複数のdocx文書に英語の略語、数字番号、コース番号などの統一的な置換が必要な内容が同時に存在する場合、Wordを一つずつ開いて修正するのは時間がかかります。 この記事では、1.Docxから6.Docxの一括処理を例に、オフィスソフトウェアで式を使ってテキストをあいまいに検索する方法を説明します [A-Z]{3} と \ dのような正規表現ルールで大文字と数字を一括してマッチさせ、指定した内容に置き換えます。word文書を集中的に改訂する必要がある行政、教務、法務、資料整理員に適している。
日常的なオフィスでは、1つのフォルダに複数のword文書が入っていて、各文書には英語の略語、番号、数字の内容が含まれているという問題がよくあります新しい表現に統一的に置き換える必要があります。 ドキュメントを1つだけ置き換えると、手動操作も受け入れられますしかし、ファイル数が十数、数十個になると一部ずつ開いたり、検索したり、交換したり、保存したりすると、多くの時間がかかります。
本稿で示した解決策は、 HeSoft Doc Batch Tool のWord一括検索置換機能と正規表現のワイルドカード式を組み合わせて一括置換を完了します。 通常のキーワード置換とは異なり、正規表現は「連続3桁大文字」「連続数字」というテキストパターンにマッチするため、docx、doc文書の規則的な内容を扱うのに特に適している。
適用シーン: 一括置換は固定語ではなく、テキストの種類です
多くのユーザーが「Word一括置換キーワード」を検索する場合、本当のニーズは固定語を置き換えるのではなく、類似した形態の内容を置き換える。 たとえば、ドキュメントにBOT、ELA、ABCなどの3桁の大文字の略語がある場合や、60、2024、001などの数字がある場合があります。 Wordファイルごとに場所が異なり、出現回数も異なり、手作業で探すのは完全ではない。
正規表現の価値はルールで探すことです。 例えば[A-Z]{3}3文字連続の大文字を表すことができます。\ D連続した1つ以上の数字を表すことができます。 オフィスソフトウェアの一括処理機能を使用すると、これらのルールを一度に複数のWordファイルに適用して、一括置換を完了できます。
効果プレビュー: 処理前のファイルとドキュメントの内容
今回の例では、フォルダ内に処理待ちのword文書が6つあり、ファイル拡張子はdocxです。 これらは、同じコース資料、レポートテンプレート、説明文書、ビジネス文書です。
処理前のWordの内容から、本文にはタイトルの先頭のBOT、本文のELA、数字60など、置換が必要なターゲットが複数存在することがわかる。 これらはすべて同じ段落にあるわけではなく、一度だけ現れるとは限らない。これが一括交換ツールが機能する場所である。
効果プレビュー: 処理後の重要なコンテンツはルールに置き換えられました
処理が完了すると、ドキュメント内のルールに準拠したコンテンツがすでに置き換えられています。 例では、3桁の大文字がAに、数字がBに置き換えられます。 スクリーンショットの黄色のマークの位置は置換後の効果を示し、ソフトウェアがルールに基づいて文書本文の複数の内容をスキャンしたことを示している。
この方式は、文書中のコードを統一的に書き換えるのに適しており、納品前に機密情報を規則的に置き換えるのにも適している。 ファイルごとの操作に比べて、一括処理は重複労働を著しく減らすことができる。
操作手順: オフィスソフトウェアで一括正規置換を設定します
ステップ1: Wordツールの分類を開く
スタート HeSoft Doc Batch Tool その後、左側のナビゲーションバーで「Wordツール」を選択します。 Wordファイルに関連する機能モジュールが複数表示されますが、今回は「Wordのキーワードを検索して置換」を使用します。 この機能の説明は、Wordファイルの内容内のキーワードを一括検索して置き換えるために、今回のニーズに対応しています。
この機能を選択すると、ソフトウェアはガイドページに入ります。 ガイドフローのメリットは、手順がはっきりしていることで、ユーザーが複数のメニュー間で設定項目を探す必要がないことです。
