Face à un grand nombre de documents Word qui doivent être synchronisés pour modifier plusieurs mots-clés, la recherche manuelle de remplacement est inefficace et sujette aux erreurs. Cet article montre comment utiliser un ensemble de fichiers docx HeSoft Doc Batch Tool Complétez plusieurs groupes de remplacements de mots-clés: sélectionnez d'abord la fonction de recherche et de remplacement dans l'outil Word, puis importez le fichier en attente, définissez le texte de recherche précis et la liste de remplacement correspondant à gauche et à droite, et enfin enregistrez-le et traitez-le selon le processus, ce qui convient à la mise à jour des données, à la maintenance des modèles de contrat et à la révision des rapports par lots et autres scènes de bureau.
Beaucoup de gens rencontreront un problème apparemment simple et qui prend beaucoup de temps lors de l'organisation d'un document Word: le même texte doit être modifié dans de nombreux fichiers, et plus d'un mot doit être changé. Par exemple, un lot de documents docx contient l'ancien nom de pays, l'ancien nom de client et l'ancien code de projet, qui doivent être remplacés par un nouveau contenu. S'il n'y a qu'un seul fichier Word, vous pouvez le faire en utilisant la recherche et la substitution de Word; mais s'il y a 6, 60 ou même plus de fichiers, ouvrez, remplacez, enregistrez et fermez à plusieurs reprises, cela prendra beaucoup de temps, et il est facile de manquer à cause de la fatigue. Un certain fichier.
Cet article sera basé sur "Remplacer plusieurs mots clés dans de nombreux fichiers Word par lots", montrant comment utiliser un logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool Pour accomplir cette tâche. Dans l'exemple, vous devez mettre plusieurs documents Word dansAustraliaRemplacement par lotsCanadaTout en mettantUSARemplacement par lotsJapan. L'ensemble du processus n'a pas besoin d'ouvrir l'édition de fichiers un par un, mais via le processus de traitement par lots du logiciel, importer plusieurs fichiers docx à la fois, définir plusieurs ensembles de relations de remplacement à la fois, puis exécuter uniformément.
Scène applicable: du contrat à la base de données peut être remplacé par lots
La recherche par lots de texte Word de remplacement n'est pas une fonction utilisée par une industrie spécifique, mais un besoin de bureau très courant. Tant que vous avez un grand nombre de documents Word, docx et doc dans votre travail, et que ces documents ont des textes identiques ou similaires qui doivent être modifiés, cette méthode convient.
Par exemple, après le changement de nom de l'entreprise, le nom de l'entreprise dans le contrat historique, le devis, l'accord de coopération et le matériel d'introduction doivent être mis à jour; après l'ajustement de l'équipe de projet, le numéro de projet, le responsable et le nom du département doivent être remplacés uniformément; après la mise à niveau du produit, le manuel, le tableau des paramètres, l'ancien modèle dans la copie promotionnelle doit être remplacé par un nouveau modèle; les établissements d'enseignement et de formation peuvent également être tenus de remplacer par lots les termes ou les années des manuels lorsqu'ils produisent du matériel pédagogique. Il existe également des scénarios de traduction, de commerce extérieur, d'archivage et de tri des données, et il y a souvent des cas où le même champ dans un grand nombre de documents doit être révisé simultanément.
Si vous continuez à utiliser manuellement, les étapes de traitement seront très mécaniques: ouvrir le fichier, localiser les mots-clés, remplacer, enregistrer, puis ouvrir le fichier suivant. Plus il y a de fichiers, plus le coût de la main-d 'œuvre est élevé; plus il y a de mots-clés, plus la probabilité d'erreur est élevée. HeSoft Doc Batch Tool La valeur de ceci est de concentrer ces étapes répétées dans un processus de tâche. Le logiciel exécute automatiquement les mêmes règles sur plusieurs fichiers Word, aidant les utilisateurs à passer leur temps à vérifier les règles et à confirmer les résultats, plutôt que de passer des clics répétés.
Aperçu de l'effet: il y a plusieurs fichiers docx et plusieurs mots-clés cibles avant le remplacement
Regardez l'état du fichier avant le traitement. Dans la capture d'écran, il y a 6 documents Word dans un dossier et les noms de fichiers sont de 1.docx à 6.docx. Ce sont tous des fichiers qui doivent participer à cette recherche par lots pour remplacer. Pour le bureau réel, cette méthode de dénomination est très courante, qui peut provenir de rapports exportés par lots, de données générées par le client, de modèles compilés par numéro ou d'un lot de documents téléchargés à partir du système.
