Lorsque les noms de fichiers sont composés d'un numéro et d'un code de ville, par exemple 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, si tous les fichiers sont mélangés dans un seul répertoire, la recherche et la livraison ultérieures peuvent être très gênantes. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour créer automatiquement des dossiers comme LON, PAR, NYC, SYD, TYO en fonction des codes de ville situés après le numéro dans le nom du fichier, et archiver en lot les fichiers correspondants.
De nombreux fichiers exportés par des systèmes d'entreprise adoptent une nomenclature de type « Numéro + Code de classification ». Le numéro garantit l'unicité du fichier, tandis que le code qui suit sert à identifier la ville, la région, le point de vente, le service ou le projet. Par exemple, pour des fichiers comme 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10166063SYD.txt, la première partie est le numéro, et les 3 dernières lettres constituent la véritable information de classification utilisée pour l'archivage.
Le problème est que le système de fichiers ne comprend pas automatiquement ces codes. Si tous les fichiers sont placés dans le même répertoire, l'utilisateur doit toujours les classer manuellement par LON, PAR, NYC, SYD, TYO. Cet article présente comment utiliser un logiciel bureautique tel que HeSoft Doc Batch Tool pour identifier le code de ville situé après le numéro dans le nom de fichier, créer les dossiers correspondants en lot et archiver automatiquement les fichiers ensemble. Cette méthode convient à un grand nombre de fichiers texte, et également au classement par lot de formats bureautiques courants comme doc, docx, xls, xlsx, pdf.
Scénario applicable : fichiers avec un code de ville ou de classification après le numéro
Lorsque la structure des noms de fichiers est relativement uniforme, il est particulièrement approprié d'utiliser le classement par les derniers caractères. Par exemple : « Numéro de commande + Code ville », « Numéro client + Code région », « Numéro d'équipement + Code site », « Numéro de contrat + Code projet », etc. L'information de classification qui intéresse réellement l'utilisateur ne se trouve pas au début, mais à une position fixe à la fin du nom de fichier.
Dans la capture d'écran de cet article, les codes LON, PAR, NYC, SYD, TYO dans les noms de fichiers font tous 3 lettres et sont situés juste avant l'extension. Si ces fichiers étaient classés manuellement, il faudrait d'abord créer un dossier LON, puis rechercher et y déplacer tous les fichiers LON, et répéter l'opération pour PAR, NYC, SYD, TYO. Plus il y a de catégories et de fichiers, plus cette tâche répétitive est évidente.
Après avoir utilisé un outil de traitement par lots, on peut définir une règle : « Lire les 3 derniers caractères et classer selon ces caractères ». Le logiciel effectuera automatiquement l'identification, la création de dossiers et l'archivage. Pour les postes qui nécessitent de classer régulièrement des fichiers téléchargés, des exports système ou des livrables fournisseurs, cette méthode rend l'archivage des fichiers plus standardisé et plus facile à reproduire.
Aperçu du résultat : avant traitement, tous les fichiers de codes de ville sont mélangés
Dans le répertoire avant traitement, tous les fichiers txt sont regroupés. Bien que le code de ville soit déjà dans le nom de fichier, du point de vue de la structure des dossiers, les fichiers ne sont pas différenciés.
La zone marquée en rouge dans la capture d'écran montre le code à 3 caractères à la fin du nom de fichier. Par exemple, le critère d'archivage pour le premier fichier 10102271LON.txt est LON, celui du deuxième 10103956PAR.txt est PAR. Tant que la longueur de ces codes est cohérente, on peut demander au logiciel de prélever un nombre fixe de caractères à partir de la fin.
Aperçu du résultat : après traitement, les dossiers de codes de ville sont générés automatiquement
Une fois le traitement terminé, les fichiers qui étaient mélangés sont organisés en plusieurs dossiers. On peut voir apparaître dans le répertoire cible des dossiers comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO, dont les noms correspondent précisément aux codes de ville à la fin des noms de fichiers.
Cette structure est plus adaptée à l'archivage bureautique. Par la suite, pour compiler des statistiques sur les données d'une ville, compresser un type de fichiers pour les envoyer à un collègue, ou simplement sauvegarder une catégorie de données, il suffit d'accéder directement au dossier correspondant pour opérer, sans avoir à filtrer parmi une multitude de fichiers.
