この記事では、Wordコンテンツの一括置換中の公式あいまい検索シーンを中心に、どのように使用するかを説明します HeSoft Doc Batch Tool 複数のdocxファイルに対して正規表現の置換を実行します。 例では、まず1.docxを6.docxにインポートし、「Wordのキーワードを検索して置換」機能で「式を使ってテキストをあいまいに検索」を選択し、2つのルールで3桁の大文字と数字を一致させますそれぞれA、Bに置き換えます。 文章は適用シーン、処理前後の効果、操作手順から注意事項まで完全に説明し、word文書の内容を一括して規範化する必要があるユーザーに適している。
多くのword文書の一括修正タスクは簡単に見えるが、実際の操作は面倒である。 例えば、1つのフォルダに複数のdocxファイルがあり、各ファイルには英語の略語、数字、番号、その他の統一的な処理が必要なキーワードが含まれています。 ある固定語を置き換えるだけでなく、「あるフォーマットに合った内容」をすべて置き換えたいかもしれません。 この場合、単にWordに付属している通常の検索置換に依存すると、操作が重複して非効率的になります。
この記事では、一括勤務に適した方法を紹介します HeSoft Doc Batch Tool の「Wordのキーワードを検索して置換」機能は、「式を使用してテキストをあいまいに検索」オプションと組み合わせて、複数のWordファイルを正規表現のワイルドカードに置き換えます。 HeSoft Doc Batch Tool 事務ソフトで、文書を一括処理するニーズに重点を置いて、重複労働を減らし、文書の整理、洗浄、規範化の効率を高めるのに適している。
適用シーン: ルールでWordキーワードを検索する必要がある場合
「目標は固定されていないが、法則は明確である」という場面に適している。 たとえば、3桁の大文字の略語をすべて置き換えたいドキュメント内のすべての数字を非表示にしたいクラス番号をプレースホルダに統一したい複数のトレーニング資料、契約テンプレート、プロジェクト説明のコードを統一的に処理したい。 式で目的のテキストを記述できる限り、この方法で一括検索を試みることができる。
実際のオフィスでは、この需要は資料の脱敏、テンプレートの標準化、古いフィールドの整理、英語の資料の整理、外部バージョンの一括生成などの仕事によく見られる。 例えば、内部文書に項目番号と時間数字が含まれており、外部に送信する前に統一的に置換する必要があるあるいは、いくつかのWordテンプレートに古い略語が残っている場合は、新しいロゴに統一的に処理する必要があります。 これらのタスクは、手動でdocxファイルを開いて処理すると、変更漏れ、変更ミス、バージョンの混乱が発生しやすい。
一括処理ツールを使用する意義は、「ファイルごと、場所ごとに検索」の動作を「ファイルのインポート、ルールの設定、一括実行」の流れに変換することである。 書類が多いほど、節約した時間が明らかになる。
効果プレビュー: 処理前のWordファイルリスト
今回のサンプルの処理対象はdocxファイルのセットです。 処理前のスクリーンショットによると、フォルダには1.docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxの6つのword文書がある。 同じセットの検索置換ルールを適用する必要があります。
このシナリオは典型的なものです。ファイル数は必ずしも膨大ではありませんが、ファイルごとに同じ置換動作を繰り返し実行すると、時間がかかります。 実際の仕事では、処理待ちファイルは6つではなく、数十個または数百個になる可能性があることは言うまでもない。
効果プレビュー: 処理前のドキュメントのターゲットキーワード
Word文書を開くと、本文に処理が必要な内容がいくつかあります。 タイトルのBOT、本文のELA、文の中の60 hrは今回の例の注目の対象である。 スクリーンショットの赤い矢印はこれらの内容を指しており、置換前の状態を理解しやすい。
テキストの法則から見ると、BOTとELAは連続した3文字の大文字である60は数字です。 つまり、それらは同じ固定語ではありませんが、それぞれ2つのルールにまとめることができます。 これが正規表現のワイルドカード式が機能する場所である。
効果プレビュー: 処理後キーワードがルールに従って変更されました