Regardez à nouveau le contenu interne du document. La page Word avant le traitement contient deux colonnes d'informations sur les variétés de pommes. La page contient des images, des bordures de tableau et plusieurs paragraphes de texte. La flèche rouge indique la position à modifier: dans le contenu de gaucheCountry of OriginLe pays derrière estAustraliaLe champ correspondant dans le contenu de droite estUSA. Cela montre que les mots-clés à remplacer peuvent être distribués dans le corps, les cellules du tableau ou le contenu après la composition, et il n'est pas efficace de les rechercher manuellement un par un.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le résultat de sortie pour la comparaison, vous pouvez voir l'originalAustraliaA été remplacé parCanada, L'originalUSAA été remplacé parJapan. D'après la capture d'écran, l'image est toujours à son emplacement d'origine, et la structure du tableau et les autres contenus textuels n'ont pas été détruits dans leur ensemble. Pour les tâches de remplacement par lots, ce résultat est très critique: seul le mot-clé spécifié est modifié et le contenu non pertinent n'est pas modifié.
Étape: Configurer plusieurs ensembles de règles de remplacement Word à la fois
Suivez ensuite la capture d'écran de l'interface du logiciel pour expliquer l'opération spécifique. Ce processus convient aux utilisateurs qui utilisent un logiciel de traitement de documents par lots pour la première fois, ainsi qu'au personnel de bureau qui souhaite établir des méthodes de traitement standardisées. Il est recommandé de préparer un petit lot de documents de test avant de traiter officiellement un grand nombre de documents, de vérifier que les règles de remplacement sont correctes, puis de les étendre à tous les documents.
Étape 1: Trouver l'entrée de remplacement par lots dans l'outil Word
Après avoir ouvert le logiciel, le nom du produit est affiché dans le coin supérieur gauche de l'interface HeSoft Doc Batch Tool . Comme vous pouvez le voir d'après le nom, il s'agit d'un logiciel bureautique orienté vers le traitement par lots de documents. Sur le côté gauche se trouve la navigation par classification d'outils, qui comprend la page d'accueil, le flux de tâches, tous les outils, les noms de fichiers, les noms de dossiers, l'organisation de fichiers, les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF, etc.
Étant donné que cette fois l'objet de traitement est un fichier Word, sélectionnez sur le côté gaucheOutils Word. Une fois entré, plusieurs cartes de fonction de lot liées à Word seront affichées sur la droite. La première fonction dans la capture d'écran estRechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier WordEt est pointé par une flèche rouge. C'est exactement le portail fonctionnel que cet article va utiliser.
Le but du choix de cette fonction est de permettre au logiciel d'entrer dans le processus de traitement spécialisé de la recherche et du remplacement de contenu Word, plutôt que de gérer d'autres tâches telles que le nom du fichier, la conversion de format ou le filigrane. Pour les problèmes courants tels que "plusieurs textes de remplacement par lots de documents Word", "docx recherche et remplacement par lots" et "modification par lots des mots-clés Word" dans la recherche SEO, cette fonction est le chemin de solution correspondant.
Étape 2: Importer le fichier docx ou Word à traiter
Après être entré dans la fonction, le titer de la page apparaît commeRechercher et remplacer des mots-clés dans Word. Il y a un processus clair en haut de la page: sélectionnez les enregistrements à traiter, définissez les options de traitement, définissez l'emplacement d'enregistrement et démarrez le traitement. Il est actuellement à l'étape 1, qui consiste à confirmer d'abord quels fichiers doivent être traités.
Dans cette page, vous pouvez cliquer surAjouter un fichierAjouter le document Word spécifié à la liste; vous pouvez également cliquer surImporter des fichiers à partir d'un dossierPour importer des documents dans un dossier par lots. Dans l'exemple, 6 fichiers ont été importés et le tableau répertorie les numéros de série, les noms, les chemins, les extensions, les heures de création, les heures de modification et les opérations. La liste d'extension montre que ces fichiers sont docx, et le chemin est de 1.docx à 6.docx sous D:\ test.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers Word qui doivent remplacer les mots-clés apparaissent dans la liste et qu'il n'y a pas de mélange de fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités. Si vous importez des dossiers entiers, il est recommandé de vérifier si le nombre de fichiers correspond aux attentes. Le bas de la capture d'écran montre que le nombre d'enregistrements est de 6, indiquant que la tâche actuelle traitera 6 documents Word. Après confirmation, cliquez sur le basProchaine étapePour accéder aux paramètres de règle de remplacement.
