Lorsqu'il y a des dizaines, voire des centaines de documents Word dans un dossier qui doivent être modifiés de manière unifiée, ouvrir les fichiers docx ou doc un par un, puis rechercher et remplacer manuellement prend non seulement du temps, mais il est également facile de les manquer. Cet article explique comment utiliser le remplacement du nom de pays dans plusieurs fichiers Word comme exemple HeSoft Doc Batch Tool Importez plusieurs documents à la fois, configurez plusieurs groupes de «mots-clés de recherche» et de «mots-clés de remplacement», puis terminez le traitement par lots, ce qui convient à la mise à jour unifiée des contrats, des manuels, des modèles de données, des rapports et d'autres documents.
Dans le bureau quotidien, de nombreux documents Word n'existent pas seuls, mais apparaissent par lots: tels que des informations sur les produits, des rapports de projet, des documents de formation, des modèles de contrat, des manuels, des formulaires de fichiers, etc. Tant que certains de ces mots-clés changent, il peut être nécessaire de modifier un lot de fichiers docx et doc en même temps. Si vous ouvrez toujours Word un par un, appuyez sur Ctrl H pour rechercher et remplacer, puis enregistrer et fermer, le nombre de fichiers est élevé, il est sujet à des problèmes tels que des erreurs manquées, des erreurs et des versions chaotiques.
Ce que cet article veut résoudre est le point de douleur bureautique typique de "remplacer plusieurs mots-clés dans de nombreux fichiers Word par lots". Ce qui suit sera combiné avec des captures d'écran, en prenant 6 fichiers docx comme exemple pour montrer comment utiliser le logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans "remplace le texte tel que Australia et USA dans plusieurs documents Word par Canada et Japon respectivement. La valeur fondamentale de l'ensemble du processus est: une importation unique, plusieurs paramètres, traitement par lots, réduisant le temps d'ouverture répétée de fichiers et de modification manuelle.
Scène applicable: quels documents Word conviennent à la recherche par lots de mots-clés de remplacement
Le remplacement par lots des mots-clés Word s'applique à toutes les scènes qui nécessitent "le même lot de documents, le même type de contenu et le changement unifié en nouveau contenu". Par rapport à la modification manuelle un par un, le traitement par lots est plus adapté aux tâches de bureau avec un grand nombre de fichiers, des règles de remplacement claires et une structure de contenu relativement fixe.
Les scènes courantes incluent:
- Mise à jour du modèle de contrat:Par exemple, le nom de l'entreprise, le contact, l'adresse, le compte bancaire, le nom du projet changent et plusieurs contrats ou accords Word doivent être modifiés simultanément.
- Maintenance des informations sur les produits:Le modèle de produit, le mot de marque, la description des paramètres et la mise à jour du nom de la région doivent être remplacés uniformément dans plusieurs documents docx.
- Révision du matériel de formation:Le nom du cours, le nom du conférencier, le nom du département, la date et la terminologie sont mis à jour, impliquant un ensemble complet de didacticiels ou de documents Word.
- Organiser les documents administratifs:Modifiez par lots des mots-clés tels que le nom de l'unité, le nom du poste, le nom de la région et l'année dans le fichier.
- Traduction ou réglage des données de localisation:Par exemple, l'ancien nom de pays, le nom de la ville et le nom de la marque sont remplacés par de nouvelles expressions.
Si vous modifiez simplement un fichier Word et recherchez manuellement la substitution; mais si vous devez traiter des dizaines de fichiers doc, docx ou remplacer plusieurs groupes de mots-clés dans un fichier, l'utilisation d'outils de traitement par lots professionnels sera évidemment plus efficace.
Aperçu de l'effet: quels changements se sont produits avant et après le traitement
À partir de la liste des fichiers avant le traitement, vous pouvez voir que 6 documents Word sont préparés dans le dossier actuel, et les noms de fichiers sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx et 6.docx. Si ce type de fichier est ouvert et modifié un par un, même si chaque fichier ne prend qu'une minute, il prendra beaucoup de temps; si le nombre de fichiers est étendu à des dizaines, le coût du traitement manuel sera plus élevé.
Ouvrez l'un des contenus Word avant le traitement, vous pouvez voir que le document contient une introduction aux variétés de pomme et que les mots-clés qui doivent être remplacés apparaissent après le champ "Country of Origin". Par exemple, Australia apparaît dans le contenu de gauche et USA apparaît dans le contenu de droite. La flèche rouge dans la capture d'écran indique ces positions à remplacer, qui est également la cible pour la recherche ultérieure de remplacement par lots.
Une fois le traitement terminé, les mots clés au même endroit ont changé: l'Australia d'origine a été remplacée par le Canada et l'USA d'origine a été remplacée par le Japon. Les images, la structure du tableau et les autres contenus de paragraphe du document sont toujours conservés, indiquant que l'objectif de ce traitement est de remplacer le texte spécifié dans le corps de Word, plutôt que de réorganiser ou de reconstruire le document.
