여러 키워드를 수정하기 위해 많은 수의 Word 문서를 동기화해야하는 경우 수동 검색 및 교체가 비효율적이며 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 문서에서는 docx 파일 집합을 사용하는 방법을 보여 줍니다. HeSoft Doc Batch Tool 여러 세트의 키워드 교체 완료: 먼저 Word 도구에서 검색 및 교체 기능을 선택한 다음 처리 할 파일을 가져오고 왼쪽과 오른쪽에 정확한 검색 텍스트와 해당 대체 목록을 설정하고 마지막으로 프로세스에 따라 저장하고 처리합니다. 데이터 업데이트, 계약 템플릿 유지 보수, 배치 보고서 개정 등과 같은 사무실 시나리오에 적합합니다.
많은 사람들이 Word 문서를 정렬 할 때 겉보기에 간단하고 시간이 많이 걸리는 문제가 발생합니다. 많은 문서에서 동일한 텍스트를 수정해야하며 한 단어 이상을 변경해야합니다. 예를 들어 docx 문서 배치에는 이전 국가 이름, 이전 고객 이름 및 이전 프로젝트 코드가 포함되며 새 내용으로 변경해야합니다. Word 파일이 하나만 있으면 Word의 자체 검색 및 교체를 사용하여 완료 할 수 있습니다. 그러나 반복적으로 열리고, 교체되고, 저장되고, 닫히는 6, 60 개 이상의 파일이있는 경우 많은 시간이 걸리고 피로로 인해 파일을 놓치기 쉽습니다.
이 기사는 코어로 "여러 키워드로 많은 Word 파일을 일괄 대체" 하여 사무실 소프트웨어를 사용하는 방법을 보여줍니다. HeSoft Doc Batch Tool 이 작업을 완료하십시오. 이 예제에서는 여러 Word 문서를호주배치 교체캐나다동시에.미국배치 교체일본. 전체 프로세스는 파일 편집을 하나씩 열 필요는 없지만 소프트웨어의 일괄 처리 프로세스를 통해 한 번에 여러 개의 docx 파일을 가져오고 한 번에 여러 개의 대체 관계 세트를 설정 한 다음 균일하게 실행합니다.
적용 가능한 시나리오: 계약에서 데이터베이스까지 일괄 적으로 교체 할 수 있습니다.
일괄 검색 및 Word 텍스트는 특정 산업에서 사용되는 기능이 아니라 매우 일반적인 사무실 요구 사항입니다. 작업에 Word, docx, doc 문서가 많고 이러한 문서가 수정해야 할 텍스트가 같거나 유사한 경우이 방법을 사용하는 것이 적합합니다.
예를 들어, 기업의 이름을 변경 한 후에는 역사적 계약, 견적, 협력 계약 및 소개 자료의 회사 이름을 업데이트해야합니다. 프로젝트 팀이 조정 된 후 프로젝트 번호, 담당자 및 부서명을 균일하게 교체해야합니다. 제품이 업그레이드 된 후 사양, 매개 변수 테이블 및 홍보 문서의 이전 모델을 새 모델로 변경해야합니다. 교육 및 교육 기관이 코스 자료를 생산할 때 교재의 기간 또는 연도를 일괄 적으로 교체해야 할 수도 있습니다. 또한 많은 수의 문서에서 동일한 필드를 동시에 수정해야하는 일부 번역, 대외 무역, 파일 보관 및 데이터 수집 시나리오가 있습니다.
수동 방법을 계속 사용하면 처리 단계가 매우 기계적입니다. 파일을 열고 키워드를 찾고 교체하고 저장 한 다음 다음 파일을 엽니 다. 문서가 많을수록 노동 비용이 높아집니다. 키워드가 많을수록 오류 확률이 높아집니다. HeSoft Doc Batch Tool 이 값은 이러한 반복 단계가 작업 흐름에 집중되고 소프트웨어가 여러 Word 파일에 대해 동일한 규칙을 자동으로 실행하므로 사용자가 반복적으로 클릭하는 대신 규칙을 확인하고 결과를 확인하는 데 시간을 할애 할 수 있습니다.
