大量の名前や中国語名で始まるファイルを手動で姓や最初の漢字ごとに整理するのは非常に手間がかかります。この記事では、PDF、docx、csv、zip、md などの混在ファイルを例に、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、ファイル名の最初の漢字に基づいてファイルを対応するフォルダに自動分類する方法を解説します。ユーザーは処理前後の違いを明確に確認でき、ファイルの追加、分類方法の選択、保存場所の設定、処理の開始という流れに従ってバッチ整理を完了できます。
多くのオフィスワーカーが同じような問題に直面しています。フォルダに異なる担当者、顧客、プロジェクトからの資料が山積みで、ファイル形式も統一されておらず、PDF、Wordのdocxやdoc、Excel表、CSVデータファイル、圧縮ファイルのzip、さらにはmdテキストファイルなどが混在しています。ファイル名には「陳杰」「李娜」「王芳」「趙敏」などのキー情報が含まれていることが多いですが、姓名の頭文字や最初の漢字ごとにフォルダ分けする必要がある場合、手作業での整理は反復的で機械的、しかもミスが起こりやすい作業です。
この記事では、より効率的な方法をご紹介します。オフィスソフト HeSoft Doc Batch Tool を使用して、ファイル名の最初の漢字を一括で読み取り、その漢字に従って自動分類する方法です。処理後、ソフトは「陳」「李」「王」「楊」「張」「趙」などの漢字で名前が付けられたフォルダを生成し、同じ頭文字のファイルは一つにまとめられます。従業員資料、受講生資料、顧客文書、契約書類などを一括整理する必要がある方にとって、この方法は、ファイルを繰り返しドラッグしたり手動でフォルダを作成したりする時間を大幅に削減できます。
適用シーン：中国語の頭文字でのアーカイブが手動整理より適している作業
ファイル名に一定の規則性があり、かつそのファイル名に中国語の氏名、会社名、プロジェクト名、カテゴリ名などが含まれている場合、「最初の漢字で分類」する方法は通常非常に実用的です。すべてのファイルが同じ形式である必要はなく、ファイル拡張子が統一されている必要もありません。重要なのは、ファイル名に分類に使用できる漢字が存在するかどうかです。
典型的なシーンとしては、人事部による従業員の入社手続き書類（身分証明書のスキャン、履歴書、登録表、契約書のPDFなど）の整理、学校や研修機関による受講生の申込書類（申込書、成績表、証明写真の圧縮ファイルなど）の整理、営業チームによる顧客資料（見積書、契約書、コミュニケーション記録、CSVデータ表など）の整理、総務担当者による会議やプロジェクトファイル（プロジェクトの中国語名で始まるWord、PDF、Excel文書など）の整理などが挙げられます。
これらのシーンでは、手動で整理する場合、通常まずファイル名を確認し、次に新しいフォルダを作成し、それからファイルをドラッグする必要があります。同じ頭文字に複数のファイルがある場合、同じフォルダに入れたかどうかを繰り返し確認しなければなりません。ファイルが増えれば増えるほど、繰り返しの操作は顕著になります。一括ファイル処理ツールの価値は、これらの固定されたルールをソフトウェアに実行させ、ユーザーはルールが正しいかどうかを確認するだけで済むという点にあります。
効果のプレビュー：混乱したファイルリストから明確に分類されたフォルダへ
処理前：ファイル形式は異なるが、ファイル名にはすべて中国語の先頭情報が含まれている
処理前のフォルダでは、複数のファイルが一箇所に集中しています。「陳杰.zip」「陳静.pdf」「李娜.pdf」「李洋洋.docx」「王芳.docx」「王昊.pdf」「楊磊.pdf」「張偉.md」「趙敏.csv」「趙婷.csv」などのファイルがあるのがわかります。これらは圧縮ファイル、PDF、Word文書、Markdownファイル、CSV表と多岐にわたります。
従来の方法で整理する場合、ユーザーはまず「陳」「李」「王」「楊」「張」「趙」などのフォルダを作成し、それから対応するファイルをそれぞれ移動させる必要があります。例えば、「陳杰.zip」と「陳静.pdf」は「陳」に、「趙敏.csv」と「趙婷.csv」は「趙」に入れる、といった具合です。ファイル数が少なければ手動でも可能ですが、数が増えると、手作業は非効率になります。
処理後：最初の漢字に基づき自動的に複数のフォルダが形成される