Procédure opérationnelle : de l'importation des fichiers à l'archivage automatique par code de ville
Étape 1 : Ouvrir le module de classement de fichiers
Après avoir accédé à HeSoft Doc Batch Tool , la barre de navigation de gauche propose plusieurs catégories d'outils. La tâche présente consistant à organiser l'emplacement des fichiers et non à éditer leur contenu, sélectionnez Classement de fichiers.
Sur la page de classement de fichiers, choisissez Classer les fichiers par nom de fichier. Cette fonction sert à classer les fichiers par lot selon une règle de nom, ce qui correspond exactement au besoin d'archivage « numéro suivi d'un code de ville ». Une fois sélectionnée, l'assistant de configuration démarre et il suffit de suivre la procédure.
Le résultat attendu de cette étape est d'entrer sur la page de tâche correcte. Si vous sélectionnez par erreur « Classer les fichiers par extension », le logiciel classera par type de format comme txt, docx, pdf, et non par LON, PAR, NYC. Il est donc impératif de vérifier que vous avez choisi le classement par nom de fichier.
Étape 2 : Importer en lot les fichiers à archiver
À la première étape de la page de traitement, « Sélectionner les enregistrements à traiter », vous pouvez cliquer sur Ajouter des fichiers ou Importer des fichiers depuis un dossier. Si tous ces fichiers se trouvent dans le même répertoire, comme D:\\test dans la capture d'écran, l'option « Importer des fichiers depuis un dossier » est plus pratique.
Une fois l'importation terminée, les informations des fichiers s'affichent dans une liste. Celle-ci contient des colonnes comme le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification. Il est conseillé de vérifier trois points principaux : premièrement, le nombre d'enregistrements correspond-il aux attentes ; deuxièmement, le chemin est-il le bon dossier ; troisièmement, la fin des noms de fichiers comporte-t-elle toujours le code de ville à classifier.
Dans la capture d'écran, le nombre d'enregistrements est de 20, ce qui indique que les fichiers à traiter ont bien été ajoutés. La colonne Nom montre différents suffixes, comme LON, PAR, SYD, NYC, TYO. Après avoir confirmé que tout est correct, cliquez sur le bouton Suivant en bas pour passer à la configuration des options de traitement.
Étape 3 : Classer d'après les 3 derniers caractères
Après être entré dans « Configurer les options de traitement », plusieurs méthodes de classement sont visibles. Le code de ville étant situé à la fin du nom de fichier, sélectionnez Classer d'après les derniers caractères.
Dans le champ de saisie « Nombre », entrez 3. Ce nombre correspond à la longueur du code de ville : LON, PAR, NYC, SYD, TYO ont tous 3 lettres. Le logiciel se basera sur ce nombre pour extraire les caractères de la fin du corps du nom de fichier, et utilisera le résultat comme nom du dossier de classement.
Par exemple, 10166063SYD.txt sera identifié comme appartenant à la classe SYD, 10202656TYO.txt à la classe TYO, et 10359600PAR.txt à la classe PAR. Tant que la règle est cohérente, il n'est pas nécessaire de spécifier un par un dans quel dossier chaque fichier doit aller.
Plus bas sur la page se trouve une option « Conversion majuscule/minuscule ». Dans l'exemple, on conserve « Par défaut », ce qui ne modifie pas la casse des lettres à la fin du nom de fichier original. Si dans les fichiers réels, on trouve un mélange de lon, Lon, LON, et que l'on souhaite tous les regrouper dans le dossier LON, on peut utiliser l'option de conversion de casse proposée pour uniformiser. Si la nomenclature des fichiers est déjà normalisée, le paramètre par défaut convient.
Étape 4 : Choisir l'emplacement de sortie et lancer l'exécution
Après avoir défini la règle de classement, cliquez à nouveau sur Suivant. Selon la progression en haut, l'étape suivante est Définir l'emplacement de sauvegarde. Il est recommandé de sauvegarder le résultat dans un nouveau répertoire cible, par exemple un dossier nommé « Résultat classement code ville », afin de bien le distinguer des fichiers originaux.