Dans les travaux formels, il est recommandé de rassembler les fichiers en attente dans un répertoire à l'avance et de préparer un autre répertoire pour les résultats de sortie. Ceci est non seulement facile à importer, mais également pratique pour une vérification ultérieure. Pour les fichiers importants, il est préférable de conserver la sauvegarde des fichiers d'origine, car une fois que la substitution par lots est mal définie, elle peut affecter non pas un fichier, mais un lot entier de fichiers.
Étape 3: Sélectionnez le texte de recherche précis, remplissez les mots-clés à remplacer
Après être entré dans l'étape 2 "Définir les options de traitement", la première chose que vous voyez estDéfinir les options de mot-clé. Dans la zone "Méthode de recherche", cochez la capture d'écranRecherche précise du texte. C'est un moyen direct et facile à comprendre pour les substitutions de texte explicites. Par exemple, si vous souhaitez rechercher Australia, vous ne faites correspondre que ce texte; si vous souhaitez rechercher USA, appuyez sur la chaîne USA pour faire correspondre.
Il est également affiché dans l'interfaceUtiliser le flou de formule pour trouver du texteMais l'exemple ne le sélectionne pas. Par conséquent, cet article ne présente pas de règles de correspondance complexes, en se concentrant sur le remplacement de mots-clés précis le plus couramment utilisé. Pour la plupart des besoins de bureau, tels que le remplacement du nom de l'entreprise, du nom du pays, du nom, du numéro, de la date et du nom du département, il suffit de trouver le texte avec précision.
Le côté gauche ci-dessous estListe des mots clés à rechercherÀ droite estListe des mots clés après remplacement. La logique de base ici est "la correspondance gauche et droite par ligne". Dans la capture d'écran, la première ligne à gauche est Australia et la première ligne à droite est Canada, donc le logiciel remplacera Australia par Canada; la deuxième ligne à gauche est USA et la deuxième ligne à droite est Japan, donc le logiciel remplacera USA par Japan.
Si vous avez plus de relations de remplacement de groupe, vous pouvez continuer à ajouter ligne par ligne dans la liste. Par exemple, remplissez «ancien nom de société» à gauche, «nouveau nom de société» à droite; «2025» à gauche et «2026» à droite; «produit A» à gauche et «produit B» à droite. Lors du remplissage, assurez-vous de faire attention à la relation correspondante entre les numéros de ligne des deux côtés et ne remplissez pas la mauvaise ligne après le remplacement. De nombreuses erreurs de remplacement par lots ne sont pas causées par des erreurs d'exécution du logiciel, mais par des erreurs d'écriture de la correspondance gauche et droite lors de la configuration des règles.
Étape 4: Définir les options supplémentaires selon les besoins
Il existe des options supplémentaires au-dessus de la zone de paramètres de mot-clé, notammentIgnorer la casse des lettresEtFaites correspondre le mot complet au lieu d'une partie du mot. Ces deux options ne sont pas cochés dans la capture d'écran, ce qui signifie que l'exemple utilise la méthode de correspondance par défaut. En fonctionnement réel, vous pouvez choisir en fonction des caractéristiques des mots-clés.
Si le même mot dans votre document peut avoir des casse différentes, telles que usa, USA, Usa, et que vous souhaitez les remplacer par Japan, vous pouvez envisager d'utiliser le paramètre d'ignorance de la casse. Mais si la casse elle-même a un sens, vous devez être prudent. Pour "faire correspondre le mot complet au lieu d'une partie du mot", il convient d'éviter le remplacement par erreur. Par exemple, pour remplacer "US", mais il existe des mots tels que "USER" et "BUSINESS" qui contiennent la même combinaison de lettres dans le document. Si le mot complet n'est pas limité, une substitution accidentelle peut se produire. Par conséquent, avant le traitement par lots, vous devez comprendre comment les mots-clés apparaissent réellement dans le document.
Les mots-clés Australia et USA dans l'exemple de cet article sont relativement clairs, et aucune option supplémentaire n'est cochée dans la capture d'écran, et le remplacement est finalement terminé avec succès. Cela montre que dans les scénarios conventionnels, tant que les mots-clés sont clairs, recherchez avec précision le texte plus la liste correspondante à gauche et à droite, ils peuvent répondre aux besoins de remplacement par lots de plusieurs ensembles de mots-clés Word.
Étape 5: Continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et effectuer le traitement
Après avoir terminé la liste des mots-clés, cliquez sur le basProchaine étape. Suivez le processus d'interface, puis entrezDéfinir l'emplacement de sauvegarde. Le rôle de cette étape est de déterminer où le fichier Word traité est enregistré. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de ne pas écraser directement le fichier d'origine, mais de l'enregistrer dans un nouveau répertoire. De cette façon, vous pouvez conserver les versions avant et après le traitement pour une comparaison facile et un retour en arrière.