효과 미리보기: 교체하기 전에 여러 docx 파일과 여러 대상 키워드가 있습니다.
먼저 처리하기 전에 파일의 상태를 살펴보십시오. 스크린 샷에는 한 폴더에 6 개의 Word 문서가 있으며 파일 이름은 각각 1.docx ~ 6.docx입니다. 이 일괄 검색 및 교체에 참여해야하는 모든 파일입니다. 이 이름은 실제 사무실에서 일반적이며 일괄 내보내기 보고서, 고객 생성 데이터, 번호가 매겨진 템플릿 또는 시스템에서 다운로드 한 문서 배치에서 제공 될 수 있습니다.
문서의 내부 내용을보십시오. 처리 전 Word 페이지에는 사과 다양한 정보의 두 열이 포함되어 있으며 페이지에 그림, 테이블 테두리 및 여러 단락 텍스트가 있습니다. 빨간색 화살표는 수정해야 할 위치를 표시합니다: 왼쪽의 내용원산지뒤에있는 나라는호주오른쪽 콘텐츠의 해당 필드는미국. 이것은 대체될 필요가 있는 키워드가 텍스트, 테이블 셀, 또는 조판 내용에 분산될 수 있고, 이들을 하나씩 수동으로 찾는 것이 효율적이지 않다는 것을 보여준다.
처리가 완료되면 비교를 위해 출력 결과를 열고 원본을 볼 수 있습니다.호주대체캐나다, 원래미국대체일본. 스크린 샷에서 그림은 여전히 원래 위치에 있으며 테이블 구조 및 기타 텍스트 내용은 전체적으로 파괴되지 않았습니다. 일괄 교체 작업의 경우이 결과가 중요합니다. 지정된 키워드 만 변경되고 관련없는 내용은 변경되지 않습니다.
단계: 한 번에 여러 세트의 Word 교체 규칙 구성
그런 다음 소프트웨어 인터페이스의 스크린 샷을 따라 특정 작업을 설명하십시오. 이 프로세스는 처음으로 배치 문서 처리 소프트웨어를 사용하는 사용자와 표준화 된 처리 방법을 설정하려는 사무원에게 적합합니다. 많은 수의 문서를 공식적으로 처리하기 전에 작은 테스트 문서를 준비한 다음 교체 규칙이 올바른지 확인한 후 모든 문서로 확장하는 것이 좋습니다.
1 단계: Word 도구에서 대량 검색 및 항목 교체 찾기
소프트웨어를 연 후 제품 이름이 인터페이스의 왼쪽 상단 모서리에 표시됩니다. HeSoft Doc Batch Tool . 이름에서 알 수 있듯이 사무실 소프트웨어의 문서 지향 배치 처리입니다. 왼쪽에는 홈 페이지, 작업 흐름, 모든 도구, 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정렬, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등을 포함한 도구 분류 탐색이 있습니다.
이 프로세스의 개체는 Word 파일이므로 왼쪽에서 선택하십시오.단어 도구. 입력 후 여러 Word 관련 배치 기능 카드가 오른쪽에 표시됩니다. 스크린 샷의 첫 번째 기능은일괄 찾기 및 Word 파일 콘텐츠에서 키워드 교체빨간색 화살표로 표시됩니다. 이것은이 기사에서 사용되는 기능적 입구입니다.
이 기능을 선택하는 목적은 소프트웨어가 파일 이름, 형식 변환 또는 워터 마킹과 같은 다른 작업을 처리하는 대신 Word 콘텐츠를 찾고 대체하는 프로세스에 들어가도록하는 것입니다. 이 기능은 "여러 Word 문서가 일괄 적으로 텍스트를 대체", "docx 배치 검색 및 교체" 및 "일괄 수정 Word 키워드와 같은 SEO 검색의 일반적인 문제에 대한 해당 솔루션입니다.
