多くのword文書に大量の手動改ページが含まれていると、docxまたはdocファイルを一つずつ開いて削除するのは時間がかかるだけでなく、見逃しやすい。 この記事では、使用方法について説明します HeSoft Doc Batch Tool 、「Wordのキーワードを検索して置換」機能を使用して、複数のWordファイルの改ページを一括して検索し、必要に応じて指定したコンテンツを削除または置換します。 文章は処理前後の効果とソフトウェア操作のスクリーンショットを結合して、ファイルをインポートし、改ページ変数を設定し、内容を空白にして削除し、保存して処理を実行する流れを完全に説明したレポート、論文、資料のまとめ、変換されたword文書の一括整理に適しています。
大量のword文書を整理するとき、改ページはよく見られるが無視されやすい問題である。 例えば、PDFからWordに変換したり、webページからコンテンツをコピーしたり、複数のレポートを結合したり、会議資料や論文資料を整理したりすると、文書には多くの手動改ページが含まれている可能性がある。 1つのファイルから1つまたは2つの改ページを削除しても受け入れられますが、数十個、数百個のdocxまたはdocファイルがある場合は各ファイルを開いたり、編集タグを表示したり、改ページを見つけたり、手動で削除したりすると、非常に重複してエラーが発生しやすい作業になります。
本稿で解決すべきのは「多くのWordファイルの改ページを一括置換または削除する」という具体的な問題である。 を使用します HeSoft Doc Batch Tool このようなオフィスソフトは、Wordの内容を一括して検索することで、複数のWordファイルの中の改ページを統一的に処理する。 改ページを直接削除するか、改ページを改行、スペース、指定した文字などの他のコンテンツに置き換えることができます。 統一的にレイアウトし、余分なページングを整理し、異常な空白ページを解消する必要があるシーンに対して、この一括処理方式は重複労働を明らかに減らすことができる。
適用シーン: ページングを一括削除するのに適したWordファイル
Wordの改ページを一括削除するのは、1つのドキュメントタイプだけではありません。 Word文書が手元にあり、不要な改ページがある限り、この方法で統一的に処理することが考えられます。 一般的なシナリオは次のとおりです
第一に、PDFをWordに変換した後の文書整理。 多くのPDFがdocxに変換されると、各ページの最後に改ページなどの改ページ制御子が挿入され、コンテンツが自然に連続してレイアウトできなくなります。 ファイルごとに手動で整理すると、作業量が多い。
第二に、会議資料、研修資料、プロジェクト報告書の統一レイアウト。 異なる人が提出したWordファイルの形式が一致していないため、手動で改ページを挿入してレイアウトを制御する人もいます。 後で集計すると、これらの改ページは空白ページ、タイトルのずれ、段落が次のページに強制的にプッシュされる可能性があります。
第三に、論文、技術文書、英語資料などの長い文書の一括規範化。 スクリーンショットの例は英語の内容のword文書で、編集タグを開くと「改ページ」が表示されます。 類似文書を連続してレイアウトする必要がある場合、一括処理は手動検査よりも安定します。
第四に、docx、docなどのWord文書を一括アーカイブする前の書式を整理する。 正式にアーカイブしたり、印刷したり、PDFを変換したり、他のシステムにインポートしたりする前に、不要な改ページを削除することで、後続のレイアウトの問題を減らすことができます。
効果プレビュー: 処理前のword文書に改ページが存在します
処理前のスクリーンショットはword文書ページを示している。 ドキュメントには編集タグが表示されているので、段落タグ、スペースタグ、赤枠でマークされた「改ページ」がはっきり表示されます。 この改ページは本文の段落の後にあります。強制的に後の内容は新しいページから始まります。
ファイルが1つしかない場合は、Wordでこの「改ページ」を手動で選択して削除できます。 しかし、実際のオフィスでは、多くの場合、1つのファイルではなく、フォルダ全体の複数のword文書にも同じような問題がある。 この場合、手動処理は遅いだけでなく、削除漏れ、誤って削除されたり、異なるファイルの処理基準が一致しない場合もあります。
効果プレビュー: 処理後に改ページが削除または置換されました
処理後のスクリーンショットでは、元の赤い枠にある「改ページ」の文字マークが表示されなくなり、改ページ制御子がクリーンアップされたことを示しています。 ドキュメントの内容はこの改ページによって強制的に切断されなくなり、後続の段落は通常の組版ルールに従って表示され続けることができます。
改ページを削除しても、通常の段落タグまたは空白行タグがスクリーンショットに表示されることに注意してください。 これは正常な現象です。 改ページと通常のキャリッジリターン、空白段落は同じオブジェクトではありません。この記事では、Wordの改ページを一括削除または置換し、すべての空白行、空白段落を自動的に削除することはありません。 空白の内容をさらにクリーンアップする必要がある場合は、改ページ処理が完了し、結果に間違いがないことを確認した後、適切な空白の内容のクリーンアップ機能を使用できます。
操作手順1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側に複数のオフィスファイル処理分類が見られます。例えば、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツール、テキストツール、画像ツールなどです。 今回はWord文書の改ページを扱うので、左側の「Wordツール」に入る必要がある。
Wordツールのリストで、「1、Word内のキーワードを検索して置換」を選択します。 スクリーンショットのこの機能の説明は「Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換する」です。 改ページは普通の文字ではありませんが、この機能ではWordの特殊な内容を変数で表すことができ、改ページを一括検索して削除または置換することができます。
このステップの操作目的は、Word本文の内容を一括修正できる機能モジュールに入ることである。 Wordを直接開いて一つ一つ検索するより、オフィスソフトウェアのバッチ処理能力は一度に複数のファイルを処理することができ、特にファイル数が多く、ルールが明確で、処理動作が一致するタスクに適している。