Après avoir réglé l'emplacement de sauvegarde, continuez à entrerCommencer le traitement. Le logiciel traite chaque fichier Word à son tour en fonction de la liste des fichiers précédemment importés et des règles de mots clés définies. Pour les utilisateurs, il n'est pas nécessaire d'ouvrir les documents docx un par un, ni de saisir à plusieurs reprises le contenu de recherche et de remplacement dans chaque document. Une fois le traitement terminé, il suffit d'ouvrir le dossier de sortie pour vérifier les résultats.
Dans l'exemple, le champ Country of Origin dans le document post-traitement a changé: Australia devient Canada et USA devient Japan. Cela indique que la tâche de remplacement par lot a été effectuée comme prévu. Il en va de même pour plus de fichiers et plus de mots-clés, sauf que le nombre de fichiers importés et le nombre de lignes de la liste de mots-clés sont plus nombreux.
Questions fréquemment posées et considérations
1. La substitution par lots modifiera-t-elle également le contenu qui ne devrait pas être remplacé?
Cela dépend de l'exactitude des paramètres de mot-clé. Si le mot-clé est trop court ou peut apparaître dans une partie d'un autre mot, il existe un risque de remplacement erroné. Il est recommandé d'utiliser autant que possible des mots clés complets et clairs et d'utiliser des options telles que "correspondre au mot complet" si nécessaire. Le test avec un petit nombre de documents avant le traitement formel est un moyen efficace de réduire les risques.
2. Pourquoi sauvegarder le fichier d'origine avant le traitement?
Les opérations par lots sont caractérisées par un impact sur plusieurs fichiers à la fois. Si la règle de remplacement est mal remplie, cela peut affecter de nombreux documents Word en même temps. La sauvegarde des fichiers d'origine peut garantir qu'ils peuvent être récupérés en cas de problème, en particulier les documents importants tels que les contrats, les informations financières, les documents d'appel d'offres et les rapports officiels.
3. plusieurs mots-clés peuvent-ils être remplacés à la fois?
Peut. Deux ensembles de relations de substitution ont été montrés dans la capture d'écran: Australia correspond au Canada et USA correspond au Japon. Il suffit de suivre la liste de recherche à gauche et la liste de remplacement à droite pour remplir ligne par ligne, et vous pouvez définir plusieurs groupes de mots-clés. Il convient de noter que la liste des côtés gauche et droit doit être cohérente avec le nombre de lignes et l'ordre.
4. La composition après traitement va-t-elle changer?
À partir de l'exemple de capture d'écran, les images, les tableaux et la disposition du corps dans le document après le remplacement restent normaux, et les changements se concentrent sur le texte cible. Cependant, la structure des différents documents peut être différente, en particulier les fichiers contenant des domaines complexes, des zones de texte, des pieds d'en-tête ou des formats spéciaux. Il est recommandé de vérifier l'échantillonnage après traitement.
5. Quelle est la différence entre doc et docx, à quoi faire attention lors de l'opération?
Docx est le nouveau format de fichier Word et doc est l'ancien format. L'exemple de fichier dans la capture d'écran est docx. Si votre fichier est doc, vous pouvez d'abord essayer d'importer directement; si vous rencontrez des problèmes de compatibilité, vous pouvez également envisager de convertir le format avant de le traiter. Quel que soit le format, il est recommandé de faire un test avant le remplacement par lots.
Résumé: Résoudre le problème de modification répétée de Word avec des idées de traitement par lots
Plusieurs documents docx trouvent du texte de remplacement par lots. La clé n'est pas de savoir à quel point une opération de remplacement est compliquée, mais comment transformer un grand nombre d'opérations répétitives en un processus par lots contrôlable. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez d'abord sélectionner "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans l'outil Word, puis importer plusieurs fichiers, définir la recherche précise de texte et plusieurs ensembles de mots-clés de remplacement, et enfin enregistrer et effectuer le traitement. Ce processus est clair, réutilisable et convient aux employés de bureau qui traitent des documents pendant une longue période.
Si vous avez souvent besoin de modifier par lots le nom de l'entreprise, le pays, le numéro de projet, la date, le modèle de produit ou tout autre texte fixe dans le fichier Word, nous vous recommandons d'utiliser cette méthode dans le cadre de votre processus de bureau quotidien. Sauvegardez d'abord les fichiers, puis testez à petite échelle, vérifiez que les règles sont correctes et exécutez par lots. Cela peut non seulement réduire la duplication du travail, mais aussi améliorer la cohérence et l'efficacité de la modification des documents, de sorte que les logiciels de bureau puissent vraiment supporter la valeur du traitement par lots de documents.