同じword文書に統一的に修正する必要があるキーワードが複数ある場合、docxまたはdocファイルを一つずつ開いて検索するのは時間がかかり、改ざんも容易である。 この記事では、複数のWordファイルの国名を置き換える例を挙げて、使用方法を紹介します HeSoft Doc Batch Tool Word文書の内容の複数のキーワードを一括検索して置き換え、一度の配置、一括処理、統一出力を実現し、契約、レポート、資料テンプレート、製品文書などの高周波メンテナンスが必要なオフィスシーンに適している。
日常業務では、1つのファイルに数十個から数百個のword文書があり、中のキーワードの中には統一的に置き換える必要がある状況がよくある。 たとえば、会社名の変更、プロジェクト名の調整、地域名の更新、製品モデルのアップグレード、またはこの記事の例のように、複数のdocxファイルのAustraliaに置き換えますCanada、をUSAに置き換えますJapan。 Wordファイルを一つずつ開いて、検索置換機能を使って手動で処理すると、手順が重複するだけでなく、あるファイルやキーワードを見逃しやすい。
本稿で解決すべき問題は、多くのWordファイルの複数のキーワードを一度に一括して置き換える方法である。 スクリーンショットと合わせて、オフィスソフトの使用を実演します。 HeSoft Doc Batch Tool の「Wordのキーワードを検索して置換」機能で、複数のdocxファイルを一括検索して置換します。 このツールの位置付けはオフィスシーン向けの文書一括処理ソフトで、核心的な価値は重複操作を減らし、手動で処理する必要があるWord、Excel、PDFなどの文書タスクを一括プロセスに変えることである処理効率と一貫性が向上します。
適用シーン: Wordファイルのキーワードを一括置換するのに適した状況
Word文書のキーワードを一括置換することは、すべての「文書数が多く、置換ルールが一致し、手動で1つずつ修正するコストが高い」場面に適している。 例えば、行政担当者は複数の通知の中の古い部門名を新しい部門名に変更する必要がある法務担当者は契約テンプレートの中の古い会社名、古い住所、古い連絡先を新しい情報に置き換える必要がある市場や運営者は製品資料の型番、国、ブランド、webサイトを統一的に更新する必要がある教師や訓練員は講義中の用語を一括して修正する必要がある対外貿易、資料整理、書類保守などの職場複数のdocxまたはdocファイルに固定テキストを置き換える必要があることも多い。
従来のアプローチでは、最初のWordファイルを開き、Ctrl Hキーを押して検索内容と置換内容を入力し、「すべて置換」をクリックして保存、閉じ、次のファイルを続行します。 書類が少ない時は受け入れられるが、数量が数十部に増えると、重複労働は明らかに増加する。 キーワードが1つ以上になると、たとえばオーストラリアとUSAの両方を交換し、国、地域、ブランド、プロジェクト名が多くなる可能性があり、手動処理のリスクはさらに高まる。 一括処理ツールを使用するメリットは、処理が必要なWordファイルをインポートし、一度に複数の「キーワード検索」と「置換後キーワード」を配置し、ソフトウェアが自動的に後続の置換を完了することです。
効果プレビュー: 処理前後のWordコンテンツの変化
処理前のファイルのリストから、今回のサンプルフォルダには6つのword文書があり、ファイル名は1.Docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxの順である。 このような番号で保存されたdocxファイルは、資料の一括作成、テンプレートのエクスポート、レポートの一括生成によく見られます。 処理する必要があるのは単一のWordではなく、Word文書全体である。
処理する前にword文書の1つを開くと、文書の内容はリンゴの品種資料で、ページには表、写真、文字の説明が含まれている。 赤い矢印は、交換が必要な重要な内容を示しています。左側Country of origin後の値はAustralia、右側の対応する位置の値はUSA。 つまり、今回の操作では、単語を1つだけ置き換えるのではなく、複数のWordファイルで2つのキーワードを同時に処理する必要がある。
処理が完了したら、結果ファイルを開いて照合すると、元の左側のAustraliaになりましたCanada、右側のUSAになりましたJapan。 文書の本来の表構造、画像内容、その他の説明文はそのままで、目的のキーワードだけを置き換えた。 これは、指定された内容を正確に修正すると同時に、人手による介入をできるだけ減らすという理想的な効果である。
操作手順: オフィスソフトウェアを使用して、複数のWordキーワードを一括して置き換えます
スクリーンショットの順番で完全な操作の流れを説明します。 バージョンによってインタフェースの詳細は少し異なるかもしれないが、機能の選択、ファイルのインポート、キーワードの設定、保存と処理の継続、最終的な検査結果などの考え方は一致している。