操作手順2: 処理が必要なWordファイルを追加します
「Wordのキーワードを検索して置換」機能に入ると、ソフトウェアはガイドフローに入ります。 一番上には、処理するレコードの選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始の4段階が表示されます。 最初のステップは、処理が必要なWordファイルをタスクリストに追加することです。
画面右上に「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「空にする」「その他」などのボタンが表示されます。 指定された文書を少量しか処理しない場合は、「ファイルを追加」をクリックします1つのフォルダに改ページを一括して削除する必要があるword文書がたくさんある場合は、「フォルダからファイルをインポート」をクリックする方が適しています。 インポートすると、テーブルにはシリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間、操作列が表示されます。
スクリーンショットにはすでに6つのdocxファイルがインポートされています。名前は1.docxから6.docxです。ソフトウェアはこれらのファイルを記録としてまとめて処理します。 操作列の削除ボタンで処理しないファイルを削除したり、「フィルタ」「ソート」などのボタンを使ってリストを整理することができます。 ファイル範囲に間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックして、処理オプションの設定に入ります。
このステップの予想される結果は、改ページを削除または置換する必要があるすべてのword文書がリストに表示され、ファイル数、ファイルタイプ、パスが正しいことが確認されたことです。 一括処理する前に必ずリストをチェックして、関連しない文書を一括処理しないようにしてください。
操作手順3: 検索方法を設定し、改ページ変数を指定します
ステップ2の「処理オプションの設定」に入ると、ソフトウェアが何を探しているのか、見つかったら何に置き換えるのかを伝える必要があります。 スクリーンショットの「検索方法」は「テキストを正確に検索」を選択します。 今回の改ページ処理のニーズでは、この正確な検索方法を維持することをお勧めします。特定の文字をあいまいに一致させるのではなく、明確な特殊なオブジェクトを特定する必要があるからです。
「探したいキーワードのリスト」に、スクリーンショットに記入しました{Hesoft.word.page}。 これは普通の本文に見える文字ではなく、ソフトウェアがWordの改ページを表す変数である。 インタフェースには「変数」の入り口も表示され、この機能はword文書の特殊な内容を変数で検索することをサポートしていることを示しています。 改ページを一括削除するには、「改ページ」という3つの漢字を入力するのではなく、この改ページ変数を使用することが重要です。
この手順の目的は、インポートされたWordファイルごとに改ページを配置することです。 多くのユーザーがWordで「改ページ」という文字を見たとき、「改ページ」という文字を直接検索すれば削除できると勘違いしやすい。 実際、Wordに表示される「改ページ」は編集タグの可視化ヒントであり、本文テキストとは異なります。 したがって、置換を一括検索する場合は、ソフトウェアが提供する改ページ変数を使用してオブジェクトと一致させる必要があります。
操作手順4: 改ページを削除するときは、置換内容を空白のままにします
同じ設定ページでは、左側が「検索するキーワードリスト」、右側が「置換されたキーワードリスト」です。 スクリーンショットの右側のリストが空白で、画面に「入力しないと削除を表示」というメッセージが表示されます。 つまり、ソフトウェアが左側に記入されている改ページ変数を見つけた後、右側に何も記入しないと、見つけた改ページが削除されます。
したがって、「Wordファイルの改ページを一括削除」をターゲットにしている場合は、左側に記入するように設定できます{Hesoft.word.page}を選択します。 このように処理すると、改ページ自体が削除され、この改ページによって文書が強制的にページ変更されることはありません。
削除ではなく「Word改ページを一括置換」をターゲットにしている場合は、右側の「置換後のキーワードリスト」に置換したい内容を入力できます。 例えば、ある固定文字、ある区切り内容、または他の入力可能な内容で改ページを置き換えたい場合は、右側に対応する内容を記入することができます。 具体的な置換ルールは、現在のインタフェースでサポートされている入力方式に基づいている必要があります。 ほとんどのレイアウトを整理する必要がある場合、右側は空白にして直接改ページを削除するのが最も一般的な方法です。
設定が完了したら、ページの下部にある「次へ」をクリックします。 このステップの予想される結果は、ソフトウェアがWordの改ページを検索することを明確に知っていて、あなたの設定で削除または置換を実行したことです。
操作手順5: 保存場所を設定し、一括処理を開始します
プロセスの一番上から、処理オプションを設定した後に「保存場所の設定」に入る必要があり、最後に「処理を開始」になることがわかります。 スクリーンショットには保存場所ページの詳細は示されていませんが、ウィザードフローから判断すると、ソフトウェアは処理後のファイルの保存方法や保存場所を確認するよう求められます。
データを安全に保つために、一括処理の前に元のファイルのバックアップを用意するか、処理結果を新しいフォルダに保存することをお勧めします。 特に契約書、論文、正式報告書、顧客資料などの重要な文書を扱う場合、検証ルールなしに元の文書を直接上書きすることは推奨しない。 最初に少量のサンプル文書でテストして、改ページの削除効果が期待通りであることを確認してから、完全なフォルダを処理することができます。
保存場所の設定が完了したら、「処理開始」段階に進みます。 ソフトウェアは、前にインポートしたファイルのリストに従って、Wordファイルごとに同じ検索置換ルールを実行します。改ページ変数を検索し、右側の置換内容に基づいて削除または置換します。 処理が完了したら、いくつかのファイルを開いて抽出し、改ページが消えたかどうか、本文のつながりがレイアウトの要求を満たしているかどうかを確認する。
よくある質問と注意事項
1.「改ページ」の3文字を直接検索できないのはなぜですか?
