통합 된 방식으로 키워드를 수정해야하는 폴더에 수십 또는 수백 개의 Word 문서가있는 경우 docx 또는 doc 파일을 하나씩 열고 수동으로 검색하고 교체하는 것은 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 놓치기 쉽습니다. 이 기사에서는 사용 방법을 소개하는 예로 여러 Word 파일에서 국가 이름을 대체합니다. HeSoft Doc Batch Tool 한 번에 여러 문서를 가져 와서 "검색 키워드" 및 "교체 후 키워드" 의 여러 세트를 설정 한 다음 일괄 처리를 완료합니다. 이는 계약, 사양, 데이터 템플릿, 보고서 등과 같은 문서의 통합 업데이트에 적합합니다.
매일 사무실에서는 많은 Word 문서가 단독으로 존재하지 않지만 제품 정보, 프로젝트 보고서, 교육 유인물, 계약 템플릿, 지침, 파일 양식 등 일괄 적으로 표시됩니다. 이러한 키워드 중 일부가 변경되는 한, Docx 및 doc 파일의 배치를 동시에 수정해야 할 수도 있습니다. Word를 하나씩 열고 Ctrl H를 눌러 찾아서 교체 한 다음 저장하고 닫으면 파일 수가 많을 때 변경 사항 누락, 오류 수정 및 혼란스러운 버전과 같은 문제가 발생하기 쉽습니다.
이 기사에서 해결하고자하는 것은 "많은 Word 파일에서 여러 키워드의 일괄 교체" 라는 일반적인 사무실 문제입니다. 다음은 스크린 샷을 결합하여 6 개의 docx 파일과 함께 Office 소프트웨어를 사용하는 방법을 보여줍니다." HeSoft Doc Batch Tool "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능은 호주, 미국 및 여러 Word 문서의 기타 텍스트를 각각 캐나다 및 일본으로 대체합니다. 전체 프로세스의 핵심 값은 일회성 가져오기, 여러 세트의 설정, 일괄 처리, 반복적으로 파일을 열고 수동으로 수정하는 시간을 줄이는 것입니다.
응용 프로그램 시나리오: 배치 검색 및 교체 키워드에 적합한 Word 문서
Word 키워드의 일괄 대체는 "동일한 문서 배치, 동일한 유형의 콘텐츠 및 새 콘텐츠에 대한 통일 된 변경 사항이 필요한 모든 시나리오에 적용 할 수 있습니다. 수동 수정과 비교하여 일괄 처리는 많은 수의 파일, 명확한 교체 규칙 및 상대적으로 고정 된 콘텐츠 구조를 가진 사무실 작업에 더 적합합니다.
일반적인 시나리오는 다음과 같습니다.
- 계약 템플릿 업데이트:예를 들어 회사 이름, 연락처, 주소, 은행 계좌 또는 프로젝트 이름이 변경되는 경우 여러 Word 계약 또는 계약을 동시에 수정해야합니다.
- 제품 데이터 유지 보수:제품 모델, 브랜드 단어, 매개 변수 설명 및 지역 이름은 여러 docx 문서에서 대체해야합니다.
- 훈련 자료의 개정:Word 코스웨어 또는 유인물을 포함하는 코스 이름, 강사 이름, 부서 이름, 날짜, 용어 업데이트.
- 행정 문서:일괄 처리는 파일에서 회사 이름, 위치 이름, 지역 이름 및 연도와 같은 키워드를 수정합니다.
- 번역 또는 현지화 데이터 조정:예를 들어, 이전 국가 이름, 도시 이름, 브랜드 이름이 새로운 표현 방식으로 대체되었습니다.
Word 파일만 수정하는 경우 수동으로 찾아서 바꿀 수 있습니다. 그러나 수십 개의 doc 및 docx 파일을 처리하거나 파일의 여러 키워드 세트를 교체해야하는 경우 전문 일괄 처리 도구를 사용하는 것이 훨씬 효율적입니다.