処理後のスクリーンショットによると、ドキュメント内の関連コンテンツは設定通りに置き換えられています。 元の3桁の大文字がAに、数字がBに置き換えられます。 タイトルの先頭、段落の中、括弧内、リスト内の複数の一致する内容が変更されました。
これは、公式のあいまいな検索によって、ソフトウェアはある固定語だけを見つけたのではなく、ルールに基づいてテキストを識別したことを示している。 Wordの内容を一括して規範化する必要があるタスクでは、すべてのキーワードを一つずつリストするよりも柔軟性がある。
操作手順1: ソフトウェアを開いてWord一括処理機能に入る
スタート HeSoft Doc Batch Tool 左側には、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツールなど、さまざまな種類のツール分類が表示されます。 今回はワード文书を扱っているので、左侧にある「ワードツール」を选択します。 機能カード領域で、「Wordのキーワードを検索して置換」を見つけます。
この機能の説明は、Wordファイルの内容内のキーワードを一括検索して置換することです。 本論文のニーズに対して、それは最も直接的な入り口である。 クリックして入ると、ソフトウェアは段階的な処理ページに入り、ユーザーがプロセスに沿って一括タスクを完了できるようになります。
操作手順2: 複数のWordファイルをインポートし、記録を確認する
機能ページに入ったら、最初のステップは処理するレコードを選択することです。 インタフェースの上部には、「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」があります。 処理するdocxファイルが同じフォルダに集中している場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が便利ですいくつかのファイルのみを選択する場合は、「ファイルを追加」を使用できます。
スクリーンショットには6つのファイルがインポートされており、ファイル名、パス、拡張子、作成時間、変更時間がリストに表示されています。 下部に表示されている記録数は6です。 この確認は重要です。一括処理の対象が選択されると、後続のルールがエラーファイルに適用されるからです。
このステップでは、ファイル名が完全であるか、パスが正しいか、拡張子が期待どおりであるかをチェックすることをお勧めします。 誤ったインポートが見つかった場合は、「操作」列で対応するレコードを削除するか、「クリア」を使用して再インポートできます。 間違いがないことを確認したら「次へ」をクリックします。
操作手順3: 検索方法で式ファジー検索を選択します
2番目のステップは「処理オプションの設定」に入ります。 「検索方法」領域には、「テキストを正確に検索」と「式を使用してテキストをあいまいに検索」の2つのオプションが表示されます。 この例では、「式を使用してテキストをあいまいに検索」を選択します。大文字の略語や数字などの規則的な内容を扱うからです。
テキストを正確に検索することを選択した場合は、BOTやELAなどの明確なキーワードを入力する必要があります。 しかし、これはリストされた言葉しか処理できない。 ドキュメントに他の3桁の大文字の略語がある場合は、追加を続ける必要があり、メンテナンスコストが高くなります。 式を選択してあいまいに検索すると、1つの式を使用して同じ種類のテキストを一致させることができ、一括処理に適しています。
操作手順4: 検索する公式ルールを入力します
左側の「検索するキーワードのリスト」に、例に2つのルールが入力されています。 1行目は [A-Z]{3} で、連続した3文字の大文字を一致させます。 2行目は \ dで、1つ以上の数字を一致させるために使用されます。
この2つのルールは、ドキュメント内の2種類のコンテンツに対応しています。 [A-Z]{3} はBOT、ELAなどの略語にマッチできます。\ dは60、2、5などの数字にマッチできます。 この設定では、BOT、ELA、60などの具体的なテキストを一つずつ入力する必要はなく、ソフトウェアが公式に基づいて自動的に検索される。
式を記入するときは、できるだけ実際のニーズに合わせてください。 ルールが広すぎると、処理したくない内容にマッチする可能性がありますルールが狭すぎると、ターゲットキーワードが抜けてしまう可能性があります。 そのため、正式なバッチ処理の前に代表的な文書でテストしたほうがいいです。
