いくつかのdocx文書に対して、各文書の中で古いキーワードを新しいキーワードに変えなければならない場合、手動でWordを開いて検索して置き換えるのは非常に非効率的です。 この記事では、実際のオフィスシーンから、どのように使用するかを示します HeSoft Doc Batch Tool Wordファイルを一括インポートし、同じタスクで複数セットのキーワード置換ルールを設定します。 例では、オーストラリアをカナダ、USAをJapanに置き換え、契約、レポート、テンプレート、製品資料を統一的に修正する必要があるユーザーの参考に適しています。
多くの事務員は同様の問題に直面したことがある: プロジェクトが終わった後、プロジェクト名が変わった契約テンプレートの一部は会社の情報を更新する必要があるトレーニング資料の部門名は統一的に調整する必要があります製品マニュアルの地域、型番、ブランド語は一括置換が必要です。 1つのWordファイルは、独自の検索置換機能で処理できますが、複数のdocxファイル、さらには各ファイルごとに複数の文字セットを置換すると、手動操作が重複します。
この記事では、一括勤務に適したアプローチを紹介します。 HeSoft Doc Batch Tool 」を参照して、複数のWordファイルの一括検索と置換を実行します。 処理前のファイルの状態、置換後の効果、機能へのアクセス、ファイルの追加、キーワードの設定から処理開始までの完全な手順をスクリーンショットと合わせて説明します。 読み終わったら、同じ方法をdocx、docなどのword文書の一括文字更新タスクに適用できます。
適用シーン: word文書の文字を一括して置き換える必要があるのはいつですか
一括検索置換は簡単に「早く」するのではなく、ルールが明確で、ファイル数が多く、手動でエラーが発生しやすい文書処理タスクに適しています。 「古い文字」と「新しい文字」の対応関係をリストアップできれば、バッチ処理が考えられます。
例えば、行政部門は複数の通知書類の中の古い部門名を新しい部門名に変更する必要があるかもしれない販売チームは見積資料の中の古い製品名を新しいモデルに変更する必要があるかもしれない法務担当者は、契約テンプレートの古い会社の住所、連絡先、日付を統一的に更新する必要がある場合があります運営者は、活動プログラムの地域名やブランド名を同期して置き換える必要がある場合があります。 これらのタスクでは、オフィスソフトウェアを使用してファイルを一括処理することで、大量の重複クリックを減らすことができます。
本論文の例では、処理するのは6つのword文書で、内容に果物の品種紹介が含まれている。 そのうちの二つの国の名称は交換する必要があります。 このような「複数のファイル、複数のキーワード、対応関係で置き換える」というニーズは、代替ツールの典型的な使用シーンを一括検索することである。
エフェクトプレビュー: 処理前から処理后の変化
処理前、フォルダには6つのdocxファイルがあり、ファイル名は1.docxから6.docxです。 これらは今回の一括タスクの入力ファイルです。 実際の仕事では、これらの書類は契約書、履歴書、プロジェクト計画、製品説明書、トレーニング資料などでもあり、Word書類であればツールでサポートされているようにインポートして処理することができる。
処理前の文書を開くと、ページに画像とテキストの説明が含まれていることがわかります。 「Country of origin」フィールドの後、左側の例ではオーストラリアが、右側の例ではUSAが表示されます。 スクリーンショットの赤い矢印は、交換する位置を示しています。 つまり、これらの言叶は、ファイル名の一部ではなく、Wordの本文の内容にあるキーワードです。
処理した後、同じ文書を再度見ると、オーストラリアはカナダ、USAはJapanになっていた。 ページ内のその他のテキストの説明、画像、表の枠線はまだ存在します。 ユーザーにとって最も重要なのは、置換場所が正しいこと、置換されたコンテンツが期待通りであることを確認することです。
この前後の対比から、一括検索置換の価値は単語を置き換えるだけではなく、一度に複数の置換ルールをWord文書に適用することができる。 入力ルールが正確である限り、ドキュメントごとに検索置換を繰り返し実行する必要はありません。
操作手順: docxファイル内の複数のキーワードを一括して検索して置換します
ステップ1: Wordツールでキーワード置換機能を見つける
オンにする HeSoft Doc Batch Tool 」と表示されたら、まず左侧のナビゲーションバーで「Wordツール」を选択します。 右側のリボンには、Word関連の一括操作カードが複数表示されます。 今回は、1つ目の機能「Wordファイルの内容内のキーワードを一括検索して置換」を使用します。
この機能を選択した理由は、ファイル名、フォルダ名、画像内容ではなく、Wordファイルの本文のテキスト内容を変更することである。 そのため、Wordのコンテンツキーワードを専門に扱う機能の入り口に入る必要がある。 このカードをクリックすると、ソフトウェアは対応するガイド処理ページに入ります。
ステップ2: 処理待ちのWordファイルをインポートする
機能ページに入ると、上部に「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「空にする」「その他」などのボタンが表示されます。 少量のファイルしか処理しない場合は、「ファイルを追加」をクリックして選択できますすべてのword文書が同じディレクトリにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用でき、一括インポートに適しています。
スクリーンショットでは、ソフトウェアはすでに6つのファイルをインポートしています。名前はそれぞれ1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docxで、パスはD:\ testディレクトリに表示され、拡張子はすべてdocxです。 表には、作成時間、修正時間、単一レコードを削除する操作場所も記載されています。
このステップでは、3つのことを重点的にチェックすることを提案します。第一に、記録数が処理するファイル数と一致しているかどうか第二に、パスが正しいかどうか、間違ったフォルダをインポートしないようにする第三に拡張子が処理が必要なWordファイルタイプかどうか。 ファイルリストに問題がないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックします。
ステップ3: 正確な検索を設定し、キーワードの対応関係を記入する
「処理オプションの設定」に入ったら、まず検索方法を選択する必要があります。 スクリーンショットでチェックされているのは「テキストを正確に検索」です。 あなたが探している原文を明確に知っているとき、例えばオーストラリア、USA、ある会社名や固定番号は、正確な検索を使ってはっきりしている。
ページの下には、今回の一括置換のコア領域があります。 左側の「探したいキーワードのリスト」には古い内容、右側の「置き換えたキーワードのリスト」には新しい内容を入力します。 スクリーンショットの設定は次のとおりです
- 左側の1行目: Australia右側の1行目: Canada。
- 左侧2行目: USA;右侧2行目: Japan.
