この記事では、オフィスソフトウェアのWord一括検索置換機能を使用して、正規表現のワイルドカード式で複数のdocxドキュメントのキーワードを一度に処理する方法について説明します。 例には6つのWordファイルがあり、処理前にBOT、ELA、60などの異なる形式のテキストが含まれており、処理後はルールでA、Bなどのターゲットコンテンツに置き換えることができる。 文章はインタフェースのスクリーンショットと合わせて、ツールの選択、ファイルのインポート、式のあいまいな検索テキストの設定から処理を開始するまでの完全なプロセスを説明し、契約、レポート、コース資料、英語文書などの一括改訂シーンに適している。
1つのファイルに1、2つの単語を置き換えるだけで、Wordを直接開いて「検索と置換」を使用すると完成しますしかし、数十個、数百個のdocxまたはdoc文書を同時に処理し、置換する内容が固定語でない場合は「連続大文字」「数字番号」「ある種類のコード」などの規則的なテキストでは、手作業は非常に効率的ではない。 本論文で解決すべき問題は、正規表現のワイルドカード式をどのように使用して、多くのword文書のキーワードを一括して置き換え、重複して開く、検索、置換、保存する作業を減らすかである。
次は HeSoft Doc Batch Tool 例として、複数のWordファイルのルールに準拠したコンテンツを一括して置き換える方法を示します。 このソフトウェアは、オフィス文書の一括処理に位置付けられ、Word、Excel、PDFなどのファイルの反復的なタスクを処理するのに適しています。 この記事では、Wordのキーワードを検索して置き換える機能に重点を置いています。
適用シーン: 正規表現に適したWord一括置換タスク
正規表現は「内容は規則的だが完全に固定されていない」という代替タスクを扱うのに適している。 たとえば、ドキュメントにはBOT、ELAなどの3桁の大文字の略語があり、タイトル、本文、リスト、括弧にも表示されますたとえば、ドキュメントにはたくさんの数字があります60、2、5などのように、指定した文字に統一的に置換、非表示、または変換する必要があります。 キーワードを一つずつ入力すると、漏れやすいだけでなく、すべてのバリエーションをカバーすることも難しい。
一般的な適用シナリオは、複数のWordコース資料の英語の略語を一括して置き換えることですdocxレポートの番号、金額、ページ番号、コードを一括処理する複数のdoc文書の機密数字を統一プレースホルダに置き換える契約、通知、説明書で項目番号をルールに置き換える。 正規表現では、検索条件を「ある固定語」から「ある種類のテキスト」に拡張できます。
効果プレビュー: 処理前の複数のdocxファイルに異なるキーワードが存在します。
例で処理するのは6つのword文書で、ファイル名は1.docxから6.docxです。 実際の仕事では、数量はもっと多く、重要なのは処理すべき書類をタスクリストに統一することである。
ドキュメントの1つを開くと、本文には置換が必要な複数のコンテンツが含まれていることがわかります。 タイトルのBOT、本文のELA、数字60など。 これらのコンテンツは異なる段落に分散されているため、各ドキュメントを手動で置き換えると、ファイル数が急速に増加するにつれて時間がかかります。
効果プレビュー: 処理後、式ルールで一括置換を完了します
処理が完了すると、式の条件に合った内容が対象文字に置き換えられます。 例では、3桁の大文字のルールに準拠したコンテンツがAに、数字のルールに準拠したコンテンツがBに置き換えられます。 タイトル、本文、括弧内、リスト説明の一致する内容が変化していることがわかります。一括置換は、ある場所だけではなく、word文書の内容を規則的にスキャンすることを示しています。
操作手順: 式のあいまいさを使用して、Wordのコンテンツを一括して置換するテキストを検索します
手順1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側で「Wordツール」を選択します。 メインインタフェースには、透かしの追加、フォーマットの変換、画像の削除など、word文書に関連する複数の一括処理ポータルが表示されます。 ここでは「Wordのキーワードを検索して置換」を選択する必要があります。Wordファイルの内容を一括検索して置換することを目標としているからです。
