많은 PDF 자료는 보관, 외부 발송 또는 공개 전에 고정 날짜, 일련번호, 이름, 프로젝트 코드 등 민감한 단어를 삭제해야 합니다. 파일 수가 많을 경우, 수작업으로 하나씩 수정하면 효율이 매우 낮습니다. 본문은 PDF 텍스트 일괄 정리 관점에서 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF를 동일한 작업에 가져오고, PDF 내 키워드 찾기 및 바꾸기 기능을 통해 대체 내용을 비워둠으로써 지정된 키워드를 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다.
PDF 파일은 공식 인도 및 자료 보관에 자주 사용되지만, PDF 레이아웃이 고정되어 있고 편집 난이도가 높기 때문에 여러 PDF에서 동일한 텍스트를 삭제해야 할 경우 효율성 문제를 겪는 사람들이 많습니다. 예를 들어, 여러 PDF 보고서 표지에 특정 영문 월과 연도가 포함되어 있거나, 여러 계약서에 이전 프로젝트 번호가 있거나, 여러 기술 자료에 외부 반출이 불가한 내부 단어가 반복적으로 나타나는 경우입니다. 각 파일을 일일이 열어서 위치를 찾고, 삭제하고, 별도로 저장하면 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 특정 페이지를 놓쳐 인도 품질에 영향을 줄 수 있습니다.
본 문서에서는 사무실 일괄 처리에 더 적합한 방법을 소개합니다. 바로 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 PDF 도구에서 PDF 키워드 찾기 및 바꾸기를 선택하고, 정리할 텍스트를 찾기 목록에 추가한 후 바꿀 내용을 비워 두는 것입니다. 이렇게 하면 소프트웨어가 여러 PDF에서 이러한 키워드를 일괄 찾아 삭제합니다. 이 방법은 PDF 날짜 삭제, PDF 번호 삭제, PDF 민감어 일괄 정리 등 일반적인 사무 작업에 적합합니다.
적용 시나리오: PDF 텍스트 일괄 정리가 수동 편집보다 효율적입니다
PDF 한 곳의 텍스트만 수정하면 된다면 수동 처리가 그럭저럭 받아들여질 수 있습니다. 그러나 실제 사무 환경에서는 한 번 수정하는 것이 아니라 대량의 파일, 동일한 규칙, 반복 작업이 문제인 경우가 많습니다. 예를 들어, 행정 부서에서 공개 버전 자료의 연락처를 삭제해야 하거나, 법무 담당자가 계약서의 특정 표시를 정리해야 하거나, 프로젝트 팀이 보고서의 이전 날짜를 제거해야 하거나, 운영 담당자가 PDF 홍보 자료의 만료된 가격이나 이벤트 번호를 삭제해야 하는 경우입니다.
이러한 작업에는 파일이 많고, 규칙이 일관되며, 수작업이 반복된다는 공통점이 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 과(와) 같은 사무용 소프트웨어의 가치는 반복적인 동작을 표준화하는 데 있습니다. 사용자는 키워드 규칙을 한 번만 설정하고 여러 PDF 파일을 작업에 가져오기만 하면, 소프트웨어가 동일한 규칙에 따라 일괄 처리하여 파일을 하나하나 수동으로 작업할 때 발생하는 시간 소모를 줄여줍니다.
아래 예시에서 처리 대상 폴더에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf라는 이름의 PDF 파일 4개가 있습니다. 이는 단지 설명을 위한 수량이며, 실제 상황에서는 더 많은 PDF 파일로 확장할 수 있습니다.
결과 미리보기: 삭제 전 PDF에 대상 키워드가 포함되어 있습니다
먼저 처리 전 효과를 살펴보겠습니다. PDF 페이지에 날짜 정보 행이 있으며, 이 중 April과 2017은 이번에 삭제할 키워드입니다. 스크린샷에서 빨간색 사각형으로 두 텍스트 위치를 표시했습니다. 페이지의 주요 제목, 보고서 번호, 도장 등 다른 내용은 이번 처리 대상이 아니므로 키워드를 삭제하면서 다른 내용은 최대한 유지해야 합니다.
