Pour un grand nombre de fichiers commençant par un nom ou un caractère chinois, le classement manuel par nom de famille ou premier caractère est très chronophage. Cet article prend l'exemple d'un mélange de fichiers PDF, docx, csv, zip, md, etc., pour expliquer comment, via HeSoft Doc Batch Tool , classer automatiquement les fichiers dans les dossiers correspondants en fonction du premier sinogramme du nom de fichier. L'utilisateur peut clairement voir la différence avant et après le traitement, et suivre le processus d'ajout de fichiers, de choix du mode de classement, de définition de l'emplacement de sauvegarde et de lancement du traitement pour réaliser un archivage par lot.
Beaucoup d’employés de bureau rencontrent un problème similaire : un dossier est rempli de documents provenant de différentes personnes, clients ou projets, avec des formats de fichiers non uniformes, tels que PDF, docx ou doc Word, tableaux Excel, fichiers de données CSV, archives zip, et même des fichiers texte md. Bien que les noms de ces fichiers contiennent souvent déjà des informations clés, comme « Chen Jie », « Li Na », « Wang Fang », « Zhao Min », etc., le tri manuel reste une tâche répétitive, mécanique et sujette aux erreurs s'il faut les classer par dossier selon le premier caractère du nom ou le premier sinogramme chinois.
Cet article présente une méthode plus efficace : utiliser le logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool pour lire par lots le premier sinogramme chinois dans les noms de fichiers et les classer automatiquement selon ce caractère. Après traitement, le logiciel génère des dossiers nommés avec des caractères comme « Chen », « Li », « Wang », « Yang », « Zhang », « Zhao », et les fichiers avec le même premier caractère sont regroupés. Pour ceux qui ont besoin de classer par lots des dossiers d'employés, des matériels de formation, des documents clients ou des pièces jointes contractuelles, cette méthode peut réduire considérablement le temps consacré aux glisser-déposer répétitifs et à la création manuelle de répertoires.
Scénarios applicables : Pour quels types de travaux l'archivage par premier sinogramme chinois est-il plus adapté que le tri manuel ?
Si le nom de vos fichiers suit un certain modèle et contient un nom chinois, un nom d'entreprise chinois, un nom de projet chinois ou un nom de catégorie chinois, alors la « classification par le premier sinogramme chinois » est généralement très pratique. Elle n'exige pas que tous les fichiers soient du même format ni que leurs extensions soient identiques ; l'essentiel est de savoir si le nom de fichier contient des sinogrammes chinois utilisables pour la classification.
Les scénarios typiques incluent : le département des ressources humaines qui organise les dossiers d'intégration des employés, comme les copies de cartes d'identité, CV, formulaires d'inscription, PDF de contrats ; les écoles ou centres de formation qui organisent les documents d'inscription des étudiants, comme les formulaires, relevés de notes, archives compressées de photos d'identité ; les équipes de vente qui archivent les dossiers clients, comme les devis, contrats, historiques de communication, tableaux CSV ; le personnel administratif qui classe les réunions ou les documents de projet, par exemple les documents Word, PDF, Excel commençant par le nom chinois du projet.
Dans ces scénarios, le tri manuel nécessite d'abord d'observer le nom du fichier, puis de créer un nouveau dossier, et enfin d'y glisser le fichier. S'il y a plusieurs fichiers sous le même premier caractère, il faut vérifier à plusieurs reprises s'ils doivent être placés dans le même répertoire. Plus il y a de fichiers, plus les opérations répétitives sont évidentes. L'intérêt des outils de traitement par lots de fichiers réside dans le fait de confier ces règles fixes au logiciel, l'utilisateur n'ayant qu'à vérifier si les règles sont correctes.
Aperçu des résultats : D'une liste de fichiers désordonnée à des dossiers clairement classés
Avant traitement : Formats de fichiers différents, mais les noms de fichiers contiennent tous une information chinoise au début
Dans le dossier avant traitement, plusieurs fichiers sont regroupés. On peut y voir les fichiers « 陈杰.zip », « 陈静.pdf », « 李娜.pdf », « 李洋洋.docx », « 王芳.docx », « 王昊.pdf », « 杨磊.pdf », « 张伟.md », « 赵敏.csv », « 赵婷.csv », etc. Ils comprennent à la fois des archives compressées, des PDF, des documents Word, des fichiers Markdown et des tableaux CSV.
Avec la méthode traditionnelle, l'utilisateur devrait d'abord créer les dossiers « Chen », « Li », « Wang », « Yang », « Zhang », « Zhao », puis y déplacer les fichiers correspondants un par un. Par exemple, « 陈杰.zip » et « 陈静.pdf » iraient dans « Chen », et « 赵敏.csv » et « 赵婷.csv » dans « Zhao ». Cela peut se faire manuellement quand le nombre de fichiers est très limité, mais dès que le volume augmente, l'opération manuelle devient inefficace.
