複数のWordファイルに大量の改行、改行、ソフト改行が存在する場合、文書を1つずつ開くのは非常に効率的ではない。 この記事では、doc、docxドキュメントの改行を一括処理する方法を紹介します。 HeSoft Doc Batch Tool Word検索置換機能に入り、複数のファイルをインポートし、キーワードリストに通常の改行とソフト改行変数を追加し、置換内容を空白のままにして、改行記号を一括して空の内容に置き換えますテキストのクリーンアップとレイアウトの整理を迅速に完了します。
日常業務では、多くのword文書は最初から手書きされているのではなく、コピー貼り付け、PDF変換、システムエクスポート、資料統合などのプロセスから来ている。 このような文書には、文が正常に複数の行に分割され、段落に大量の改行やソフト改行が挿入され、連続した空白領域が出現するという共通の問題がよくある。 1つのファイルを手動で修正することはできますが、1つのフォルダにdocx、docのドキュメントがたくさんある場合は、一括処理ツールを使用して解決する必要があります。
本稿で紹介した目標は、複数のWord文書の改行を一括して空に置き換えること、つまり改行を削除してテキストを連続させることである。 デモソフトはスクリーンショットの HeSoft Doc Batch Tool 。 これはオフィスファイルの一括処理に向けたソフトウェアで、核心的な価値は反復的な文書操作を集中的に処理し、ファイルを一つずつ開いたり、交換を実行したりする時間コストを減らすことである。 以下では、処理前後の効果と実際の操作のスクリーンショットを組み合わせて、どのように設定するかを完全に説明します。
適用シーン: 複数のword文書に断行がある場合、どのように統一的に処理するか
「改行文字を空白に置き換える」は、多くのドキュメント洗浄シーンに適しています。 特に、文書の内容自体を連続テキストとして使用する必要がある場合、余分な改行は明らかな障害となる。 例:
- PDFがWordに変換されると、各行の末尾にenterキーが付いて、他のシステムにコピーされた期間が中断されます。
- Webページから英語や中国語の資料をコピーすると、Wordで不要なソフト改行が発生する。
- 学術資料、研修資料、会議資料を一括して整理し、断行を削除してから、統一的にレイアウトしてほしい。
- 複数のdocxファイルをコンテンツ管理システムにアップロードする必要があり、システムは余分な改行表示に不親切です。
- ドキュメントに空白行がたくさんあり、読み取り、印刷、アーカイブに影響します。
これらの問題が1つのファイルにしか存在しない場合は、Wordに付属している検索置換でゆっくりと処理することができますしかし、ファイル数が多い場合、より合理的な方法は、ファイルを一括インポートし、検索置換ルールを統一的に設定することですソフトウェアを自動的に完成させる。 これにより、重複労働を減らしながらも、処理ルールを一致させることができます。
効果プレビュー: 処理前のword文書に連続改行があります。
処理前のスクリーンショットは典型的な断行問題を示している。 ページの中央の赤い枠の領域に大量の改行マークがあり、本文の内容の間に大きな空白ができます。 このような改行は、作者が意図的に組版するのではなく、コピー、変換、編集の過程で発生する冗長な内容である可能性が高い。 その後も編集、組版、翻訳、またはシステムの導入を続けると、これらの改行には追加の処理コストがかかります。
このような問題では、空白行ごとに削除すべきかどうかを手動で判断するのではなく、文書内の改行タイプを識別し、必要に応じて統一的に置き換えることが重要である。 このチュートリアルでは、通常の改行とソフト改行をすべて検索項目とし、空のコンテンツに置き換える方法を使用します。
エフェクトプレビュー: 処理後改行が空のコンテンツに置き換えられました
処理後のスクリーンショットでは、連続して現れた改行領域が消え、テキストがよりコンパクトな内容に統合されている。 ドキュメントは、余分な空白行で多くのページスペースを占有しなくなり、本文情報も集中していることがわかります。 この結果は、改行が一括検索され、「置換を空にする」ルールに従って削除されたことを示しています。
注意が必要なのは、「空白に置き換える」と改行前後の内容が直接接続されることです。 英語の文書を扱う場合や、単語間隔の本文を保持する必要がある場合は、改行をスペースに置き換えることが考えられます。 スクリーンショットの処理目標は余分な改行を削除するので、置換領域は空白のままにします。
操作手順1: Wordツールの検索置換タスクを開く
スタート HeSoft Doc Batch Tool その後、左側の「Wordツール」カテゴリに進みます。 メイン画面には、Wordファイルに関連する複数の一括機能が表示されます。 この記事では、「Wordのキーワードを検索して置き換える」を使用しています。 この機能は、複数のWordファイルの中から指定したテキストまたは特殊な変数を探して、目的のコンテンツに統一して置き換えるのに適しています。
この機能を選択すると、後続のプロセスはWordの内容を中心に展開されます。 改行文字は通常の文字のようには見えませんが、ソフトウェアが提供する変数を使って一致させることができます。 したがって、「Wordのキーワードを検索して置換」は、普通の単語だけでなく、この例の改行コードのクリーンアップにも使用できます。
操作手順2: 一括処理するWordファイルをインポートする
タスクページに入ったら、最初のステップは処理するレコードを選択することです。 インタフェースには、「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」の2つのボタンがあります。 複数のWordファイルの改行コードをクリーンアップするには、処理待ちファイルを同じフォルダにまとめて「フォルダからファイルをインポート」を使用することをお勧めします。これにより、ロット全体を迅速にインポートできます。
