーカイブしたり、二次的に整理したりする前に、一部の文字を整理する必要がある。 たとえば、機密語の削除、古いバージョンの名前の削除、地域情報の削除、内部コメントの削除、または一部のフィールド値を統一的にクリアします。 Wordファイルが1つしかない場合は、手動で検索して置き換えることもできますdocx、docファイルがたくさんあると、1つずつ処理するのは非常に非効率的です。 本稿では、複数のWord文書のキーワードを一括して空に置き換える、つまりキーワードを一括して削除するという一括方法を紹介する。
例では、オーストラリア、USAなどの国名を含む複数のword文書があり、これらの単語を削除したいと考えています。 使用するオフィスソフトは HeSoft Doc Batch Tool を選択します。ファイルの一括処理シーンに向けて、重複したドキュメント操作を集中的に完了できます。 スクリーンショットの順番で効果と操作の流れを説明します。
適用シーン: Wordキーワードを一括して空白に置き換える理由
「空白に置き換える」は、ドキュメントのクリーンアップで非常に一般的なテクニックです。 これは普通の置換とは異なり、普通の置換はAをBに変更し、空に置換はAを削除する。 Wordキーワードを一括削除するには、1つの単語を削除することも、複数の単語を削除することもできる中国語を削除することも、英語、数字、固定記号を削除することもできます。
この方法を使用するのに適した場面は、契約中の古い甲の名称を一括削除することである製品資料の古い型番を削除するトレーニング資料の答えを整理するレポート内の国、都市、部門名を削除する外部バージョンで内部タグを削除する複数のWordテンプレートのフィールド値を空にします。 ターゲットコンテンツが明確なキーワードである限り、検索して空に置き換えることで処理できます。
効果プレビュー: 処理前の複数のWordファイルに同じタイプのキーワードが含まれています。
処理前に、フォルダにword文書のセットがあり、スクリーンショットは1.docxから6.docxと表示されます。 これらは、処理が必要なファイルの同じバッチに属します。 手動方式では、これらのファイルを一つずつ開いてキーワードをチェックする必要がありますが、一括処理は一度に導入した後に一括して実行できます。
サンプルword文書を開くと、コンテンツに画像、表、テキストの説明が含まれていることがわかります。 赤い矢印が示すオーストラリア、USAは削除するキーワードである。 これらは本文の内容にあり、ファイル名やコメントではありません。 このような本文のキーワードには、Wordコンテンツ検索置換機能を使用する方が適しています。
スクリーンショットからも分かるように、キーワードの周りには他の文字があります。 フィールド名全体を削除するのではなく、フィールドの後の具体的な値だけを削除することを目標としています。 したがって、処理ルールは、これらのキーワードを検索して空白に置き換えるように設定する必要があります。
処理後の効果: キーワードが消え、表と画像はまだ残っている
処理が完了した後のスクリーンショットによると、オーストラリア、USAが現れた場所はすでに空白になっている。 ドキュメント内のアップルの画像、表の枠線、タイトル、その他の説明文はまだ存在しています。
この効果は、ロットを空に置き換えることは、ローカルテキストのクリーンアップに適していることを示しています。 ユーザーが段落を手動で削除したり、すべてを変更したりするのではなく、キーワードリストに基づいて正確な処理を実行する必要があります。 この方法は、word文書の構造を保持し、一部の内容だけを整理する必要があるオフィスタスクにとって効率的です。
操作手順1: 「Wordのキーワードを検索して置換」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側のナビゲーションで「Wordツール」を選択します。 機能のリストで「Wordのキーワードを検索して置き換える」を見つけてクリックします。 スクリーンショットのこの機能はWordツールの最初の項目にあり、Wordファイルのコンテンツ内のキーワードを一括検索して置換するために使用されることを示しています。
「キーワードを一括削除」というニーズには、この機能を選ぶのが合理的だ。 キーワードを削除することは、キーワードを空の内容に置き換えるという特殊な置換と理解できるからです。 その後、置換後のキーワードを記入しない限り、削除することができます。
操作手順2: 複数のdocxファイルを処理リストに追加します。
