この記事では、docxコンテンツを一括修正する必要があるオフィスユーザー向けに、どのように通過するかを説明します HeSoft Doc Batch Tool 公式あいまい検索テキスト機能を使用して、word文書の英語の略語、連続した数字などの規則化された内容を一括して置き換えます。 文章は処理前後の効果とソフトウェア操作のスクリーンショットを結合して、ファイルのインポート、ルール設定、保存と処理の流れを説明し、正規表現のマッチング範囲とバックアップ元のファイルに注意を促す。
Docxファイルの内容を一括修正することは、多くのオフィスシーンでの高周波的なニーズである。 例えば、コースの説明、プロジェクト資料、契約テンプレートや制度文書には、同じタイプの英語の略語と数字が含まれています。 ユーザーは、これらの内容を新しいマークに統一して置き換えたいと考えています。word文書を一つずつ開いて手動で修正すると、時間を無駄にするだけでなく、段落やリストに隠されている内容も見逃しやすいです。
この記事では、実際のスクリーンショットと合わせて、どのように使用するかを示します HeSoft Doc Batch Tool Docxファイルの一括検索置換を完了します。 例「式あいまい検索テキスト」機能を使用して、正規表現ルール [A-Z]{3} で3桁の大文字の略語をマッチさせ、 \ dで連続する数字をマッチさせます。AとBに置き換えます。 本論文を読んだ後、再利用可能なWordの一括置換キーワード方法を把握することができる。
適用シーン: Wordを1つずつ開くのではなく、docxコンテンツを一括処理します
ファイル数が少ない場合は、Wordを開いた後に検索置換を使用すると問題が解決されます。 しかし、ファイル数が増えたり、置き换えルールが多くなったりすると、手作业は非効率的になります。 スクリーンショットの例には6つのdocxファイルがあり、実際の作業では数十個から数百個になる可能性があります。 この場合、一括処理ツールの価値は明らかになる。
この記事の方法の使用に適したシナリオは次のとおりです
- 複数のdocxファイルのコースコード、部門コード、英語の略語を一括して置き換えます。
- Word文書の数字を一括して統一プレースホルダに置き換え、脱感作やプレゼンテーションに使用します。
- いくつかのテンプレートファイルの内容を整理し、規則に合った古い内容を新しい内容に置き換える。
- システムからエクスポートされたWordレポートを統一的に処理し、人手による検査を減らす。
- 正規表現、ワイルドカード、数式ルールを使用して、固定されていないキーワードと一致させる必要があります。
HeSoft Doc Batch Tool オフィスファイル向けの一括処理ソフトで、機能の重点は重複、機械、間違いやすい文書操作をプロセス化することである。 Word、Excel、PDFなどの文書処理シーンでは、バッチ化の考え方は通常、時間を大幅に節約できる。
効果プレビュー: 処理前に複数の処理待ちWordファイルがあります
処理前のファイルのスクリーンショットによると、現在のフォルダには1.Docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxの合計6つのword文書がある。 置換が必要なキーワードが含まれている可能性があります。 手動で使用する場合は、1つずつ開いたり、検索したり、置換したり、保存したりしなければならない。
処理前のWordコンテンツのスクリーンショットを見ると、文書には英語の略語と数字がいくつかあります。 例えば、タイトル位置のBOT、本文中のELA、時間数を表す60。 これらの内容は異なる段落に分布しており、手動で検査したときに漏れやすい。
この例では、BOTだけを置き換えるか、60だけを置き換えるかではなく、特定のルールに準拠したすべてのコンテンツを統一的に置き換えることを目標としています。 そのため、通常の単語検索ではなく、式のルールを使用する必要があります。
処理後の効果: キーワードをルールで指定内容に置き換えます。
処理後のスクリーンショットでは、3桁の大文字のルールに合っていた内容がAになり、元の数字の内容がBになった。 黄色のハイライト部分には、交換後の結果が表示されます。 例えば、タイトルのBOTがAに置き換えられ、本文の略語と数字もそれに応じて変化した。
結果から、一括置換はテキストだけでなく、word文書の複数の一致する内容を上書きできることがわかる。 この方法は、docxファイルを一括修正したり、キーワードを一括置換したり、ドキュメント内の規則化されたテキストをクリーンアップしたりする場合に、より効率的です。
操作手順1: ソフトウェアを開いてWord検索置換機能に入る
最初に開く HeSoft Doc Batch Tool 。 メイン画面の左側で「Wordツール」を選択し、機能カードで「Wordのキーワードを検索して置換」を見つけます。 スクリーンショットのこの機能は、Wordツールリストの第1項にあり、Wordコンテンツの置換のための特別なポータルであることを示しています。
このステップの目的は、次の操作がWordファイルの内容を中心に行われるようにすることです。 ソフトウェアインタフェースには、透かしの追加、画像の削除、PDFの変換、Docxの変換などのWordツールがありますが、本論文ではキーワードの置換を処理しますしたがって、「Word内のキーワードを探して置き換えます」を選択する必要があります。
この機能に入ると、インタフェースには、処理するレコードの選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始などの段階的なプロセスが表示されます。 この流れで操作すると、手順が抜けてしまう確率を下げることができる。
操作手順2: ファイルを追加するか、フォルダからdocxをインポートします
