この記事では、大量のWordファイルを処理する必要があるユーザー向けに、ドキュメントを1つずつ開かずにdocxドキュメントから指定されたキーワードを一括削除する方法を説明します。 例では HeSoft Doc Batch Tool 6つのWordファイルをインポートし、オーストラリア、USAを検索キーワードに設定し、置換内容を空白にして、ソフトウェアが自動的に削除するようにします。 文章はスクリーンショット順に処理前後の効果、機能の入り口、ファイルのインポート、キーワードの設定、保存と実行のアドバイスを展示し、ユーザーが文書の整理効率を高めるのに役立つ。
多くのWordファイルから同じキーワードを削除する必要がある場合、最も時間がかかるのは削除アクション自体ではなく、ファイルを繰り返し開いたり、検索したり、置換したり、保存したり、閉じたりすることが多い。 2、3つのファイルしか受け入れられないが、フォルダ全体のdocx、docドキュメントに直面すると、この方法は効率的ではない。 この記事では、Wordファイルを一つずつ開かずに直接通過する方法を紹介します HeSoft Doc Batch Tool 文書内の指定キーワードを一括削除します。
例では、フォルダに6つのdocxファイルがあり、ドキュメント本文にオーストラリア、USAなどの単語が含まれています。 これらのキーワードを削除し、他の文字、画像、レイアウトを保持することを目標としています。 この方法は、敏感な言葉、古い名前、地域名、フィールド値、内部コメントなどのオフィスシーンを一括削除するのに適しています。
適用シーン: 大量のWord文書はキーワードを統一的に整理する必要がある
キーワードの一括削除は、文書の公開、アーカイブ、脱敏、テンプレート整理によく見られます。 例えば、会社は外部に資料を送るつもりで、内部地域の標識を削除する必要がある学校は教育文書を整理し、回答のヒントを削除する必要がある企業はブランド内容を更新し、古いブランド名を削除する必要があるプロジェクトグループのアーカイブレポート一部の顧客情報を整理する必要があります。 これらのキーワードは、複数のWordファイルで重複して表示される限り、一括検索で置き換える方法で処理できます。
HeSoft Doc Batch Tool の価値は重複労働を規則化操作に変えることにあります。 ユーザーはファイルをインポートしたり、キーワードを設定したり、場所を保存したりするだけで、ソフトウェアはルールに従って複数のファイルを処理します。 これにより、ドキュメントを頻繁に処理する人にとって、機械の操作時間を大幅に節約できます。
効果プレビュー: 処理前に削除するキーワードが本文に分布しています。
処理前に、フォルダに複数のword文書があります。例は1.docxから6.docxです。 削除が必要なキーワードが含まれている可能性があります。
処理前のword文書を開くと、ページに表、画像、複数の文字が含まれていることがわかります。 赤い矢印が表示されているオーストラリア、USAは今回一括削除するキーワードです。 これらは「Country of origin: 」フィールドの後ろに表示されます。
これを手动で処理する场合は、ファイルごとにオーストラリアとUSAを个别に探して、削除して保存する必要があります。 ファイルが多いほど、重複コストが高くなります。 一括ツールは、この2つのキーワードをすべてのインポートファイルに一度に適用できます。
処理後の効果: キーワードが削除され、元の文書のレイアウトは基本的に保留されます。
処理後のスクリーンショットでは、オーストラリアとUSAはもう表示されなくなり、対応する位置が空白になりました。 表の枠、リンゴの写真、タイトルの文字、その他の説明内容はまだ存在している。
これは、キーワードを一括削除すると、より正確な文字整理ができることを示しています。 ドキュメント全体を再構築するのではなく、ページ全体を削除するのではなく、設定したキーワードに基づいて内容を空に置き換えます。 これは、レイアウトを保持する必要があるword文書では非常に重要です。
操作手順1: Wordツールページに入る
開く HeSoft Doc Batch Tool 、左側のナビゲーションで「Wordツール」をクリックします。 右側には、透かしの追加、空白の削除、フォーマットの変換など、Word関連の複数の一括機能が表示されます。 今回必要なのは「Word内のキーワードを検索して置き換える」です。