이러한 시나리오는 보고서 형식의 PDF에서 흔히 볼 수 있습니다. 날짜, 연도, 버전 번호 또는 프로젝트 번호는 일반적으로 표지, 머리글/바닥글, 본문 설명에 나타납니다. 여러 PDF에서 동일한 텍스트를 삭제해야 하는 경우, 기존 방식으로는 찾기, 편집, 저장을 반복해야 할 수 있습니다. 반면 일괄 찾기 및 바꾸기를 사용하면 이러한 고정된 규칙을 모든 파일에 한 번에 적용할 수 있습니다.
결과 미리보기: 삭제 후 지정 단어가 사라지고 PDF 레이아웃은 유지됩니다
처리가 완료된 후 PDF를 열면, 원래 April과 2017이 표시되던 위치가 공백으로 바뀐 것을 확인할 수 있습니다. 반면에 13, 쉼표 및 페이지의 다른 내용은 여전히 존재합니다. 이 결과는 이번 작업이 전체 페이지를 삭제하거나 PDF 페이지를 전체적으로 지운 것이 아니라, 찾은 지정 키워드에 대해서만 빈 값으로 바꾸기 처리를 수행했음을 나타냅니다.
외부로 발송해야 하는 PDF 파일의 경우, 일반적으로 이러한 결과가 요구 사항에 더 부합합니다. 민감어가 제거되면서도 레이아웃 구조는 유지되므로, 읽는 사람은 삭제된 구체적인 내용을 볼 수 없습니다. 유의할 점은, 삭제 후 텍스트가 자동으로 재배열되기를 원한다면 PDF 자체가 Word 문서와 같은 유동적 레이아웃 효과를 구현하는 데 항상 적합한 것은 아니라는 사실입니다. PDF는 고정된 페이지를 더 중시하므로, 텍스트 삭제 후 공백이 생기는 것은 흔한 결과입니다.
작업 단계: PDF의 날짜, 번호 또는 민감어 일괄 삭제
1단계: 소프트웨어를 열고 PDF 도구 분류로 이동
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 실행한 후, 먼저 왼쪽 기능 모음에서 PDF 도구를 선택합니다. 인터페이스에 워터마크 추가, 페이지 삭제, 형식 변환 등 PDF 관련 여러 일괄 처리 기능이 나타납니다. 여기서 사용할 기능은 PDF 키워드 찾기 및 바꾸기이며, PDF 도구 목록의 첫 번째 항목에 있습니다.
기능 이름은 찾기 및 바꾸기이지만, 키워드 삭제도 이 기능을 통해 수행할 수 있습니다. 원리는 간단합니다. 삭제할 단어를 찾고, 바꿀 내용을 입력하지 않는 것입니다. 소프트웨어가 실행되면 이러한 단어를 빈 내용으로 바꾸어 삭제 효과를 얻습니다. 이 방식은 파일을 하나씩 편집하는 것보다 고정된 텍스트를 일괄 정리하는 데 더 적합합니다.
2단계: 일괄 정리할 PDF 파일 가져오기
기능에 진입하면 소프트웨어에 단계별 처리 흐름이 표시됩니다. 첫 번째 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다. 파일 추가를 클릭하여 특정 PDF를 가져오거나, 폴더에서 파일 가져오기를 사용하여 특정 폴더의 PDF를 목록에 일괄 추가할 수 있습니다.
가져오기가 완료되면 인터페이스에 파일 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보가 나열됩니다. 스크린샷에는 총 4개의 레코드가 표시되며, 파일 이름은 각각 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf이고 경로는 모두 D 드라이브 test 디렉터리 아래에 있습니다. 목록을 통해 파일이 정확한지 확인한 후, 다음을 클릭하여 처리 옵션으로 진입합니다. 일괄 처리는 한 번에 여러 파일에 영향을 미치므로, 처리할 필요가 없는 파일을 미리 제외하는 이 확인 과정이 중요하며, 이를 통해 잘못된 작업을 방지할 수 있습니다.
