Docx 문서 배치에 직면하여 각 문서가 이전 키워드를 새 키워드로 변경해야하는 경우 수동으로 Word를 찾아 교체하는 것이 매우 비효율적입니다. 실제 사무실 장면의이 기사는 사용 방법을 보여줍니다. HeSoft Doc Batch Tool Word 파일을 일괄 가져오고 동일한 작업에서 여러 세트의 키워드 교체 규칙을 설정합니다. 이 예에서 호주는 캐나다로 대체되고 미국은 계약, 보고서, 템플릿 및 제품 정보를 균일하게 수정해야하는 사용자에게 적합한 일본으로 대체됩니다.
많은 사무원이 비슷한 문제를 겪었습니다. 프로젝트가 완료되면 프로젝트 이름이 변경됩니다. 계약 템플릿의 배치는 회사 정보를 업데이트해야합니다. 교육 자료의 부서 이름을 균일하게 조정해야합니다. 제품 설명서의 지역, 모델 또는 브랜드 단어는 일괄 적으로 교체해야합니다. 단일 Word 파일은 자체 검색 및 대체 기능으로 처리 할 수 있지만 여러 docx 파일 인 경우 각 파일이 여러 텍스트 세트를 대체해야하는 경우에도 수동 작업이 반복적 인 작업이됩니다.
이 기사에서는 대중 사무실에 더 적합한 관행을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool "배치 찾기 및 여러 Word 파일에서 바꾸십시오. 우리는 스크린 샷을 결합하여 처리하기 전에 파일의 상태, 교체 후 효과 및 기능 입력, 파일 추가, 시작 처리에 대한 키워드 설정의 전체 단계를 설명합니다. 읽은 후에는 docx 및 doc과 같은 Word 문서의 배치 텍스트 업데이트 작업에 동일한 방법을 적용 할 수 있습니다.
응용 프로그램 시나리오: Word 문서의 텍스트를 일괄 적으로 교체해야하는 경우
배치 찾기 및 교체는 단순히 "더 빠른" 것이 아니라 명확한 규칙, 파일 수, 수동 오류가 발생하기 쉬운 문서 처리 작업에 더 적합합니다. "이전 텍스트" 와 "새 텍스트" 사이의 서신을 나열 할 수있는 한 일괄 처리 사용을 고려할 수 있습니다.
예를 들어, 관리 부서는 여러 알림 문서의 이전 부서 이름을 새 부서 이름으로 변경해야 할 수 있습니다. 판매 팀은 견적 데이터의 이전 제품 이름을 새 모델로 변경해야 할 수 있습니다. 법률 담당자는 계약 템플릿의 이전 회사 주소, 연락처 및 날짜를 업데이트해야 할 수 있습니다. 운영자는 활동 계획에서 지역 이름 또는 브랜드 이름을 동시에 교체해야 할 수 있습니다. 이러한 작업의 경우 사무실 소프트웨어를 사용하여 파일을 일괄 처리하면 많은 반복 클릭을 줄일 수 있습니다.
이 기사의 예에서는 과일 품종에 대한 소개가 포함 된 6 개의 Word 문서를 처리해야합니다. 국가 이름 중 두 가지를 교체해야합니다: 호주, 캐나다, 미국, 일본. "다중 파일, 다중 키워드 및 대응에 의한 교체" 라는 요구 사항은 일괄 검색 및 교체 도구에 대한 일반적인 사용 시나리오입니다.
효과 미리보기: 사전 처리에서 사후 처리로의 변경
처리하기 전에 폴더에 6 개의 docx 파일이 있으며 파일 이름은 1.docx 에서 6.docx 입니다. 이 배치 작업의 입력 파일입니다. 실제 작업의 경우 이러한 문서는 계약, 이력서, 프로젝트 계획, 제품 설명, 교육 자료 등이 될 수 있습니다. Word 문서 인 한 도구에서 지원하는 방식으로 가져 와서 처리 할 수 있습니다.
처리하기 전에 문서를 열면 페이지에 그림과 텍스트 설명이 포함되어 있음을 알 수 있습니다. "원산지" 필드 이후 호주는 왼쪽의 예제에 나타나고 미국은 오른쪽의 예제에 나타납니다. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 교체해야하는 위치를 표시합니다. 즉, 이 단어는 파일 이름의 일부가 아니라 Word 텍스트의 키워드입니다.
처리 후 동일한 문서를 다시 볼 수 있습니다. 원래 호주는 캐나다가되었고 미국은 일본이되었습니다. 페이지의 다른 텍스트 설명, 그림 및 테이블 테두리가 여전히 존재합니다. 사용자에게 가장 중요한 것은 교체 위치가 정확하고 교체 된 콘텐츠가 기대치를 충족하는지 확인하는 것입니다.
