De nombreux documents Word sont triés à partir de pages Web, de PDF, d'anciens modèles ou de contenu collaboratif multijoueur. Un grand nombre de délocalisateurs peuvent être mélangés dans le texte principal, ce qui entraîne une déconnexion forcée de la composition. Cet article avec HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, expliquez comment utiliser la fonction «Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word» pour utiliser des variables de pagination pour rechercher et supprimer par lots des délocalisateurs dans plusieurs fichiers docx et doc, ce qui réduit le travail en double consistant à ouvrir les fichiers un par un.
La pagination est un problème très courant mais facile à ignorer lors de l'organisation d'un grand nombre de documents Word. Lorsqu'il n'y a qu'un ou deux séparateurs de page dans un seul document, il n'est pas difficile de supprimer manuellement après avoir ouvert Word; mais s'il s'agit de dizaines ou de centaines de fichiers docx ou doc, chaque copie doit être ouverte, afficher la balise d'édition, localiser la pagination, supprimer, enregistrer, l'ensemble du processus prendra beaucoup de temps et sera facile à manquer. En particulier, les documents de thèse, les documents de conférence, les modèles de contrat, les documents de formation et les documents Word obtenus à partir de la conversion PDF sont souvent contraints de changer de page en raison d'un trop grand nombre de dépages, ce qui affecte la fusion, l'impression, la composition et la réédition ultérieures.
Ce que cet article résout est le problème spécifique: comment remplacer ou supprimer par lots une pagination dans de nombreux fichiers Word. Le logiciel de bureau utilisé ici est celui affiché dans la capture d'écran" HeSoft Doc Batch Tool ". Son positionnement n'est pas simplement de modifier un certain document, mais de traiter des fichiers par lots, ce qui convient à la concentration d'opérations Word répétitives dans un processus. Pour les scènes qui doivent être nettoyées par lots, nous pouvons utiliser la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans le logiciel pour rechercher la pagination en tant que variable spéciale et laisser le contenu de remplacement vide, afin de réaliser la suppression par lots de la pagination.
Scènes applicables: quels fichiers Word conviennent pour la suppression de pages par lots
La suppression par lots de la pagination Word n'est pas nécessaire pour tous les documents, mais elle est très pratique dans les scénarios suivants.
Premièrement, après avoir converti du contenu PDF, Web ou numérisé en Word, de nombreux dépages inutiles sont souvent conservés dans le document. Ces dépages peuvent ne pas être nécessaires pour la structure de contenu, mais le résultat généré automatiquement en fonction de la surface d'origine pendant le processus de conversion. Si vous souhaitez réédité à l'avenir, vous devez d'abord effacer ces éléments de pagination.
Deuxièmement, lorsque plusieurs documents Word doivent être fusionnés en une seule trousse de données, si un grand nombre de dépages sont conservées dans le fichier d'origine, il y aura de nombreux problèmes avec des pages virales ou des positions de rupture déraisonnables dans le document fusionné. La suppression par lots des séparateurs de page à l'avance peut rendre les fusions ultérieures, les en-têtes et les pieds unifiés et les styles de catalogue unifiés plus fluides.
Troisièmement, la réutilisation à long terme des documents de système, des modèles de rapport et du matériel de formation au sein de l'entreprise peut avoir inséré de nombreux séparateurs de page dans l'édition historique. Le problème ne semble pas évident pour un seul document, mais lorsque le modèle est mis à jour par lots, la pagination affectera la mise en page globale. L'utilisation de l'outil de traitement par lots peut normaliser plusieurs fichiers Word à la fois.
Quatrièmement, dans les écoles, la recherche scientifique, la traduction, l'édition et d'autres scènes, un grand nombre de documents docx doivent souvent être traités. Si chaque document recherche manuellement une pagination, l'efficacité est faible. En recherchant et en remplaçant les variables de pagination par lots, l'opération manuelle dupliquée d'origine peut être confiée au logiciel pour exécution.
Aperçu des effets: la pagination existe clairement avant le traitement
Dans le document Word avant le traitement, vous pouvez voir qu'il existe une balise de pagination évidente dans le corps. La boîte rouge et la flèche dans la capture d'écran indiquent l'emplacement de la pagination. Cette pagination permettra au contenu suivant de partir de la page suivante, même s'il y a encore une zone vide sur la page actuelle, elle sera forcée d'interrompre.
Si seulement ce document, l'utilisateur peut le supprimer directement dans Word. Mais dans le travail réel, le problème n'est souvent pas un pagination ou un fichier, mais beaucoup de fichiers Word ont une situation similaire. L'ouverture et le traitement un par un sont non seulement lents, mais aussi faciles à manquer certains fichiers en raison du grand nombre de documents. Par conséquent, la suppression par lots de la pagination Word est plus appropriée pour utiliser un outil de traitement par lots bureautique spécialisé.
Aperçu de l'effet: la pagination est supprimée après le traitement, le contenu n'est plus forcé de casser la page
Après le traitement, ouvrez le document Word et vous pouvez voir que la balise de pagination n'apparaît plus à l'endroit où le "pagination" est affiché. Il n'y a que des paragraphes ordinaires ou des effets de ligne vides dans la position de la boîte rouge, et le contenu du document ne sera plus forcé de passer à la page suivante en raison de la pagination.
