여러 PDF 파일에서 동일한 날짜, 연도 또는 키워드를 일괄적으로 수정해야 하는 경우, 수동으로 하나씩 편집하면 시간이 오래 걸리고 누락되기 쉽습니다. 본 문서에서는 PDF의 April과 2017을 각각 August와 2026으로 대체하는 예시를 통해, HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 PDF 일괄 찾기 및 바꾸기를 수행하는 방법을 소개합니다. 사용자는 처리 전후 효과, 구체적인 작업 단계, 그리고 일괄 대체 시 주의해야 할 매칭 규칙과 파일 백업 문제를 확인할 수 있습니다.
많은 사무직 직원들이 다음과 같은 상황을 경험합니다. PDF 보고서가 이미 생성되어 배포되기 직전에 날짜를 업데이트해야 한다는 것을 알게 되거나, 여러 PDF 템플릿의 연도, 부서명, 프로젝트명, 번호를 일괄적으로 조정해야 하는 경우입니다. 파일이 하나뿐이라면 PDF를 열어 수동으로 수정하는 것도 감당할 수 있지만, 수십 개 또는 수백 개의 PDF가 있다면 각 파일에서 동일한 키워드를 찾아 수동으로 교체해야 하므로 작업량이 빠르게 늘어납니다.
이 문서는 '여러 PDF 파일 내용 일괄 수정'이라는 요구 사항을 중심으로 PDF의 날짜, 연도 및 키워드를 일괄 교체하는 방법을 보여줍니다. 예제에서는 여러 PDF의 'April'을 'August'로, '2017'을 '2026'으로 교체합니다. 작업에 사용된 것은 HeSoft Doc Batch Tool 이며, 이는 사무 환경을 위한 일괄 파일 처리 소프트웨어로, 반복적인 파일 처리 작업을 통합하여 실행함으로써 수동 작업을 줄이는 데 핵심 가치가 있습니다.
적용 시나리오: PDF 날짜 및 키워드 일괄 교체로 해결할 수 있는 문제
PDF는 일반적으로 비교적 안정적인 배포 형식으로 간주되므로 많은 사람들이 PDF 내용 수정은 파일별로만 처리할 수 있다고 생각합니다. 실제로 인식 가능한 텍스트 유형의 PDF의 경우 명확한 텍스트 내용을 교체해야 한다면 일괄 찾기 및 바꾸기를 통해 완료할 수 있습니다. 일반적인 시나리오로는 보고서 날짜 일괄 수정, 계약서의 연도 일괄 업데이트, PDF 자료의 회사명 교체, 프로젝트 문서의 프로젝트 번호 조정, 공지 파일의 담당자 정보 수정 또는 이전 버전 번호를 새 버전 번호로 교체하는 것 등이 있습니다.
이러한 요구 사항에는 공통된 특징이 있습니다. 교체 규칙이 고정되어 있다는 것입니다. 예를 들어 모든 PDF에 나타나는 '2017'을 '2026'으로 변경하거나 모든 'April'을 'August'로 변경해야 하는 경우입니다. 규칙이 명확하다면 반복적으로 열고, 찾고, 편집하고, 저장하는 데 시간을 낭비해서는 안 되며 일괄 처리 도구를 사용하여 완료해야 합니다.
스크린샷 예제에서 볼 수 있듯이 사용자가 처리해야 하는 것은 단일 PDF가 아니라 폴더 내의 여러 PDF 파일입니다. 일괄 처리의 의미는 바로 한 번의 설정으로 여러 파일에 대해 실행하여 각 PDF에 동일한 찾을 내용과 바꿀 내용을 수동으로 반복 입력하는 것을 피하는 데 있습니다.
결과 미리 보기: 처리 전 PDF 파일에 포함된 이전 날짜
처리 전 폴더에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf의 4개 PDF 파일이 있습니다. 이들 모두 동일한 규칙에 따라 내용을 업데이트해야 합니다.
그중 하나의 PDF를 열면 페이지에서 날짜가 'April 13, 2017'로 표시된 것을 볼 수 있습니다. 스크린샷에서는 'April'과 '2017'을 빨간색 상자로 강조 표시했으며, 이 두 가지가 이번에 일괄 찾기 및 바꾸기를 수행할 키워드입니다.
여기서 처리 목표는 매우 명확합니다. 가운데 '13,'은 그대로 유지하고 월과 연도만 수정합니다. 즉, 날짜 줄 전체를 한 덩어리로 교체하는 것이 아니라 그 안의 두 텍스트 조각을 각각 교체하는 것입니다. 이 방식은 PDF 내 특정 텍스트만 업데이트해야 하는 상황을 처리하는 데 더 유연하고 적합합니다.