Cette description d'effet: Lorsque la règle de remplacement est définie correctement, vous pouvez effectuer plusieurs substitutions de mots-clés dans plusieurs fichiers Word en même temps. Par exemple, le premier groupe "trouve Australia, remplace par Canada", et le deuxième groupe "recherche USA, remplace par Japan". Pour les utilisateurs qui ont besoin de maintenir le contenu du document par lots, cette méthode est plus stable et plus facile à revoir que la modification manuelle.
Étapes: Remplacer plusieurs mots-clés de fichier Word par lots avec un logiciel de bureau
Voici les idées de traitement complètes dans l'ordre des captures d'écran de l'opération. Le nom du logiciel affiché dans le coin supérieur gauche de l'interface est" HeSoft Doc Batch Tool ", Il s'agit d'un logiciel d'outil pour le traitement par lots de fichiers de bureau, adapté pour gérer plusieurs types de tâches de document telles que Word, Excel, PowerPoint et PDF. Cet article ne parle que des opérations liées à la recherche et au remplacement de mots clés Word.
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word"
Après avoir ouvert le logiciel, sélectionnez "Outils Word" dans la barre de navigation de gauche. Plusieurs cartes de fonction de traitement par lots Word seront affichées sur la droite, telles que l'ajout de filigranes, la modification de la mise en page, la suppression des blancs, l'exportation d'images, la conversion Word, etc. Ici, vous devez cliquer sur la fonction 1: "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word".
Le but de cette étape est d'entrer dans la page de fonction dédiée à la recherche de remplacement de contenu Word. Étant donné que cet article traite des mots-clés textuels dans les fichiers Word plutôt que des noms de fichiers, des images ou des formats de page, vous devez sélectionner les fonctionnalités associées aux mots clés dans le contenu du fichier. Après avoir entré la fonction correcte, vous pouvez importer plusieurs fichiers docx et définir des règles de remplacement.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir de dossiers", "Vider" et "Plus" sont disponibles en haut de l'interface. 6 enregistrements ont été importés dans la capture d'écran, et le tableau répertorie le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et d'autres informations. Vous pouvez voir que 1.docx à 6.docx est situé sous le chemin D:\ test, et les extensions sont docx.
Si le nombre de fichiers est faible, vous pouvez sélectionner manuellement plusieurs documents Word en cliquant sur "Ajouter des fichiers". Si les fichiers sont tous concentrés dans le même dossier, il est généralement plus pratique d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Une fois l'importation terminée, il est recommandé de vérifier la liste des fichiers pour confirmer que les fichiers à traiter sont déjà apparus dans le tableau et qu'aucun document qui n'a besoin d'être traité n'a été ajouté par erreur.
Le résultat attendu de cette étape: le logiciel a enregistré tous les fichiers Word en attente et le nombre d'enregistrements peut être vu en bas. La capture d'écran montre que le nombre d'enregistrements est de 6, indiquant que cette fois, des opérations de remplacement ultérieures seront effectuées sur 6 documents docx. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Choisissez la méthode de recherche et remplissez plusieurs groupes de mots-clés de remplacement
Dans la page "Définir les options de traitement", vous devez d'abord définir le mode de recherche. La sélection dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte", et à côté vous pouvez également voir l'option "Recherche de texte avec le flou de formule". Pour les tâches de bureau qui savent clairement ce qu'est le texte original et ce qui doit être remplacé, il est généralement plus intuitif de choisir «trouver le texte avec précision».
Deux zones d'entrée clés sont visibles ci-dessous: "Liste des mots-clés à rechercher" à gauche et "Liste des mots-clés remplacés" à droite. Dans cet exemple, indiquez Australia à la première ligne à gauche et USA à la deuxième ligne; Canada à la première ligne à droite et Japon à la deuxième ligne. Ils correspondent par ligne, indiquant:
- Règle du groupe 1: Trouver Australia, remplacer par Canada.
- Règles du groupe 2: Recherchez USA, remplacez Japan.
Lorsque vous remplissez plusieurs groupes de mots-clés, vous devez faire attention à la correspondance des numéros de ligne à gauche et à droite. Les mots-clés des lignes de gauche correspondront au contenu remplacé par la droite selon la même ligne. Si le numéro de ligne est mal aligné, le résultat de remplacement peut ne pas répondre aux attentes. Des options supplémentaires sont également affichées dans la capture d'écran, telles que "Ignorer la casse de la lettre" "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot". Ces options peuvent être sélectionnées en fonction du contenu réel du document: si la casse doit être strictement cohérente, ne pas ignorer la casse; si vous ne voulez pas remplacer par erreur une partie d'un mot, vous pouvez envisager une correspondance complète des mots.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: tous les anciens mots-clés et les nouveaux mots-clés à remplacer ont été remplis par ligne, et la méthode de recherche répond aux besoins réels. Continuez à cliquer sur "Suivant" lorsque vous avez terminé.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
À partir de la progression du processus en haut de la page, vous pouvez voir que l'ensemble de la tâche contient les étapes «Sélectionner l'enregistrement à traiter», «Définir les options de traitement», «Définir l'emplacement d'enregistrement» et «Démarrer le traitement». La capture d'écran montre l'étape de réglage des options de traitement, puis vous devez continuer à suivre l'assistant logiciel pour entrer dans la configuration de l'emplacement de sauvegarde avant de commencer le traitement.