Ce type d'effet est très important pour la composition unifiée ultérieure. Une fois la pagination supprimée, les utilisateurs peuvent continuer à ajuster les paragraphes, les titers, les marges de page, les lignes, les répertoires ou les documents fusionnés sans être interférés à plusieurs reprises par la pagination cachée dans le document. Pour un grand nombre de fichiers docx, la valeur du traitement par lots sera plus évidente: les règles sont définies à la fois et plusieurs fichiers sont complétés en même temps.
Étapes de l'opération: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Supprimer la pagination par lots
Voici comment terminer la suppression par lots de la pagination Word dans l'ordre des actions dans la capture d'écran. L'idée générale est la suivante: entrez d'abord la fonction de recherche et de remplacement dans l'outil Word, puis importez le fichier docx à traiter, puis sélectionnez la recherche précise dans les paramètres de mot-clé, et utilisez la variable de pagination comme contenu de recherche, remplacez le contenu pour laisser vide, et enfin entrez le processus d'enregistrement et de traitement.
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, sur le côté gauche, vous pouvez voir différents types de catégories d'outils, tels que les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Étant donné que le document Word doit être traité cette fois, vous devez d'abord entrer dans la catégorie "Outils Word".
Dans la liste des outils Word, sélectionnez la première fonction "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". La description de la carte de fonction dans la capture d'écran est "Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word", ce qui correspond à notre besoin de supprimer la pagination. Bien que la pagination ne soit pas un texte visible ordinaire, elle peut être appariée de manière variable dans cette fonction.
Le but de l'opération de cette étape est d'entrer dans le processus de remplacement de recherche par lots. Ne sélectionnez pas les fonctions de modification de format, de remplacement d'image ou de mise en page ordinaires, car le nettoyage de pagination appartient à l'opération de recherche et de remplacement de contenu. Après avoir entré la fonction correcte, le logiciel guidera l'utilisateur dans la sélection des fichiers, les options de traitement, l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement sous la forme d'un assistant.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, venez d'abord à l'étape 1 "Sélectionnez les enregistrements à traiter". En haut à droite de la page, vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Si le nombre de fichiers est petit, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour les sélectionner un par un; si tous les documents Word sont placés dans le même dossier, il est plus approprié d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour le traitement par lots.
6 fichiers docx ont été importés dans la capture d'écran, les noms de fichiers sont appelés 1.docx à 6.docx, et le chemin se trouve dans le répertoire D:\ test \. Le tableau affiche également des informations telles que l'extension, l'heure de création et l'heure de modification, afin que l'utilisateur puisse confirmer si le fichier est importé correctement.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: Tous les fichiers Word qui doivent nettoyer la pagination apparaissent dans la liste. Après l'importation, il est recommandé de vérifier le nombre de fichiers et le chemin d'accès pour éviter le mauvais traitement des documents dans d'autres répertoires. Si vous constatez qu'un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer via l'opération de suppression sur le côté droit de la liste; si l'importation est erronée, vous pouvez également utiliser "Vider" pour l'ajouter à nouveau.
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour accéder aux paramètres des options de traitement. L'avantage de l'outil de traitement par lots réside dans cela: il n'est pas nécessaire d'ouvrir chaque fichier Word, tant que tous les fichiers cibles sont sélectionnés dans la liste à la fois, les paramètres suivants seront appliqués à ces documents.
Étape 3: Définir la méthode de recherche comme "Recherche précise du texte"
Après avoir atteint l'étape 2 "Définir les options de traitement", vous pouvez voir "Définir les options de mot-clé". Dans la zone "Méthode de recherche", dans la capture d'écran, sélectionnez "Recherche précise du texte". Pour des objets spéciaux clairs tels que la pagination, il est recommandé d'utiliser une méthode de recherche précise pour éviter une correspondance erronée causée par des règles trop larges.
Vous pouvez également voir des options telles que "Recherche de texte avec flou à l'aide de formules" dans la page, mais cette fois, une correspondance floue complexe n'est pas nécessaire. Notre objectif est très clair, c'est-à-dire de trouver la pagination dans le document Word, alors choisissez "Trouver le texte exactement".
Étape 4: Entrez une variable de pagination dans la liste des mots-clés
Dans la "Liste des mots-clés à rechercher", la capture d'écran est saisie{Hesoft. word.page}. Ceci est une variable utilisée pour représenter la pagination Word. En d'autres termes, le logiciel reconnaîtra cette variable comme une pagination dans le document lors du traitement par lots, au lieu de la traiter comme une chaîne ordinaire.
Cette configuration est très critique. De nombreux utilisateurs essaient de rechercher les trois mots "pagination" dans Word, mais en fait, la pagination de Word n'est pas du texte ordinaire et la recherche directe de texte ne permet généralement pas de nettoyer. Ce n'est qu'en utilisant les variables fournies par l'outil que la fonction de recherche et de remplacement par lots peut être positionnée avec précision sur la pagination.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: Le logiciel sait que vous voulez rechercher des pagination dans tous les fichiers Word importés. Pour les documents Word tels que docx et doc, tant qu'il y a une pagination correspondante dans le contenu du fichier, elle sera incluse dans le traitement de remplacement.
