契約書、資料、テンプレート、説明書などのWord文書は常にキーワードを一括更新する必要がある。例えば、旧名称の新名称、旧地区の新地区、旧パラメータの新パラメータ。 本文は実際のスクリーンショットを通してどのように HeSoft Doc Batch Tool からWord検索置換機能を選択し、複数のdocxファイルを追加し、正確な検索テキストと複数の置換語を設定し、保存と処理を完了して、ユーザーが大量の文書の統一的な修正を迅速に完了できるようにします。
企業のオフィスや資料のメンテナンスでは、word文書は単独では存在しないことが多い。 プロジェクトには複数の契約書があるかもしれないし、製品には複数の説明書があるかもしれないし、トレーニングコースには複数の講義テンプレートがあるかもしれない。 その中のいくつかのキーワードは更新が必要な時、例えば古い産地、古い顧客名、古い会社名、古い条項の説明を新しい内容に置き換えます。効率が悪いです。
本文は「Word文書は複数のキーワードを一括して置き換える」を中心に展開し、スクリーンショットと合わせて完全なプロセスを実演する。 例では、複数のdocxドキュメントのオーストラリアをカナダ、USAをJapanに置き換える必要があります。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、これらのルールを一度に配置して、複数のWordファイルに一括適用して、重複労働を減らすことができます。
適用シーン: 契約、資料、テンプレートが一括交換に適している理由
Wordキーワードを一括置換するのは、例の英語の資料だけではありません。 実際の仕事では、会社名が変更された後、履歴契約テンプレート、見積書、授権書を統一的に修正する必要がある場面がよく見られる製品パラメータ調整後説明書、宣伝資料と技術文書は同期して更新する必要があるプロジェクト名が変化した後、提案書、議事録と報告資料は一括して交換する必要がある多言語資料の中には、いくつかの固定語彙も統一的に調整する必要があるかもしれない。
これらのタスクの共通の特徴は、ファイルが多く、ルールが固定され、繰り返し操作が多いことである。 「何を探すか」と「何に置き換えるか」を明示的にリストアップできれば、バッチ処理ツールを使用するのに適しています。 ここでのオフィスソフトウェアの核心的価値は複雑ではなく、ユーザーがより少ない手順で大量の反復的な文書処理を完成させることである。
効果プレビュー: 処理前に複数のWordファイルが統一的に修正されるのを待っています
処理前に、フォルダには複数のword文書が用意されています。ファイル名は1.docxから6.docxです。 一括処理タスクについては、まず修正が必要なファイルを一つのフォルダにまとめておくことをお勧めします。これにより、インポート時に直感的になり、処理範囲を後でチェックしやすくなります。
ドキュメントを開くと、コンテンツが図とフィールドの説明として表示されます。 赤い矢印が示す位置は、今回交換するキーワードであるオーストラリアとUSAです。 これらの単語は、本文のCountry of originフィールドの後ろにあります。 手动での置き换えの场合は、Wordファイルごとにオーストラリア、USAを个别に検索して、カナダ、Japanを个别に入力する必要があります。 書類の数が多いほど、この過程は間違いやすい。
効果プレビュー: 処理後にキーワードが一括更新されました。
処理してからドキュメントを見ると、オーストラリアがカナダに更新され、USAがJapanに更新されたことがわかります。 文書中のリンゴ画像、品種タイトル、表枠、その他のフィールドの内容はそのままで、処理目標がキーワードの置換自体に集中していることを示している。
この処理効果は、Wordの元の形式のオフィスファイルを保持する必要がある場合に最適です。 契約テンプレートの会社名でも、製品資料のパラメータテキストでも、置換ルールが明確であれば、同じ方法で一括修正を行うことができる。
操作手順1: 「Wordのキーワードを検索して置換」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側のナビゲーションバーで「Wordツール」を選択します。 このソフトウェアインタフェースには、複数のドキュメントバッチの分類が見られ、オフィスファイルの一括処理に向けて位置付けられていることを示し、ユーザーが重複操作を減らすのに役立ちます。 今回はword文書の内容を処理しているので、Excel、PDF、画像ツールに入る必要はありません。
Wordツールページで、「Word内のキーワードを検索して置換」を選択します。 スクリーンショットのこの機能カードの説明は「Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換する」で、これが本論文の核心的な任務である。 この機能に入ると、ソフトウェアは手順に従ってファイルの選択、処理オプション、保存場所、処理の開始を案内します。
操作手順2: ファイルを追加するか、フォルダからword文書をインポートします
機能に入ったら、最初のステップは処理するレコードを選択することです。 ページのトップには、「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「空にする」「もっと見る」などのボタンが表示されます。 通常、少数のファイルだけを処理する場合は、「ファイルを追加」をクリックします1つのフォルダに処理待ちのword文書がある場合は、「フォルダからファイルをインポート」をクリックしますこれはバッチタスクに適しています。
