1つのフォルダに数十個から数百個のword文書があり、キーワードを統一的に修正する必要がある場合は、docxまたはdocファイルを1つずつ開いて手動で検索して置換すると、時間がかかるだけでなく、変更も容易になります。 この記事では、複数のWordファイルの国名を置き換える例を挙げて、使用方法を紹介します HeSoft Doc Batch Tool 一度に複数の文書をインポートし、複数の「検索キーワード」と「置換後キーワード」を設定し、一括して処理を完了し、契約書、説明書、資料テンプレート、レポートなどの文書の統一的な更新に適している。
日常業務では、多くのword文書は単独で存在するのではなく、製品資料、プロジェクト報告書、トレーニング講義、契約テンプレート、説明書、書類表などが一括して出現する。 いくつかのキーワードが変化している限り、docx、docファイルを同時に修正する必要があります。 Wordを1つずつ開いて、Ctrl Hキーを押して置換を検索し、閉じて保存すると、ファイル数が多いと、変更漏れ、変更ミス、バージョンの混乱などの問題が発生しやすい。
本論文で解決すべきのは「多くのWord文書の中の複数のキーワードを一括して置き換える」という典型的なオフィスのペインポイントである。 スクリーンショットを組み合わせて、6つのdocxファイルを例にして、オフィスソフトウェアの使用方法を示します」 HeSoft Doc Batch Tool 」の「Wordのキーワードを検索して置き換える」機能は、複数のWord文書のオーストラリア、USAなどのテキストをカナダ、Japanに置き換える。 プロセス全体の中心的な価値は、一度のインポート、複数グループの設定、一括処理で、ファイルを繰り返し開いたり、手動で変更したりする時間を減らすことです。
適用シーン: どのword文書が一括検索の代替キーワードに適していますか?
Wordキーワードを一括置換することは、「同じ文書、同じ種類のコンテンツ、新しいコンテンツへの統一」が必要なすべてのシーンに適用されます。 手動で一つずつ修正するより、一括処理は書類数が多く、交換ルールが明確で、内容構造が比較的固定されている事務タスクに適している。
一般的なシナリオは次のとおりです
- 契約テンプレートの更新:例えば、会社名、連絡先、住所、銀行口座、プロジェクト名が変化し、複数のWord契約や協議を同期的に修正する必要がある。
- 製品資料のメンテナンス:製品の型番、ブランド語、パラメータの説明、地域名の更新は、複数のdocxドキュメントで統一的に置き換える必要があります。
- 研修資料の改訂:コース名、講師名、部門名、日付、用語の更新には、Wordコースウェアや講義のセットが含まれます。
- 行政文書の整理:文書中の単位名、職場名、地域名、年などのキーワードを一括修正する。
- 翻訳またはローカリゼーションの調整:例えば、旧国名、都市名、ブランド呼称を新しい表現に置き換える。
Wordファイルを変更するだけであれば、手動で検索して置換すればよいしかし、数十個のdoc、docxファイルを扱う必要がある場合や、1つのファイルで複数のキーワードを置き換える必要がある場合は専門的なバッチ処理ツールを使用すると、より効率的になります。
効果プレビュー: 処理前と後のキーワードはどう変わりましたか?