ステップ1「処理するレコードの選択」では、「ファイルの追加」から1つ以上のドキュメントを選択できます「フォルダからファイルをインポート」で、フォルダ内のWordファイルを一括インポートすることもできます。 スクリーンショットの例では、6つのdocxファイルが処理リストに表示されています。
リストには、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などのフィールドが含まれます。 これらの情報により、ファイルが正しくインポートされているかどうかを確認することができます。 例のパスはD:\ testで、拡張子はdocxで、現在のタスクはこのディレクトリにインポートされた6つのword文書を処理することを示しています。
一部のファイルのみを処理する場合は、インポート後にリストをチェックし、不要なレコードを削除できますインポートが間違っている場合は、「クリア」を使用して再インポートすることもできます。 間違いがないことを確認したら、「次へ」をクリックします。
操作手順3: 式を選択してテキストをあいまいに検索します
ステップ2「処理オプションの設定」に入ったら、まず検索方法を決定する必要があります。 インタフェースには、「テキストを正確に検索」と「式を使用してテキストをあいまいに検索」があります。 完全に固定された単語を置き換えるのに適した正確な検索式あいまい検索は、ルールに準拠したテキストを置き換えるのに適しています。 この例では、「式を使用してテキストをあいまいに検索」を選択します。
「探しているキーワードのリスト」に次のように入力します
- [A-Z]{3}
- \ D
「置き換えられたキーワードのリスト」に次のように入力します。
- A
- B
これは2つのグループの置換関係を表します。第1グループは連続する3つの大文字をAに置換します第2グループは連続する数字をBに置き換えます。 ソフトウェアはリスト入力をサポートしているため、ユーザーは一度に複数のセットの検索置換ルールを設定し、重複構成を減らすことができます。
あなたの実際のニーズが異なる場合は、自分のルールに置き換えることができます。 たとえば、数字だけを扱う場合は、 \ dという行だけを保持します大文字の略語だけを扱う場合は、 [A-Z]{3} という行だけを保持します。 重要なのは、検索ルールと置換内容を行ごとに対応させることです。
操作手順4: 追加オプションを確認し、次のステップに進みます
ルール設定領域の下に、「文字の大文字と小文字を無視」オプションが表示されます。 このオプションは、アルファベットの一致範囲に影響します。 この例では、 [A-Z]{3} を使用して、大文字を一致させることを目的としているので、大文字の略語だけを扱う場合は、一致範囲を自由に拡大しないでください。 大文字と小文字を同時に一致させる必要があるシーンは、実際のニーズに合わせて選択できます。
設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。 これから「保存先の設定」に進みます。 複数のword文書を一括処理する場合は、元のファイルを直接上書きするのではなく、新しいフォルダに出力することをお勧めします。 これにより、処理前後の効果を比較しやすくなり、ルール設定ミスによる不可逆的な修正も回避できる。
最後に「処理の開始」ステップに進み、一括置換を実行します。 インポートしたファイルのリストと設定したルールに基づいて、複数のdocxファイルを一括検索して置き換えます。
よくある質問と注意事項
1.処理前にファイルをバックアップする必要があるのはなぜですか?
正規表現はルールでテキストと一致し、ルールの範囲が広いと、予想していなかった内容に置き換える可能性があります。 元のWordファイルをバックアップしたり、新しいディレクトリに出力したりすると、一括誤変更のリスクを軽減できます。
2. [A-Z]{3} はスクリーンショットのBOTだけにマッチしますか?
いいえ。 連続した3文字すべての大文字にマッチします。 スクリーンショットのBOT、ELAなどがマッチする可能性があります。 ドキュメントに他の3桁の大文字の略語がある場合にも処理されます。
3. \ dはすべてのデジタル置き换えシナリオに适していますか。
\ Dは連続した数字にマッチします。 数字を統一的に置き換える必要があるシーンに適していますが、ある種類の番号や特定の位置の数字だけを置き換えるには、より正確なルールを設計する必要があります。
4.置换后のキーワードのリストは必ず入力してくださいますか?
を指定内容に置き換えたい場合は、記入する必要があります。 「入力しないと削除を意味します」という画面ヒントが表示されるので、行の右側が空白の場合は、一致するテキストが削除される可能性があります。 処理する前によく確認しなければならない。
5.一括交換後、どのように結果を検査しますか?
まずいくつかの出力ファイルを開いて、タイトル、本文、リスト、ヘッダーフッターなどのキーワードが出る可能性がある場所を重点的にチェックすることをお勧めします。 結果が期待通りであることを確認してから、出力ファイルを本番作業に使用します。
まとめ
複数のdocxファイルのキーワード置換タスクでは、コンテンツに規則がある場合、正規表現のワイルドカード式を使用する方が、キーワードを1つずつ入力するよりも効率的です。 HeSoft Doc Batch Tool Wordファイル向けの一括検索置換プロセスを提供し、ユーザーはファイルをインポートし、式を選択してテキストをあいまいに検索し、検索と置換リストを入力し、保存場所を設定して処理を開始します。
本稿では、英語の略語と数字を [A-Z]{3} と \ dに置き換え、Wordの内容を一括処理する基本的な考え方を示した。 実際に使用する場合は、まず少量のファイルでルールをテストし、処理効果を確認してから、完全なフォルダに一括適用して、正確性を保証しながらオフィスの効率を高めることをお勧めします。