많은 PDF 보고서, 계약서 또는 공지사항에는 날짜, 연도, 월 등의 고정 정보가 포함되어 있습니다. 이러한 내용을 일괄적으로 업데이트해야 할 때, 파일을 하나씩 열어서 수정하는 것은 느리고 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 여러 PDF에서 날짜 텍스트를 일괄 교체하는 조작 방법을 시연합니다. 여기에는 PDF 가져오기, 정밀 검색 텍스트 설정, 교체 전후 키워드 목록 작성, 처리 후 PDF 효과 확인 등이 포함되어 있어, 사용자가 반복적인 문서 수정 작업을 빠르게 완료할 수 있도록 도와줍니다.
PDF 보고서, 계약서, 공지, 프로젝트 자료를 처리할 때 자주 마주치는, 간단해 보이지만 매우 시간이 많이 소요되는 문제가 있습니다. 여러 PDF 파일에서 동일한 날짜나 연도를 수정해야 하는 경우입니다. 예를 들어, 원본 파일에 "April 13, 2017"이라고 적혀 있는데, 이를 "August 13, 2026"으로 일괄 업데이트해야 한다고 가정해 봅시다. 파일이 하나라면 수동으로 PDF를 열어 처리하는 것도 감내할 수 있지만, 많은 PDF 파일이 있다면 하나씩 검색하고, 수정하고, 저장하는 데 엄청난 시간이 낭비됩니다.
이 글에서는 "여러 PDF 파일의 날짜와 연도를 한 번에 바꾸는 방법"이라는 문제를 중심으로, 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. 바로 " HeSoft Doc Batch Tool "의 PDF 일괄 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하여 여러 PDF의 지정된 키워드를 통일되게 바꾸는 것입니다. 예시에서는 4개 PDF 파일의 "April"을 "August"로, "2017"을 "2026"으로 바꿔 PDF 날짜 내용을 일괄 업데이트합니다.
적용 시나리오: PDF 날짜, 연도, 월 일괄 수정
PDF 파일은 공식 배포 및 보관에 자주 사용되기 때문에, 많은 사람들이 PDF 내용을 효율적으로 수정할 수 없다고 오해합니다. 실제로 식별 가능한 텍스트가 포함된 PDF의 경우, 고정 키워드만 바꾸는 작업은 일괄 처리 도구를 통해 통일되게 수정할 수 있습니다. 이 방법은 특히 다음 시나리오에 적합합니다.
- 보고서 날짜 업데이트: 월간 보고서, 연간 보고서, 감사 보고서, 프로젝트 보고서에서 발행일이나 보고서 날짜를 일괄 업데이트해야 할 때.
- 계약 연도 바꾸기: 계약 템플릿을 PDF로 일괄 내보낸 후, 연도나 유효 기간을 조정해야 하는 경우.
- 공지 파일 일괄 날짜 변경: 회의 공지, 교육 공지, 규정 공지의 날짜를 이전 날짜에서 새 날짜로 변경할 때.
- 기록 자료 수정: 보관 자료의 특정 시간, 버전 또는 번호를 통일되게 수정해야 할 때.
- 영문 PDF 내용 업데이트: 예를 들어 월 April, August, 연도 2017, 2026 등 영문 또는 숫자 내용의 일괄 바꾸기.
수동 처리와 비교하여 PDF 키워드를 일괄 찾아 바꾸는 것의 장점은 다음과 같습니다. 파일을 한 번에 가져오고, 규칙을 한 번 설정하면, 소프트웨어가 목록에 따라 여러 PDF를 자동으로 처리합니다. 사무용 소프트웨어에서 이러한 기능의 핵심 가치는 반복적인 노동을 줄여, 사용자가 기계적인 조작 대신 검토와 의사 결정에 시간을 할애할 수 있도록 하는 것입니다.
결과 미리보기: "April 13, 2017"에서 "August 13, 2026"으로
처리 전: 폴더에 수정할 PDF 여러 개 있음
처리 전 폴더에는 총 4개의 PDF 파일(1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf)이 있습니다. 동일한 보고서 묶음이거나 동일한 템플릿으로 생성된 여러 자료일 수 있습니다. 이러한 일괄 파일의 경우, 가장 중요한 것은 먼저 처리할 파일 범위를 확인하여 특정 PDF를 누락하지 않는 것입니다.
