複数のWord文書にセクション区切りが残っている場合、手動で削除するのが遅いだけでなく、見逃しやすい。 本文は処理前後の効果、適用シーンと実際の操作手順から、どのように使用するかを説明する HeSoft Doc Batch Tool Wordツールに入り、複数のdocxファイルを追加し、検索置換機能でセクション区切り変数 {hesoft.word.section} を使用して、置換内容を空白のままにしますwordの区切り記号を一括削除する効果を実現します。
Wordのレイアウトでは、セクション区切りは、ページの方向、ヘッダーフッター、ページ番号、ページレイアウトを制御するためによく使用されます。 しかし、実際のオフィスでは、多くのセクションは最終的に保持する必要がある内容ではありません。 例えば、テンプレートをコピーする時にセクション区切りを持ってきました。文書を結合する時に余分なセクション区切りを残しました。または、ビジネスシステムからエクスポートされたdocxファイルには、各セクションの後ろに「セクション区切り (次のページ) 」が挿入されています。 これらの区切り記号は、数が多くなると、文書に空白ページ、ページ番号の混乱、ヘッダーのフッターの不一致などの問題が発生する。
Word文書が1部しかない場合は、Wordに編集タグを表示してから手動で削除できます。 しかし、1.docxから6.docx、さらにはそれ以上のWord文書など、多くのWord文書がある場合、1つずつ開く処理は非常に効率的ではない。 この記事では、オフィスの一括シーンに適した方法を紹介します HeSoft Doc Batch Tool 、「Wordのキーワードを検索して置換」機能で、Wordのセクション区切りを変数として検索し、空に置き換えて、一括してクリーンアップを完了します。
適用シーン: 一括置換が空白になっているWordのセクション区切りの問題
「置換を空にする」というのは、実は削除です。 Wordの区切り記号では、この特殊な記号を正確に見つけることができれば、空の置換で取り除くことができる。 この方法を使用するには、次のシナリオが特に適しています
- 多くのdocxファイルに「セクション区切り (次ページ) 」と表示されているので、一括して削除する必要があります。
- ドキュメントの下部にセクションが表示され、空白ページまたはレイアウトが生成されます。
- 複数のWordファイルは同じテンプレートから来ており、セクション区切りの位置とタイプが似ており、一括ルール処理に適している。
- PDFを提出、アーカイブ、印刷、変換する前に、Wordファイルを統一的に整理する必要があります。
- 手動処理に時間がかかり、オフィスソフトを利用して重複クリック、検索、保存を減らしたい。
スクリーンショットのソフトウェアは一括ファイル処理向けのオフィスツールで、単なるWordエディタではない。 「多くのファイルが同じことをしている」というタスクに適しています。例えば、一括検索置換、一括削除、ページレイアウトの一括変更、一括変換フォーマットなどです。 複数のword文書のセクション区切りを削除することは、典型的な一括勤務ニーズである。
効果プレビュー: セクション区切り削除前後の比較
処理前: ドキュメントに「セクション区切り (次のページ) 」が存在します
処理前のスクリーンショットによると、word文書の内容の下に、赤い枠と矢印で書かれた「セクション区切り (次のページ) 」がある。 これは、現在の位置に分節制御が挿入されていることを示しています。 多くのユーザーは通常のビューでは見えないかもしれませんが、編集タグを開くと、ドキュメント構造内の位置を占めていることがわかります。
Wordファイルごとに類似した区切り記号がある場合、手動で削除するプロセスは、通常、ファイルを開く、区切り記号を見つける、削除する、保存する、閉じる、次のファイルを開く。 ファイルが多いほど、エラーが発生しやすいです。 特に、文書に表や画像、複雑なレイアウトがある場合、他のコンテンツを誤って削除するリスクも高くなります。
処理後: セクション区切り記号が消えます
処理後のスクリーンショットでは、セクション区切りが表示されていた位置に「セクション区切り (次ページ) 」の文字マークがなく、赤枠領域には普通の段落マークしか表示されていない。 説明ツールはWordの区切り記号を一致させ、空の内容に置き換えて削除しました。
この結果は、一括クリーンアップに特に意味があります。同じルールがリスト内の複数のWordファイルに適用され、Wordに個別にアクセスする必要はありません。 処理が完了したら、結果ファイルを抽出し、レイアウトが期待通りであることを確認すればよい。
操作手順: Wordセクション区切りの完全なプロセスを一括削除します
手順1: メイン画面でWordツールリボンに入る
開く HeSoft Doc Batch Tool 左側に複数のツール分類が見られます。トップページ、タスクフロー、すべてのツール、ファイル名、フォルダ名、ファイル整理、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツールなどが含まれます。 今回はWordファイルの処理を目標としているので、「Wordツール」を選択します。
Wordツールのリストで、を見つけてクリックします「Wordのキーワードを検索して置き換えます」。 スクリーンショットのこの機能は、Wordファイルのコンテンツ内のキーワードを一括検索して置換する機能の入り口であることを示す最初のカードにあります。
機能名には「キーワード」と書いてありますが、後続のページからわかるように、ツールが「変数」をサポートしています。 したがって、通常の文字に加えて、Wordの特殊なオブジェクトを変数で処理することもできます。 このチュートリアルでは、この点を利用してセクション区切りを処理します。
手順2: セクション区切りを整理するWordファイルをインポートします
「Wordのキーワードを検索して置換」ページに入ると、最初のステップは「処理するレコードを選択する」です。 画面の右上には「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」の2つの主要な入り口があります。 少量のファイルの場合は、「ファイルを追加」をクリックしますディレクトリ全体に複数のword文書がある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用することをお勧めします。