효과 미리보기: 처리 전후에 키워드에 일어난 일
처리 전 파일 목록에서 현재 폴더에 6 개의 Word 문서가 준비되고 파일 이름이 순서대로 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx 임을 알 수 있습니다. 이러한 파일을 하나씩 열고 수정하면 각 파일이 1 분 밖에 걸리지 않더라도 누적 시간이 소요됩니다. 파일 수가 수십 개로 확장되면 수동 처리 비용이 높아집니다.
사전 처리 된 Word 내용 중 하나를 열면 문서에 사과 품종에 대한 소개가 포함되어 있으며 교체해야하는 키워드는 "원산지" 필드 뒤에 나타납니다. 예를 들어, 호주는 왼쪽 콘텐츠에 나타나고 미국은 오른쪽 콘텐츠에 나타납니다. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 교체 할 위치를 나타내며, 이는 후속 배치 검색 및 교체의 대상이기도합니다.
처리가 완료된 후 동일한 위치에있는 키워드가 변경되었습니다. 원래 호주는 캐나다로 대체되었고 원래 미국은 일본으로 대체되었습니다. 문서의 그림, 테이블 구조 및 기타 단락은 여전히 유지됩니다. 이 처리의 초점은 문서를 다시 입력하거나 다시 작성하는 것이 아니라 Word 본문에서 지정된 텍스트를 대체하는 것임을 나타냅니다.
이 효과는 대체 규칙이 올바르게 설정되면 여러 개의 키워드 교체 세트를 여러 Word 파일에서 동시에 수행 할 수 있음을 보여줍니다. 예를 들어, 첫 번째 그룹 인 "Find Australia, Replace with Canada" 와 두 번째 그룹 "Find USA, Replace with Japan". 문서 내용을 일괄 적으로 유지해야하는 사용자에게이 방법은 수동 수정보다 안정적이며 검토하기 쉽습니다.
단계: 사무실 소프트웨어를 사용하여 여러 Word 파일 키워드를 일괄 적으로 대체
다음은 조작 스크린 샷의 순서로 완전한 처리 아이디어에 대한 설명입니다. 인터페이스의 왼쪽 상단 모서리에 표시된 소프트웨어 이름은" HeSoft Doc Batch Tool ", 그것은 Word, Excel, PowerPoint, PDF 및 기타 문서 작업을 처리하는 데 적합한 사무실 문서의 일괄 처리를위한 도구 소프트웨어입니다. 이 기사에서는 Word 키워드 검색 및 관련 작업에 대해서만 설명합니다.
1 단계: Word 도구를 입력하고 "Word 파일 콘텐츠에서 키워드 배치 및 교체" 를 선택하십시오.
소프트웨어를 연 후 왼쪽 탐색 막대에서 "Word Tools" 를 선택하십시오. 워터 마크 추가, 페이지 레이아웃 수정, 빈 공간 삭제, 사진 내보내기, Word 변환 등과 같은 여러 Word 일괄 처리 카드가 오른쪽에 표시됩니다. 여기서 첫 번째 기능을 클릭해야합니다. "Word 파일 콘텐츠에서 키워드를 찾아서 교체하십시오".
이 단계의 목적은 Word 콘텐츠 검색 및 교체 전용 기능 페이지를 입력하는 것입니다. 이 기사에서는 파일 이름, 그림 또는 페이지 형식이 아닌 Word 파일의 텍스트 키워드를 다루기 때문에 "파일 내용의 키워드" 와 관련된 기능을 선택해야합니다. 올바른 함수를 입력하면 여러 docx 파일을 가져오고 나중에 대체 규칙을 설정할 수 있습니다.
2 단계: 처리해야하는 Word 파일 추가
"Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 페이지를 입력 한 후 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져 오기", "빈" 및 "추가" 와 같은 버튼이 인터페이스 상단에 제공됩니다. 스크린 샷에서 6 개의 레코드를 가져 왔습니다. 테이블에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간과 같은 정보가 나열됩니다. 1.docx ~ 6.docx가 D:\ test 경로에 있고 확장이 docx임을 알 수 있습니다.
파일 수가 많지 않은 경우 "파일 추가" 를 클릭하여 여러 Word 문서를 수동으로 선택할 수 있습니다. 파일이 모두 같은 폴더에 집중되어있는 경우 일반적으로 "폴더에서 파일 가져 오기" 를 사용하는 것이 더 편리합니다. 가져오기가 완료되면 먼저 파일 목록을 확인하여 처리 할 파일이 테이블에 나타나고 처리 할 필요가없는 문서가 실수로 추가되었는지 확인하는 것이 좋습니다.