PDF 중 하나를 열면 페이지의 날짜가 "April 13, 2017"임을 확인할 수 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 상자는 "April"과 "2017"을 표시하며, 이것이 이번에 바꿀 키워드입니다. 가운데 "13"은 변경되지 않으므로, 바꾸기 규칙은 전체 구간을 임의로 바꾸는 것이 아니라 "월 바꾸기"와 "연도 바꾸기"로 정확하게 설정해야 합니다.
처리 후: 월과 연도가 바뀜
처리가 완료된 후 PDF를 열어 확인하면, 날짜가 "August 13, 2026"으로 변경되어 있습니다. 이는 소프트웨어가 PDF 내용에서 "April"과 "2017"을 성공적으로 찾아, 미리 설정된 규칙에 따라 "August"와 "2026"으로 바꾸었음을 의미합니다.
결과 이미지에서 볼 수 있듯, 바뀐 PDF는 원래 페이지 구조를 그대로 유지하며, 보고서 제목, 페이지 번호, 배지 그래픽 등의 내용은 변경되지 않았습니다. 주요 텍스트만 업데이트해야 하는 시나리오에서는 PDF 전체를 다시 편집하는 것보다 이 처리 방식이 훨씬 직접적입니다.
조작 단계: PDF 날짜 텍스트 일괄 바꾸기 전체 프로세스
1단계: PDF 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능 찾기
" HeSoft Doc Batch Tool "를 시작한 후, 먼저 왼쪽 탐색 모음에서 "PDF 도구"로 이동합니다. 이 소프트웨어는 사무 문서 일괄 처리 도구로, 인터페이스에 파일 유형 및 처리 작업별로 여러 일괄 기능을 제공합니다. PDF 도구로 들어가면 PDF 관련 다양한 작업 항목을 볼 수 있습니다.
이번에 사용할 기능은 첫 번째 항목입니다: "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기". 기능 설명에서 "PDF 파일 내용의 키워드를 일괄 찾아 바꿉니다."라고 되어 있는 것을 볼 수 있습니다. 이는 PDF 날짜, 연도, 월을 일괄 수정해야 하는 요구 사항에 정확히 부합합니다.
이 기능을 선택하는 목적은 소프트웨어가 PDF 본문 내용 처리 프로세스로 진입하도록 하는 것입니다. 구분해야 할 점은, PDF 이름 바꾸기, PDF 병합, PDF 워터마크 추가와 같은 기능도 일괄 처리에 속하지만, 이 글에서 다루려는 PDF 내용 키워드 바꾸기 문제는 해결할 수 없다는 것입니다.
2단계: 처리할 PDF 파일 가져오기
기능에 진입하면 페이지 상단에 현재 작업 이름 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"가 표시됩니다. 오른쪽 상단에는 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기"라는 두 가지 주요 진입점이 있습니다. 처리할 PDF 수가 적으면 "파일 추가"를 사용할 수 있고, 모든 PDF가 동일한 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 편리합니다.
스크린샷에는 4개의 PDF 파일에 해당하는 4개의 레코드가 이미 가져와 있습니다. 표에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보가 표시되며, 하단 요약 영역에는 "레코드 수: 4"가 표시됩니다.
이 단계에서는 파일 목록을 꼼꼼히 확인하는 것이 좋습니다. 일괄 처리가 시작되면 목록의 모든 파일에 동일한 규칙이 적용되어 바꾸기가 실행되기 때문입니다. 처리하면 안 되는 PDF를 가져오면 수정할 필요가 없는 파일까지 수정될 수 있고, 특정 파일을 누락하면 나중에 별도로 추가 처리해야 합니다.
확인이 끝나면 페이지 하단의 "다음"을 클릭하여 키워드 바꾸기 설정으로 이동합니다.
