De nombreux documents Word resteront des séparateurs après l'édition, la fusion ou la mise en œuvre de modèles, entraînant des effets anormaux de numéros de page, d'en-tête et de pied de page, de direction de page et de pagination. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", recherchez les variables de section dans les fichiers Word, docx et doc par lots, et laissez le contenu de remplacement vide, supprimant ainsi les caractères de section dans plusieurs fichiers à la fois, réduisant ainsi le nombre de documents ouverts un par un. Travail répété de traitement manuel.
Le partage de sections est un problème très courant mais facile à ignorer lors de l'organisation d'un grand nombre de documents Word. Il peut provenir de la copie de modèles, de la fusion de documents, du réglage de la composition, de différents paramètres d'orientation de page ou de fichiers docx ou doc exportés à partir d'autres systèmes. Il n'est pas compliqué de supprimer des caractères de section dans un seul fichier, mais s'il y a des dizaines, voire des centaines de fichiers Word dans un dossier, chacun doit être ouvert, affiché, localisé, supprimé et enregistré, l'ensemble du processus prendra beaucoup de temps., Et facile à manquer.
La question à résoudre dans cet article est la suivante: comment remplacer ou supprimer par lots des sauts de section dans de nombreux fichiers Word. Le logiciel de bureau utilisé ici est dans la capture d'écran HeSoft Doc Batch Tool , Son positionnement est un outil de traitement de fichiers par lots pour les scènes de bureau. La valeur fondamentale est de concentrer les opérations de fichiers en double tels que Word, Excel et PDF dans un processus. Pour le nettoyage des sauts de section Word, vous pouvez utiliser la fonction «Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word» pour rechercher des sauts de section en tant que variables reconnaissables, puis laisser le contenu de remplacement vide pour la suppression par lots.
Scènes applicables: quelles situations nécessitent la suppression en bloc des sauts de section Word
Si vous rencontrez les situations suivantes lorsque vous traitez plusieurs documents Word, il est plus approprié d'utiliser le traitement par lots:
- Il existe plusieurs fichiers docx ou doc avec des caractères de section tels que "section (page suivante)", qui doivent être supprimés uniformément.
- Les fichiers Word générés par lots à partir du modèle ont une structure similaire pour chaque document, avec le même type de saut de section restant en bas ou au milieu.
- Après la fusion du document, il y a des problèmes tels que des pages vicieuses redondantes, des pieds de tête discontinus et un redémarrage des numéros de page, qui sont soupçonnés d'être liés à des séparateurs.
- Un lot de rapports, de descriptions de produits, de documents et d'accessoires de contrat doit être nettoyé et une composition unifiée est requise.
- Ouvrir manuellement chaque fichier pour supprimer des sections est trop lent pour être fait par lots, espérons-le via un logiciel bureautique.
Il convient de noter que les sauts de section sont des balises de typographie spéciales dans Word et ne sont pas du texte ordinaire. La recherche à l'œil nu traditionnelle ou le remplacement par mot clé ordinaire ne convient pas nécessairement au traitement en gros lots. L'idée d'opération dans la capture d'écran est d'utiliser les variables intégrées de l'outil{Hesoft. word.section}Pour représenter le séparateur de section Word, permettant au logiciel de faire correspondre les objets spéciaux.
Aperçu des effets: Changements de section Word avant et après le traitement
Avant le traitement: un caractère de section existe dans le document Word
Vous pouvez voir dans la page Word avant le traitement que la balise évidente "Split (page suivante)" apparaît sous le contenu du document. Cette balise signifie que Word a inséré un contrôle de section à l'emplacement actuel, ce qui peut affecter les paramètres des marges, des directions, des pieds d'en-tête, des numéros de page et d'autres paramètres de la page suivante. Si un grand nombre de fichiers ont un tel caractère de section, supprimer un par un prendra beaucoup de temps.
On peut voir à partir de la capture d'écran que le séparateur est situé après le contenu de la page et est marqué par la flèche rouge. Pour un seul fichier, vous pouvez le supprimer directement dans Word; mais pour plusieurs fichiers tels que 1.docx, 2.docx, 3.docx, etc., le traitement manuel deviendra un travail répétitif.