処理完了後の結果は非常に直感的です。元々同じフォルダに散在していたファイルが、複数のフォルダに整理され、フォルダ名はまさにファイル名の最初の漢字になっています。スクリーンショットでは、「陳」「李」「王」「楊」「張」「趙」といったフォルダが既に生成されているのを確認できます。
このような構造は、その後の管理をより容易にします。例えば、姓が「王」の関連資料を確認する必要がある場合は「王」フォルダを開くだけですし、「趙」で始まるCSVファイルを照合する必要がある場合も、直接「趙」フォルダに入れば済みます。日常のオフィス文書アーカイブにとって、このファイル名の最初の漢字で自動分類する方法は、明確で時間の節約にもなります。
操作手順：ファイル名の最初の漢字に基づいて分類フォルダを一括作成
手順1：ファイル整理ツールで該当機能を見つける
HeSoft Doc Batch Tool を開くと、左側のナビゲーションバーに複数のオフィス処理モジュールが含まれており、その中に「ファイル整理」があります。今回の操作の目的はファイルの位置を整理することであり、Word、Excel、PDFの内容を編集することではないため、「ファイル整理」モジュールを選択する必要があります。
右側の機能エリアで、「ファイルをファイル名で分類」をクリックします。スクリーンショットから、この機能カードの説明が「すべてのファイルをファイル名で一括分類」であることがわかります。これは、この機能がファイル名に基づいて分類を行うことを示しており、中国語の頭文字でフォルダを作成するという現在のニーズに適しています。
この手順の期待される結果は、一括処理タスクのインターフェースに入ることです。機能を選択する際は、「ファイルを拡張子で分類」を誤って選択しないように注意してください。拡張子での分類はpdf、docx、csvなどを形式ごとに分けてしまいますが、この記事で必要なのはファイル名の漢字に基づく分類です。
手順2：整理するファイルをインポートし、レコードリストを確認する
機能に入ると、インターフェース上部に「ファイルを追加」や「フォルダからファイルをインポート」などのボタンがあります。処理したいファイルが既に同じフォルダにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使う方が便利です。一部のファイルだけを整理したい場合は、「ファイルを追加」で特定のファイルを選択します。
インポート後、ソフトウェアはテーブルに処理待ちのレコードを一覧表示します。スクリーンショットでは全10件のレコードが表示され、テーブルのフィールドには名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時などが含まれています。このリストを通じて、ユーザーはファイルがすべて正常にインポートされたか確認でき、拡張子に期待されるpdf、docx、csv、zip、mdなどの形式が含まれているかも観察できます。
この手順の操作目的は、今回の一括分類のためのファイルリストを構築することです。「次へ」をクリックする前に、ユーザーは次の2点を確認することをお勧めします。1つ目は、レコード数が実際に処理が必要なファイル数と一致しているか。2つ目は、ファイル名が最初の漢字で分類するルールに合致しているかです。一部のファイル命名が不規則な場合は、最終的なアーカイブ構造に影響を与えないよう、事前に個別に処理するか除外するのが最善です。
手順3：「最初の漢字で分類」をコアルールとして選択する
ファイルリストに問題がないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックし、処理オプションの設定ページに進みます。このページの上部には、現在のフローが第2ステップ「処理オプションの設定」にあることが表示されます。「分類方式」エリアでは、ソフトウェアが複数の分類ルールを提供しています。
この記事の目標を達成するには、「最初の漢字で分類」を選択する必要があります。スクリーンショットから、このオプションが分類方式エリアの左側にあり、すでに選択されていることがわかります。これを選択すると、ソフトウェアは各ファイル名から最初の漢字を抽出し、その漢字に従って分類フォルダを生成します。
例えば、ファイル名「陳静.pdf」の最初の漢字は「陳」なので、「陳」フォルダに分類されます。「王芳.docx」と「王昊.pdf」はどちらも「王」フォルダに、「趙敏.csv」と「趙婷.csv」はどちらも「趙」フォルダに分類されます。このルールはファイル拡張子とは無関係なため、doc、docx、pdf、csv、zipなどのファイルを混在させて整理に参加させることができます。