操作手順5: 置換後の内容を入力します
右側の「置換後のキーワードリスト」は、置換結果を入力します。 スクリーンショットの1行目にA、2行目にBを記入します。 左側の1行目と2行目の検索式に対応しています。 したがって、3桁の大文字がAに、数字がBに置き換えられます。
この対応関系は、一括差し替えの中で最もエラーが出やすいところにあります。 記入が完了したら、左から右に1行目が何を探し、1行目が何に置き換えられるかをチェックすることをお勧めします2行目は何を探し、2行目は何に置き換えますか。 内容が記入されているかどうかだけでなく、位置が対応しているかどうかも見てみましょう。
スクリーンショットの右側には「入力しない場合は削除」と表示されています。 つまり、行の置換内容が空白の場合、対応する一致が削除される可能性があります。 このヒントは、特定のコンテンツをクリーンアップする必要があるタスクに便利ですしかし、削除ではなく置換を目標としている場合は、右側の対応する行が入力されていることを確認する必要があります。
操作手順6: 保存場所に入ると処理を開始します。
ルール設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。 一番上のプロセスから、次のステップには「保存場所の設定」と「処理の開始」があります。 元のドキュメントを直接上书きしないように、出力ファイルを新しいディレクトリに保存することをお勧めします。 特に正規表現を使用する場合、元のファイルを保持すると、誤置換のリスクが軽減されます。
保存場所を設定した後、処理手順を開始し、一括タスクを実行します。 処理が完了したら、出力フォルダ内のワード文书を开いてチェックすることができます。 タイトルと本文に大文字の略語、数字が含まれている文書など、一般的な内容を含む文書をチェックしてから、他の文書を抽出し、処理結果が一致していることを確認することをお勧めします。
よくある質問と注意事項
1.式のあいまいな検索は正規表現と同じですか?スクリーンショットの入力例から、ユーザーは [A-Z]{3}、 \ dのような式を使用してマッチングルールを記述できます。 実際に使用する場合は、ソフトウェアインタフェースの「ヘルプ」のヒントと独自のサンプルドキュメントを組み合わせて検証する必要があります。
2.処理後、一部の位置がAになり、一部がBになるのはなぜですか2つの検索ルールと2つの置換結果が設定されているからです。 最初のルールは3桁の大文字にマッチし、Aに置き換えます2番目のルールは数字にマッチし、Bに置き換えます。
3.交換すべきでない数字も交換しないようにするにはどうすればいいですか?ドキュメントの内容を知らずに、幅の広い数字ルールを直接使用しないでください。 \ Dは1つ以上の数字に一致し、範囲が広い。 特定の場所または書式の数字のみを処理する場合は、より正確なルールを設計する必要があります。
4.一括置换前にバックアップは必要ですか?バックアップをお勧めします。 ファイルを一括処理するのは効率的ですが、ルールが誤ってしまうと影響も広がります。 新しい保存場所を使って結果を出力するのは妥当な方法である。
5.ルールをもっと追加できますか?インタフェースリスト形式から見ると、行ごとに複数の検索と置換内容を維持することができる。 ルールを増やすときは、左右の行を対応させ、処理前によくチェックしてください。
まとめ: Wordコンテンツの一括仕様をより効率的にする
Wordのキーワードを正規表現のワイルドカード式に置き換えることで、複数ファイル、複数の場所、規則的なテキスト修正の問題を効果的に解決できます。 HeSoft Doc Batch Tool ファイルのインポート、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理を開始するプロセスから、重複していた手動操作を1回限りの一括タスクに変換します。
この記事の例では、6つのdocxファイルは2つのルールで処理されています。[A-Z]{3} は3桁の大文字にマッチし、A、 \ dは数字にマッチし、Bに置き換えられます。 Word、docx、doc文書のキーワード、番号、略語、機密情報を頻繁に修正する必要がある場合は、サンプル文書のテストルールを少し用意して、間違いがないことを確認してから一括して実行することができます。 これにより、効率が向上し、文書処理結果の整合性を保つことができます。