スクリーンショットにはすでに6つのdocxファイルがインポートされており、リストにはファイル名、パス、拡張子、時間情報が表示されています。 これらの情報により、ファイルが正しいディレクトリから来ているかどうか、すべて処理が必要なword文書であるかどうかを確認することができます。 一括処理前の照合は、ソフトウェアが統一ルールに従ってリスト内のすべてのファイルを処理するため、非常に重要です。
一部のファイルのみを処理する場合は、「ファイルの追加」を使用して手動で選択できますインポート後にファイルの範囲が間違っている場合は、リスト操作で不要な項目を削除できますまたは「空にする」をクリックして再インポートします。 間違いがないことを確認したら「次へ」をクリックします。
操作手順3: 通常の改行とソフト改行を検索リストに追加します
第2ステップは処理オプション設定に入る。 スクリーンショットの検索方法で「テキストを正確に検索」を選択しました。 今回の処理では、ターゲットが明確な改行変数であるため、ファジーマッチは必要ありません。 正確な検索を選択すると、ルールがより明確になり、他の文字の内容と誤って一致しないようになります。
「検索するキーワードのリスト」に、次の2つの変数を入力します{Hesoft.word.new_line}と{Hesoft.word.soft_new_line}。 これらの2つの変数は、word文書内の異なるタイプの改行を一致させるために使用されます。 通常改行は通常、段落改行に対応し、ソフト改行は通常、手動改行に対応する。 多くの外部ソースから生成されたWordファイルには、両方が存在する可能性があるので、一绪に追加することをお勧めします。
右側は「置換後のキーワードリスト」です。 画面には「入力しない場合は削除」というメッセージが表示されます。 つまり、右側に何も記入しないと、左側の変数に対応する改行記号が見つかり、削除されます。 これはちょうど「改行を空に置き換える」という目標を達成します。
改行をスペース、セミコロン、その他の区切り記号に置き換えるなど、より細かい処理が必要な場合は、右側の対応する位置にターゲット文字を入力できます。 しかし、本稿ではスクリーンショット中の連続したテキスト効果を得るので、置換リストを空白のままにすればよい。
操作手順4: 保存場所と開始処理フローに入る
設定が完了したら、ページの下部にある「次へ」をクリックします。 プロセスの上には、次の「保存場所の設定」と「処理の開始」が表示されます。 Wordの内容を一括して置き換える場合は、元のファイルを直接上書きするのではなく、処理結果を新しいフォルダに保存することをお勧めします。 元の文書は保持でき、処理結果は個別にチェックでき、ルールを調整する必要がある場合は再処理できるというメリットがあります。
処理を開始する前に、ファイル数が正しいかどうかをチェックすることをお勧めしますファイル拡張子が期待通りかどうか検索方法が正確な検索テキストかどうかリストに通常の改行とソフト改行変数の両方が含まれているかどうかを検索します置換領域が空白かどうか。 確認して処理を実行すると、リストにあるWordファイルは順番に一括置換されます。
処理が完了したら、いくつかの結果ファイルを開いて抽出します。 元の空白行が多く、断行が明らかな位置を優先的にチェックすることをお勧めします。 これらの場所がすでにクリーンアップされている場合は、ルールが有効になることを示します。 一部の段落がしっかりと接続されていることがわかった場合は、ルールを調整し、改行をスペースに置き換えて再処理できます。
よくある質問と注意事項
1.改行を削除した後に一部の文字がくっつくのはなぜですか?このチュートリアルでは「空白に置き換える」を採用しているからです。 改行前後の内容は直接隣接します。 原文の改行先が本来スペースの役割を担っていれば、削除後に緊密に見える可能性がある。 英語の文書は特に注意が必要で、スペースに置き換えることができます。
2.ソフト改行だけを削除することは可能でしょうか?実際のニーズに合わせて検索リストを調整できます。 ソフト改行だけを削除したい場合は、 {hesoft.word.soft_new_line}; 普通の段落の改行も削除する場合は、2つの変数を同時に保持します。 スクリーンショットでは、2種類の改行をカバーしています。
3.バッチ処理ですべての段落が変更されることはありませんか?検索リストに含まれる改行タイプがドキュメントに表示される限り、ルールに従って処理されます。 そのため、一括実行前に必ずサンプル文書でテストし、文書タイプが「空に置き換える」ことを確認しなければならない。
4.docとdocxの処理の違いは何ですか?スクリーンショットのサンプルファイルはdocxです。 Docなどの他のWord形式では、まず少量のファイルをインポートして正常に処理できるかどうかをテストすることをお勧めします。 ソースによって古いバージョンのドキュメントは構造が異なる可能性があり、テストに合格してから一括して実行する方が安全です。
5.改行を別の内容に置き換えることができますか?インタフェースロジックから見ると、右側の「置換後のキーワードリスト」は置換内容を入力するために使用されます。 入力しないで削除するスペースやその他の記号を入力すると、見つかった改行を適切な内容に置き換えることを意味します。 具体的には、あなたの文書整理目標に基づいて決めなければならない。
まとめ: 複数のWord文書の改行整理を一括処理ツールに渡す
複数のWordファイルに改行、ソフトリターン、改行が大量に存在する場合、最も推奨されていないのは、ファイルを1つずつ開いて手動で削除することです。 を使う HeSoft Doc Batch Tool 、Word検索置換機能で、普通の改行とソフト改行を検索対象とし、置換内容を空白にして、改行を一括して空の内容に置き換えることができます。
このようなオフィスソフトの価値は、重複労働を減らし、書類の整理、書式の規範と資料の整理をコピー可能にし、一括して実行できるようにすることである。 少量のdocxまたはdocファイルで効果をテストし、テキストの接続方法が期待通りであることを確認してから、完全なフォルダをインポートして一括処理することをお勧めします。 これにより、結果が制御できることを保証し、word文書の整理効率を著しく向上させることができる。