Après traitement : Plusieurs dossiers formés automatiquement selon le premier sinogramme chinois
Le résultat après traitement est très intuitif : les fichiers initialement dispersés dans le même répertoire sont organisés en plusieurs dossiers, dont les noms correspondent exactement au premier sinogramme chinois du nom de fichier. La capture d'écran montre que les répertoires « Chen », « Li », « Wang », « Yang », « Zhang », « Zhao » ont été générés.
Une telle structure facilite grandement la gestion ultérieure. Par exemple, pour consulter les documents relatifs aux personnes nommées « Wang », il suffit d'ouvrir ce dossier ; pour vérifier les fichiers CSV commençant par « Zhao », on peut accéder directement au dossier correspondant. Pour l'archivage quotidien des documents de bureau, cette méthode de classification automatique par premier sinogramme chinois du nom de fichier est à la fois claire et permet un gain de temps considérable.
Étapes opératoires : Créer par lots des répertoires de classement selon le premier sinogramme chinois du nom de fichier
Étape 1 : Trouver la fonction correspondante dans l'outil d'organisation de fichiers
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , la barre de navigation de gauche contient plusieurs modules de traitement bureautique, dont « Organisation de fichiers ». Comme l'objectif de cette opération est d'organiser l'emplacement des fichiers, et non de modifier le contenu de Word, Excel ou PDF, il faut choisir le module « Organisation de fichiers ».
Dans la zone fonctionnelle de droite, cliquez sur « Classer les fichiers par nom de fichier ». La capture d'écran montre que la description de cette carte de fonction est « Classer tous les fichiers par lot selon leur nom de fichier ». Cela indique que cette fonction effectuera un classement basé sur le nom des fichiers, ce qui correspond au besoin actuel de créer des dossiers basés sur le premier sinogramme chinois.
Le résultat attendu à cette étape est d'entrer dans l'interface de la tâche de traitement par lots. Lors du choix de la fonction, veillez à ne pas sélectionner par erreur « Classer les fichiers par extension », car cette option séparerait les pdf, docx, csv, etc., en fonction de leur format, alors que nous avons besoin d'une classification basée sur les sinogrammes chinois dans les noms de fichiers.
Étape 2 : Importer les fichiers à organiser et vérifier la liste des enregistrements
Une fois dans la fonction, des boutons tels que « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier » sont disponibles en haut de l'interface. Si les fichiers à traiter se trouvent déjà dans le même répertoire, « Importer des fichiers depuis un dossier » est plus pratique ; si l'on souhaite seulement organiser une partie des fichiers, on peut utiliser « Ajouter des fichiers » pour sélectionner des fichiers spécifiques.
Après l'importation, le logiciel liste les enregistrements à traiter dans un tableau. La capture d'écran montre un total de 10 enregistrements, avec des champs comme Nom, Chemin, Extension, Date de création, Date de modification, etc. Cette liste permet à l'utilisateur de confirmer que tous les fichiers ont été importés avec succès et d'observer si les extensions incluent les formats attendus comme pdf, docx, csv, zip, md.
L'objectif de cette étape est d'établir la liste des fichiers pour ce classement par lot. Il est conseillé à l'utilisateur de vérifier deux points avant de passer à l'étape suivante : premièrement, si le nombre d'enregistrements correspond au nombre réel de fichiers à traiter ; deuxièmement, si les noms de fichiers respectent la règle de classification par premier sinogramme chinois. Si certains fichiers ont une dénomination non standard, il est préférable de les traiter séparément ou de les exclure au préalable pour éviter d'affecter la structure d'archivage finale.
Étape 3 : Choisir « Classer par le premier sinogramme chinois » comme règle principale
Une fois la liste de fichiers confirmée, cliquez sur le bouton « Étape suivante » en bas pour accéder à la page de configuration des options de traitement. En haut de cette page, il est indiqué que le processus est à l'étape 2 « Définir les options de traitement ». Dans la zone « Mode de classification », le logiciel propose plusieurs règles.
Pour atteindre l'objectif de cet article, il faut sélectionner « Classer par le premier sinogramme chinois ». La capture d'écran montre que cette option est située à gauche dans la zone des modes de classification et qu'elle a été sélectionnée. Une fois choisie, le logiciel extraira le premier sinogramme chinois de chaque nom de fichier, puis générera des dossiers de classement portant ce nom.
Par exemple, le premier sinogramme chinois du fichier « 陈静.pdf » est « Chen », il sera donc classé dans le dossier « Chen » ; « 王芳.docx » et « 王昊.pdf » seront tous deux classés dans le dossier « Wang » ; « 赵敏.csv » et « 赵婷.csv » iront dans le dossier « Zhao ». Cette règle est indépendante de l'extension du fichier, donc les fichiers doc, docx, pdf, csv, zip, etc., peuvent être mélangés pour l'organisation.