このステップの目的は、Wordキーワードの置換を専門に処理するプロセスに入ることである。 入ったら、ソフトウェアは手順に従って、ファイルの選択、処理オプション、保存場所、処理の開始を案内します。
手順2: 処理が必要なWordファイルを追加する
機能ページに入ると、まず「処理する記録を選択する」ことです。 インタフェースの上には、「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」の2つのポータルがあります。 ファイル数が少ない場合は、「ファイルを追加」を使用できますファイルが同じフォルダに集中している場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が便利です。
スクリーンショットには6つのdocxファイルがインポートされており、シリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間がリストに表示されます。 リスト内のファイルに間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックします。 ファイルを誤って追加した場合は、列の削除アイコンを操作して削除することで、変更する必要のないドキュメントを処理しないようにすることができます。
ステップ3: 正規表現の検索ルールと置換内容を設定する
[処理オプションの設定] ページで、検索方法として [式のあいまいを使用してテキストを検索] を選択します。 このステップは、通常の正確な検索は固定語を置き換えるのに適しているため、この例では正規表現ルールを使用してテキストを一致させる必要があります。
「検索するキーワードのリスト」にルールを入力し、「置換されたキーワードのリスト」に対応する置換結果を入力します。 例の最初の行の検索ルールは[A-Z]{3}に置き換えますAを選択します。連続する3つの大文字のアルファベットにマッチします。2行目の検索ルールは\ Dに置き換えますBを選択します。 両側のリストは行ごとに対応し、1行目のルールは1行目の置換値に対応し、2行目のルールは2行目の置換値に対応する。
大文字と小文字を区別するには、インタフェースの「文字の大文字と小文字を無視」オプションに注目します。 例では主に大文字を扱うので、[A-Z]{3}マッチング範囲をはっきりと表現できる。 設定が完了したら「次へ」をクリックし、保存先の設定を続けて処理を開始します。
よくある質問と注意事項
1.正規表現はまず狭い範囲でテストしなければならない。正規ルールのマッチング能力が強く、式が広く書かれていると、交換すべきでない内容を置き換える可能性がある。 例えば\ D連続した数字はすべて一致し、本文番号、ページ番号、年、時間の数字がヒットする可能性があります。 そのため、まず少量のコピーで効果をテストすることをお勧めします。
2.処理前に元のファイルのバックアップを推奨します。一括置換は一度に複数のword文書に影響を与え、効率的であるが、誤った設定が急速に拡大されることを意味する。 元のdocx、docファイルをバックアップフォルダにコピーし、コピーを一括処理することをお勧めします。
3.各行の検索項目と置換項目の対応関係に注意する。例の2行の検索ルールはそれぞれAとBに対応しています。置換リストが空白または行数が一致しないと、結果が期待通りにならない可能性があります。 記入時には1行ずつチェックしてください。
4.正規表現と通常のテキストを混同しないでください。「数式ファジーを使用してテキストを検索」を选択すると、入力内容が数式ルールに従って理解されます。 普通の言葉を置き換えるだけでは、正確な検索テキストを使用できますクラスのコンテンツを一致させる必要がある場合は、式を使用してあいまいに検索します。
まとめ
を使う HeSoft Doc Batch Tool のWordキーワード検索置換機能は、複数のWord文書の重複置換作業を1つのプロセスにまとめることができる。 Docx、docなどのオフィス文書では、内容に規則がある限り、正規表現のワイルドカード式で素早くマッチさせて置き換えることができます。 実際に使用するときは、ファイルを整理し、元のドキュメントをバックアップしてから、「ツールの選択-ファイルのインポート-公式ルールの設定-保存場所の設定-処理の開始」の流れで実行することをお勧めしますこれにより、効率を高めることができ、誤置換リスクを低減することもできる。