Une fois l'emplacement de sauvegarde confirmé, vous passez à la phase Démarrer le traitement. Le logiciel va automatiquement créer des dossiers basés sur les 3 derniers caractères des noms de fichiers, puis y archiver les fichiers correspondants. À la fin, vous verrez la structure de dossiers nommés par code de ville, comme LON, PAR, NYC, SYD, TYO.
Cette étape réalise l'action d'archivage final. L'utilisateur n'a pas besoin de créer manuellement tous les dossiers de ville à l'avance, ni de rechercher les fichiers par catégorie un par un. Le logiciel exécute la tâche par lot selon les règles, ce qui est particulièrement adapté aux processus bureautiques nécessitant de traiter de manière répétée des fichiers similaires.
Questions fréquentes ou points d'attention
1. Que faire si le code de ville n'a pas 3 caractères ?
Si votre code de ville ou de classification n'a pas 3 caractères, il suffit de saisir sa longueur réelle dans le champ « Nombre ». Par exemple, pour des codes à 2 caractères comme BJ, SH, GZ, saisissez 2 ; pour des codes à 4 caractères comme AREA, SALE, saisissez 4. Le nombre doit correspondre précisément à la longueur du code à extraire.
2. La longueur variable du numéro au début du nom de fichier a-t-elle un impact ?
Généralement non. Cette méthode extrait les caractères à partir de la fin, donc la longueur du numéro au début peut varier. Tant que le code de classification est stable à la fin du nom de fichier et que sa longueur est cohérente, le classement par les derniers caractères fonctionne.
3. Peut-on traiter ensemble des fichiers avec des extensions différentes ?
On peut les traiter ensemble selon le besoin réel. Le classement par nom de fichier se concentre sur les caractères de classification dans le nom, pas sur l'extension. Par exemple, 10102271LON.docx, 10102272LON.pdf, 10102273LON.xlsx, si le code final est toujours LON, ils peuvent tous être placés dans le dossier LON. Avant le traitement, il est toutefois conseillé de confirmer que la règle de nommage est cohérente pour éviter d'inclure des fichiers non pertinents.
4. Le nom du dossier après traitement est-il exactement le dernier caractère extrait ?
D'après l'exemple de résultat, le nom du dossier est bien le caractère extrait de la fin du nom de fichier, comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Il est donc important, lors du réglage du nombre, de s'assurer que le résultat de l'extraction correspond exactement au nom de classification souhaité.
5. Comment minimiser les risques lors d'une première utilisation ?
Il est conseillé de faire un test avec une copie de quelques fichiers échantillons. Vérifiez que le fichier LON va bien dans le dossier LON, le fichier PAR dans le dossier PAR, etc., avant d'exécuter le traitement par lots sur le répertoire complet. Par ailleurs, il est préférable de choisir un nouveau répertoire comme emplacement de sortie pour faciliter la vérification et le retour en arrière.
Résumé : faire en sorte que les fichiers numérotés forment automatiquement une arborescence claire selon le code final
Les fichiers avec un numéro suivi d'un code de ville sont très courants, mais sans l'aide d'un outil, leur classement est très répétitif. Grâce à la fonction « Classer les fichiers par nom de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool , il est possible de créer directement des dossiers basés sur les derniers caractères du nom et d'y archiver automatiquement les fichiers ensemble. Dans l'exemple de cet article, après avoir saisi le nombre 3, les fichiers ont été classés dans des dossiers comme LON, NYC, PAR, SYD, TYO, rendant la structure du répertoire parfaitement claire.
Si vous avez également beaucoup de fichiers nommés par numéro et se terminant par un code de classification, vous pouvez suivre les étapes de cet article : allez dans Classement de fichiers, sélectionnez le classement par nom, importez les fichiers, réglez sur « Classer d'après les derniers caractères », saisissez la longueur du code, choisissez l'emplacement de sauvegarde et lancez le traitement. Cela permet de confier au logiciel bureautique un travail qui nécessite normalement un filtrage manuel important, réduisant ainsi les erreurs et améliorant l'efficacité de l'archivage des fichiers.