3단계: 정확한 텍스트 찾기를 선택하고 삭제할 키워드 입력
처리 옵션 설정 페이지에서 '찾기 방식' 영역을 볼 수 있습니다. 예시에서는 정확한 텍스트 찾기를 선택했으며, 이는 April, 2017, 계약 번호, 내부 코드 등 명확한 고정 단어를 삭제하는 데 적합합니다. 그런 다음 '찾을 키워드' 목록에 키워드를 한 줄씩 입력합니다.
스크린샷에서 삭제할 키워드는 April과 2017 두 개입니다. 이들은 각각 목록의 1행과 2행에 작성되어 있습니다. 한 줄에 하나의 키워드만 유지하고 여러 단어를 같은 줄에 혼합하지 않는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 확인하기 쉽고 추후 추가/삭제도 용이합니다. 여러 날짜, 여러 번호 또는 여러 민감어를 삭제해야 한다면 계속 추가할 수 있습니다.
페이지에서 '문자 대/소문자 무시', '단어의 일부가 아닌 완전한 단어 일치' 등의 추가 옵션을 볼 수 있습니다. 이러한 옵션의 사용 여부는 실제 내용에 따라 판단해야 합니다. 예를 들어, 영문 키워드가 April, APRIL, april 등으로 다양하게 표기될 가능성이 있다면 대/소문자 무시를 고려할 수 있고, 특정 키워드가 더 긴 단어의 일부로 나타날 가능성이 있는데 독립된 단어만 삭제하려면 완전한 단어 일치에 주의해야 합니다.
4단계: 바꿀 내용 목록을 비워두어 소프트웨어가 삭제하도록 설정
오른쪽 영역은 '바꿀 키워드' 목록이며, 인터페이스에 '입력하지 않으면 삭제'라는 안내가 표시됩니다. 따라서 이번에는 오른쪽에 바꿀 텍스트를 입력할 필요가 없습니다. 비워둔 상태로 유지하면, 소프트웨어가 왼쪽에서 찾은 April과 2017을 공백으로 바꿉니다.
이 단계가 최종 결과를 결정합니다. 오른쪽에 새 텍스트를 입력하면 이전 단어가 새 단어로 바뀌고, 오른쪽을 비워두면 이전 단어가 삭제됩니다. 따라서 PDF 민감어 일괄 삭제를 수행할 때는 바꿀 내용 목록이 비어 있는지 특별히 확인하여 실수로 민감어를 불필요한 다른 내용으로 바꾸는 일이 없도록 해야 합니다.
5단계: 저장 위치를 계속 설정하고 일괄 처리 시작
키워드 규칙 확인이 완료되면 다음을 클릭합니다. 이후 인터페이스 흐름에는 저장 위치 설정과 처리 시작이 있습니다. 처리된 PDF를 원본 폴더에 바로 섞어 두는 대신 새 폴더로 출력하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 두 가지 이점이 있습니다. 첫째, 원본 파일을 보존하여 추후 추적이 용이합니다. 둘째, 처리 전후 효과를 비교하여 키워드가 실제로 삭제되었는지 확인하기 편리합니다.
처리 시작 단계로 진입한 후, 소프트웨어가 일괄 작업을 완료할 때까지 기다립니다. 완료 후 출력 파일을 열어 확인합니다. 최소한 두 부류의 위치를 샘플 검사하는 것이 좋습니다. 하나는 표지 날짜와 같이 키워드가 포함된 것으로 알려진 위치이고, 다른 하나는 파일 내 다른 본문 페이지로서 예상치 못한 변경이 발생하지 않았는지 확인하는 것입니다. 중요한 계약서, 공식 보고서 또는 외부 공시 자료인 경우, 일괄 처리 후 사람이 직접 재확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. PDF 키워드 일괄 삭제가 이미지, 도장 또는 표에 영향을 미치나요?