En bas de la page se trouve une option « Conversion majuscule/minuscule », avec les choix Par défaut, Convertir en majuscules et Convertir en minuscules. Comme l'objet de ce tutoriel est le sinogramme chinois et n'implique pas de casse alphabétique, le paramètre par défaut peut être conservé.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Après avoir configuré le mode de classification, cliquez à nouveau sur « Étape suivante ». Selon les invites du flux de la page, vous accéderez ensuite à « Définir l'emplacement de sauvegarde », et enfin à « Lancer le traitement ». Étant donné que les captures d'écran ne montrent pas les détails des pages de localisation et de lancement, il convient de suivre les instructions de l'interface du logiciel lors de l'opération réelle, de choisir un répertoire de sortie approprié et d'exécuter le traitement.
Pour faciliter la vérification des résultats, il est conseillé de ne pas définir un emplacement de sortie trop dispersé, mais de choisir un dossier cible distinct, comme « Résultats du classement » ou « Archivage par premier sinogramme chinois ». Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour vérifier si les dossiers correspondant au premier caractère des noms de fichiers ont bien été créés.
Lorsque vous voyez les dossiers « Chen, Li, Wang, Yang, Zhang, Zhao » similaires à la capture d'écran post-traitement, cela signifie que la règle de classification a été appliquée avec succès. Il ne vous reste plus qu'à accéder aux répertoires correspondants pour vérifier les fichiers.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi choisir « Classer par le premier sinogramme chinois » plutôt que « Classer par le premier caractère » ?
Les deux options ont des objectifs différents. « Classer par le premier caractère » prend généralement le tout premier caractère du nom de fichier. Si celui-ci est précédé d'un numéro, d'un espace, d'une date ou d'un symbole spécial, le résultat du classement risque de ne pas correspondre au répertoire chinois souhaité. En revanche, « Classer par le premier sinogramme chinois » est plus adapté pour archiver des informations chinoises comme des noms de personnes, de clients ou de projets, car il se concentre sur le premier sinogramme chinois apparaissant dans le nom du fichier.
2. Que faire si le nom de fichier comporte un préfixe numérique ou en anglais ?
Si le nom de fichier commence par des chiffres ou de l'anglais mais contient des sinogrammes chinois par la suite, utiliser « Classer par le premier sinogramme chinois » est généralement plus conforme au besoin d'archivage par nom ou désignation chinoise. Si votre intention réelle est de classer par numéro ou par lettre anglaise, vous pouvez choisir la règle correspondante parmi les autres options de classification de l'interface.
3. Les fichiers avec des extensions différentes affectent-ils le résultat du classement ?
Non. Les fichiers d'exemple dans les captures d'écran incluent les formats zip, pdf, docx, md, csv, mais le classement est basé sur les sinogrammes chinois dans le nom de fichier. Par conséquent, les documents Word (docx ou doc), les fichiers PDF, les tableaux CSV, les archives compressées, etc., peuvent tous être archivés par lot selon la même règle.
4. Faut-il faire une sauvegarde avant le traitement ?
Pour les fichiers importants, il est recommandé de conserver une sauvegarde du dossier d'origine ou de diriger les résultats du traitement vers un nouveau répertoire. Ainsi, même si la règle de classification choisie n'est pas appropriée, vous pourrez réajuster les paramètres et relancer le traitement sans affecter les données originales.
5. Quel est l'impact de noms de fichiers non normalisés ?
Si un nom de fichier ne contient pas de sinogrammes chinois, ou si le sinogramme chinois présent n'est pas le critère de classement souhaité, le résultat final risque de ne pas correspondre à vos attentes. Il est donc préférable de parcourir rapidement les noms de fichiers avant le traitement par lot pour confirmer l'uniformité des règles de nommage. Les quelques fichiers anormaux peuvent être renommés ou traités séparément au préalable.
Résumé : Confiez l'archivage par premier caractère du nom à un logiciel bureautique pour un traitement par lots
Le classement par premier sinogramme chinois du nom de fichier est une méthode d'organisation simple mais très efficace. Elle permet de ranger automatiquement des fichiers PDF, Word, CSV, ZIP, etc., qui sont mélangés dans un même répertoire, dans des dossiers correspondants, ce qui est particulièrement adapté aux scénarios bureautiques tels que les dossiers du personnel, les archives clients, les fichiers des étudiants ou les pièces jointes contractuelles.
Avec HeSoft Doc Batch Tool , l'ensemble du processus se résume en quatre étapes : accéder à « Organisation de fichiers » et sélectionner « Classer les fichiers par nom de fichier », importer les fichiers à traiter, choisir « Classer par le premier sinogramme chinois », puis définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement. Comparé à la création manuelle de dossiers et au glisser-déposer des fichiers un par un, le traitement par lots réduit considérablement les tâches répétitives et clarifie la structure des fichiers. Si vous êtes souvent confronté à un grand nombre de fichiers avec des règles de nommage similaires, il est fortement recommandé d'utiliser directement cette méthode pour réaliser votre archivage.