処理前のファイルのリストから、現在のフォルダには6つのword文書が用意されており、ファイル名は1.Docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxの順である。 このようなファイルを一つずつ開いて修正すると、ファイルごとに1分しかかからなくても、累計で多くの時間がかかりますファイル数が数十個に拡大すると、手動処理コストが高くなります。
処理前のWordの内容の1つを開くと、文書にリンゴの品種の紹介が含まれており、「Country of origin」フィールドの後に置換が必要なキーワードが表示されます。 例えば、左側のコンテンツにはAustralia、右側のコンテンツにはUSA。 スクリーンショットの赤い矢印は、これらの置換待ち位置を示しています。これも、後続の一括検索置換のターゲットです。
処理が完了すると、同じ位置のキーワードが変化しています。元のオーストラリアはカナダに、元のUSAはJapanに置き換えられました。 文書中の画像、表構造、その他の段落の内容はまだ残っているので、今回の処理の重点はWord本文の指定された文字を置き換えることで、文書の再レイアウトや再構築ではないことを示している。
この効果は、置換ルールが正しく設定されている場合、複数のWordファイルで複数のキーワード置換を同時に実行できることを示しています。 例えば、第1グループは「オーストラリアを検索し、カナダに置き換える」、第2グループは「USAを検索し、Japanに置き換える」。 この方法は、文書の内容を一括して維持する必要があるユーザーにとって、手動で修正するよりも安定しており、再確認も容易です。
操作手順: オフィスソフトウェアを使用して、複数のWordファイルのキーワードを一括して置き換えます
次に、スクリーンショットを操作する手順に従って、完全な処理の考え方を説明します。 画面の左上に表示されるソフトウェア名を「 HeSoft Doc Batch Tool 」は、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどの複数種類の文書タスクを処理するのに適したオフィス文書の一括処理向けのツールソフトウェアです。 この記事では、Wordキーワード検索の置換に関する操作についてのみ説明します。
手順1: Wordツールに入り、「Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換」を選択します
ソフトウェアを開いた後、左側のナビゲーションバーで「Wordツール」を選択します。 右側には、透かしの追加、ページレイアウトの変更、空白の削除、画像のエクスポート、Word変換など、複数のWord一括処理機能カードが表示されます。 ここでは、1番目の機能をクリックする必要があります。「Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換します」。
このステップの目的は、Wordのコンテンツ検索の置換に特化した機能ページにアクセスすることです。 本稿では、ファイル名、画像、ページ形式ではなく、Wordファイルのテキストキーワードを扱うため、「ファイルコンテンツのキーワード」に関連する機能を選択する必要がある。 正しい機能に入ったら、複数のdocxファイルをインポートし、置換ルールを設定することができます。
手順2: 処理が必要なWordファイルを追加する
「Wordのキーワードを検索して置換」ページに入ると、画面上部に「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「クリア」「その他」などのボタンが表示されます。 スクリーンショットには、シリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報がリストされた6つのレコードがインポートされています。 1.docxから6.docxまではD:\ testパスの下にあり、拡張子はdocxです。
ファイル数が少ない場合は、「ファイルを追加」をクリックして複数のword文書を手動で選択できますファイルが同じフォルダに集中している場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が便利です。 インポートが完了したら、まずファイルリストをチェックして、処理するファイルがすでに表に表示されていて、処理しないドキュメントが誤って追加されていないことを確認することをお勧めします。
このステップで予想される結果は、ソフトウェアは処理待ちのWordファイルをすべて記録し、下部に記録数が表示されることです。 スクリーンショットに表示される記録数は6で、今回は6つのdocxドキュメントに対して後続の置換操作を実行することを示しています。 間違いがないことを確認したら、ページ下部の「次へ」をクリックして、処理オプションの設定に入ります。
ステップ3: 検索方法を選択し、複数の代替キーワードを入力します
「処理オプションの設定」ページでは、まず検索方法を設定する必要があります。 スクリーンショットで選択したのは「テキストを正確に検索」で、横に「式を使ってテキストをあいまいに検索」のオプションも表示されます。 原文が何であるかを明確に知っていて、何に置き換える必要があるかを明確に知る事務タスクに対して、通常は「正確にテキストを探す」を選ぶ方が直感的です。
下には、左側が「検索するキーワードのリスト」、右側が「置換されたキーワードのリスト」という2つの重要な入力領域が表示されます。 この例では、左側の1行目にオーストラリア、2行目にUSAを記入します右側の1行目にカナダ、2行目にJapanを記入します。 これらは行ごとに対応しています。
- グループ1のルール: オーストラリアを検索し、カナダに置き換えます。
- グループ2のルール: USAを探して、Japanに置き換えます。
複数のキーワードを記入するときは、左右の行番号の対応関係に注意しなければならない。 左側の何行目のキーワードは、同じ行で右側の置換後の内容に対応します。 行番号がずれていると、置換結果が期待通りにならない可能性があります。 スクリーンショットには、「文字の大文字と小文字を無視する」「単語の一部ではなく完全な単語に一致する」などの追加オプションも表示されます。 これらのオプションは、実際の文書の内容に基づいてチェックするかどうかを決めることができます。大文字と小文字を厳密に一致させる必要がある場合は、大文字と小文字を無視しないでくださいある単語の一部を誤って置き換えたくない場合は、完全な単語の一致を考えることができます。
このステップの予想される結果は、交換する古いキーワードと新しいキーワードがすべて行ごとに記入され、実際のニーズに合っていることです。 完了したら「次へ」をクリックし続けます。
ステップ4: 保存場所を設定して処理を開始する
ページ上部のプロセスの進行状況から、タスク全体に「処理するレコードの選択」「処理オプションの設定」「保存場所の設定」「処理の開始」の段階が含まれていることがわかります。 スクリーンショットは、処理オプションを設定する段階で、その後もソフトウェアウィザードに従って保存場所の設定に入り、処理を開始する必要があることを示しています。
保存場所を設定する場合は、オフィスの習慣に応じて区別しやすい出力ディレクトリを選択し、処理されたファイルと元のファイルが混在しないようにすることをお勧めします。 元のドキュメントを照合またはバックアップ用に保持する必要がある場合は、処理結果を個別に保存する必要があります。 保存場所と処理ルールに間違いがないことを確認した後、「処理開始」段階に入り、ソフトウェアにWordキーワードの置換を一括実行させる。
処理が完了したら、出力ファイルを開いて抽出することができます。 前後の効果図と合わせて見ることができます。 これは、複数のキーワード置換ルールがword文書の内容に適用されていることを示しています。
よくある質問と注意事項
1.複数のキーワードを一度に置き換えることはできますか?