ページ下部には「英字の大文字小文字変換」オプション（デフォルト、大文字に変換、小文字に変換）もあります。このチュートリアルでの分類対象は漢字であり、英字の大文字小文字は関係ないため、通常はデフォルトのままで問題ありません。
手順4：保存場所を設定し、処理を開始する
分類方式を設定したら、続けて「次へ」をクリックします。ページのフロー表示に従えば、その後「保存場所の設定」、最後に「処理開始」へと進みます。スクリーンショットには具体的な保存場所ページと処理開始ページの詳細が表示されていないため、実際の操作ではソフトウェアインターフェースの案内に従い、適切な出力先フォルダを選択して処理を実行してください。
結果の確認を容易にするため、出力場所はあまり分散させずに、「分類結果」や「中国語頭文字アーカイブ」といった独立したターゲットフォルダを選択することをお勧めします。処理が完了したら、出力先フォルダを開き、ファイル名の頭文字に対応するフォルダが生成されているかどうかを確認します。
処理後のスクリーンショットにあるような「陳、李、王、楊、張、趙」フォルダが確認できれば、分類ルールが有効に機能したことを意味します。あとは該当するフォルダに入り、ファイルを確認するだけです。
よくある質問と注意事項
1. なぜ「最初の文字で分類」ではなく「最初の漢字で分類」を選ぶのですか？
両者の重点は異なります。「最初の文字で分類」は通常、ファイル名の先頭にある最初の文字をそのまま取得します。ファイル名の先頭に番号、スペース、日付、特殊記号などが付いている場合、分類結果が求める中国語のフォルダ名にならない可能性があります。一方、「最初の漢字で分類」は、氏名、顧客名、プロジェクト名といった中国語情報のアーカイブに適しています。なぜなら、ファイル名に最初に現れる漢字に着目するからです。
2. ファイル名に数字や英字の接頭辞がある場合はどうなりますか？
ファイル名の先頭に数字や英字があるが、その後に漢字が含まれている場合、「最初の漢字で分類」を使用する方が、通常、氏名や中国語名でのアーカイブというニーズにより合致します。実際に数字の番号や英字で分類したい場合は、インターフェースにある他の分類方式から該当するルールを選択できます。
3. 拡張子の異なるファイルは分類結果に影響しますか？
影響しません。スクリーンショットのサンプルファイルにはzip、pdf、docx、md、csvなどの形式が含まれていますが、分類の基準はファイル名の漢字です。そのため、Word文書（docxまたはdoc）、PDFファイル、CSV表、圧縮ファイルなどを、同じルールで一括アーカイブできます。
4. 処理前にバックアップは必要ですか？
重要なファイルについては、元のフォルダのバックアップを残すか、処理結果を新しいフォルダに出力することをお勧めします。そうすれば、分類ルールの選択が適切でなかった場合でも、ルールを再調整して再度処理することができ、元の資料への影響を避けられます。
5. ファイル名が不規則だとどのような影響がありますか？
ファイル名に漢字が含まれていない場合や、その漢字が分類基準として意図したものと異なる場合、最終的な分類結果は期待通りにならない可能性があります。そのため、一括処理の前にファイル名を一通り確認し、命名規則が統一されていることを確認することをお勧めします。少数の異常なファイルについては、事前に名前を変更するか、個別に処理するのが良いでしょう。
まとめ：姓名の頭文字でのアーカイブをオフィスソフトで一括処理する
ファイル名の最初の漢字で分類することは、シンプルでありながら非常に効率的なファイル整理方法です。同じフォルダに混在するPDF、Word、CSV、ZIPなどのファイルを、中国語の頭文字に従って自動的に対応するフォルダに分類できます。特に、従業員資料、顧客ファイル、受講生書類、契約書類といったオフィスシーンに適しています。
HeSoft Doc Batch Tool を使えば、プロセス全体を4つのステップにまとめられます。「ファイル整理」に入り「ファイルをファイル名で分類」を選択し、処理が必要なファイルをインポートし、「最初の漢字で分類」を選択し、保存場所を設定して処理を開始します。手動で新しいフォルダを作成し、ファイルを一つずつドラッグするのに比べて、一括処理は繰り返し作業を大幅に減らし、ファイル構造もより明確にします。似たような命名規則のファイルを大量に扱うことが多いなら、この方法を直接使ってアーカイブ整理を完了させることをお勧めします。