비교 전후에, 우리는 배치 검색 및 교체의 가치가 단지 단어를 대체하는 것이 아니라 한 번에 Word 파일의 배치에 여러 세트의 대체 규칙을 적용하는 것임을 알 수 있습니다. 입력 규칙들이 정확하다면, 문서별로 반복적으로 교체를 찾을 필요가 없다.
작업 단계: docx 파일에서 여러 키워드를 찾아 일괄 교체
첫 번째 단계: Word 도구에서 키워드 대체 기능 찾기
오픈" HeSoft Doc Batch Tool "그런 다음 먼저 왼쪽 탐색 모음에서" Word Tools "를 선택하십시오. 오른쪽 리본에는 여러 Word 관련 배치 작업 카드가 표시됩니다. 이번에는 첫 번째 기능이 사용됩니다. "일괄 적으로 Word 파일 콘텐츠에서 키워드를 찾아 대체하십시오."
이 기능을 선택하는 이유는 매우 분명합니다. 변경하려는 것은 파일 이름, 폴더 이름 또는 그림 내용이 아닌 Word 파일 본문의 텍스트 콘텐츠입니다. 따라서 Word 콘텐츠 키워드를 구체적으로 다루는 기능 입구를 입력해야합니다. 카드를 클릭하면 소프트웨어가 해당 마법사 처리 페이지로 들어갑니다.
2 단계: 처리 할 Word 파일 가져오기
기능 페이지를 입력 한 후 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져 오기", "빈" 및 "추가" 와 같은 버튼을 맨 위에 볼 수 있습니다. 적은 수의 파일만 처리되는 경우 "파일 추가" 를 클릭하여 선택할 수 있습니다. 모든 Word 문서가 동일한 디렉토리에 있는 경우 배치 가져오기에 더 적합한 "폴더에서 파일 가져오기" 를 사용할 수 있습니다.
스크린 샷에서 소프트웨어는 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx라는 6 개의 파일을 가져 왔습니다. 경로는 확장 docx가있는 D:\ test 디렉토리에 표시됩니다. 이 표는 또한 생성 시간, 수정 시간을 나열하고 단일 레코드를 삭제하는 작업의 위치를 제공합니다.
이 단계는 세 가지 사항에 중점을 둡니다. 첫째, 레코드 수가 처리 할 파일 수와 일치하는지 여부 둘째, 잘못된 폴더를 가져 오지 않도록 경로가 올바른지 여부 셋째, 확장자가 처리 할 Word 파일의 유형인지 여부. 파일 목록에 문제가 없는지 확인한 후 "다음" 을 클릭하십시오.
3 단계: 정확한 검색을 설정하고 키워드 서신을 채우십시오.
"처리 옵션 설정" 을 입력 한 후 먼저 검색 방법을 선택해야합니다. 스크린 샷의 확인란은 "정확한 텍스트 찾기" 입니다. 호주, 미국, 회사 이름 또는 고정 번호와 같이 찾고있는 것을 이미 알고 있으면 정확한 조회를 사용하는 것이 더 명확합니다.
페이지 하단에는이 배치 교체의 핵심 영역이 있습니다. 키워드 목록에서 이전 콘텐츠를 기입하여 왼쪽을 찾은 다음 오른쪽에서 교체 한 후 키워드 목록에 새 콘텐츠를 기입하십시오. 스크린 샷의 설정은 다음과 같습니다.
- 왼쪽 1 행: 호주; 오른쪽 1 행: 캐나다.
- 왼쪽 2 열: 미국; 오른쪽 2 열: 일본.
이것은 소프트웨어가 수입 된 Word 파일에서 호주를 찾아 캐나다로 대체한다는 것을 의미합니다. 동시에 미국을 찾아 일본으로 대체 할 것입니다. 여러 그룹의 키워드가 행에 해당하며 행 번호가 매우 중요합니다. 왼쪽에 5 개의 행이있는 경우 5 개의 행을 오른쪽에서 같은 순서로 교체해야합니다.
인터페이스에서 "문자의 경우 무시" 및 "단어의 일부 대신 완전한 단어 일치" 와 같은 추가 옵션을 볼 수도 있습니다. 그들은 매칭 범위를 제어하는 데 적합합니다. 예를 들어 영어 키워드의 경우가 일정하지 않은 경우 해당 사례를 무시하는 것을 고려할 수 있습니다. 짧은 단어가 다른 단어로 나타나고 실수로 대체 될까봐 걱정된다면 완전한 단어를 일치시키는 것을 고려할 수 있습니다. 확인 여부는 문서의 내용에 따라 결정되어야합니다.
4 단계: 출력 위치를 설정하고 일괄 처리 수행
최상위 프로세스 막대에서 현재 작업이 단계별로 완료되었음을 알 수 있습니다. 먼저 처리 할 레코드를 선택한 다음 처리 옵션을 설정 한 다음 저장 위치를 설정 한 다음 마지막으로 처리를 시작합니다. 키워드 설정을 완료 한 후 "다음" 을 클릭하고 인터페이스 프롬프트에 따라 처리 된 파일의 저장 위치를 선택하십시오.
