Face à un lot de documents docx, si vous devez changer l'ancien mot-clé en nouveau mot-clé dans chaque document, il sera très inefficace d'ouvrir manuellement la recherche et la substitution Word. Cet article commence à partir de la scène de bureau réelle et montre comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Importer des fichiers Word par lots et définir des règles de remplacement de mots clés pour plusieurs groupes dans la même tâche. Dans l'exemple, remplacez Australia par Canada et USA par Japan, ce qui convient aux utilisateurs qui ont besoin de modifier uniformément les contrats, les rapports, les modèles et les informations sur les produits.
De nombreux employés de bureau ont rencontré des problèmes similaires: après la fin d'un projet, le nom du projet a changé; un lot de modèles de contrat doit être mis à jour avec les informations de l'entreprise; le nom du département dans le matériel de formation doit être ajusté de manière uniforme; la région, le modèle ou le mot de marque dans le manuel du produit doit être remplacé par lots. Un seul fichier Word peut être traité avec sa propre fonction de recherche et de remplacement, mais s'il s'agit de plusieurs fichiers docx, et même chaque fichier doit remplacer plusieurs groupes de texte, l'opération manuelle deviendra un travail répétitif.
Cet article présente une pratique plus adaptée au travail en bloc: en utilisant" HeSoft Doc Batch Tool "Effectuer une recherche et un remplacement par lots sur plusieurs fichiers Word. Nous combinerons des captures d'écran pour illustrer l'état du fichier avant le traitement, l'effet après le remplacement et les étapes complètes de l'entrée de la fonction, de l'ajout de fichiers, de la définition de mots-clés au début du traitement. Après avoir lu, vous pouvez appliquer la même méthode aux tâches de mise à jour de texte par lots de documents Word tels que docx et doc.
Scène applicable: Quand faut-il remplacer le texte dans un document Word par lots
La recherche et la substitution par lots ne sont pas simplement «plus rapides», elle convient mieux aux tâches de traitement de documents avec des règles claires, un grand nombre de fichiers et des erreurs manuelles. Tant que vous pouvez lister la correspondance entre «ancien texte» et «nouveau texte», vous pouvez envisager d'utiliser le traitement par lots.
Par exemple, le service administratif peut avoir besoin de changer l'ancien nom du service dans plusieurs documents de notification pour le nouveau nom du service; l'équipe de vente peut avoir besoin de changer l'ancien nom du produit dans les données de cotation pour le nouveau modèle; le personnel juridique peut avoir besoin de changer l'adresse de l'ancienne entreprise dans le modèle de contrat, les contacts et les dates sont uniformément mis à jour; les opérateurs peuvent avoir besoin de remplacer simultanément le nom de la région ou le nom de la marque dans le plan d'activité. Pour ces tâches, le traitement par lots de fichiers avec un logiciel bureautique peut réduire les clics répétés.
Dans cet exemple, il y a 6 documents Word à traiter et le contenu contient une introduction aux variétés de fruits. Deux des noms de pays doivent être remplacés: Australia a été remplacée par le Canada et USA a été remplacée par le Japon. Cette exigence de "plusieurs fichiers, plusieurs mots-clés et remplacement par correspondance" est un scénario d'utilisation typique de l'outil de recherche et de remplacement par lots.
Aperçu des effets: changements de pré-traitement à post-traitement
Avant le traitement, il y a 6 fichiers docx dans le dossier avec des noms de fichiers allant de 1.docx à 6.docx. Ce sont des fichiers d'entrée pour cette tâche de masse. Pour le travail réel, ces documents peuvent également être des contrats, des CV, des plans de projet, des descriptions de produits, du matériel de formation, etc. Tant qu'il s'agit de fichiers Word, ils peuvent être importés et traités de manière prise en charge par les outils.
Ouvrez le document avant le traitement, vous pouvez voir que la page contient des images et des descriptions de texte. Après le champ "Country of Origin", Australia apparaît dans l'exemple de gauche et USA apparaît dans l'exemple de droite. La flèche rouge dans la capture d'écran indique la position à remplacer. Autrement dit, ces mots ne font pas partie du nom du fichier, mais plutôt des mots-clés dans le contenu du corps de Word.
Après le traitement, consultez à nouveau le même document: l'Australia d'origine est devenue Canada et USA est devenue Japon. D'autres descriptions de texte, images et bordures de tableaux de la page existent toujours. La chose la plus importante pour les utilisateurs est de vérifier que la position de remplacement est correcte et que le contenu remplacé est conforme aux attentes.
