複数のWord、docxまたはdocファイルに同じルールのキーワードを大量に修正する必要がある場合、文書を一つずつ開いて検索して置換するのは時間がかかるだけでなく、改ざんも容易である。 本文は HeSoft Doc Batch Tool 例えば、「Wordのキーワードを検索して置換する」機能を使用して、式でテキストをあいまいに検索する方法、つまり正規表現のワイルドカードのような方法で、英語の大文字の略語、数字などの内容を一括してマッチングする方法を紹介します一度に指定文字に置き換えて、契約書、コース資料、説明書、テンプレートファイルなどの一括改訂シーンに適しています。
日常業務では、多くのword文書は固定語を一つだけ変えるのではなく、ある規則に基づいて一括して交換しなければならない。 たとえば、docxファイルにはBOT、ELAなどの英語の大文字の略語が多く含まれており、60、5などの数字も含まれているWordを1つずつ開くとBOT、ELA、60を別々に検索し、手動で交換すると、効率が悪いだけでなく、どこかを見逃しやすい。 さらに厄介なのは、実際の文書には数十個から数百個のdoc、docx文書がある可能性があり、キーワードはタイトル、本文、リスト、段落の説明に分散しており、手動処理は一貫性を保証するのが難しい。
本論文で解決すべきのはこのような問題です。オフィスソフトを使う」 HeSoft Doc Batch Tool 」のWord一括検索置換機能は、「式を使ってテキストをあいまいに検索する」方式で、ソフトウェアに正規表現のワイルドカード規則に従って内容を自動的に認識させます。複数のWordファイルの一致するテキストを一括して指定した結果に置き換えます。 例では、複数のdocxファイルを一致させます[A-Z]{3}の3桁の大文字をAに置き換えます。\ Dの数字をBに置き換えることで、キーワードごとに機械的に検索するのではなく、ルールごとに一括して置換することができる。
適用シーン: 正規表現のワイルドカードに適したWord一括置換タスク
通常のWord検索置換は、「会社A」を「会社B」に置き換えるなど、「固定テキスト置換」を扱うのに適しています。 しかし、検索する内容が共通の法則を持っていて、実際のテキストが完全に同じではない場合、正規表現やワイルドカード式を使うのに適しています。 例えば、文書には異なる番号、年、ページ番号、コースの略語、項目コード、製品の型番、金額の数字などがあり、全く同じ言葉ではないが、ルールで記述できる。
この記事のスクリーンショットと合わせて、このようなタスクには通常、次のようなものが含まれます
- 複数のword文書の英語大文字の略語、例えばBOT、ELAなどの3桁の大文字を一括して置き換える。
- Docxファイルの数字の内容を一括して置き換えます。例えば、60、5、2026、001などの連続した数字です。
- 複数のWord文書に、脱敏番号、学番、電話番号、金額またはコードを統一する。
- テンプレートドキュメント内のプレースホルダ、コースコード、プロジェクト番号を統一的に変換します。
- 複数のルールを同時に処理する必要があります。たとえば、最初の行のルールは大文字の略語を検索してAに、2番目の行のルールは数字を検索してBに置き換えます。
HeSoft Doc Batch Tool の位置付けはオフィス文書向けの一括処理ソフトで、その価値はWord編集自体の代わりではなく、重複、機械、間違いやすい文書処理動作をまとめて完成する。 Word、docx、docファイルの内容を一括処理する必要があるユーザーにとって、このようなツールを使用すると、重複作業を大幅に減らすことができます。
効果プレビュー: 処理前の複数のdocxファイルに置換対象キーワードが存在します
処理前に、フォルダには複数のword文書があります。例は、1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docxです。 つまり、今回の操作では、1つのファイルだけを処理するのではなく、docxドキュメントのバッチに対して検索置換ルールを統一的に実行する必要があります。
Word文書の1つを開くと、本文にルールに合った内容が複数存在することがわかります。 スクリーンショットの赤い矢印はタイトルのBOTと本文の60などを指している。 BOTは3桁の大文字に属しています。[A-Z]{3}マッチ60は連続した数字で、式にすることができます。\ Dマッチします。 文書では、ELAなどの大文字の略語も見られ、同様に3桁の大文字のマッチングルールを満たしている。
手動方式では、どのコンテンツがルールを満たしているかを判断してから、1つずつ置換を探す必要があります。特に文書数が増加すると、作業量が急速に拡大します。 Wordキーワードを一括置換するツールを使用すると、「検索ルール」と「置換結果」を一度に設定して、ソフトウェアに一括して実行することができます。