いいですよ。 スクリーンショットの設定方法から、ソフトウェアは「検索するキーワードのリスト」と「置換されたキーワードのリスト」を提供していることがわかります。 行ごとに入力するだけで、複数の置換関係を設定できます。 例えば、1行目が国家名を入れ替え、2行目が都市名を入れ替え、3行目が会社名を入れ替える。 重要なのは、左右の行番号を一致させることです。
2. docとdocxの両方を処理することはできますか?
スクリーンショットのサンプルファイルの拡張子はdocxで、機能名はWordファイルのキーワード検索で置き換えられます。 実際に使用する場合は、ソフトウェアインポートリストで認識できるWordファイルを基準にしてください。 古いバージョンのdocファイルを処理する必要がある場合は、まず少量のテストを行い、インポートと置換の結果が正常であることを確認してからバッチ処理することをお勧めします。
3.最初に元のファイルをバックアップすることを推奨するのはなぜですか?
一括置換は効率的ですが、ルールの入力が間違っていると、複数のドキュメントに同時に影響を与える可能性もあります。 そのため、重要な契約書、報告書、顧客資料を正式に処理する前に、元の文書を残したり、処理結果を新しいフォルダに出力したりすることをお勧めします。 これにより、キーワードの設定が不適切であることが発見されても、迅速にロールバックすることができる。
4.キーワードを置き換えてもフォーマットは変わりませんか?
効果のスクリーンショットから見ると、文書中の画像、表のレイアウト、その他の内容はまだ残っており、主な変化は指定されたキーワードの位置に集中している。 実際の結果は文書の構造と内容の複雑さの影響を受け、処理が完了した後、いくつかの文書を抽出して、交換場所、表、画像の周囲の内容が期待通りかどうかを重点的に調べることを提案する。
5.間違った交換を避けるにはどうすればいいですか?
キーワードが短い場合や、他の単語の内部に出る可能性がある場合は、慎重に設定することをお勧めします。 例えば、略語やアルファベットの組み合わせを置き換える場合、インタフェースに表示される「単語の一部ではなく完全な単語にマッチする」などのオプションを組み合わせて、誤置換リスクを減らすことができる。 大文字と小文字が敏感な英語の内容については、「アルファベットの大文字と小文字を無視する」にチェックを入れないようにも注意してください。
まとめ: 一括処理でWordを繰り返し開く時間を減らす
複数のWord文書の複数のキーワードを一括して置き換えるのは、本質的に重複した手作業をオフィスソフトに渡して完成する。 通過する HeSoft Doc Batch Tool 」では、Wordツールのキーワード検索置換機能を選択してから、複数のdocx文書をインポートし、行ごとに複数の検索と置換内容を記入し、最後に保存場所を設定して一括処理を開始することができます。
契約書、資料、報告書、説明書を頻繁に維持する事務員にとって、この方式はWordを一つずつ開いたり、検索したり、交換したり、保存したりする機械の操作を著しく減らすことができ、変更漏れの確率を下げることもできる。 大量のファイルを正式に処理する前に、少量のサンプル文書で置換ルールをテストすることをお勧めします効果が正しいことを確認した後、完全なフォルダに対して一括処理を実行します。 これにより、セキュリティが保証され、ドキュメントの整理効率が最大化されます。