On peut voir à partir de cette comparaison avant et après que la valeur de la recherche et de la substitution par lots ne consiste pas seulement à remplacer un mot, mais à appliquer plusieurs ensembles de règles de remplacement à un lot de fichiers Word à la fois. Tant que les règles de saisie sont exactes, il n'est pas nécessaire de répéter la recherche et la substitution un par un document.
Étape: Rechercher et remplacer plusieurs mots-clés dans le fichier docx par lots
Étape 1: Trouver la fonction de remplacement de mot-clé dans l'outil Word
Ouvrir" HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la barre de navigation de gauche. Le ruban droit affiche plusieurs cartes d'actions par lots liées à Word. Cette fois, vous souhaitez utiliser la première fonction: "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word".
La raison du choix de cette fonction est claire: ce que nous voulons changer, c'est le contenu du texte dans le corps du fichier Word, et non le nom du fichier, le nom du dossier ou le contenu de l'image. Par conséquent, vous devez entrer dans l'entrée fonctionnelle qui traite spécifiquement les mots-clés de contenu Word. Après avoir cliqué sur la carte, le logiciel entrera dans la page de traitement guidée correspondante.
Étape 2: Importer le fichier Word en attente
Après être entré dans la page des fonctionnalités, vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus" en haut. Si vous ne traitez qu'un petit nombre de fichiers, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner; si tous les documents Word sont placés dans le même répertoire, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", qui convient mieux à l'importation par lots.
Dans la capture d'écran, le logiciel a importé 6 fichiers, les noms sont 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx, le chemin est affiché dans le répertoire D:\ test et les extensions sont docx. Le tableau indique également l'heure de création, l'heure de modification et fournit un emplacement pour la suppression d'un seul enregistrement.
Cette étape suggère de se concentrer sur trois choses: premièrement, si le nombre d'enregistrements est cohérent avec le nombre de fichiers à traiter; deuxièmement, si le chemin est correct pour éviter d'importer le mauvais dossier; troisièmement, si l'extension est le type de fichier Word qui doit être traité. Après avoir confirmé qu'il n'y a pas de problème avec la liste de fichiers, cliquez sur "Suivant" en bas.
La troisième étape: définir la recherche précise et remplir la correspondance des mots-clés
Après être entré dans "Paramètres des options de traitement", vous devez d'abord sélectionner la méthode de recherche. La coche dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte". Lorsque vous connaissez déjà clairement le texte original à rechercher, comme Australia, USA, un nom de société ou un numéro fixe, il est plus clair d'utiliser une recherche précise.
Sous la page se trouve la zone principale de cette substitution par lots. Remplissez l'ancien contenu dans la "Liste des mots-clés à rechercher" à gauche et le nouveau contenu dans la "Liste des mots-clés remplacés" à droite. Les paramètres de la capture d'écran sont les suivants:
- Ligne 1 à gauche: Australia; Ligne 1 à droite: Canada.
- Ligne 2 à gauche: USA; Ligne 2 à droite: Japon.
Cela signifie que le logiciel trouvera Australia dans le fichier Word importé et le remplacera par Canada; en même temps, recherchez USA et remplacez-le par Japan. Plusieurs groupes de mots-clés correspondent par ligne et le numéro de ligne est très important. S'il y a 5 lignes à gauche, le contenu de remplacement correspondant aux 5 lignes à droite doit également être rempli dans le même ordre.
Des options supplémentaires telles que "Ignorer la casse de la lettre" et "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot" peuvent également être vues dans l'interface. Ils conviennent pour contrôler la plage de correspondance. Par exemple, lorsque la casse du mot clé anglais n'est pas uniforme, vous pouvez envisager d'ignorer la casse; si vous craignez qu'un mot court apparaisse dans d'autres mots et soit remplacé par erreur, vous pouvez envisager une correspondance de mot complète. La question de savoir s'il faut ou non cocher doit être déterminée en fonction du contenu du document.
Étape 4: Définir la position de sortie, effectuer le traitement par lots
À partir de la barre de processus supérieure, vous pouvez voir que la tâche actuelle est effectuée par étapes: sélectionnez d'abord l'enregistrement à traiter, puis définissez les options de traitement, puis définissez l'emplacement d'enregistrement, et enfin le traitement commence. Après avoir terminé les paramètres de mot-clé, continuez à cliquer sur "Suivant" et suivez les instructions de l'interface pour sélectionner l'emplacement d'enregistrement du fichier traité.
