複数のdocxファイルで異なるテキストを同時に置き換える必要がある場合、各word文書を手動で開くのに時間がかかります。 この記事では、国名の交換事例を通じて、どのように使用するかを説明します HeSoft Doc Batch Tool の「Wordのキーワードを検索して置換」機能は、複数のWordファイルを一括インポートし、正確な検索テキストを設定し、行ごとに複数の置換関係を記入し、最終的に複数の文書の内容を統一的に更新する。
多くのオフィス文書は単独ではなく、一連の文書で使用されています。 例えば、一連の製品紹介資料、複数の顧客バージョンの契約、異なる部門に配布されたトレーニング文書、章ごとに分割された説明書など。 これらのWord文書の中の同じ単語を修正する必要がある場合、最も面倒なのは、それ自体を置き換えるのではなく、文書数が多く、キーワード数が多く、検査過程が面倒である。
この記事では、docxドキュメントを例に、複数のWordファイルの複数のキーワードを一度に置き換える方法を説明します。 例では、元の文書に「Australia」と「USA」の2つの国名があり、それぞれ「Canada」と「Japan」に置き換える必要があります。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、これらの置換ルールをまとめて設定し、Word文書をまとめて実行して、文書を一つずつ開いたり、置換を探したりしないようにすることができます。
適用シーン
Wordのコンテンツを一括検索して、ドキュメントのテキストを統一的に更新する必要があるすべてのオフィスシーンに適しています。 例えば、企業が名前を変更した後、すべてのWordテンプレートの古い会社名を新しい名前に置き換える必要がありますプロジェクト資料をアーカイブする前に、プロジェクト番号、顧客名、日付の説明を統一的に修正する必要があります人事部門は制度書類の部門名を一括調整する必要がある市場担当者は製品マニュアルの古い規格、古いバージョン番号を新しい内容に置き換える必要がある。
交換内容が1つしかなければ、手動操作は無理だ。 しかし、複数のキーワードを置き換える必要がある場合、手動処理のリスクは明らかに増加する。 例えば、オーストラリアを交換したが、USAを交換することを忘れたある文書が処理され、別の文書が漏れた置換後は保存されていないまたは、複数のファイルのキーワードの位置が異なり、検査コストが高い。 専用のオフィスバッチ処理ソフトウェアを使用すると、これらの繰り返しアクションを構成可能で一括実行可能なプロセスにすることができます。
効果プレビュー: 複数の元のWordファイルから結果を統一的に置き換える
今回の例では、処理待ちフォルダには6つのword文書があり、ファイル名は1.docxから6.docxです。 このような命名方式は、テスト資料、一括テンプレート、章ファイルでよく見られる。 ユーザーが実際に使用する場合、処理が必要なdocxまたは関連Wordファイルを一つのフォルダに集めて、ソフトウェアを導入することができます。
処理する前にドキュメントの1つを開くと、内容が表に表示され、リンゴの写真と文字の説明が含まれます。 「Country of origin」という項目では、左側のリンゴの出所国はAustralia、右側のリンゴの出所国はUSAである。 スクリーンショットは、この2つの交換が必要な位置を赤い矢印で示しています。
一括処理が完了した後、処理されたWordファイルを開いて見ると、元のオーストラリアはカナダに、元のUSAはJapanになった。 Size、color、Taste、Good for、Availabilityなどの他のフィールドはそのままで、画像やページレイアウトも壊れていません。
この効果は、今回の操作は単にファイルを変更するのではなく、同じ置換ルールを複数のWordファイルに適用することを示している。 常にセット文書を維持している人にとって、この方式は明らかに重複労働を減らすことができる。
操作手順1: ソフトウェアでWordキーワード置換ポータルを見つけます
スタート HeSoft Doc Batch Tool その後、左側にWordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツールなど、さまざまな種類のツール分類が表示されます。 今回はWord文书が対象のため、「Wordツール」に进む必要があります。
Wordツールのリストで、「Word内のキーワードを検索して置換」を選択します。 インタフェースの説明から、この機能はWordファイルのコンテンツ内のキーワードを一括して検索して置換するために使用されます。 ここでのポイントは「一括」と「キーワード」です。単一の文書の中の単語だけでなく、複数の文書の中の複数の単語を扱うのにも適しています。
正しいポータルを選択すると、ソフトウェアはステップバイステップのウィザードに入ります。 このようなプロセスは、複雑なタスクを選択ファイル、オプションの設定、保存場所の設定、処理を開始する段階に分割し、ユーザーは順番に完了するだけでよい。
操作手順2: 一括処理が必要なword文書をインポートする
機能ページに入ると、まず「処理するレコードを選択」に来ます。 インタフェースの上部には、「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」という2つの一般的なポータルがあります。 いくつかの指定されたドキュメントだけを処理する場合は、「ファイルを追加」を使用できますフォルダ全体で複数のword文書を処理する場合は、「フォルダからファイルをインポート」をクリックする方が適しています。
スクリーンショットには、1.Docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxという6つのレコードがインポートされています。 リストには、ファイルパス、拡張子、作成時間、変更時間も表示され、インポートしたファイルが正しいかどうかを簡単に確認できます。 画面の下部に表示されるレコード数は6で、現在のタスクはこの6つのWordファイルに対して後続の処理を実行することを示しています。