ステップ1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツール、テキストツール、画像ツールなど、左側に複数のツール分類が表示されます。 今回はword文書を扱うので、まず左側のWordツール分類。
Wordツールのリストで、1番目の機能を選択しますWordファイルの内容のキーワードを一括検索して置き換えます。 スクリーンショットでは、この機能カードがハイライト表示され、Wordのテキスト内容を一括検索して置換するために使用されていることが示されています。 このポータルの役割は、専門的なタスクウィザードに入ることで、その後、手順に従ってファイルの選択、キーワードの配置、保存場所の設定、処理を開始します。
ここで注意しなければならないのは、ソフトウェアには他にも多くのWordバッチ処理能力が提供されていることです透かしの追加、フォントや段落の書式の変更、空白の削除、画像のエクスポート、WordからPDFへの変換、WordからDocへの変換、Docxなど。 しかし、今回の目標は文書の内容のキーワードを置き換えることであるので、「Wordのキーワードを検索して置き換える」関連機能を選択して、他の処理プロセスに入らないようにする必要があります。
ステップ2: 処理するWordファイルを追加またはインポートする
機能ページに入ると、上部に現在のタスクが表示されますWordのキーワードを検索して置き換えます、明確なステップがあります。ステップ1は「処理する記録を選択する」、ステップ2は「処理オプションを設定する」、ステップ3は「保存場所を設定する」ですステップ4は「処理の開始」です。 これは、この機能がガイド式のプロセスを採用していることを示しており、バッチソフトウェアに慣れていないユーザーが順番に完成するのに適している。
ステップ1では、ページ上部のファイルを追加ボタンを押して、単一または複数のWordファイルを追加します。フォルダからファイルをインポートするフォルダ内のドキュメントを一度にインポートします。 スクリーンショットにはすでに6つのdocxファイルがインポートされており、リストにはシリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、修正時間などの情報が表示されており、ファイルが正しく追加されているかどうかを確認するのに便利です。
リストから分かるように、6つのファイルはすべてD:\ testパスの下にあり、拡張子はdocxです。 実際にdocファイルを処理している場合は、この機能がファイル形式をサポートしているかどうかを確認することもできます通常、一括置換の前に、処理待ちファイルを1つのフォルダにまとめることをお勧めします元のバックアップを保持します。 これにより、置換ルールの設定が間違っていても、元のデータに影響を与えずに迅速にロールバックできます。
ファイルリストに間違いがないことを確認したら、ページ下部のをクリックします次へ、キーワード設定ページに進みます。 リストに処理しないファイルが表示された場合は、インタフェースの削除操作に基づいて削除できますインポート後の数が多い場合は、テーブル情報からファイル名とパスをチェックすることもできます対象範囲内のword文書のみを処理するようにします。
ステップ3: 検索方法とマルチグループ置換キーワードの設定
ステップ2「処理オプションの設定」では、まずインタフェースが検索方法を提供します。 今回の例ではテキストを正確に検索します。 その意味は、入力したテキストの内容に基づいて正確にマッチングし、明確な名称、番号、国、都市、会社名、製品名などの固定キーワードを置き換えるのに適している。 「式を使用してテキストをあいまいに検索」オプションも表示されますが、この例では正確な検索を使用しているため、正確な置換を中心に説明します。
アドオンでは、インターフェースに「アルファベットの大文字と小文字を無視する」「単語の一部ではなく完全な単語にマッチさせる」などのオプションが表示されます。 スクリーンショットのこれらのオプションはチェックされていません。今回はデフォルトの状態で処理されます。 実際に使用する場合、キーワードに大文字と小文字の違いがある場合は、文書の状況に応じて大文字と小文字を無視するかどうかを決定することができますキーワードが他の単語の一部に現れやすい場合は、完全な単語マッチングを慎重に設定しなければならない間違って取り替えないようにします。
キー設定は下の2つのリストにあります。左側は検索するキーワードのリスト、右側は置換後のキーワードリスト。 両側は行ごとに対応しています。左側の1行目のオーストラリアは、右側の1行目のカナダに対応しています。左側の2行目のUSAは、右側の2行目のJapanに対応しています。 ソフトウェアはこのような対応関係に基づいて、文書の中で見つけたオーストラリアをカナダに、USAをJapanに置き換えます。