処理後の効果: 公式ルールに合った内容が一括置換される
処理が完了すると、同じWordページの内容が変わりました。 元の見出しのBOTはAに置き換えられ、本文の中のELAなどの3桁の大文字もAに置き換えられる元の数字60、5などの連続した数字はBに置き換えられます。 スクリーンショットの黄色のマークは置換後の効果を示しており、異なる位置のマッチング内容がルールで置換されていることが明らかになった。
この効果は、今回の操作は単純に固定キーワードを1つだけ置き換えるのではなく、正規表現のような公式ルールを利用して一括マッチングを行うことを示している。 大量のword文書の内容を統一的に修正する必要があるシーンでは、手動検索よりも安定しており、一括docxファイルの処理にも適しています。
操作手順1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool 左の機能バーで選択します。Wordツール。 メイン画面には、Wordの一括処理に関連する複数の機能カードが表示されます。例えば、Wordが透かしを追加したり、WordがPDFに変換したり、WordがDocに変換したり、WordがDocxに変換したりします。 今回は1つ目の機能を使用しますWordのキーワードを検索して置き換えます。
この機能を選択する目的は、ソフトウェアをWordコンテンツ検索置換プロセスに入れることです。 ここでの機能説明は「Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換する」で、複数のWord、docxまたはdocファイルに対して条件に合った内容をまとめて新しいテキストに置き換えます。
機能に入ると、ソフトウェアはガイドフローでタスク手順を示します。 スクリーンショットのステップによると、全体の流れには、処理するレコードの選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始が含まれます。 このようなプロセスは、ユーザーがファイルリストを確認してから、代替ルールを設定し、最後に処理を実行することで、誤操作のリスクを減らすことができるため、一括ファイル操作に適しています。
操作手順2: キーワードを一括置換するWordファイルを追加します
「Wordのキーワードを検索して置換」ページに入ったら、最初のステップは、処理するレコードを選択することです。 画面右上に表示ファイルを追加、フォルダからファイルをインポートする、クリア、もっとなどのボタン。 少量のファイルでは、「ファイルを追加」を使用できます1つのフォルダにword文書がたくさんある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が適しています。
スクリーンショットには6つのdocxファイルがインポートされています。ファイル名は1.docxから6.docxで、パスはD:\ test \ の下にあります。 リストには、拡張子、作成時間、変更時間などの情報も表示されているため、正しいファイルが選択されているかどうかを簡単に確認できます。 下部の要約領域には記録数が6と表示されており、今回の一括置換はこの6つのword文書に対して実行されることを示している。
このステップのポイントは、まず書類の範囲を確認することです。 一部のWordファイルのみを処理する場合は、処理が必要な記録を保持できます間違ったファイルをインポートした場合は、リストの右側にある削除操作で不要な項目を削除できますまたは「クリア」を使用して再インポートします。 重要なドキュメントの場合は、コピーで一括置換を実行する前にテストフォルダをコピーすることをお勧めします。
操作手順3: 式を選択してテキストをあいまいに検索し、検索と置換のルールを入力します
一番下のをクリック次へその後、「処理オプションの設定」に進みます。 「キーワードオプションの設定」セクションで、「検索方法」にはテキストを正確に検索しますと式を使用してテキストをあいまいに検索します。 この例では、正規表現のワイルドカードを使用して規則的に検索する必要があるため、「式を使用してテキストをあいまいに検索」を選択します。
左側の「検索するキーワードのリスト」には、次の2行のルールが入力されています
- [A-Z]{3}: BOT、ELAなど、3つの大文字の英語の文字にマッチする内容を表します。
- \ D: 60、5、2026のように、マッチする連続した数字を表します。
右側の「置換されたキーワードリスト」に、2行の置換結果が入力されています
- 最初の行に記入するA、対応するハンドル[A-Z]{3}マッチした内容をAに置き換えます。
- 2行目の記入B、対応するハンドル\ Dマッチした数字の内容をBに置き換えます。