Après le traitement: le caractère de section est supprimé, seule la marque de paragraphe ordinaire reste à l'emplacement d'origine
Dans la capture d'écran traitée, la position originale indiquant le "caractère de section (page suivante)" n'affiche plus le texte de section, et la zone de la boîte rouge ne conserve que les sauts de ligne ordinaires ou les marques de paragraphe. En d'autres termes, les séparateurs ont été nettoyés, la structure du document est plus concise et la composition ultérieure est plus facile à vérifier uniformément.
Le but de la démonstration de cet article n'est pas de modifier le contenu du corps de Word, mais de localiser et de supprimer par lots des symboles spéciaux tels que des séparateurs. Par conséquent, avant l'opération, il est recommandé de confirmer si les fichiers en attente doivent vraiment être nettoyés pour éviter de supprimer les sous-sections nécessaires pour contrôler la mise en page.
Étapes: remplacer ou supprimer par lots des sections Word avec un logiciel de bureau
Étape 1: Accédez à l'outil Word, sélectionnez "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la catégorie des fonctionnalités de gauche. L'interface principale affichera plusieurs cartes fonctionnelles liées au traitement par lots de Word, telles que l'ajout de filigranes, la suppression des blancs, la modification de la mise en page, l'exportation d'images, la conversion Word, etc. Cette fois, vous devez traiter avec le caractère de section, alors choisissez la première fonction:Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word.
La raison du choix de cette fonction est la suivante: le caractère de section peut être exprimé à travers les variables fournies par l'outil et placé dans la "Liste des mots-clés à rechercher"; si la "Liste des mots-clés remplacés" ne remplit pas le contenu, l'effet de suppression peut être obtenu. Autrement dit, il s'agit essentiellement de "trouver un séparateur de section, puis le remplacer par vide".
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page des fonctionnalités, vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus" en haut de l'interface. Si vous ne traitez qu'un petit nombre de fichiers spécifiés, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers"; s'il y a beaucoup de fichiers docx et doc dans un dossier, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir du dossier" pour importer la liste de fichiers à la fois.
6 documents Word ont été importés dans la capture d'écran. La liste affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et la colonne d'opération. Cela permet de vérifier si le document est correct avant le traitement et d'éviter le mauvais traitement des documents non pertinents. Si vous constatez qu'un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer via l'icône de suppression dans la colonne Actions; si la liste n'est pas correcte, vous pouvez également utiliser "Vider" pour l'ajouter à nouveau.
Une fois le fichier confirmé, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement. Le but de cette étape est de déterminer d'abord la portée des fichiers en attente et de s'assurer que les paramètres ultérieurs seront appliqués au bon document Word.
Étape 3: Définir la méthode de recherche comme "Recherche précise du texte"
Sur la page "Définir les options de traitement", vous pouvez voir la zone "Comment trouver". La sélection de la capture d'écran estRecherche précise du texteÀ côté de l'option "Rechercher du texte avec le flou de formule". Pour la suppression des objets clairs tels que les sauts de section Word, il est recommandé d'utiliser "Recherche précise du texte", ce qui permet au logiciel de faire correspondre avec précision les variables spécifiées et de réduire la possibilité de correspondance erronée.
Il y a aussi des "options supplémentaires" ci-dessous, y compris "ignorer la casse de la lettre", "correspondre au mot complet au lieu d'une partie du mot", etc. Étant donné que les variables de section Word sont traitées ici au lieu de mots anglais ordinaires, il n'est généralement pas nécessaire de cocher ces options de correspondance de texte. Gardez les paramètres de base dans la capture d'écran.
Étape 4: Remplissez la variable de section dans la liste des mots-clés que vous devez rechercher
Dans la liste des mots-clés à rechercher à gauche, saisissez:
{Hesoft. word.section}
Cette variable est utilisée pour représenter un caractère de section dans un document Word. La boîte rouge dans la capture d'écran marque également l'entrée "variable" et le contenu de la variable, indiquant que l'outil prend en charge l'utilisation de variables pour identifier les éléments spéciaux à l'intérieur de Word. Contrairement à la saisie de texte ordinaire, le séparateur n'est pas une chaîne simple vue à l'œil nu, mais une marque de contrôle dans la structure du document, il est donc plus adapté au traitement par lots avec des variables.
Si votre objectif est de supprimer le caractère de section, ne remplissez rien dans la liste des mots clés remplacés à droite. L'interface indique également "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, remplir la variable de section sur le côté gauche et laisser le côté droit vide équivaut à dire au logiciel: après avoir trouvé tous les caractères de section, remplacez-les par vide.