インポート後、まず3つのチェックを行うことをお勧めします。1つ目は、ファイル数が予想と一致しているかどうかを確認することです2つ目は、拡張子がdocxなどの処理が必要なWord形式であるかどうかを確認することです3つ目はパスが正しいフォルダから来ていることを確認します。 誤って関係のないファイルをインポートした場合は、リストの削除操作で削除するか、「クリア」をクリックして再インポートできます。
操作手順3: 正確な検索を選択し、置換関係を入力します
「次へ」をクリックしてから、「処理オプションの設定」に進みます。 ここではまず検索方法を選択する必要があります。 スクリーンショットで選択したのは「テキストを正確に検索」です。つまり、ソフトウェアはユーザーが入力したテキストの内容に基づいて正確に一致します。 国家名、会社名、製品型番、番号などの固定テキストについて、正確な検索は通常、より明確である。
ページの下にある2つのリストが重要です。 左側の「検索するキーワードリスト」は、元のドキュメントで置換する内容を入力するために使用されます右側の「置換されたキーワードリスト」は、置換された新しい内容を入力するために使用されます。 両側の内容は行ごとに対応する: 左側の1行目は右側の1行目、左側の2行目は右側の2行目に対応する。
例では、左側の1行目にオーストラリア、右側の1行目にカナダを記入し、一致したすべてのオーストラリアをカナダに置き換えることを示しています左側の2行目にUSAを記入します右側の2行目はJapanと記入し、USAをJapanに置き換えることを示しています。 これで2組のキーワードの設定が完了しました。 実際の仕事でより多くの言葉を置き換える必要がある場合は、行ごとに追加し続けることができ、左右の対応を維持すればよい。
インタフェースには、「文字の大文字と小文字を無視する」や「単語の一部ではなく完全な単語に一致する」などの追加オプションも表示されます。 文書の大文字と小文字が統一されていない場合は、必要に応じて大文字と小文字のオプションを考慮することができますキーワードが他の単語に埋め込まれている可能性がある場合は、誤って置換したり置換したりしないように、完全な単語マッチングを慎重に使用する必要があります。
操作手順4: 出力位置の設定と一括処理の実行
キーワード設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。 フロー欄から、次は「保存先の設定」、次は「処理の開始」に進みます。 保存場所を設定するときは、「処理後」フォルダなど、新しい出力ディレクトリを選択することをお勧めします。 これの利点は、元のWordファイルが混同されず、処理が完了した後も比較検査が容易であることです。
処理開始段階に入ると、ソフトウェアは先にインポートしたファイルリストと設定した置換ルールに基づいて、複数のWordファイルを一括処理します。 ユーザーは、1.Docx、2.Docx、3.Docxなどのファイルを1つずつ開く必要はなく、Wordで検索置換コマンドを繰り返し実行する必要もありません。 処理が完了したら、出力フォルダ内のドキュメントを開いて、重要な場所が更新されているかどうかを確認します。
大量の資料を正式に処理する前に、まず1、2つのサンプル文書でテストすることをお勧めします。 ミング・オーストラリアが正確にはたらくカナダ、USAが確実にJapanに、そして他のコンテンツに影響を与えなかったことを確認した上で、フォルダ全体を扱う。 これにより、効率と正確性を両立できます。
よくある質問または注意事項
1.複数セットのキーワードの順番は重要ですか?重要です。 左右のリストは行ごとに対応し、左側の数行目の古い単語は右側の同じ行の新しい単語に置き換えられます。 そのため、カナダとJapanの位置を逆にしないように、特に行番号に注意して記入してください。
2.中国语の内容を置き换えることはできますか?この例では英語の国名を使用していますが、機能ロジックはWordのテキストキーワードを検索して置き換えることです。 実際のオフィスでは、通常、会社名、部門名、項目名、条項文字などの中国語テキストにも使用でき、具体的にはソフトウェアの識別と処理結果に基づいている。
3.なぜ処理後に検査するのですかバッチ処理の効率は高いですが、ルールが間違っていると、エラーも一括して発生します。 そのため、処理後に少なくともいくつかのファイル、特に表、画像、ヘッダーのフッター、複雑なレイアウトを含むドキュメントを抽出することをお勧めします。
4.元のファイルを直接上書きすることをお勧めしますか?お勧めしません。 より安全な方法は、新しいフォルダに出力し、元のファイルをバックアップとして保持することです。 このように代替ルールが不適切であることが判明した場合は、再設定して再度処理することができます。
5.ファイルリストに時間情報を表示するのは何に役立つのでしょうか?作成時間と変更時間は、ファイルがターゲットバージョンであるかどうかを確認するのに役立ちます。特に、同じディレクトリに複数の類似ファイルがある場合は、間違ったファイルを選択する確率を減らすことができます。
まとめ
Docxファイルのバッチで異なる文字を一括検索して置換するには、ファイルの選択と置換ルールを集中的に管理することが重要です。 HeSoft Doc Batch Tool 「Wordのキーワードを検索して置き換える」機能を使用すると、複数のWord文書を一度にインポートし、同じページに複数の古い単語と新しい単語の対応関係を設定できます。 例では、オーストラリアからカナダ、USAからJapanへの代替結果は、複数のファイル、複数のキーワードを扱うオフィスタスクに適していることを示しています。
大量のWordテンプレート、説明資料、プロジェクト文書を管理している場合は、処理待ちフォルダを整理してから、この文書の手順に従ってファイルをインポートし、置換リストを入力し、保存場所を設定して処理を開始することができます。 この方法は、文書を一つずつ開いて手動で修正するよりも効率的で、一括文書の整合性を保証しやすい。