ステップ2: 複数のdocxファイルをインポートする
機能ページに入ったら、最初のステップは処理するレコードを選択することです。 「ファイルを追加」をクリックしてword文書を1つずつ選択することも、「フォルダからファイルをインポート」をクリックしてフォルダ全体のファイルを一括インポートすることもできます。 スクリーンショットにはすでに1.docxから6.docxが導入されています。全部で6つの記録があります。
ファイルリストで、名前、パス、拡張子、変更時間を確認できます。 誤ってファイルが選択されていないことを確認した後、下部の「次へ」をクリックします。 リストに処理しないファイルが表示された場合は、操作列で削除して、後続の一括置換がエラー文書に影響しないようにすることができます。
ステップ3: 式を使用してテキストをあいまいに検索することを選択します
「処理オプションの設定」に入ったら、検索方法の「式を使ってテキストをあいまいに検索」を選択します。 このステップは、まったく同じ通常のテキストだけを検索するのではなく、ソフトウェアが正規表現の式に従って一致することを決定します。
左側の「検索するキーワードのリスト」に2行のルールを入力します。最初の行です[A-Z]{3}、2行目\ D。 右側の「置換されたキーワードリスト」に2行の置換内容を入力します。1行目ですA、2行目B。 このように、ソフトウェア処理では、第1条にマッチするルールの内容をAに、第2条にマッチするルールの内容をBに置き換えます。
ここでは、行と行の対応関係に特に注意しなければならない。 1行目の検索ルールは1行目の置換内容に対応し、2行目の検索ルールは2行目の置換内容に対応する。 置換内容が間違った行を入力すると、最終結果もずれてしまいます。
ステップ4: 保存場所の設定を続けて処理を開始する
検索と置換のルールを設定したら、「次へ」をクリックします。 インタフェースフローには「保存場所の設定」と「処理の開始」が続く。 処理したファイルを新しい場所に保存して、元のファイルとの比較を容易にすることをお勧めします。 設定に間違いがないことを確認してから処理を開始し、ソフトウェアが一括交換を完了するのを待ちます。
よくある質問と注意事項
正規表現はあまり多くの内容を置き換えませんか?可能です。 例えば\ D本文の数字、番号、ページ番号の引用など、すべての連続した数字と一致します。 そのため本番で処理する前に、少量のファイルをコピーして試運転し、置き換え結果が期待通りになることを確認することをお勧めします。
Docとdocxはこの考え方で処理できますか?この記事のスクリーンショット例はdocxファイルです。 実際の作業でよく見られるword文書では、ファイル拡張子やソフトウェアのサポート状況を優先的に確認してから、処理リストをインポートすることが可能です。
バッチ処理ツールを使用する理由Wordには、単一のドキュメントに適した検索置換が付属していますが、オフィス一括処理ソフトは複数のファイルの統一処理に適しています。 特にファイル数が多く、ルールが一致している場合、集中処理は大量の手動操作を節約できる。
大文字と小文字を無視するようにチェックする必要がありますか?ルールが明確に書かれていれば[A-Z]を選択します。 ドキュメントに小文字が存在する場合、大文字と小文字を無視するかどうかは、実際の置換先に基づいて慎重に選択する必要があります。
まとめ
複数のdocx文書は大文字の略語と数字の内容を一括して置き換える。重要なのはWordを繰り返し開くことではなく、置換ルールを一度に設定し、専門のオフィスソフトウェアに一括して実行することである。 を使う HeSoft Doc Batch Tool を選択すると、「Wordのキーワードを検索して置換」機能を使用して、正規表現ルールを複数のファイルに適用できます。 ユーザーは正式に処理する前に元のファイルをバックアップし、ルールをチェックし、保存場所をチェックしてから、一括処理を開始することをお勧めします。これにより、効率性とドキュメントの安全性が保証されます。