결과 미리 보기: 처리 후 날짜가 규칙에 따라 교체됨
일괄 처리가 완료된 후 출력된 PDF를 열면 원래 'April 13, 2017'이 'August 13, 2026'으로 변경된 것을 볼 수 있습니다. 여기서 'April'은 'August'로, '2017'은 '2026'으로 교체되었고 '13,'은 그대로 유지됩니다.
이 결과는 일괄 교체가 단순히 PDF 페이지 전체를 무차별적으로 다시 작성하는 것이 아니라 사용자가 설정한 키워드에 따라 찾기 및 바꾸기를 수행한다는 것을 보여줍니다. 날짜, 연도, 이름 등의 내용을 일괄적으로 수정해야 하는 PDF 파일의 경우 이 방법을 통해 효율성을 크게 높일 수 있습니다.
작업 단계 1: PDF 도구로 이동하여 해당 기능 선택
먼저 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 엽니다. 소프트웨어 왼쪽에는 도구 분류 영역이 있으며, 'PDF 도구' 분류를 볼 수 있습니다. 이번에는 PDF 파일 내용을 처리해야 하므로 왼쪽의 'PDF 도구'를 클릭해야 합니다.
PDF 도구 페이지에서 'PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능을 선택합니다. 스크린샷에서 이 기능 카드는 '1. PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기'로 표시되어 있으며, 아래 설명에는 'PDF 파일 내용의 키워드를 일괄 찾기 및 바꾸기'라고 쓰여 있습니다. 이는 이번 요구 사항과 완전히 일치합니다.
이 기능을 선택하는 목적은 전용 PDF 키워드 교체 워크플로로 진입하는 것입니다. 사무용 소프트웨어에서는 일반적으로 PDF 암호화, PDF 워터마크 추가, PDF를 Word로 변환, PDF를 이미지로 변환 등 많은 PDF 관련 도구를 제공합니다. 목표가 여러 PDF의 텍스트 키워드를 수정하는 것이라면 변환이나 워터마크 기능이 아닌 찾기 및 바꾸기 기능을 선택해야 합니다.
작업 단계 2: 일괄 수정할 PDF 파일 가져오기
'PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능에 진입하면 페이지 상단에 '파일 추가' 및 '폴더에서 파일 가져오기' 두 가지 주요 진입점이 제공됩니다. PDF가 여러 위치에 분산되어 있는 경우 '파일 추가'를 사용하여 선택할 수 있습니다. PDF가 하나의 폴더에 집중적으로 저장되어 있는 경우 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하는 것이 좋습니다.
스크린샷에서 작업 목록에는 이미 4개의 PDF 파일이 가져와져 있습니다. 표에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정 날짜 및 작업이 나열되어 있습니다. 파일 확장자가 모두 pdf이므로 가져온 대상이 올바름을 나타냅니다. 하단에 표시된 레코드 수는 4로, 현재 일괄 작업이 4개의 레코드를 처리함을 의미합니다.
이 단계는 매우 중요한데, 일괄 처리가 목록에 있는 파일들에 동일한 규칙을 실행하기 때문입니다. 가져온 후 파일 이름과 수량을 확인하여 처리해야 할 PDF가 모두 목록에 있는지, 처리할 필요가 없는 파일이 잘못 선택되지는 않았는지 확인해야 합니다. 목록에 잘못된 파일이 있다면 오른쪽 작업 영역을 통해 삭제할 수 있습니다. 전체 가져오기가 잘못된 경우 상단의 '지우기'를 클릭한 후 다시 가져올 수 있습니다.
파일이 정확함을 확인한 후 페이지 하단의 '다음'을 클릭하여 '처리 옵션 설정'으로 들어갑니다.
작업 단계 3: 정확한 텍스트 찾기 선택 및 키워드 대응 관계 입력
'처리 옵션 설정' 페이지에서 '키워드 옵션 설정'을 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 '찾기 방식'은 '정확한 텍스트 찾기'로 선택되어 있습니다. 날짜, 연도, 영문 월, 프로젝트 번호와 같은 명확한 문자열의 경우 정확한 찾기가 보다 직관적인 방법입니다.
페이지 하단에는 두 개의 목록 영역이 있습니다. 왼쪽은 '찾을 키워드 목록'이고 오른쪽은 '바꿀 키워드 목록'입니다. 이 예제에서는 왼쪽에 'April'과 '2017'을 입력하고 오른쪽에 해당하는 'August'와 '2026'을 입력합니다. 소프트웨어는 행 번호 관계에 따라 교체를 실행합니다. 1행 April은 1행 August에, 2행 2017은 2행 2026에 해당합니다.
입력 시 세 가지 원칙을 따르는 것이 좋습니다. 첫째, 한 줄에 하나의 키워드만 작성하여 여러 교체 대상을 같은 줄에 적어 매칭이 불분명해지는 것을 피합니다. 둘째, 좌우 양쪽 행 수를 일치시켜 특정 찾을 단어에 바꿀 단어가 없는 상황을 방지합니다. 셋째, 입력 완료 후 위에서 아래로 다시 한 번 검토하며, 특히 숫자 연도, 번호, 대소문자를 구분하는 영문 내용을 확인합니다.