例では、6つのdocxファイルがインポートされています。リストには、各ファイルの名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間がシリアル番号で表示されます。 こちらのリストは、処理前の確認リストに相当します。 ユーザーは、1.docxから6.docxまでが変更するドキュメントで、パスD:\ test \ が正しいかどうか、拡張子が期待どおりかどうかを確認する必要があります。 確認してから、下部の「次へ」をクリックします。
ファイル数が多い場合は、元のファイルを「処理待ち」フォルダに、処理後のファイルを「処理済み」フォルダに置くなど、フォルダでバージョンを整理することをお勧めします。 スクリーンショットには具体的なフォルダの命名方法は示されていないが、一括処理の経験から、明確な文書組織は後続の検査をより安心させることができる。
操作手順3: 正確な検索テキストと置換リストを設定します
ステップ2では、処理オプションを設定します。 スクリーンショットで「検索方法」で「正確な検索テキスト」を選択しました。 これは、ソフトウェアがユーザーが入力したテキストに基づいて正確に検索して置換することを意味し、明確なキーワード、フレーズ、名前、番号、パラメータを置き換えるのに適しています。 の横にある [式を使用してテキストをあいまいに検索] が選択されていないため、この例ではファジーマッチではなく、正確に置き換えます。
「追加オプション」には、「文字の大文字と小文字を無視する」と「単語の一部ではなく完全な単語に一致する」の2つのオプションが表示されます。 この2つの設定は、実際のドキュメントに基づいて決定します。 例えば、英語のキーワードに大文字と小文字の違いがある場合は、大文字と小文字の関連設定を考慮することができるキーワードが短い場合、他の単語の一部に置き換えることを心配する場合は、完全な単語のマッチングに注目しなければならない。 このスクリーンショットでは、正確な検索とキーワードのリストに焦点を当てています。
ページの下の左側に「検索するキーワードリスト」、右側に「置換後のキーワードリスト」があります。 例の記入方法は、左側の1行目オーストラリア、右側の1行目カナダ左側の2行目USA、右側の2行目Japan。 ソフトウェアは同じ行番号に基づいて置換関係を確立するので、左右のリストの順序を一致させる必要があります。
キーワードがもっとある場合は、行ごとに追加を続けることもできます。 例えば、旧会社名、新会社名、旧住所、新住所、旧型番、新型番は、一組で登録できる。 余計なスペース、特に英語、番号、記号付きの内容は避けてください。スペースは一致結果にも影響する可能性があるからです。 画面には「入力しないと削除を表示する」というメッセージも表示されるので、原語を削除したくない場合は、右側の対応する行為を空にしないでください。
操作手順4: 保存場所を設定して処理を開始する
キーワードルールの設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 フローバーから分かるように、次のステップには「保存場所の設定」と「処理の開始」があります。 Wordの内容を一括修正する場合は、保存場所の選択が重要です。 正式なファイルを処理するときは、元のファイルを保持し、出力結果を別の場所に保存して、比較とロールバックを容易にすることをお勧めします。
処理の開始手順に入ると、ソフトウェアは先にインポートしたファイルのリストに従ってルールを1つずつ実行します。 例の6つのdocxファイルについては、オーストラリアとUSAを順番に検索し、カナダとJapanに置き換えます。 処理が終了すると、ユーザーは出力ファイルを開いて、結果が期待通りかどうかを確認できます。
よくある質問と注意事項
1.複数のキーワードの置き換えはお互いに影響しますか?キーワード間に関係がなければ、通常ははっきりしている。 例えば、オーストラリアとUSAは二つの独立した言葉です。 キーワード間に「ABC」や「ABC社」などの包含関係がある場合は、まず置換順序とルールを整理し、少量の書類でテストすることをお勧めします。
2.なぜ少量のファイルをテストすることをお勧めしますか?一括処理は一度に複数のドキュメントに影響します。 まず1 ~ 2つの書類でテストして、キーワードが正しいかどうか、置換結果が期待通りかどうかを確認してから、すべての書類を処理すると、リスクが低い。
3.一部のファイルだけを置き換えることはできますか?リストをインポートすることで処理範囲を制御できます。 変更が必要なWordファイルだけをリストに追加し、処理する必要のないファイルはインポートしないでくださいインポートされている場合は、リストから削除してから続行できます。
4.右側の置換語が空白とはどういう意味ですかスクリーンショットでは「入力しなければ削除する」と説明しています。 つまり、左側で検索したキーワードは、対応する新しいコンテンツがないと削除される可能性がある。 この設定は、固定文字を削除するのに適していますが、通常の置換タスクには適していません。
5.誤置換を減らすにはどうすればよいですか?できるだけ完全なキーワードを入力し、短いテキストを使用しないでください英語を処理するときは大文字と小文字と単語の境界に注意する正式な文書を処理する前にオリジナルをバックアップする処理後、Wordで古いキーワードを検索して検討する。
まとめ
Wordファイルを一括して複数のキーワードに置き換える重要なプロセスは、Word検索置換機能を選択し、処理するdocxまたはdocドキュメントをインポートし、正確な検索テキストと複数の置換リストを設定します最後に保存場所を設定して処理を開始します。 HeSoft Doc Batch Tool これらの手順をガイド式の流れにして、契約書、資料、テンプレート、説明書など統一的に更新する必要がある事務書類に適している。 手動で一つずつ交換するより、重複労働を減らし、修正の整合性を高めることができる。 正式な一括処理の前に元のファイルをバックアップし、少量のドキュメントでルールを検証し、間違いがないことを確認してから完全なフォルダを処理することをお勧めします。