Étape 5: Remplacer la liste de mots clés pour laisser vide, implémenter la suppression de la pagination
Sur le côté droit de la capture d'écran se trouve "Liste des mots-clés remplacés" et indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, si votre objectif est de supprimer la pagination par lots, n'entrez aucun contenu de remplacement sur la droite. Remplissez la variable de pagination sur le côté gauche et restez vide sur le côté droit, ce qui signifie: après avoir trouvé la pagination, remplacez-la par vide, c'est-à-dire supprimez-la.
Si votre besoin n'est pas de supprimer, mais de remplacer la pagination par un autre contenu, tel qu'un saut de ligne normal ou un texte séparé, vous pouvez remplir le contenu correspondant à droite. Mais à partir de la capture d'écran actuelle et du sujet de cet article, ce que nous voulons réaliser, c'est supprimer la pagination, donc laisser vide à droite.
Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant". Ensuite, suivez l'assistant logiciel pour accéder à "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Étant donné que les noms des étapes 3 et 4 de l'assistant peuvent déjà être vus dans la capture d'écran, l'utilisateur peut sélectionner l'emplacement de sortie en fonction des besoins réels, puis démarrer le traitement. Il est recommandé de ne pas écraser directement le seul original, en particulier lors du premier traitement par lots, il est préférable d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier pour une vérification comparative pratique.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi ne pas utiliser la recherche de substitution directement dans Word?
Word lui-même a également une fonction de recherche de substitution, mais il est mieux adapté pour gérer les documents individuels actuellement ouverts. Face à plusieurs fichiers docx, vous devez toujours les ouvrir, les configurer, les exécuter et les enregistrer un par un. HeSoft Doc Batch Tool La valeur de la même règle est d'appliquer la même règle à plusieurs fichiers pour réduire les opérations répétées, en particulier pour les tâches de bureau telles que le nettoyage par lots de délocaliseurs, le remplacement de texte par lots et le traitement par lots de formats.
2. Puis-je supprimer la pagination en saisissant les trois mots "pagination"?
Habituellement ne peut pas. Le caractère de pagination affiché dans le document est un symbole de composition spécial de Word, pas le texte de «pagination» réellement saisi dans le texte principal. Par conséquent, dans l'outil, les variables indiquées dans la capture d'écran doivent être utilisées{Hesoft. word.page}Qui correspond à une véritable pagination via une variable.
3. Pourquoi la liste de mots-clés remplacée devrait-elle être laissée vide?
Parce que la zone de droite indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie suppression". Lorsque le contenu de la recherche sur le côté gauche est une variable de pagination et que rien n'est rempli sur le côté droit, le logiciel remplacera la pagination découverte par vide, ce qui permet de supprimer la pagination. Si vous remplissez le texte à droite, il remplacera la pagination par le texte.
4. La suppression de la pagination par lots affecte-t-elle le contenu du corps?
Dans des circonstances normales, cette opération ne vise que la pagination elle-même et ne supprime pas activement le texte principal. Cependant, une fois la pagination supprimée, le contenu ultérieur recirculera en fonction de l'espace de la page et l'emplacement de la page peut changer. C'est exactement l'un des objectifs du nettoyage de la pagination. Si le document a des exigences strictes sur l'emplacement de la pagination, il est recommandé de tester d'abord un petit nombre de fichiers, puis de traiter tous les fichiers par lots.
5. Besoin de sauvegarde avant le traitement?
La sauvegarde est recommandée. Le traitement par lots est efficace, mais une fois que les règles sont mal définies, il peut également affecter plusieurs fichiers en même temps. Une approche plus sûre consiste à copier le fichier d'origine dans un dossier de test, à utiliser d'abord 1 à 2 fichiers pour vérifier l'effet, à confirmer que la suppression de la pagination répond aux attentes, puis à traiter tous les documents.
Résumé: Remporter le nettoyage de la pagination en double aux outils de bureau en vrac
La suppression par lots du noyau de la pagination Word n'est pas compliquée: sélectionnez la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", importer plusieurs fichiers docx ou doc, saisir la variable de pagination dans la liste de recherche{Hesoft. word.page}Laisser la liste de remplacement vide, puis appuyez sur l'assistant pour terminer l'enregistrement et le traitement. Par rapport à la suppression manuelle de documents Word ouverts un par un, cette méthode est plus adaptée au traitement d'un grand nombre de fichiers et peut réduire considérablement le travail répétitif.
Si vous organisez des mots, des documents de conférence, des documents de thèse, des documents de formation ou des modèles d'entreprise convertis à partir de PDF et que vous constatez qu'il existe un grand nombre de dépages inutiles dans le document, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour préparer un dossier de test. HeSoft Doc Batch Tool Terminer le nettoyage par lots. Après avoir confirmé que l'effet est correct, il sera appliqué à tous les fichiers, ce qui rendra la composition, la fusion et l'impression ultérieures plus efficaces et plus stables.