この機能を選択すると、ソフトウェアはガイドページに入ります。 この機能は、ある単語を別の単語に置き換えるためにも、キーワードを空に置き換えるためにも使用できます。 後者は、本稿でいう一括削除キーワードである。
操作手順2: ファイルを追加するか、フォルダからインポートします
「処理する記録を選択」ページの右上隅に「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」があります。 Wordファイルが同じディレクトリにある場合は、フォルダからインポートすることをお勧めしますいくつかのファイルだけを処理する場合は、手動で追加できます。
スクリーンショットにインポートすると、6つのファイルが表示され、拡張子はdocxです。 表には、ファイルパス、作成時間、変更時間などの情報も表示されます。 処理する前にリストをよく照合して、処理すべきでない書類を一括タスクに入れないようにしなければならない。 確認後「次へ」をクリックします。
操作手順3: キーワードを設定し、置換結果を空白にします
「処理オプションの設定」ページで、「テキストを正確に検索」を選択します。 「探しているキーワードのリスト」に削除するキーワードを入力します。 この例では、オーストラリアとUSAを入力し、キーワードごとに1行ずつ入力します。
右側の「置換後のキーワードリスト」は空白のままです。 スクリーンショットでは「入力しないと削除を表示する」というメッセージが表示され、これが一括削除の重要な設定です。 右側に別の文字を記入すると、置換になります記入しないと、左側にマッチするキーワードが削除されます。
キーワードを設定するときは正確性に注意しなければならない。 英語のキーワードについては、大文字と小文字とスペルが文書と一致しているかどうかを確認する必要があります。 まず少量のファイルでテストし、効果を確認してから、すべてのファイルを処理することをお勧めします。
操作手順4: 保存場所を設定し、一括タスクを開始します
「次へ」をクリックすると、フローは「保存場所の設定」、「処理の開始」に進みます。 安全のため、処理したファイルを新しいフォルダに保存し、唯一のオリジナルを直接上書きしないことをお勧めします。 これにより、設定エラーを発見したときに迅速に復元できます。
処理を実行すると、ソフトウェアはリスト内の各Wordファイルに同じルールを適用します。 処理が終わったら、出力ファイルを開いてチェックをします。 例の結果は、指定されたキーワードが削除され、操作が成功したことを示しています。
よくある質問と注意事項
1.Wordを一つずつ開かなくてもいいですか?操作の流れから見ると、ユーザーはソフトウェアにファイルをインポートしてルールを設定するだけで、各word文書を1つずつ手動で開いて検索して置き換える必要はありません。 しかし、処理後も出力ファイルを抽出することをお勧めします。
2.置換リストが空白とはどういう意味ですか?見つかったキーワードを空の内容、つまり削除に置き換えることを示します。 スクリーンショットの右側の領域には「入力しないと削除する」というメッセージが表示されています。
3.書類が多い時はどうすれば安全ですかまずファイルのバックアップをコピーしてから、分割して処理します。 各バッチ処理後に効果を抽出し、間違いがないことを確認してから継続する。
4.キーワードが複数の場所に表示されるのはどうしたらいいですか?一括検索置換は、通常、ドキュメント内の一致するキーワードを処理するため、設定する前にこれらの場所を削除できることを確認する必要があります。
まとめ: 重複したWord削除操作を一括処理ソフトに渡す
Wordを一つずつ開かなくても、複数のdocx文書の指定されたキーワードを一括削除できます。 コアプロセスは次のとおりです HeSoft Doc Batch Tool でWordツールに入り、「Wordのキーワードを検索して置換」を選択し、処理が必要なファイルをインポートし、正確な検索テキストを選択し、削除するキーワードを入力し、置換後の内容を空白にします最後に保存場所を設定して処理を開始します。 大量のWordファイルのクリーンアップタスクでは、手動の重複操作を減らし、処理の整合性を高めることができます。 バックアップファイルでテストしてから、正式な一括処理に使用することをお勧めします。