機能ページに入ったら、最初のステップは処理するレコードを選択することです。 右上に「ファイルを追加」、「フォルダからファイルをインポート」が表示されます。 ファイルが別の場所に分散している場合は、「ファイルを追加」を使用して1つずつ選択できますファイルが1つのフォルダに集中している場合は、フォルダからインポートする方が速くなります。
スクリーンショットのリストには6つのdocxファイルが追加されており、ソフトウェアは名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間を示しています。 ここでの照合は非常に重要である: 一括処理はリスト内のファイルに対して同じルールを実行するので、リスト内に誤って選択したファイルも、目的のファイルもないことを確認しなければならない。 レコード数が6で、ファイル名とパスが正しいことを確認したら、下部の「次へ」をクリックします。
操作手順3: 削除するキーワードを正確に検索して入力するように設定します
「処理オプションの設定」ページで、まず検索方法を選択します。 スクリーンショットで「正確にテキストを検索」を選択しました。明確な固定語を削除するのに適しています。 「検索するキーワードのリスト」に、削除する単語を1行に1つ入力します。
例には、オーストラリアとUSAの2行が入力されています。 このようにして、ソフトウェアはインポートされたword文書ごとにこの2つのキーワードを探します。 もっと多くの単語を削除する必要がある場合は、行を追加し続けることもできます。 関係のない言葉を混ぜたり、短すぎたり、よく見られる言葉を入力したりしないで、誤って削除しないようにすることをお勧めします。
右側の「置換後のキーワードリスト」は空白のままです。 スクリーンショットでは「記入しなければ削除する」と明記されている。 このステップは一括削除を実現する鍵である: 左側にキーワードがあり、右側に置換値が入力されていない、最終的には一致するキーワードを削除する。
操作手順4: 出力位置を設定してから処理を開始します。
キーワードの設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 インタフェースフローには、次の「保存場所の設定」と「処理の開始」が表示されます。 出力ファイルを「処理後」や「削除されたキーワード」などの新しいフォルダに保存することをお勧めします。これにより、元のファイルと処理後のファイルを別々に管理できます。
保存先を設定してから開始処理を実行します。 ソフトウェアはリストに基づいて複数のWordファイルを順番に処理し、マッチしたオーストラリア、USAを空に置き換えます。 処理が終わったら、いくつかの出力文書を開いて抽出し、キーワードが削除されたかどうか、本文の他の内容が正常かどうかを重点的に調べる。 処理結果が期待通りであれば、より大量のファイルに使用し続けます。
よくある質問と注意事項
1.空白に置き換えるとスペースは残りませんか?キーワードの前後にスペースや句読点がある場合、キーワードを削除しても元のスペースや句読点が残っている可能性があります。 さらに整理する必要があるかどうかは、文書の実際のレイアウトに基づいて判断する。
2.どのような状況に適しているかを正確に探しますか?ターゲットワードが固定され、スペルが明確なシーンに適しています。 例えば、会社名、地域名、番号、英単語など。 スクリーンショットのオーストラリア、USAはこのような状況です。
3.docファイルに使用できますか?スクリーンショットの例はdocxです。 Docファイルの場合は、ソフトウェアでインポートを試し、拡張子が認識されるかどうかを確認することをお勧めします。 インポートが成功したらテスト処理を行います。
4.大量のファイルを処理する前に何をすればよいですか?まず元のファイルをバックアップしてから、少量のサンプル文書でテストします。 一括置換はルール設定が間違っていると、すべてのインポートファイルに影響するからです。
まとめ: 空に置き換えてWordキーワードの一括削除を実現する
Word文書のキーワードを一括削除するのは、本質的にこれらのキーワードを空に置き換えることである。 HeSoft Doc Batch Tool Wordのキーワードを検索して置換する機能を提供して、複数のdocx、docドキュメントの重複クリーンアップタスクを処理するのに適しています。 機能を選択し、ファイルをインポートし、正確な検索を設定し、キーワードリストを入力し、置換リストを空白にして、保存場所を設定して処理を開始することで、一括削除を迅速に完了できます。 文書を頻繁に整理し、テンプレートを整理し、外部資料を公開するユーザーに対して、この方法は明らかに時間を節約し、処理の整合性を高めることができる。