Lors de la configuration de l'emplacement de sauvegarde, il est recommandé de choisir un répertoire de sortie facile à distinguer en fonction des habitudes de bureau pour éviter que les fichiers traités ne soient mélangés avec les fichiers d'origine. Si vous devez conserver le document d'origine à des fins de comparaison ou de sauvegarde, vous devez enregistrer les résultats du traitement séparément. Après avoir confirmé que l'emplacement d'enregistrement et les règles de traitement sont corrects, entrez dans l'étape «Démarrer le traitement» et laissez le logiciel effectuer le remplacement de mot-clé Word par lots.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez ouvrir le fichier de sortie pour une vérification aléatoire. En combinant les rendus avant et après, vous pouvez voir que l'Australie et USA dans le texte original ont été remplacés respectivement par le Canada et le Japon. Cela montre que plusieurs règles de remplacement de mots-clés ont été appliquées au contenu du document Word.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Est-il possible de remplacer plusieurs mots-clés à la fois?
Peut. Comme vous pouvez le voir dans les paramètres de la capture d'écran, le logiciel fournit une «liste de mots-clés à rechercher» et une «liste de mots-clés remplacés». Tant que vous remplissez par ligne, vous pouvez définir plusieurs groupes de relations de remplacement. Par exemple, la première ligne remplace le nom du pays, la deuxième ligne remplace le nom de la ville et la troisième ligne remplace le nom de la société. La clé est de garder les numéros de ligne gauche et droite cohérents.
2. doc et docx peuvent-ils gérer?
L'extension de fichier de l'exemple dans la capture d'écran est docx et le nom de la fonction est le remplacement de recherche de mot-clé de fichier Word. Dans la pratique, le fichier Word reconnu par la liste d'importation du logiciel doit prévaloir. Si vous devez traiter l'ancienne version du fichier doc, il est recommandé de tester d'abord une petite quantité, de confirmer que les résultats d'importation et de remplacement sont normaux avant le traitement par lots.
3. Pourquoi est-il recommandé de sauvegarder les fichiers d'origine en premier?
Le remplacement par lots est efficace, mais cela signifie également que plusieurs documents peuvent être affectés simultanément une fois que les règles sont mal remplies. Par conséquent, avant de traiter formellement les contrats importants, les rapports et les informations client, il est recommandé de conserver un document original ou d'exporter les résultats du traitement dans un nouveau dossier. De cette manière, même si le paramètre de mot-clé est inapproprié, il peut être rapidement retourné.
4. Le format changera-t-il après le remplacement des mots-clés?
À partir de la capture d'écran de l'effet, les images, la disposition du tableau et les autres contenus du document sont toujours conservés, et les principaux changements se concentrent sur l'emplacement du mot-clé spécifié. Les résultats réels seront affectés par la structure du document et la complexité du contenu. Une fois le traitement terminé, il est recommandé de vérifier au hasard plusieurs documents et de se concentrer sur la vérification de la position de remplacement, du tableau et du contenu autour de l'image.
5. Comment éviter le remplacement par erreur?
Si le mot-clé est court ou peut apparaître à l'intérieur d'autres mots, il est recommandé de le définir avec prudence. Par exemple, lors du remplacement des abréviations et des combinaisons de lettres, il peut être combiné avec des options telles que "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot" affichées dans l'interface pour réduire le risque de remplacement par erreur. Pour le contenu anglais sensible à la casse, faites également attention à savoir s'il faut cocher "ignorer la casse des lettres".
Résumé: Réduire le temps d'ouverture répétée de Word avec le traitement par lots
Le remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans plusieurs fichiers Word consiste essentiellement à confier des opérations manuelles répétées au logiciel de bureau. Par" HeSoft Doc Batch Tool ", Les utilisateurs peuvent d'abord sélectionner la fonction de recherche et de remplacement de mots-clés dans l'outil Word, puis importer plusieurs documents docx, remplir plusieurs groupes de recherche et de remplacement par ligne, et enfin définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement par lots.
Pour le personnel de bureau qui maintient fréquemment des contrats, des données, des rapports et des manuels, cette méthode peut réduire considérablement les opérations mécaniques d'ouverture, de recherche, de remplacement et de stockage Word un par un, et peut également réduire la probabilité de manœuvres. Il est recommandé de tester les règles de remplacement avec un petit nombre d'échantillons de documents avant de traiter formellement un grand nombre de fichiers; après avoir confirmé que l'effet est correct, effectuez un traitement par lots sur le dossier complet. Cela garantit non seulement la sécurité, mais maximize également l'efficacité de l'organisation des documents.