예시 결과를 보면, 삭제되는 것은 찾을 수 있는 텍스트 콘텐츠이며, 페이지의 도장, 보고서 번호 등 다른 요소는 그대로 유지됩니다. 그러나 PDF 생성 방식은 다양하므로 실제 효과는 파일 내부 구조에 따라 달라집니다. 공식 문서를 처리하기 전에 먼저 한두 개의 샘플을 선택하여 테스트하는 것이 좋습니다.
2. PDF 내에서 키워드를 검색할 수 없으면 어떻게 하나요?
PDF가 스캔본인 경우, 텍스트가 이미지 형태로 존재할 수 있어 일반 텍스트 찾기 및 바꾸기로는 인식하지 못할 수 있습니다. 먼저 PDF 뷰어에서 해당 키워드를 검색해 보시고, 검색되지 않는다면 편집 가능한 텍스트가 아닐 가능성이 있으므로 파일 유형에 따라 다른 처리 방안을 선택해야 합니다.
3. 한 번에 많은 단어를 삭제할 수 있나요?
스크린샷의 방식을 따라, 찾을 키워드 목록에 여러 키워드를 한 줄씩 입력할 수 있습니다. 바꿀 키워드 목록에 아무 내용도 입력하지 않으면, 이 단어들이 모두 삭제된다는 의미입니다. 입력 후 철자, 대/소문자 및 공백을 주의 깊게 확인하여 누락되거나 잘못 삭제되는 일이 없도록 하는 것이 좋습니다.
4. 삭제 후 왜 뒤의 글자가 자동으로 채워지지 않나요?
PDF는 일반적으로 고정 레이아웃 문서이므로 Word, docx, doc처럼 단락이 자동으로 재배열되지 않습니다. 특정 단어를 삭제하면 원래 위치에 공백이 남을 수 있으며, 이는 PDF 텍스트를 일괄 정리할 때 흔히 나타나는 현상입니다. 레이아웃을 다시 조정해야 한다면, 보통 원본 문서로 돌아가 편집한 후 PDF를 다시 내보내야 합니다.
5. 일괄 처리 전 가장 중요한 확인 사항은 무엇인가요?
가장 중요한 것은 두 가지를 확인하는 것입니다. 첫째, 파일 목록에 처리해야 할 PDF만 있는지 확인합니다. 둘째, 키워드 목록이 정확무오하고 바꿀 내용 목록이 비어 있는지 확인합니다. 이 두 가지만 명확히 확인된다면 일괄 처리 중 잘못된 작업의 위험을 크게 줄일 수 있습니다.
요약: 빈 값 바꾸기 방법으로 PDF 키워드 일괄 삭제를 빠르게 완료
PDF의 날짜, 번호 및 민감어를 일괄 삭제하는 핵심은 삭제 작업을 찾기 및 바꾸기 작업으로 전환하는 데 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 사용 시, 먼저 여러 PDF 파일을 가져온 다음, 정확한 텍스트 찾기를 선택하고 삭제할 키워드를 찾기 목록에 한 줄씩 입력한 후, 마지막으로 바꿀 키워드 목록을 비워두면 일괄 삭제를 실현할 수 있습니다.
사무 문서를 장기간 처리해야 하는 사용자에게 이 방식은 반복적인 노동을 현저히 줄여줄 수 있습니다. 4개의 PDF든 그 이상의 PDF든, 삭제 규칙이 일관되다면 한 번의 설정으로 일괄 완료할 수 있습니다. 먼저 샘플 파일로 효과를 검증한 후 전체 폴더를 일괄 처리하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 효율성을 높임과 동시에 출력 결과의 신뢰성을 더욱 높일 수 있습니다.