이 단계의 예상 결과는 소프트웨어가 보류중인 모든 Word 파일을 기록하고 레코드의 수를 하단에서 볼 수 있다는 것입니다. 스크린 샷은 레코드 수가 6 임을 보여 주며, 이번에는 6 개의 docx 문서에서 후속 교체 작업이 수행 될 것임을 나타냅니다. 확인 후 페이지 하단에서 "다음" 을 클릭하여 처리 옵션 설정을 입력하십시오.
3 단계: 검색 방법을 선택하고 교체 키워드의 여러 세트를 입력합니다.
처리 옵션 설정 페이지에서 먼저 조회 방법을 설정해야 합니다. 스크린 샷에서 "정확한 텍스트 찾기" 가 선택되고 "포뮬러 블러를 사용하여 텍스트 찾기" 옵션이 옆에 표시됩니다. 원본 텍스트가 무엇인지, 무엇을 대체해야하는지 명확하게 알고있는 사무실 작업의 경우 일반적으로 "텍스트를 정확하게 찾으십시오.
아래에서 두 가지 주요 입력 영역을 볼 수 있습니다. 왼쪽에는 "찾을 키워드 목록" 이 있고 오른쪽에는 "교체 후 키워드 목록" 이 있습니다. 이 예에서, 왼쪽의 첫 번째 줄은 호주로 채워지고 두 번째 줄은 미국으로 채워집니다. 오른쪽 첫 번째 줄은 캐나다로, 두 번째 줄은 일본으로 가득 차 있습니다. 그들은 다음을 나타내는 행별로 일치합니다.
- 규칙 1: 호주를 찾고 캐나다로 대체하십시오.
- 규칙 2: 미국을 찾고 일본으로 대체하십시오.
여러 세트의 키워드를 채울 때 왼쪽과 오른쪽의 줄 번호 사이의 일치에주의하십시오. 왼쪽 행의 키워드는 동일한 행에 따라 오른쪽의 대체 콘텐츠에 해당합니다. 줄 번호가 잘못 배치되면 교체 결과가 기대에 미치지 못할 수 있습니다. "문자의 경우 무시" 및 "단어의 일부 대신 완전한 단어를 일치" 와 같은 추가 옵션이 스크린 샷에도 표시됩니다. 이러한 옵션은 실제 문서 내용에 따라 확인할 수 있습니다. 케이스가 엄격하게 일치해야하는 경우 케이스를 무시하지 마십시오. 실수로 단어의 일부를 교체하지 않으려면 전체 단어를 일치시키는 것을 고려할 수 있습니다.
이 단계의 예상 결과는 교체 할 모든 이전 키워드와 새로운 키워드가 줄로 채워져 있으며 검색 방법이 실제 요구 사항을 충족한다는 것입니다. "다음" 완료되면 "을 계속 클릭하십시오.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 시작
페이지 상단의 프로세스 진행 과정에서 알 수 있듯이 전체 작업은 "처리 할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "위치 저장 설정", "처리 시작" 단계로 구성됩니다. 스크린 샷은 처리 옵션 설정 단계에 도달했음을 보여줍니다. 처리를 시작하기 전에 소프트웨어 마법사에 따라 저장 위치 설정을 계속 입력해야 합니다.
저장 위치를 설정할 때 처리 된 파일을 원래 파일과 혼합하지 않도록 사무실 습관에 따라 구별하기 쉬운 출력 디렉토리를 선택하는 것이 좋습니다. 비교 또는 백업을 위해 원본 문서를 보관해야하는 경우 처리 결과를 별도로 저장해야합니다. 저장 위치 및 처리 규칙이 올바른지 확인한 후 "처리 시작" 단계를 입력하고 소프트웨어가 Word 키워드 교체를 일괄 적으로 수행하도록하십시오.