ここに重要な操作原則があります。左右の行数と順序は一致していなければなりません。 つまり、左側の何行目のキーワードが、右側の何行目の内容に置き換えられます。 10組の置換関係がある場合は、同じように1行ずつ記入することもできます。例えば、古い項目名は新しい項目名、古い住所は新しい住所、古い連絡先は新しい連絡先に対応します。 行の右側が空白の場合は、削除または置換されていないと理解される可能性があります。実際に操作する前に、インタフェースのヒントと合わせて慎重に確認する必要があります。
ステップ4: 保存場所を設定してバッチ処理を開始する
キーワードルールの設定が完了したら、下部のをクリックします次へ。 ページ上部の手順に応じて、「保存場所の設定」と「処理の開始」の段階に進みます。 場所を保存するというステップの目的は、処理されたWordファイルをどこに保存するかを決定することです。 元のファイルの比較と上書きを容易にするために、「置換後のファイル」「出力結果」や日付別のフォルダなど、新しい出力フォルダを優先的に選択することをお勧めします。
保存場所の設定が完了したら、処理開始段階に入り、画面の指示に従ってタスクを開始します。 ソフトウェアは、リスト内の複数のWordファイルを1つずつ検索して置換します。 6つのファイルを手動で開いて別々に操作するより、一括処理方式は交換ルールを一度だけ設定する必要があり、その後はソフトウェアが自動的に完成する。 書類の数が多いほど、この方式で節約された時間は明らかになる。
処理が終わったら、いくつかの結果ファイルをランダムに開いて照合し、ターゲットキーワードが置換されたかどうか、ターゲット以外のコンテンツが変更されていないかどうかを重点的にチェックすることをお勧めします。 この記事の例では、処理されたスクリーンショットが検証されています。オーストラリアはカナダに置き換えられ、USAはJapanに置き換えられ、ドキュメント内の画像と表のレイアウトはまだ残っています。
よくある質問と注意事項
1.複数のキーワードを置き換えるときに、なぜ順番に注意を払うのですか?
一括交換は通常1対1の対応関係を採用するからです。 左側の検索リストと右側の置換リストは行で一致し、順序が間違っていると、Aを対応しない内容に置き換える可能性があります。 次のステップをクリックする前に、1行ずつチェックしてください。
2. docxとdocファイルはすべて処理できますか?
スクリーンショット例ではdocxファイルをインポートしています。 実際に使用する際に、docファイルを扱う必要がある場合は、まずソフトウェアにテストファイルを追加して、正常に認識できるかどうかを確認できます。 古いバージョンのdocドキュメントでは、必要に応じてdocxに変換してから一括置換することもできます。
3.画像、表、フォーマットに影響しますか?
サンプル結果から、操作対象はword文書のテキストキーワードで、処理後も表、画像、レイアウトの大部分はそのままになっている。 しかし、文書構造によって複雑さが異なるので、正式に一括処理する前に少量のファイルでテストすることをお勧めします。
4.どのようにして誤置換リスクを低減しますか?
まず元のファイルをバックアップする次に、できるだけ明確で唯一のキーワードを使用します再び必要に応じて、大文字と小文字を無視するかどうか、完全な単語にマッチするかどうかを選択します最後に処理した後、結果を抽出する。 契約書、入札書、法律文書などの重要書類については、さらに人工的に再確認しなければならない。
5.一度に何組のキーワードを置き換えるのに適していますか?
置換関係がはっきりしていれば、複数のキーワードをリストに記入して統一的に処理することができる。 しかし、検査なしに多くの複雑なルールを導入することはお勧めしません。特に「USA」や「US」などの関係を含む言葉があります。連鎖の影響を避ける。
まとめ: 重複検索を一括処理ツールに置き換えて完了します
多くのWord文書の複数のキーワードを一括して置き換えることは、本質的に再現性が高いが、正確なオフィスタスクである。 を使う HeSoft Doc Batch Tool 、Docxドキュメントを1つずつ開いたり、置換ルールを1つずつ入力したりする必要があった操作を、「ファイルのインポート-キーワード対応関係の入力-保存場所の設定-処理の開始」というバッチフローに変換できます。 書類の数が多く、交換ルールが明確な場面では、この方式は手動操作時間を著しく減らすことができ、改ざんの確率を下げることもできる。
Word契約、レポート、製品資料、トレーニング文書またはテンプレートファイルを処理していて、会社名、地域、プロジェクト名、製品モデルなどの内容を統一的に置き換える必要がある場合本論文の手順に従って、少量のファイルでテストしてから、完全なフォルダに対して一括処理を実行することができる。 これにより、交換効果が制御できることを保証し、オフィスソフトウェアが文書を一括処理し、重複労働を減らし、効率を高める価値を十分に発揮することができる。