2 단계: 처리 할 docx 또는 Word 파일 가져오기
함수를 입력하면 페이지 제목이 표시됩니다.Word에서 키워드 찾기 및 교체. 페이지 상단에는 처리 할 레코드를 선택하고, 처리 옵션을 설정하고, 저장 위치를 설정하고, 처리를 시작하는 명확한 프로세스가 있습니다. 현재 1 단계, 즉 어떤 파일을 먼저 처리해야하는지 확인합니다.
이 페이지에서 클릭 할 수 있습니다.파일 추가지정된 Word 문서를 목록에 추가하십시오.폴더에서 파일 가져오기, 폴더에 있는 일괄 가져오기 문서. 이 예에서는 6 개의 파일을 가져 왔습니다. 테이블에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간, 수정 시간 및 작업이 나열됩니다. 확장 목록에는 이러한 파일이 모두 docx이고 경로가 D:\ test에서 1.docx ~ 6.docx임을 보여줍니다.
이 단계의 예상 결과는 키워드로 교체해야하는 모든 Word 파일이 목록에 나타나고 처리 할 필요가없는 파일이 혼합되어 있다는 것입니다. 전체 폴더를 가져 오는 경우 파일 수가 예상대로 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 스크린 샷의 맨 아래에는 레코드 수가 6 개이며 현재 작업이 6 개의 Word 문서를 처리한다는 것을 나타냅니다. 정확한지 확인한 후 하단을 클릭하십시오.다음 단계교체 규칙 설정을 입력하십시오.
공식 작업에서는 보류중인 파일을 한 디렉토리에 미리 수집하고 출력 결과에 대한 다른 디렉토리를 준비하는 것이 좋습니다. 이것은 수입하기 쉬울뿐만 아니라 후속 검증에도 편리합니다. 중요한 파일의 경우 원래 파일의 백업을 유지하는 것이 가장 좋습니다. 배치 교체가 잘못 설정되면 하나의 파일에 영향을 미치지 않고 전체 파일 배치에 영향을 줄 수 있기 때문입니다.
3 단계: 정확한 검색 텍스트를 선택하고 교체해야하는 키워드를 채 웁니다.
2 단계 "처리 옵션 설정" 을 입력 한 후 가장 먼저 보이는 것은키워드 옵션 설정. "방법 찾기" 영역에서 확인정확히 텍스트 찾기. 이것은 명시적인 텍스트 대체를위한 간단하고 이해하기 쉬운 방법입니다. 예를 들어 호주를 찾으려면이 텍스트 만 일치하십시오. 미국을 찾으려면 미국 문자열에 따라 일치합니다.
인터페이스는 또한 보여줍니다수식이있는 흐림 찾기 텍스트옵션이지만 예제는 선택하지 않습니다. 따라서이 기사에서는 가장 일반적으로 사용되는 정확한 키워드 교체에 초점을 맞춘 복잡한 일치 규칙을 확장하지 않습니다. 회사 이름, 국가 이름, 이름, 번호, 날짜, 부서 이름, 정확한 텍스트 조회와 같은 대부분의 사무실 요구에 충분합니다.
왼쪽 아래는찾을 키워드 목록오른쪽은교체 후 키워드 목록. 여기서 핵심 논리는 "행 대응에 의한 좌우" 입니다. 스크린 샷에서 왼쪽의 첫 번째 줄은 호주이고 오른쪽의 첫 번째 줄은 캐나다이므로 소프트웨어는 호주를 캐나다로 대체합니다. 왼쪽의 두 번째 줄은 미국이고 오른쪽의 두 번째 줄은 일본이므로 소프트웨어는 미국을 일본으로 대체합니다.
