1つのファイルに数十個から数百個のword文書があり、内容を統一的に修正する必要がある場合、1つずつ開いて検索置換を使用するのは時間がかかるだけでなく、修正も容易である。 この記事では、複数のdocxファイルの国名を一括して置き換える例を挙げて、使用方法を示します HeSoft Doc Batch Tool 、複数のWord文書のうち、オーストラリア、USAをカナダ、Japanに置き換え、処理前後の効果、具体的な操作手順、注意事項を説明して、ユーザーが一括文書の内容の更新を迅速に完了できるようにします。
日常業務では、多くの人が同様の問題に直面しています。word文書の中のいくつかの固定語は統一的に置き換える必要があります。例えば、会社名の変更、製品型番の更新、地域名の調整、契約テンプレート条項の修正、トレーニング資料の古い用語の交換など。 ドキュメントが1つしかない場合は、Wordを手動で開いて検索で置換すればよいしかし、docx、docファイルが多く、ファイルごとに複数のキーワードを変更する必要がある場合は、1つずつ処理するのが非常に効率的ではありません。
本稿で解決すべきのは「多くのWord文書の複数のキーワードを一括して置き換える」という問題である。 以下はスクリーンショットと合わせて、オフィスソフトの使い方を示します。 HeSoft Doc Batch Tool 」のWordツールで、複数のWordファイルを一括して検索し、置き換えます。 例では、複数のドキュメントの「Australia」を「Canada」、「USA」を「Japan」に置き換える必要があります。 このような1対1、複数組のキーワードを同時に処理する方式は、docx文書の内容を一括修正するのに適しており、重複労働を明らかに減らすことができる。
適用シーン
Word一括検索置換機能は、複数のドキュメントでテキストの内容を統一的に修正する必要があるすべてのシーンに適用されます。 例えば、行政担当者は古い会社の見上げを新しい会社の見上げに置き換える必要がある法務担当者は契約テンプレートの条項を一括更新する必要がある教師はコースウェアのセットWord資料の古い名前を新しい名前に置き換える必要がある電気商や製品の運営は、説明書のブランド名、規格名、国の地域名を一括修正する必要がある翻訳またはローカリゼーション担当者は、docxファイルの中で用語を統一的に置き換える必要があります。
手動で処理するだけでは、一般的なリスクは、ファイルを開く数が多く、時間がかかることです置換内容が複数あり、そのうちの1つが欠落しやすいドキュメントによって発生回数が一致しない検査コストが高い間違って交換した後は追跡が容易ではない。 を使う HeSoft Doc Batch Tool このようなオフィスシーン向けの一括処理ソフトは、「ファイルの選択、キーワードの設定、一括実行」を一つのプロセスにまとめることができ、大量の文書を安定して反復処理する必要があるユーザーに適しています。
効果プレビュー: 処理前と処理後の変化
まず処理前の書類の状況を見てください。 サンプルフォルダには6つのword文書があり、ファイル名は1.Docx、2.Docx、3.Docx、4.Docx、5.Docx、6.Docxの順です。 これは、今回は単一のWordファイルに置き換えるのではなく、複数のdocxファイルに対して一括操作を行うことを示しています。
処理前のword文書を開くと、ページにリンゴの品種を含む紹介内容が表示されます。 [Country of origin] フィールドでは、左侧のコンテンツが [Australia] 、右侧のコンテンツが [USA] と表示されます。 スクリーンショットの赤い矢印は、置き換えが必要な2つのキーワードを示しています。
処理が完了したら、ドキュメントを開いて見ると、元の「オーストラリア」が「カナダ」に、「USA」が「Japan」になっていることがわかります。 ドキュメント内の画像、表のレイアウト、その他のテキストの内容は変更されず、指定したキーワードのみに置き換えられます。
前後の比較から、この方法は複数のWordファイルで複数のテキストセットを同時に置き換えるのに適していることがわかります。 ソフトウェアに「検索キーワード」と「置換後キーワード」の対応関係を設定すれば、ソフトウェアを一括処理することができ、文書ごとに手動で開く必要はない。