これは、ソフトウェアがインポートされたWordファイルの中でオーストラリアを探し、カナダに置き換えます。USAを探し、Japanに置き換えます。 複数のキーワードは行ごとに対応し、行番号は非常に重要です。 左側に5行がある場合、右側にも同じ順序で5行に対応する置換内容を記入してください。
「文字の大文字と小文字を無視する」「単語の一部ではなく完全な単語にマッチする」などの追加オプションも表示されます。 一致する範囲を制御するのに適しています。 例えば、英語のキーワードの大文字と小文字が統一されていない場合は、大文字と小文字を無視することが考えられるある単語が他の単語の内部で誤って置換されることが心配な場合は、完全な単語のマッチングを考えることができる。 具体的にチェックするかどうかは、文書の内容によって決めなければならない。
ステップ4: 出力位置を設定し、一括処理を実行します
一番上のフローから、現在のタスクはステップごとに完了していることがわかります。処理するレコードを選択してから、処理オプションを設定し、保存場所を設定して、処理を開始します。 キーワードの設定が完了したら、引き続き「次へ」をクリックし、画面の指示に従って処理後のファイルの保存場所を選択します。
重要なドキュメントについては、元のファイルを直接上書きするのではなく、処理結果を新しい出力ディレクトリに保存することをお勧めします。 これにより、元のバージョンが保持され、事後照合が容易になります。 置換ルールが不適切であることが判明した場合は、ルールを再調整してから再度処理することもできます。
「処理の開始」段階に入ると、ソフトウェアは先にインポートしたファイルリストとキーワードルールに基づいて一括して置換を実行します。 処理が完了したら、出力文書を開いてキーワードの位置を抽出すればよい。 本稿の例では、処理後の効果はオーストラリアがカナダ、USAがJapanになったことを示している。
よくある質問と操作上の注意事項
1. 左右のキーワードリストは1対1で対応しなければならない
複数のキーワードを一括して置き換える場合、最も間違いやすいのは行番号が対応していないことです。 左側の1行目は右側の1行目に対応し、左側の2行目は右側の2行目に対応する。 途中で1行を記入しないと、後続の置換関係がすべてずれてしまう可能性があります。 そのため、記入完了後に1行ずつチェックすることをお勧めします。
2.少量のファイルでテストしてから、すべてのファイルを処理します
契約書、重要な報告書、顧客資料などの書類については、初めてすべての書類を処理することは推奨しない。 1 ~ 2つのサンプル文書をコピーしてテストし、キーワードの置換結果、フォーマットの保持状況、出力場所が正しいことを確認してから、完全なフォルダをインポートして一括処理を実行することができます。
3.英語の大文字と小文字が完全な単語と一致することに注意する
英語の略語、国名、製品の型番などの内容を置き換えると、大文字と小文字と単語の境界が結果に影響します。 たとえばUSA、usa、Usaをすべて置き換えるかどうかは、実際のニーズに合わせて決める必要があります。 スクリーンショットの追加オプションには、関連する制御の入り口があり、使用する前にドキュメントの内容の特徴を理解しておく必要があります。
4.短すぎたり広すぎたりする言葉をキーワードにしないでください
検索キーワードが短すぎると、例えば、アルファベット、常用漢字、よくある単語は、修正すべきでない多くの場所にマッチする可能性があります。 あいまいな断片ではなく、完全な会社名、完全なフィールド値、完全な地域名など、できるだけ完全で明確なキーワードを使用することをお勧めします。
5.処理後に代表的な書類を抽出する
一括処理が完了したということは、検査をまったく行わないということではありません。 少なくともいくつかの異なる種類の文書を抽出して、置換位置が正しいかどうか、特に表、ヘッダーフッター、タイトル、本文の段落が期待通りかどうかを確認することをお勧めします。 これにより、ルール設定の問題をタイムリーに発見することができます。
まとめ: Wordの一括置換を重複労働から一次設定にする
複数のdocxファイルが一括して置換文字を検索する鍵は、「Wordを一つずつ開いて修正する」を「ファイルをインポートしてからルールを設定し、最後に統一的に処理する」にすることです。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、1つのインタフェースに複数のWordファイルを追加し、リスト方式で複数のキーワード置換関係を設定して、大量の文書を扱う統一的な更新タスクに適しています。
契約書、レポート、製品資料、テンプレートファイルを保守している場合は、Wordツールにアクセスし、一括検索置換機能を選択し、ファイルをインポートすることができます正確な検索と置換後のキーワードを設定し、保存場所を選択して処理を開始します。 サンプルドキュメントのテストをバックアップまたは使用して、間違いがないことを確認してから、一括して実行することをお勧めします。 これにより、効率が向上し、人手による修正漏れリスクも低減されます。