Étape 5: passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Après avoir terminé les paramètres de mot-clé et de remplacement, cliquez sur "Suivant". Dans le processus d'interface, vous pouvez voir que l'étape 3 est "Définir la position de sauvegarde" et l'étape 4 est "Démarrer le traitement". Il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier ou d'utiliser les paramètres d'emplacement de sauvegarde fournis par le logiciel pour éviter une comparaison gênante après avoir directement écrasé le fichier d'origine.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, entrez dans la phase de démarrage du traitement. Le logiciel ouvre et gère les sections du fichier Word un par un en suivant la liste des fichiers précédemment importés. Pour des dizaines et des centaines de documents docx, cette méthode par lots est plus stable et plus rapide que la suppression manuelle un par un.
Questions fréquemment posées et considérations
1. La suppression des caractères de section affectera-t-elle le format de la page?
C'est possible. Les séparateurs sont utilisés dans Word pour contrôler les paramètres de page de différentes sections, telles que l'orientation du papier, l'en-tête et le pied de page, le numéro de page, les marges de page, etc. Si certaines sections sont définies pour une typographie spéciale, la suppression peut entraîner la fusion des formats de page avant et arrière. Par conséquent, avant la suppression par lots, il est recommandé de tester avec un petit nombre de fichiers, puis de traiter tous les fichiers après avoir confirmé que les résultats sont conformes aux attentes.
2. Pourquoi la liste de mots clés après remplacement doit-elle être laissée vide?
Parce que l'objectif est de supprimer le caractère de section, plutôt que de remplacer le caractère de section par un autre texte. Selon les instructions de l'interface de capture d'écran, "Si vous ne remplissez pas, vous supprimez". Remplissez donc {hoft. word.section} sur le côté gauche et ne remplissez pas sur le côté droit, qui est le paramètre clé pour la suppression par lots de la section Word.
3. les fichiers doc et docx peuvent-ils gérer cela?
L'extension de fichier exemple dans la capture d'écran est docx. Pour les scénarios de bureau réels, de nombreux utilisateurs rencontrent également des fichiers doc. Le traitement d'un certain format doit être basé sur l'importation du logiciel et les résultats réels du traitement. Il est recommandé de prédiriger le fichier et de voir les extensions dans la liste, si l'outil peut identifier et traiter, puis effectuer des tâches en masse.
4. Besoin d'une sauvegarde avant le traitement?
La sauvegarde est recommandée. Toute opération de remplacement par lots et de suppression par lots a une portée d'influence par lots, en particulier le caractère de section Word associera la structure de la page. Pour des raisons de sécurité, vous pouvez d'abord copier un fichier original ou enregistrer la sortie dans un nouveau répertoire pour faciliter le traitement et la comparaison.
5. Comment améliorer la précision s'il y a beaucoup de fichiers?
Vous pouvez d'abord sélectionner quelques fichiers typiques pour les tests, confirmer que les changements avant et après le traitement sont corrects, puis importer tout le dossier. Vérifiez le nom et le chemin dans la liste des fichiers avant le traitement, et vérifiez au hasard si plusieurs fichiers de résultats après le traitement, en particulier si l'en-tête, le pied de page, le numéro de page, la page vierge et l'orientation de la page répondent aux exigences.
Résumé: Réduire le travail répétitif du nettoyage de la section Word avec le traitement par lots
La clé de la suppression par lots de plusieurs séparateurs de fichiers Word est de reconnaître les séparateurs de sections comme des objets à rechercher. HeSoft Doc Batch Tool Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", avec les variables {hoft. word.section}, les caractères de section dispersés dans plusieurs documents docx et doc peuvent être uniformément identifiés et supprimés en remplaçant le contenu vide.
Si vous organisez un grand nombre de rapports Word, de contrats, de manuels, d'assemblage de données ou de fichiers de génération de modèles, vous n'avez pas besoin d'ouvrir les documents un par un pour supprimer manuellement les séparateurs. Il est recommandé de préparer le fichier de sauvegarde, d'importer le document Word en attente, de suivre les étapes de cet article pour définir la recherche précise et le remplacement vide, puis d'effectuer le traitement par lots. Cela peut non seulement réduire la duplication du travail, mais aussi rendre le nettoyage du format du document plus efficace et unifié.