Wordに表示される「改ページ」は通常、編集マークの表示効果であり、本文に実在する3つの漢字ではないからです。 一括処理では、スクリーンショットに記入したものなど、ソフトウェアのページング変数を使用する必要があります{Hesoft.word.page}を選択すると、word文書の改ページオブジェクトと正確に一致します。
2.右側の置換リストが空白の場合、処理に失敗することはありませんか?
できません。 スクリーンショットのヒントから、「入力しないと削除を意味します」ということがわかります。 つまり、検索リストに改ページ変数が入力され、置換されたキーワードリストが空白の場合、ソフトウェアは検索された改ページを削除します。 これは、Wordの改ページを一括削除するときに必要な設定です。
3.改ページを削除した後、空白行やキャリッジリターンが表示されるのはなぜですか?
改ページ、段落タグ、空白行は異なる内容です。 改ページを削除した後も、元の位置に通常の段落タグが残っている可能性があります。特に、改ページの前後に元々キャリッジリターンがある場合。 「改ページ」タグが表示されなくなる限り、改ページが処理されたことを示します。 余分な空白段落を削除する必要がある場合は、別途対応する空白コンテンツのクリーンアップ方法を使用する必要があります。
4.この方法はdocxとdocファイルに适していますか?
スクリーンショットのサンプルファイル拡張子はdocxです。 実際に使用する場合は、ソフトウェアでサポートされているWordファイルタイプに基づいて対応するドキュメントをインポートできます。 一般的なWord一括整理タスクでは、docxが最も一般的な形式ですあなたのファイルに古いdoc形式が含まれている場合は、少量のテストをして、ソフトウェアが正常に読み取り、処理できることを確認してから一括実行することをお勧めします。
5.バッチ処理前にWordを闭じる必要がありますか?
編集中の関連Wordファイルを閉じて、ファイルが占有されたり、競合を保存されたりしないようにすることをお勧めします。 一括処理中は、Wordで同じ文書を同時に修正しないでください。 処理が完了したら、結果ファイルを開いてレイアウトをチェックします。
6.他の内容を誤って削除しませんか?
このチュートリアルでは、Wordの改ページオブジェクトをターゲットにした正確な改ページ変数を使用します。 検索リストと置換リストが正しく設定されていれば、通常の本文文字には影響しない。 しかし、安全のために、バックアップファイルや少量のサンプルテストで効果を確認してから、すべてのファイルを処理することをお勧めします。
まとめ: 一括処理でWordの改ページ整理の重複労働を減らす
複数のword文書に不要な改ページが存在する場合、手動で1つずつファイルを開いて削除するのは時間がかかり、見逃しやすい。 を使う HeSoft Doc Batch Tool を選択します。 プロセス全体は複雑ではありません。Wordツールにアクセスし、「Wordのキーワードを検索して置換」を選択し、処理するdocxまたはdocファイルをインポートし、検索リストで改ページ変数を使用します{Hesoft.word.page}、削除時に置換リストを空のままにし、最後に保存場所を設定して処理を開始します。
この方式の価値は、ルールが明確で、一括実行、結果が統一されていることである。 大量の報告書を整理したり、資料をまとめたり、文書を変換したり、文書を組版したりする必要があるユーザーにとっては、重複労働を著しく減らし、時間を機械から改ページを削除して内容検査やレイアウトの最適化に移すことができる。 サンプル文書のテストをいくつか選択して、処理前後の効果が期待通りであることを確認してから、フォルダ全体のWordファイルを一括削除したり、改ページ操作を置き換えたりすることをお勧めします。