스크린샷에는 '문자의 대소문자 무시'와 '단어의 일부가 아닌 완전한 단어 일치'라는 두 가지 추가 옵션도 표시되어 있습니다. 영문 월이나 영문 단어를 교체하는 경우 파일 내용에 따라 신중하게 선택해야 합니다. 예를 들어 독립적인 April만 교체하고 동일한 문자를 포함하는 다른 긴 단어에 영향을 주고 싶지 않다면 완전한 단어 일치에 주의를 기울여야 합니다. 연도와 같은 숫자의 경우 일반적으로 교체 범위가 업무 요구 사항에 부합하는지 확인해야 합니다.
작업 단계 4: 출력 위치 설정 및 일괄 처리 실행
키워드 설정을 완료한 후 계속해서 '다음'을 클릭합니다. 페이지 워크플로에 따라 이후 '저장 위치 설정'으로 진입한 다음 '처리 시작'으로 넘어갑니다. 저장 위치는 처리된 PDF가 출력될 위치를 결정합니다.
실제 사무 환경에서는 처리 결과를 원본 파일을 덮어쓰지 않고 새 디렉토리에 저장하는 것이 좋습니다. 그 이유는 간단합니다. 일괄 교체 설정이 잘못되면 여러 파일에 동시에 영향을 미치기 때문입니다. 원본 파일을 보존하면 쉽게 되돌릴 수 있고 처리 전후의 내용을 비교하기도 용이합니다. 'PDF 날짜 교체 후' 또는 '키워드 교체 완료'와 같은 새 폴더를 만들어 출력 결과를 전용으로 보관할 수 있습니다.
마지막으로 '처리 시작' 단계로 들어가 작업을 시작합니다. 처리가 완료된 후 최소한 출력 PDF 중 하나를 열어 'April'이 'August'로, '2017'이 '2026'으로 변경되었는지 확인하는 것이 좋습니다. 파일 수가 많다면 여러 파일을 샘플로 검사하여 일괄 규칙이 적용되었는지 확인합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 스캔된 PDF를 바로 교체할 수 있나요? PDF 페이지 내용이 스캔된 이미지인 경우, 텍스트가 실제로 편집 가능한 텍스트가 아니라면 직접 찾기 및 바꾸기로는 검색되지 않을 수 있습니다. 일괄 교체는 텍스트 기반 PDF에 더 적합합니다. 스캔본을 만나면 먼저 PDF의 텍스트를 선택하거나 복사할 수 있는지 확인해야 합니다.
2. 연도를 교체하면 다른 위치에 영향을 미칠까요? PDF에 여러 개의 '2017'이 있는 경우 소프트웨어는 설정에 따라 해당 텍스트를 찾습니다. 처리 전에 나타나는 모든 '2017'을 '2026'으로 변경해야 하는지 확인해야 합니다. 특정 위치만 교체하려면 PDF 내용 구조를 신중하게 평가해야 합니다.
3. 여러 그룹의 키워드를 동시에 교체할 수 있나요? 스크린샷에서 볼 수 있듯이 키워드 목록은 줄별로 여러 항목 입력을 지원합니다. 예제에서는 April과 2017 두 항목을 동시에 교체했습니다. 사용자는 필요에 따라 더 많은 행을 계속 추가할 수 있지만, 좌우 양쪽의 대응 관계가 올바른지 반드시 확인해야 합니다.
4. 왜 먼저 소량으로 테스트해야 하나요? 특정 유형의 PDF를 처음 처리하는 경우, 먼저 1~2개의 파일로 교체 결과를 테스트하여 이상이 없음을 확인한 후 전체 폴더에 대해 일괄 처리하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 대규모 일괄 오교체 위험을 줄일 수 있습니다.
요약
여러 PDF 파일 내용을 일괄적으로 수정할 때 핵심은 반복적인 규칙을 표준화하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 'PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능을 통해 여러 PDF를 한 번에 가져와 날짜, 연도, 키워드 등의 내용을 일괄 교체할 수 있습니다. 이 문서의 예제에서는 'April'을 'August'로, '2017'을 '2026'으로 교체했으며, 처리 후 PDF의 날짜가 'August 13, 2026'으로 성공적으로 업데이트되었습니다.
PDF 보고서, 계약서, 공지, 설명서 및 보관 자료를 자주 처리하는 사용자에게 일괄 찾기 및 바꾸기는 많은 반복 작업을 줄일 수 있습니다. 작업 전에 폴더와 교체 규칙을 정리하고, 처리 시 키워드 대응 관계에 주의하며, 처리 후에 샘플을 추출하여 확인하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 효율성을 높이는 동시에 PDF 내용 수정의 정확성도 보장할 수 있습니다.