대체 관계 세트가 더 많으면 목록에 줄별로 계속 추가 할 수 있습니다. 예를 들어 왼쪽의 "이전 회사 이름" 과 오른쪽의 "새 회사 이름" 을 기입하십시오. 왼쪽의 "2025" 와 오른쪽의 "2026" 을 기입하십시오. 왼쪽의 "제품 A" 와 오른쪽의 "제품 B" 를 채우십시오. 채울 때 양쪽의 줄 번호 사이의 해당 관계에주의를 기울이고 교체 된 내용으로 잘못된 줄을 채우지 마십시오. 많은 배치 교체 오류는 소프트웨어 실행 오류로 인한 것이 아니라 규칙 구성 중에 왼쪽 및 오른쪽 서신을 잘못 작성하여 발생합니다.
4 단계: 필요에 따라 추가 옵션 설정
키워드 설정 영역 위에 추가 옵션이 있습니다.편지의 경우를 무시하십시오과단어의 일부 대신 완전한 단어 일치. 이 두 옵션은 스크린 샷에서 확인되지 않고 예제가 기본 매칭 방법을 사용함을 나타냅니다. 실제 작업에서는 키워드의 특성에 따라 선택할 수 있습니다.
문서의 동일한 단어가 미국, 미국, 미국 등 다른 사례가있을 수 있으며 일본으로 대체하려는 경우 무시 사례 설정을 사용하는 것을 고려할 수 있습니다. 그러나 사건 자체에 의미가 있다면 신중해야합니다. "단어의 일부 대신 완전한 단어 일치" 의 경우 잘못된 대체를 피하는 것이 적합합니다. 예를 들어, "US" 를 대체하고 싶지만 문서에 "USER" 및 "BUSINESS" 와 같은 동일한 문자 조합이 포함 된 단어가있는 경우 전체 단어가 제한되지 않으면 우발적 인 교체가 발생할 수 있습니다. 따라서 일괄 처리 전에 문서에 키워드가 실제로 어떻게 나타나는지 이해하는 것이 중요합니다.
이 예제에서 호주와 미국의 키워드는 모두 명확하며 추가 옵션은 스크린 샷에서 확인되지 않으며 교체가 여전히 성공적으로 완료되었습니다. 이는 종래의 시나리오에서, 키워드가 명확하고, 텍스트가 정확하게 검색되고, 좌측 및 우측 대응하는 리스트들이 추가되는 한, 다수의 Word 키워드 그룹들의 배치 교체 요건들이 충족될 수 있음을 보여준다.
5 단계: 저장 위치를 설정하고 처리를 계속 수행합니다.
키워드 목록을 완료 한 후 하단을 클릭하십시오.다음 단계. 인터페이스 프로세스에 따르면 다음 단계는 입력하는 것입니다.저장 위치 설정. 이 단계의 역할은 처리 된 Word 파일이 저장되는 위치를 결정하는 것입니다. 보안상의 이유로 원본 파일을 직접 덮어 쓰지 말고 새 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 이를 통해 사전 및 사후 처리 버전을 모두 유지하여 쉽게 비교 및 롤백을 할 수 있습니다.
저장 위치를 설정 한 후 계속 입력하십시오.처리 시작. 소프트웨어는 가져온 파일 목록과 설정된 키워드 규칙에 따라 각 Word 파일을 차례로 처리합니다. 사용자의 경우 docx 문서를 하나씩 열 필요가 없으며 각 문서의 검색을 반복적으로 입력하고 콘텐츠를 교체 할 필요가 없습니다. 처리가 완료되면 결과를 확인하기 위해 출력 폴더 만 열면됩니다.
이 예에서 처리 된 문서의 원산지 필드가 변경되었습니다. 호주는 캐나다가되고 미국은 일본이됩니다. 이는 벌크 교체 작업이 예상대로 실행되었음을 나타냅니다. 더 많은 파일과 더 많은 키워드의 경우 가져온 파일 수와 키워드 목록 줄 수가 더 많다는 점을 제외하면 작업 방법이 동일합니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 일괄 교체도 교체해서는 안되는 내용을 변경합니까?