操作手順1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側の機能分類で「Wordツール」を選択します。 メインインタフェースには、透かしの追加、画像の削除、フォーマットの変換など、Wordに関連する複数の一括処理能力が表示されます。 今回は、第1項「Wordのキーワードを検索して置き換える」を使用します。
この機能をクリックすると、ソフトウェアは「Wordのキーワードを検索して置き換える」処理の流れに入ります。 この機能の役割は非常に明確です: Wordファイルのコンテンツ内のキーワードを一括検索して置き換えます。 Docx、docドキュメントで文字を一括して修正する必要があるユーザーにとって、これは最も直接的な入り口です。
ここで注意が必要なのは、スクリーンショットでのソフトウェアの位置付けは単なるドキュメントリーダーではなく、オフィスファイルの一括処理向けのツールボックスである。 一般的なWordの繰り返し操作を独立したツールに分割し、ユーザーはタスクごとに機能を選択して、繰り返しクリックと手動処理時間を減らすことができる。
操作手順2: 処理が必要な複数のWordファイルを追加します
機能ページに入ると、最初のステップは「処理するレコードを選択する」です。 画面の上部には、「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「空にする」「その他」などのボタンがあります。 いくつかのファイルだけを処理する場合は、「ファイルを追加」をクリックします1つのフォルダに大量のword文書がまとめられている場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用すると、一括シーンに適しています。
この例では、6つのdocxファイルがインポートされており、シリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報がリストに表示されます。 各行は処理待ちドキュメントを表し、ファイルパスはdドライブtestフォルダの下に表示され、拡張子はdocxです。 画面下部に表示される記録数は6で、ソフトウェアは処理が必要なWordファイルを6つ認識したことを示している。
正式に次のステップに進む前に、ユーザーはファイルのリストが完全であるかどうかを確認することをお勧めします。 処理しないファイルがインポートされた場合は、リストの右側にある削除操作を使用して削除できますファイルが多い場合は、インタフェース上の「フィルタ」「ソート」機能と連携してチェックすることもできます。 処理待ちファイルに問題がないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックします。
操作手順3: 検索方法と複数の置換キーワードの設定
ステップ2は「処理オプションの設定」です。 このページでは、まず検索方法を選択する必要があります。 スクリーンショットで選択したのは「正確にテキストを検索」で、横に「式を使ってテキストを検索」オプションがあります。 この例では、英語の単語オーストラリアとUSAを固定するため、「テキストを正確に検索」を選択する方が直感的で、不必要なファジーマッチを避けるのにも適しています。
ページには、「文字の大文字と小文字を無視する」や「単語の一部ではなく完全な単語に一致する」などの追加オプションも用意されています。 この2つのオプションは、実際のドキュメントの内容に基づいて決定する必要があります。 たとえば、文書にusa、Usa、USAなどの大文字と小文字の形式が異なる可能性がある場合は、大文字と小文字の関連設定を考慮することができますあるキーワードが別の単語の一部であることが心配な場合は、完全な単語の一致に注目する必要があります。 スクリーンショットでは正確なテキスト置換に重点を置いているので、サンプル設定を保持すればよい。
ページの下には、左側が「検索するキーワードリスト」、右側が「置換されたキーワードリスト」の2つのリストがあります。 この2つのリストは、複数のキーワードを一括して置き換えるコアです。 例では、左側の1行目にオーストラリア、右側の1行目にカナダを入力します左側の2行目にUSA、右側の2行目にJapanと入力します。 ソフトウェアは行番号に基づいて対応関係を確立します。つまり、オーストラリアをカナダに、USAをJapanに置き換えます。
