S'il y a des abréviations anglaises, des numéros numériques, des codes de cours et d'autres contenus qui doivent être remplacés uniformément dans plusieurs documents docx, c'est une perte de temps d'ouvrir Word un par un. Cet article utilise le traitement par lots de 1.docx à 6.docx comme exemple pour expliquer comment utiliser des formules pour trouver du texte dans les logiciels de bureau, et faire correspondre des majuscules et des chiffres par lots via des règles d'expression régulières telles que [A-Z]{3} et \ d, et les remplacer par des données spécifiées Contenu, adapté aux affaires administratives et pédagogiques qui nécessitent une révision centralisée du document Word, personnel juridique et de collecte de données.
Dans le bureau quotidien, vous rencontrez souvent de tels problèmes: il y a plusieurs documents Word dans un dossier, et chaque document contient des abréviations, des numéros ou des numéros anglais similaires, qui doivent être remplacés par de nouvelles expressions. Si vous ne remplacez qu'un seul document, l'opération manuelle est acceptable; mais lorsque le nombre de fichiers devient une douzaine, des dizaines, voire plus, l'ouverture, la recherche, le remplacement et l'enregistrement copie par copie prendront beaucoup de temps, et il est facile de manquer.
La solution de contournement pour la démonstration de cet article est d'utiliser HeSoft Doc Batch Tool La fonction de remplacement de recherche par lots dans Word est combinée avec la formule de caractère générique des expressions régulières pour compléter la substitution par lots. Contrairement à la substitution de mots-clés ordinaires, les expressions régulières peuvent correspondre aux modèles de texte tels que "trois lettres majuscules consécutives" et "chiffres continus", elles sont donc particulièrement adaptées au traitement du contenu régulier dans les documents docx et doc.
Scène applicable: la substitution par lots n'est pas un mot fixe, mais une classe de texte
Lorsque de nombreux utilisateurs recherchent des «mots-clés de remplacement par lots Word», la véritable exigence n'est pas de remplacer un mot fixe, mais de remplacer un lot de contenu de forme similaire. Par exemple, il peut y avoir des abréviations en majuscules telles que BOT, ELA et ABC dans le document, ou il peut y avoir des nombres tels que 60, 2024 et 001. Leur emplacement dans chaque fichier Word est différent, le nombre d'occurrences est également différent et la recherche manuelle est difficile à garantir complète.
La valeur des expressions régulières réside dans la recherche de règles. Par exemple[A-Z]{3}Peut représenter 3 lettres anglaises majuscules consécutives,\ DPeut représenter un ou plusieurs nombres consécutifs. Avec la puissance de traitement par lots du logiciel bureautique, ces règles peuvent être appliquées à plusieurs fichiers Word à la fois, complétant ainsi le remplacement par lots.
Aperçu des effets: fichiers et contenu du document avant le traitement
Dans cet exemple, il y a 6 documents Word en attente dans le dossier avec l'extension de fichier docx. Il peut s'agir de la même série de documents de cours, de modèles de rapport, de documents explictifs ou de documents commerciaux.
À partir du contenu Word avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a plusieurs cibles dans le corps qui doivent être remplacées, telles que BOT au début du titer, ELA dans le corps et le numéro 60. Ils ne sont pas tous dans le même paragraphe et n'apparaissent pas nécessairement une seule fois, c'est là que l'outil de remplacement par lots convient.
Aperçu des effets: le contenu clé a été remplacé par des règles après le traitement
Une fois le traitement terminé, le contenu conforme aux règles du document a été remplacé. Dans l'exemple, les trois majuscules sont remplacés par A et les nombres sont remplacés par B. La position de la marque jaune dans la capture d'écran montre l'effet de remplacement, indiquant que le logiciel a scanné plusieurs parties du corps du document selon les règles.
Cette méthode convient à la réécriture unifiée des codes d'un lot de documents, et convient également au remplacement régulier des informations sensibles avant la livraison. Par rapport à l'opération fichier par fichier, le traitement par lots peut réduire considérablement la duplication du travail.
Étapes d'exploitation: Définir la substitution régulière par lots dans le logiciel de bureau
Étape 1: Ouvrez la classification des outils Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la barre de navigation de gauche. Plusieurs modules fonctionnels liés aux fichiers Word peuvent être vus dans l'interface, parmi lesquels cette fois, vous souhaitez utiliser "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Cette fonction décrit la recherche et le remplacement par lots de mots-clés dans le contenu du fichier Word, qui correspond à cette demande.