Pour les documents importants, il est recommandé de ne pas écraser directement le fichier d'origine, mais d'enregistrer le résultat du traitement dans un nouveau répertoire de sortie. De cette manière, la version originale peut être conservée pour une vérification ultérieure. Si vous constatez que les règles de remplacement ne sont pas appropriées, vous pouvez les réajuster et les retraiter.
Après être entré dans la phase de «démarrage du traitement», le logiciel effectue des remplacements par lots en fonction de la liste de fichiers et des règles de mots clés précédemment importées. Une fois le traitement terminé, ouvrez le document de sortie pour vérifier l'emplacement du mot-clé. Dans cet exemple, l'effet traité a montré que l'Australie est devenue Canada et USA est devenue Japon.
Questions fréquentes et considérations opérationnelles
1. La liste des mots-clés sur les côtés gauche et droit doit correspondre un par un
Lors du remplacement de plusieurs mots-clés par lots, la partie la plus sujette aux erreurs est que le numéro de ligne ne correspond pas. La première ligne à gauche correspond à la première ligne à droite et la deuxième ligne à gauche à la deuxième ligne à droite. Si une ligne est manquée au milieu, la relation de remplacement ultérieure peut être complètement mal alignée. Par conséquent, il est recommandé de vérifier ligne par ligne après avoir rempli.
2. Testez d'abord avec une petite quantité de fichiers, puis traitez tous les fichiers
Pour les contrats, les rapports importants, les informations clients et autres documents, il n'est pas recommandé de traiter tous les documents la première fois. Vous pouvez d'abord copier 1 à 2 exemples de documents pour les tests, confirmer que le résultat du remplacement du mot-clé, la rétention du format et l'emplacement de sortie sont corrects, puis importer le dossier complet pour effectuer le traitement par lots.
3. Faites attention à la casse anglaise et à la correspondance des mots complets
Si vous remplacez l'abréviation anglaise, le nom du pays, le modèle du produit, etc., la casse et la limite du mot affecteront le résultat. Par exemple, la question de savoir si USA, usa et Usa doivent être remplacés doit être déterminée en fonction des besoins réels. Les options supplémentaires dans la capture d'écran fournissent des entrées de contrôle pertinentes. Vous devez comprendre les caractéristiques du contenu du document avant de l'utiliser.
4. Ne prenez pas les mots trop courts ou trop généraux comme mots clés
Si la recherche de mots-clés est trop courte, comme une seule lettre, des caractères chinois couramment utilisés ou des mots communs, elle peut correspondre à de nombreuses positions qui ne devraient pas être modifiées. Il est recommandé d'utiliser autant que possible des mots-clés complets et clairs, tels que le nom complet de la société, la valeur du champ complet et le nom complet de la zone, plutôt que des fragments flous.
5. Vérifiez au hasard les documents représentatifs après le traitement
L'achèvement du traitement par lots ne signifie pas qu'il n'y a pas d'inspection du tout. Il est recommandé de vérifier au moins quelques types de documents différents pour vérifier si la position de remplacement est correcte, en particulier si le tableau, l'en-tête, le titer et le texte principal répondent aux attentes. Cela peut détecter les problèmes de configuration des règles à temps.
Résumé: Faire du remplacement par lots Word du travail répétitif à un paramètre
La clé de plusieurs fichiers docx pour trouver du texte de remplacement par lots est de transformer «ouvrir Word modification un par un» en «entrer dans le fichier en premier, définir les règles et enfin le traiter de manière unifiée». Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers Word dans une seule interface et définir plusieurs groupes de relations de remplacement de mots-clés dans une liste, ce qui convient aux tâches de mise à jour unifiée d'un grand nombre de documents.
Si vous maintenez un lot de contrats, de rapports, d'informations sur les produits ou de fichiers de modèles, vous pouvez suivre les étapes de cet article: entrez dans l'outil Word, sélectionnez la fonction de recherche et de remplacement par lots, importez des fichiers, définissez des mots-clés après recherche et remplacement précis, sélectionnez l'emplacement de sauvegarde et commencez à traiter. Il est recommandé de sauvegarder ou d'utiliser des exemples de tests de documents avant de les exécuter par lots après confirmation. Cela peut non seulement améliorer l'efficacité, mais aussi réduire le risque de modification manquée causée par la modification manuelle.