3단계: 정확한 텍스트 찾기 선택
"처리 옵션 설정" 페이지에서 먼저 찾기 방식을 설정해야 합니다. 스크린샷에서 선택된 것은 "정확한 텍스트 찾기"입니다. 이번 예시의 경우 찾기 목표가 매우 명확합니다. 하나는 영문 월 "April"이고, 다른 하나는 연도 "2017"이므로 정확한 찾기를 사용하는 것이 더 적합합니다.
정확한 찾기의 장점은 규칙이 명확하여 고정 텍스트를 바꾸는 데 적합하다는 것입니다. 예를 들어 특정 회사 약칭을 새 약칭으로, 특정 프로젝트 번호를 새 번호로, 특정 구 연도를 새 연도로 바꾸는 경우입니다. 더 복잡한 일치가 필요하다면 인터페이스에서 "수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기" 옵션도 볼 수 있지만, 이 예시에서는 사용할 필요가 없습니다.
4단계: 찾을 단어 및 바꿀 단어 입력
다음으로, 왼쪽 "찾을 키워드 목록"에 바뀔 내용을 입력하고, 오른쪽 "바꿀 키워드 목록"에 대상 내용을 입력합니다. 예시에서는 다음과 같이 설정합니다.
- 왼쪽 첫 번째 줄: April; 오른쪽 첫 번째 줄: August.
- 왼쪽 두 번째 줄: 2017; 오른쪽 두 번째 줄: 2026.
이 설정이 완료되면 소프트웨어는 각 PDF를 처리할 때 찾은 April을 August로, 찾은 2017을 2026으로 바꿉니다. 양쪽이 줄별로 대응되므로 입력 시 반드시 줄 번호를 일치시켜야 합니다. 오른쪽 내용을 잘못된 줄에 입력하면 바꾸기 관계에 오류가 발생합니다.
날짜를 일괄 바꾸는 경우 유용한 제안이 하나 더 있습니다. 월과 연도만 수정하려면, 모든 PDF의 날짜가 완전히 동일한 경우가 아니라면 전체 날짜를 하나의 키워드로 사용하지 마십시오. 이 예시처럼 "April"과 "2017" 두 그룹의 규칙으로 나누면 가운데 "13"을 유지할 수 있으며, 여러 위치에서 동일한 월이나 연도가 나타나는 경우에도 처리하기 편리합니다.
5단계: 필요에 따라 추가 옵션 설정
바꾸기 목록 위쪽에서 "대소문자 무시" 및 "단어 일부가 아닌 완전한 단어 일치"와 같은 추가 옵션을 볼 수 있습니다. 이 두 옵션은 영문 PDF 처리에서 비교적 자주 사용됩니다.
예를 들어 PDF에 April, APRIL, april 등 다양한 표기가 있을 수 있고, 모두 August로 바꾸려는 경우 대소문자 일치 설정을 주목할 수 있습니다. 독립적인 단어 April만 바꾸고 긴 단어의 일부 조각을 바꾸고 싶지 않은 경우에는 완전한 단어 일치 설정을 주목할 수 있습니다.
예시 PDF의 대상 텍스트가 매우 명확하므로, 스크린샷에는 주로 정확한 찾기와 두 세트의 바꾸기 단어가 나와 있습니다. 설정이 완료되면 "다음"을 클릭합니다.
6단계: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 실행
페이지 상단 진행 상황에서 다음 단계는 "저장 위치 설정"이고, 마지막은 "처리 시작"임을 볼 수 있습니다. 실제 작업에서는 처리된 PDF를 원본 파일과 직접 섞지 말고 새 디렉터리에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 세 가지 이점이 있습니다.
- 원본 PDF를 보관하여 처리 전후 내용을 비교할 수 있습니다.
- 바꾸기 규칙이 잘못 설정된 경우 다시 처리할 수 있으며 원본에 영향을 미치지 않습니다.
- 처리가 완료된 후 어떤 파일이 업데이트된 버전인지 빠르게 구분할 수 있습니다.
저장 위치 설정을 완료한 후, 인터페이스 안내에 따라 처리 시작 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 가져오기 목록의 4개 PDF에 대해 순서대로 찾기 및 바꾸기 작업을 실행합니다.