スクリーンショットには、1.docx、2.docx、3.docx、4.docx、5.docx、6.docxという6つのdocxファイルが追加されています。パスはすべてD:\ testディレクトリにあります。 表には拡張子、作成時間、修正時間も表示されているので、処理前の照合が容易です。 ファイルに間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックします。
このステップの鍵は、バッチ処理の範囲を確認することです。 その後の設定はすべてのリスト内のファイルに適用されるので、ファイル名とパスが正しいかどうかをチェックする必要があります。 うっかりして不要なファイルを追加してしまった场合、列を操作して削除するか、「クリア」をクリックして再インポートできます。
ステップ3: 正確な検索を選択し、誤一致を避ける
ステップ2の「処理オプションの設定」に入ったら、まず「検索方法」を設定します。 スクリーンショットで選択したのはテキストを正確に検索しますを選択します。 セクション区切り変数は明示的な検索対象なので、ファジー検索を使用する必要はありません。
インタフェースには「式を使用してテキストをあいまいに検索」も用意されていますが、このオプションは複雑なテキストルールに適しており、この例のようなWordのセクション区切りを明示的に削除するタスクには適していません。 「テキストを正確に検索」を維持すると、処理ロジックがより直感的になります。指定した変数に対応するセクション区切りを見つけて、置換を実行します。
ステップ4: Wordのセクション区切り変数を入力します
「探しているキーワードのリスト」に次のように入力します
{Hesoft.word.section}
この変数はWordのセクション区切りを表します。 スクリーンショットの赤いマークは「変数」と入力ボックスの変数の内容を強調している。 変数を使用するメリットは、Wordの特殊記号を手動でコピーしなくても、区切り記号の表示方法が異なることを心配する必要がないことです。 ソフトウェアが変数を認識していれば、ドキュメント内のセクション区切りを一括して一致させることができます。
1行に1つの検索項目を記入する場合、ここにはそれを記入するだけでよい。 このチュートリアルの目標では、右側の「置換後のキーワードリスト」は空白のままにします。 インタフェースは「記入しないと削除を意味する」と提示しているので、ここの空白は記入漏れではなく、意図的に削除に設定している。
ステップ5: 交換内容を空白にして、一括削除を実現します
多くのユーザーはここで疑問を持ちやすい: 「検索して置換する」のだから、なぜ右側に内容を記入しないのか?理由は簡単で、削除は空に置き換える。 左側にセクションが見つかり、右側が空白であれば、ソフトウェア処理時にマッチしたセクションが削除されます。
そのため、今回の設定は次のように要約できます
- 検索方法: テキストを正確に検索します。
- 検索するキーワードのリスト:{hesoft.word.section}。
- 置換後のキーワードリスト: 空白にします。
- 処理先: Wordファイルからセクション区切りを一括削除します。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 インタフェースフローによると、後で「保存場所の設定」と「処理の開始」に進みます。 処理したファイルを新しいディレクトリに出力して、元のファイルと比較しやすいようにすることをお勧めします。
よくある質問または注意事項
セクション区切りはすべて削除する必要がありますか?
そうとは限らない。 セクション区切り自体はWordの正常なレイアウト機能で、一部のドキュメントでは、ページの方向、ヘッダーのフッター、ページ番号のルールを実現する必要があります。 あなたの文書の一部のセクション区切りが意図的に設定されている場合は、盲目的にすべて削除してはいけません。 一括処理する前にサンプル文書を開いて、削除されたセクション区切りが確かに余分な内容であることを確認したほうがいいです。
処理後も改行タグが表示されるのはなぜですか?
セクション区切りが削除された後も、元の位置に通常の段落タグまたは空白行が残っている可能性があります。 スクリーンショットでの処理後の効果も普通の編集マークに見えます。 これは正常な現象です。今回はセクション区切りだけを削除し、すべての空の段落を自動的にクリアするとは限りません。 空白を削除する必要がある場合は、実際のニーズに合わせて適切なWordクリーンアップ機能を使用できます。
セクション区切りをページ区切りに置き換えてもらえますか?
本稿のスクリーンショットは、セクション区切りを空に置き換える、つまり削除することを示している。 他の特殊なオブジェクトに置き換える必要がある場合は、ソフトウェアインタフェースが提供する変数と機能の説明に基づいてください。 認識できない内容を勝手に入力して、処理結果が期待通りにならないようにしてください。
一括処理の前にどのような準備をしますか?
元のWordファイル、特に契約書、レポート、論文、正式なアーカイブ資料などの重要な文書をバックアップすることをお勧めします。 次に、まず1 ~ 2つのサンプル文書でテストし、セクション区切りを削除した後、必要なレイアウトに影響がないことを確認してから、完全なフォルダを一括処理する。 最後に、処理が完了したら、ページ番号、ヘッダーフッター、ページ方向、空白ページを抽出します。
まとめ: 重複削除セクション区切りを一括処理ツールに渡す
複数のWordファイルにセクション区切りが存在する場合、最も時間がかかるのは削除アクション自体ではなく、これらの機械的な手順を繰り返し開いたり、検索したり、削除したり、保存したりすることです。 HeSoft Doc Batch Tool オフィスソフトとして、このような反復的なファイル操作を集中的に処理するのに適しています。 「Wordのキーワードを検索して置換」機能を使用して、セクション区切り変数を入力し、置換内容を空白にすることで、wordセクション区切りを一括削除できます。
大量のdocx、docドキュメントを処理している場合は、この記事の手順に従ってファイルをインポートし、正確な検索を設定し、セクション区切り変数を入力し、空の置換を設定してから、保存場所を設定して処理を開始することをお勧めします。 これにより、効率が向上するだけでなく、word文書の整理プロセスがより規範的で、検査可能で、再利用可能になる。