このステップは非常に重要です。左右のリストは行ごとに対応します。 つまり、左側の1行目の検索ルールは右側の1行目の置換結果に対応し、左側の2行目の検索ルールは右側の2行目の置換結果に対応する。 スクリーンショットの設定は、3桁の大文字をAに、連続した数字をBに置き換えることを示しています。
「文字の大文字と小文字を無視」オプションも表示されます。 スクリーンショットではこのオプションがチェックされていないため、マッチングルールは現在の式でより厳密に実行されます。 で[A-Z]{3}たとえば、大文字の組み合わせが一致しますドキュメントに小文字の組み合わせがある場合、一致するかどうかは、入力した式と大文字と小文字の設定によって異なります。
操作手順4: 保存場所の設定を続けて処理を開始します
ルールの入力が完了したら、画面下部のをクリックします。次へを選択します。 ページ上部の手順によると、「保存場所の設定」と「処理の開始」が続きます。 スクリーンショットはこの2つのページの具体的な詳細を示していないが、プロセス名から合理的に判断できる: 正式に交換する前に、処理したWordファイルがどこに保存されているかを確認する必要があるバッチ処理を再起動します。
保存場所を設定するときは、唯一のオリジナルを直接上書きしないことをお勧めします。 より安全な方法は、処理結果を新しい出力ディレクトリに保存し、処理が完了したらdocxファイルをいくつか抽出し、置換結果が期待通りであることを確認して、正式なアーカイブや送信に使用するかどうかを決定することです。 これでルールが间违って书かれていても、元のファイルに戻って再调整することができます。
処理を開始すると、ソフトウェアはインポートしたファイルのリストと設定された検索置換ルールに従って、複数のword文書を一括処理します。 この記事の例では、6つのdocxファイルに同じ一連の数式ルールが適用されるため、ファイルごとに操作が繰り返されないようにします。
よくある質問と注意事項
1. 公式ルールはまず少量の書類でテストしなければならない。正規表現のワイルドカードは非常に柔軟ですが、期待以上に一致する可能性もあります。 例えば[A-Z]{3}は任意の3つの連続した大文字と一致し、ドキュメント内に他の3桁の大文字コードがある場合にも置き換えられます。 そのため、まず1 ~ 2つのコピーファイルでテストすることをお勧めします。
2.検索リストと置換リストは、行ごとに対応する必要があります。左側の数行目のルールは、右側の数行目に対応してテキストを置き換えます。 左右の行数や順序の設定が間違っていると、置換結果が期待通りにならない可能性があります。 スクリーンショットの1行目 [A-Z]{3} はAに対応し、2行目 \ dはBに対応し、これが正しい対応関係である。
Docとdocxのファイル範囲に注意してください。この例ではdocxファイルをインポートします。 実際のオフィスでは、doc、docxなどの形式が同時に存在する場合、インポートする前に、ソフトウェアリストに表示されているファイルが今回処理が必要なword文書であるかどうかを確認する必要があります。
4.規則が確定しないときは、一度に唯一の原本を処理しないこと。一括置換は効率的ですが、エラールールが複数のファイルに迅速に影響することも意味します。 最初に元のドキュメントをバックアップするか、結果を別のフォルダに保存することをお勧めします。
5.固定語だけを置き換える場合は、式を使わずに検索をあいまいにすることができます。1つの確定語を別の語に置き換えるだけで、正確にテキストを検索する方が直感的です数字、コード、略語などの規則的な内容をマッチングする場合式を使ってテキストをあいまいに検索する方が適切です。
まとめ: 一括処理ツールでWordの重複置換作業を減らす
この記事の例から分かるように HeSoft Doc Batch Tool 複数のword文書のキーワード置換タスクを1つのプロセスにまとめることができる。 ユーザーはdocxファイルをインポートするだけで、「式を使ってテキストをあいまいに検索」を選択し、正規表現のような検索ルールと対応する置換結果を入力し、ウィザードを押して保存場所を設定して処理を開始します一括交換が完了します。
契約テンプレート、教育資料、プロジェクト文書、制度文書、製品説明書を頻繁に処理するオフィスユーザーにとって、このような一括検索交換機能は重複労働を著しく減らすことができる。 特に、キーワードが固定テキストではなく、番号、略語、数字などの規則的な内容である場合、正規表現のワイルドカード式はWordの一括置換をより効率的かつ制御できる。 正式に処理する前に、コピーファイルのテストルールを準備し、効果が間違いないことを確認してから、完全なフォルダに一括適用することをお勧めします。