7단계: 처리 결과 확인
일괄 처리가 완료된 후, 곧바로 원본 파일을 삭제하는 것은 권장하지 않습니다. 먼저 출력 디렉터리의 PDF를 열어 바꾸기 결과가 올바른지 확인해야 합니다. 이 예시의 확인 핵심은 원래 "April 13, 2017"이 "August 13, 2026"으로 변경되었는지입니다.
파일이 많은 경우, 먼저 대표적인 PDF 몇 개를 추출하여 확인한 후 중요도에 따라 전체를 확인할지 결정할 수 있습니다. 계약, 재무, 법무 관련 파일의 경우 더욱 엄격한 검증을 권장합니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 일괄 바꾸기가 PDF의 다른 내용에 영향을 미치나요?
예시 설정에 따르면, 소프트웨어는 입력된 키워드에 대해서만 바꾸기를 실행합니다. 예를 들어 April과 2017만 설정하면, 13, 보고서 번호 또는 다른 텍스트를 임의로 수정하지 않습니다. 다만, 특정 키워드가 PDF에 여러 번 나타나는 경우 일반적으로 규칙에 따라 일치하는 모든 항목이 바뀌므로, 설정 전에 해당 키워드가 수정이 필요한 위치에만 나타나는지 확인해야 합니다.
2. 연도를 바꿀 때 주의할 점은 무엇인가요?
연도와 같은 숫자는 본문, 페이지 번호, 번호 또는 참고 자료에 나타날 수 있습니다. 특정 위치의 연도만 바꾸고 싶지만, 동일한 연도가 다른 위치에도 나타난다면 신중하게 평가해야 합니다. 먼저 PDF 리더로 해당 연도를 검색하여 나타나는 위치를 파악한 후, 일괄 바꾸기 여부를 결정할 수 있습니다.
3. 스캔한 PDF도 일괄 바꾸기가 가능한가요?
PDF가 스캔 이미지인 경우, 페이지의 텍스트를 바로 텍스트로 인식하지 못할 수 있습니다. 이때 찾기 및 바꾸기 기능이 키워드를 찾지 못할 수 있습니다. 판단 방법은 간단합니다. PDF를 연 후 텍스트 선택이나 검색을 시도해 보고, 검색이 불가능하다면 일반 텍스트 PDF가 아닐 가능성이 있습니다.
4. 한 번에 여러 세트의 바꾸기 관계를 설정할 수 있나요?
스크린샷에서 볼 수 있듯, 키워드 목록은 줄별로 여러 내용을 입력하는 것을 지원합니다. 예시에서는 April에서 August로, 2017에서 2026으로 두 세트를 동시에 설정했습니다. 실제 작업에서도 동일한 방식으로 더 많은 세트를 설정할 수 있지만, 처리 전에 대응 관계를 꼼꼼히 확인하는 것이 좋습니다.
요약
여러 PDF 파일의 날짜, 월, 연도를 통일되게 수정해야 할 때, 수동으로 하나씩 처리하는 것은 효율적인 방법이 아닙니다. " HeSoft Doc Batch Tool "의 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 사용하면, 반복적인 PDF 내용 수정 작업을 다음과 같은 표준 프로세스로 만들 수 있습니다. 파일 가져오기, 찾을 단어 설정, 바꿀 단어 입력, 저장 위치 설정, 일괄 처리 시작, 출력 결과 확인.
이 글의 예시에서, 4개 PDF 파일의 "April"과 "2017"이 한 번에 "August"와 "2026"으로 바뀌었고, 처리 후 날짜는 "August 13, 2026"으로 표시됩니다. 보고서, 계약서, 공지, 기록 자료를 자주 다루는 사용자에게 이러한 PDF 텍스트 일괄 바꾸기 방법은 시간을 크게 절약하고, 누락 수정 위험을 줄여줄 수 있습니다.
현재 다수의 PDF 날짜, 이름, 번호 또는 고정 키워드를 통일되게 수정해야 한다면, 먼저 바꾸기 규칙을 정리한 후 일괄 처리 도구를 사용하여 작업을 수행할 수 있습니다. 처리 전에 원본 파일을 보관하고, 처리 후에 적시에 결과를 추출하여 확인하면 효율성을 높이면서 문서의 정확성도 보장할 수 있습니다.