複数の置換語を設定する場合は、必ず左右の行数と順序が一致するようにしてください。 左側の1行目が古い言葉であれば、右側の1行目はそれに対応する新語を記入しなければならない置換語の順序を逆に書かないでください。そうしないと、内容が間違った結果に置き換えられる可能性があります。 キーワードリストに間違いがないことを確認したら、「次へ」をクリックします。
操作手順4: 保存場所を設定して処理を開始します
インタフェースフローから分かるように、次のステップには「保存場所の設定」と「処理の開始」があります。 Wordファイルを一括修正する場合は、保存場所が重要になります。 結果を照合しやすいように、処理したファイルを新しいフォルダに保存し、元のファイルを直接上書きしないようにすることをお勧めします。 これでキーワードの設定に誤りがあった場合でも、元のファイルに戻って再処理できます。
保存場所の手順に入ったら、ソフトウェアインタフェースの指示に従って出力場所を選択します。 出力先を確認してから、「処理開始」の手順に進みます。 ソフトウェアは、前にインポートしたファイルのリストに従って、word文書の内容を一つずつ開いて処理し、設定した複数のキーワードを一括して置き換えます。 処理が完了したら、ユーザーは出力場所に行ってファイルチェックを開くだけです。
ドキュメント数が多い場合は、まず少量のサンプルドキュメントでテストし、置換効果が期待通りであることを確認してから、完全なフォルダをインポートして一括処理することをお勧めします。 これは契約書、入札書、報告書、製品資料などの重要な文書を処理するときに妥当なやり方である。
よくある質問と注意事項
1.複数のキーワードを一度に置き換えることはできますか?いいですよ。 スクリーンショットからわかるように、ソフトウェアは「探しているキーワードのリスト」と「置き換えられたキーワードのリスト」を提供しています。 行ごとに対応関係を記入すれば、一度に複数の置換内容を設定することができます。
2. docxとdocの両方を処理することはできますか?スクリーンショット例ではdocxファイルをインポートしています。 この機能はWordツールなので、実際に使用すると、ソフトウェアでサポートされているWord形式に基づいて適切なファイルをインポートできます。 処理する前に、ファイル拡張子とソフトウェア認識状況を確認することをお勧めします。
3.差し替えの際に画像やフォームに影響はありますか?効果図から見ると、文書中のリンゴの写真、表の構造と大部分のレイアウトは変わっておらず、変化は指定文字に集中している。 ただし、ドキュメント構造によって異なる場合があります。重要なファイルは、まず新しいディレクトリにバックアップまたは出力することをお勧めします。
4.キーワードの大文字と小文字に注意が必要ですか?必要です。 例では、オーストラリアとUSAを探しています。明確なテキストです。 あなたの文書に大文字と小文字が一致しない書き方がある場合は、「文字の大文字と小文字を無視する」オプションと合わせて有効にするかどうかを判断してください。
5.新しいフォルダに保存することを推奨するのはなぜですか?一括処理が実行されると、同時に複数のファイルに影響を与えます。 元のファイルを直接上書きすると、エラーを発見してから回復するコストが高い。 新しいフォルダに保存すると、元のバージョンが保持され、比較とロールバックが容易になります。
まとめ
多くのWord文書の複数のキーワードを一括して置き換えるのは、本質的に重複した手動検索置換動作をソフトウェアに渡して完成することである。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、ユーザーはまず複数のdocxファイルをインポートしてから、複数の「古いキーワード-新しいキーワード」の対応関係を設定し、最後に処理結果を統一的に出力することができます。 例では、6つのWord文書のオーストラリアとUSAがそれぞれカナダとJapanに置き換えられ、前後の効果がはっきりしている。
契約書、報告書、説明書、テンプレート、パッケージなどのword文書を処理する必要がある場合は、修正が必要なファイルを一つのファイルにまとめて、まず少量のサンプルテストでルールを置き換えることをお勧めします再一括インポート正式処理。 これは効率を高めることができます。