Une fois la fonction sélectionnée, le logiciel passe à la page de guide. L'avantage du processus orienté vers est que les étapes sont claires et ne nécessitent pas que les utilisateurs recherchent des éléments de configuration entre plusieurs menus.
Étape 2: Importer plusieurs fichiers docx
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner des documents Word un par un ou sur "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour importer des fichiers dans tout le dossier par lots. 1.docx à 6.docx a été importé dans la capture d'écran, un total de 6 enregistrements.
Dans la liste des fichiers, vous pouvez vérifier le nom, le chemin, l'extension et l'heure de modification. Après avoir confirmé qu'il n'y a pas de fichier mal sélectionné, cliquez sur "Suivant" en bas. Si un fichier qui n'a pas besoin d'être traité apparaît dans la liste, vous pouvez le supprimer dans la colonne Actions pour éviter que le remplacement par lots ultérieur n'affecte le mauvais document.
Étape 3: Choisissez d'utiliser le flou de formule pour trouver du texte
Après être entré dans "Définir les options de traitement", sélectionnez "Rechercher du texte avec le flou de formule" dans la méthode de recherche. Cette étape détermine que le logiciel correspondra selon la formule d'expression régulière au lieu de rechercher uniquement le même texte normal.
Entrez deux lignes de règles dans la liste des mots-clés à rechercher à gauche: la première ligne[A-Z]{3}, La deuxième ligne\ D. Entrez deux lignes de substitution dans la "Liste des mots clés remplacés" à droite: la première ligneA, La deuxième ligneB. De cette manière, le logiciel remplacera le contenu correspondant à la première règle par A et remplacera le contenu correspondant à la deuxième règle par B.
Une attention particulière doit être accordée à la relation correspondante entre les lignes. La règle de recherche de première ligne correspond au contenu de remplacement de première ligne et la règle de recherche de deuxième ligne correspond au contenu de remplacement de deuxième ligne. Si le contenu de remplacement est mal rempli, le résultat final sera également mal aligné.
Étape 4: Continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Après avoir défini les règles de recherche et de remplacement, cliquez sur "Suivant". Il y a aussi "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement" dans le processus d'interface. Il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouvel emplacement pour faciliter la comparaison avec le fichier d'origine. Commencez le traitement après avoir confirmé que les paramètres sont corrects et attendez que le logiciel termine le remplacement par lots.
Questions fréquemment posées et considérations
Les expressions régulières remplaceront-elles trop de contenu?C'est possible. Par exemple\ DIl correspondra à tous les nombres consécutifs, y compris les chiffres du corps, les numéros, les références de numéro de page, etc. Par conséquent, avant le traitement formel, il est recommandé de copier un petit nombre de fichiers pour une exécution d'essai afin de confirmer que le résultat du remplacement est conforme aux attentes.
Doc et docx peuvent-ils gérer cette idée?L'exemple de capture d'écran de cet article est un fichier docx. Pour les documents Word courants dans le travail réel, vous pouvez d'abord confirmer l'extension de fichier et la prise en charge du logiciel, puis importer la liste de traitement.
Pourquoi utiliser des outils de traitement par lots?Word est livré avec un remplacement de recherche adapté à un seul document, tandis que le logiciel de traitement par lots bureautique est plus adapté au traitement unifié de plusieurs fichiers. Surtout lorsque le nombre de fichiers est important et que les règles sont cohérentes, le traitement centralisé peut économiser beaucoup d'opérations manuelles.
Besoin de cocher pour ignorer la casse?Si la règle est explicitement écrite[A-Z]Est généralement utilisé pour les lettres majuscules. S'il existe encore des minuscules dans votre document, la question de savoir si vous ignorez la casse doit être soigneusement sélectionnée en fonction de l'objectif de remplacement réel.
Résumé
Plusieurs documents docx remplacent les abréviations en majuscules et le contenu numérique par lots. La clé n'est pas d'ouvrir Word à plusieurs reprises, mais de définir les règles de remplacement à la fois et de les remettre à un logiciel de bureau professionnel pour exécution par lots. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool Vous pouvez appliquer des règles d'expression régulière à plusieurs fichiers via la fonction "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Il est recommandé aux utilisateurs de sauvegarder les fichiers d'origine, de vérifier les règles, de vérifier l'emplacement de stockage avant le traitement formel, puis de commencer le traitement par lots, ce qui peut garantir l'efficacité et la sécurité des documents.