중요한 문서의 경우 원본 파일을 직접 덮어 쓰지 말고 처리 결과를 새 출력 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 이를 통해 원본 버전을 나중에 확인할 수 있습니다. 대체 규칙이 부적절한 것으로 판명되면 규칙을 재조정하고 다시 처리 할 수도 있습니다.
"시작 처리" 단계를 입력하면 소프트웨어는 이전에 가져온 파일 목록 및 키워드 규칙에 따라 일괄 적으로 대체됩니다. 처리가 완료되면 출력 문서를 열고 키워드 위치를 확인하십시오. 이 기사의 예에서 처리 된 효과는 호주에서 캐나다, 미국에서 일본으로 변경되었습니다.
자주 묻는 질문 및 운영 고려 사항
1. 왼쪽과 오른쪽의 키워드 목록은 서로 하나씩 일치해야합니다.
여러 키워드를 일괄 적으로 대체 할 때 가장 오류가 발생하기 쉬운 장소는 줄 번호가 일치하지 않는 것입니다. 왼쪽의 첫 번째 행은 오른쪽의 첫 번째 행에 해당하고 왼쪽의 두 번째 행은 오른쪽의 두 번째 행에 해당합니다. 중간에 한 줄이 생략되면 모든 후속 교체 관계가 잘못 배치 될 수 있습니다. 따라서 완료 후 줄별로 확인하는 것이 좋습니다.
2. 모든 파일을 처리하기 전에 적은 수의 파일로 테스트
계약, 중요한 보고서, 고객 데이터 등과 같은 문서의 경우 처음으로 모든 문서를 처리하지 않는 것이 좋습니다. 먼저 테스트를 위해 1 ~ 2 개의 샘플 문서를 복사하고 키워드 교체 결과, 형식 보존, 출력 위치가 올바른지 확인한 다음 일괄 처리를 위해 전체 폴더를 가져올 수 있습니다.
3. 영어 사례와 완전한 단어 일치에주의를 기울이십시오.
영어 약어, 국가 이름, 제품 모델 등을 대체하면 사례 및 단어 경계가 결과에 영향을 미칩니다. 예를 들어, 미국, 미국 및 미국을 대체해야하는지 여부는 실제 필요에 따라 결정되어야합니다. 스크린 샷의 추가 옵션은 관련 제어 항목을 제공하며이를 사용하기 전에 문서 내용의 특성을 이해해야합니다.
4. 키워드로 너무 짧거나 너무 일반적인 단어를 사용하지 마십시오.
단일 문자, 공통 한자 또는 공통 단어와 같이 검색 키워드가 너무 짧으면 수정해서는 안되는 많은 위치와 일치 할 수 있습니다. 모호한 조각이 아닌 회사 이름, 전체 필드 값, 전체 지역 이름과 같은 완전하고 명확한 키워드를 사용하는 것이 좋습니다.
5. 처리 후 스팟 체크 대표 문서
일괄 처리가 완료되었다고해서 검사가 전혀 필요하지 않다는 의미는 아닙니다. 특히 예상대로 테이블, 헤더, 바닥 글, 제목 및 본문 단락에서 교체 위치가 올바른지 확인하기 위해 최소한 몇 가지 유형의 문서를 샘플링하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로 규칙 설정의 문제는 제 시간에 발견 될 수 있습니다.
요약: 반복적 인 작업에서 일회성 설정으로 Word 일괄 교체 변경
여러 docx 파일에서 교체 텍스트에 대한 일괄 검색의 핵심은 "Word를 하나씩 열어 수정합니다" 를 "파일을 먼저 가져온 다음 규칙을 설정 한 다음 마지막으로 통합 된 방식으로 처리" 로 변경하는 것입니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 하나의 인터페이스에 여러 Word 파일을 추가하고 많은 수의 문서를 처리하는 통합 업데이트 작업에 적합한 목록 모드에서 여러 세트의 키워드 교체 관계를 설정할 수 있습니다.
계약, 보고서, 제품 데이터 또는 템플릿 파일의 배치를 유지하는 경우이 문서의 단계를 수행 할 수 있습니다. Word 도구를 입력하고 일괄 검색 및 교체 기능을 선택하고 파일을 가져오고 정확한 검색 및 교체 후 키워드를 설정하고 저장 위치를 선택하고 처리를 시작하십시오. 테스트를 위해 샘플 문서를 백업하거나 사용한 다음 정확한지 확인한 후 일괄 적으로 실행하는 것이 좋습니다. 이것은 효율성을 향상시킬뿐만 아니라 수동 수정으로 인한 누출 위험을 줄일 수 있습니다.