처리가 완료되면 출력 파일 스팟 검사를 열 수 있습니다. 전후 효과 다이어그램에 따르면 원본의 호주와 미국은 각각 캐나다와 일본으로 대체되었습니다. 이는 여러 세트의 키워드 대체 규칙이 Word 문서의 내용에 적용되었음을 나타냅니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
한 번에 여러 키워드를 대체 할 수 있습니까?
할 수 있습니다. 스크린 샷의 설정 방법에서 알 수 있듯이 소프트웨어는 "찾을 수있는 키워드 목록" 및 "교체 후 키워드 목록" 을 제공합니다. 한 줄별로 기입하면 여러 세트의 대체 관계를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 1 행은 국가 이름을 대체하고 2 행은 도시 이름을 대체하고 3 행은 회사 이름을 대체합니다. 핵심은 왼쪽 및 오른쪽 줄 번호를 일관되게 유지하는 것입니다.
2. doc 및 docx가 처리 할 수 있습니까?
스크린 샷의 예제 파일 확장자는 docx이고 함수 이름은 Word 파일 키워드 찾기 대체입니다. 실제 사용에서는 소프트웨어 가져 오기 목록에서 인식 할 수있는 Word 파일이 우선합니다. 이전 버전의 doc 파일을 처리해야하는 경우 일괄 처리 전에 가져 오기 및 교체 결과가 정상인지 확인하기 위해 소량을 먼저 테스트하는 것이 좋습니다.
3. 원래 파일을 먼저 백업하는 것이 권장되는 이유는 무엇입니까?
배치 교체는 매우 효율적이지만 규칙이 잘못 채워지면 동시에 여러 문서에 영향을 줄 수 있습니다. 따라서 중요한 계약, 보고서 및 고객 정보를 공식적으로 처리하기 전에 원본 문서를 보관하거나 처리 결과를 새 폴더로 출력하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로, 키워드 설정이 부적절한 것으로 판명되더라도, 신속하게 반전될 수 있다.
4. 키워드 교체 후 형식이 변경됩니까?
효과 스크린 샷에서 문서의 그림, 테이블 레이아웃 및 기타 내용은 여전히 유지되고 주요 변경 사항은 지정된 키워드 위치에 집중됩니다. 실제 결과는 문서 구조와 내용의 복잡성에 영향을받습니다. 처리가 완료된 후에는 여러 문서를 확인하고 교체 위치, 표 및 그림이 기대와 일치하는지 여부에 중점을 두는 것이 좋습니다.
5. 잘못된 교체를 피하는 방법?
키워드가 짧거나 다른 단어 안에 나타날 수있는 경우 신중하게 설정하는 것이 좋습니다. 예를 들어 약어와 문자 조합을 대체 할 때 인터페이스에 표시되는 "단어의 일부 대신 전체 단어 일치" 와 같은 옵션을 결합하여 잘못된 대체 위험을 줄일 수 있습니다. 사례에 민감한 영어 콘텐츠의 경우 "문자의 경우 무시" 를 확인할지 여부에주의하십시오.
요약: 일괄 처리로 Word를 반복적으로 여는 시간을 줄입니다.
여러 Word 문서에서 여러 키워드를 대체하는 일괄 처리는 본질적으로 반복적 인 수동 작업을 사무실 소프트웨어에 넘겨주는 것입니다. 통해" HeSoft Doc Batch Tool ", 사용자는 먼저 키워드 검색을 선택하고 Word 도구에서 기능을 교체 한 다음 여러 docx 문서를 가져 와서 여러 세트의 검색을 채우고 줄을 통해 콘텐츠를 교체하고 마지막으로 저장 위치를 설정하고 일괄 처리를 시작할 수 있습니다.
계약, 자료, 보고서 및 지침을 자주 유지하는 사무실 직원의 경우이 방법은 Word를 열고 검색, 교체 및 저장하는 기계적 작업을 크게 줄일 수 있으며 누출 가능성을 줄일 수 있습니다. 많은 수의 파일을 공식적으로 처리하기 전에 적은 수의 샘플 문서로 교체 규칙을 테스트하는 것이 좋습니다. 효과가 올바른지 확인한 후 전체 폴더에서 일괄 처리가 수행됩니다. 이것은 보안을 보장 할뿐만 아니라 문서 마무리의 효율성을 극대화 할 수 있습니다.