키워드 설정이 정확한지 여부에 따라 다릅니다. 키워드가 너무 짧거나 다른 단어의 일부로 나타날 수있는 경우 잘못된 대체의 위험이 있습니다. 가능한 한 완전하고 명확한 키워드를 사용하고 필요에 따라 "완전한 단어 일치" 와 같은 옵션을 사용하는 것이 좋습니다. 공식 처리 전에 적은 수의 문서를 테스트하는 것이 위험을 줄이는 효과적인 방법입니다.
2. 원래 파일을 처리하기 전에 백업해야하는 이유는 무엇입니까?
대량 작업은 한 번에 여러 파일에 영향을 미치는 특징이 있습니다. 교체 규칙이 잘못 채워지면 많은 Word 문서가 동시에 영향을받을 수 있습니다. 원본 문서를 백업하면 문제, 특히 계약, 재무 정보, 입찰 문서, 공식 보고서 등과 같은 중요한 문서의 경우 복구를 보장 할 수 있습니다.
여러 키워드를 한 번에 교체 할 수 있습니까?
할 수 있습니다. 스크린 샷은 두 가지 대체 관계 세트를 보여줍니다. 호주는 캐나다에 해당하고 미국은 일본에 해당합니다. 왼쪽 검색 목록과 오른쪽 교체 목록을 줄별로 채우는 한 여러 개의 키워드 세트를 설정할 수 있습니다. 왼쪽 및 오른쪽 목록은 동일한 수의 행과 순서를 유지해야합니다.
4. 가공 후 조판이 변경됩니까?
예제 스크린 샷에서 문서의 그림, 테이블 및 텍스트의 레이아웃은 교체 후 정상적으로 유지되고 변경 사항은 대상 텍스트에 중점을 둡니다. 그러나 서로 다른 문서의 구조는 다를 수 있습니다. 특히 복잡한 필드, 텍스트 상자, 헤더 및 바닥 글 또는 특수 형식을 포함하는 파일이 있습니다. 가공 후 샘플링하고 확인하는 것이 좋습니다.
5. docx와 docx의 차이점은 무엇이며 작동 할 때주의해야 할 점은 무엇입니까?
Docx는 최신 Word 파일 형식이며 doc은 이전 형식입니다. 스크린 샷의 샘플 파일은 docx입니다. 파일이 doc 인 경우 먼저 직접 가져올 수 있습니다. 호환성 문제가 발생하면 처리하기 전에 형식을 변환하는 것도 고려할 수 있습니다. 형식에 관계없이 일괄 교체 전에 테스트하는 것이 좋습니다.
요약: 일괄 처리 아이디어로 단어 반복 수정 문제 해결
여러 docx 문서에서 교체 텍스트에 대한 배치 검색의 핵심은 특정 교체 작업이 얼마나 복잡한 것이 아니라 많은 반복 작업을 제어 가능한 배치 프로세스로 전환하는 방법입니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 먼저 Word 도구에서 "Word에서 키워드 찾기 및 교체" 를 선택한 다음 여러 파일을 가져오고 정확한 텍스트 검색 및 여러 대체 키워드 세트를 설정하고 마지막으로 처리를 저장하고 실행할 수 있습니다. 이 과정은 명확하고 재사용 가능하며 오랫동안 문서를 다루는 사무원에게 적합합니다.
Word 문서에서 회사 이름, 국가, 프로젝트 번호, 날짜, 제품 모델 또는 기타 고정 텍스트를 일괄 적으로 수정해야하는 경우이 방법을 일일 사무실 프로세스의 일부로 사용하는 것이 좋습니다. 파일을 먼저 백업 한 다음 소규모로 테스트하고 규칙이 올바른지 확인한 다음 일괄 적으로 실행하십시오. 이것은 노동의 중복을 줄일뿐만 아니라 문서 수정의 일관성과 효율성을 향상시켜 사무실 소프트웨어가 배치 처리 파일의 가치를 진정으로 가정 할 수 있도록합니다.