폴더에 많은 PDF 파일의 키워드를 일괄적으로 바꿔야 할 때는 일괄 처리 도구를 사용하는 것이 수동 편집보다 효율적입니다. 이 글에서는 PDF 키워드 일괄 찾기 및 바꾸기를 중심으로, HeSoft Doc Batch Tool 에서 여러 PDF를 가져와 수식을 통한 퍼지 텍스트 검색을 선택하고, 행별로 대응되는 찾기 및 바꾸기 목록을 통해 날짜의 월과 연도를 한 번에 업데이트하는 방법을 보여줍니다. 사무 문서의 일괄 유지 관리 시나리오에 적합합니다.
기업 사무 및 자료 관리에서 동일한 유형의 문서를 PDF로 내보내는 경우가 많습니다. 예를 들어 프로젝트 보고서, 감사 자료, 규정 문서, 제품 설명서, 공지 사항 등이 있습니다. 이러한 PDF는 동일한 템플릿에서 생성되는 경우가 많아 내용 구조가 유사합니다. 템플릿 정보를 업데이트해야 할 때 문제가 발생합니다. 하나의 폴더에 여러 PDF가 있을 수 있으며, 각 파일에서 동일한 유형의 키워드를 바꿔야 합니다. 수동으로 일일이 편집하면 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라 모든 파일을 제대로 처리하기 어렵습니다.
이 문서에서는 "PDF의 날짜 키워드 일괄 바꾸기"를 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 PDF 키워드 일괄 찾기 및 바꾸기를 수행하는 방법을 소개합니다. 예시에서 처리 전 PDF의 날짜에는 "April 13, 2017"이 포함되어 있었고, 처리 후에는 "August 13, 2026"으로 변경되었습니다. 여기서 월과 연도는 바꿔야 할 내용이며, 날짜의 일은 그대로 유지됩니다. 이 사례는 PDF 일괄 처리에서 와일드카드 또는 수식 기반 퍼지 검색의 가치를 잘 보여줍니다.
적용 시나리오: 폴더 전체의 PDF를 일괄 수정해야 하는 경우
수정해야 할 PDF가 하나뿐이라면 PDF 편집기를 열어 수동으로 처리하는 것이 어렵지 않을 수 있습니다. 하지만 폴더 안에 PDF가 여러 개 있거나 매일, 매주 유사한 파일을 반복 처리해야 한다면 수동 방식은 비효율적입니다. 일괄 처리 도구의 가치는 반복 작업을 한 번의 규칙 설정으로 전환하여 소프트웨어가 여러 파일 처리를 자동으로 완료하도록 하는 데 있습니다.
대표적인 시나리오로는 PDF 보고서 표지의 발행일 일괄 업데이트, PDF 계약서의 이전 프로젝트명 일괄 바꾸기, PDF 파일 내 연도, 버전 번호, 웹사이트 주소 일괄 수정, 여러 PDF 문서의 번호 일괄 정정, 여러 PDF 공지의 이전 부서명을 새 부서명으로 일괄 바꾸기 등이 있습니다. Word, docx, doc, Excel, PPT 등의 파일도 유사한 요구가 있지만, 이 글에서는 PDF 파일 내용의 키워드 바꾸기에 중점을 둡니다.
대상 내용이 완전히 고정된 경우에는 정확한 검색을 사용할 수 있고, 대상 내용에 변동이 있는 경우에는 퍼지 검색이 필요합니다. 예를 들어 월이 April 또는 May일 수 있고, 연도가 임의의 네 자리 숫자일 수 있는 경우, 이때 와일드카드나 수식 규칙을 사용하는 것이 더 효율적입니다.
처리 전 효과: PDF 파일과 바꿀 내용
처리 전 폴더 스크린샷을 보면 현재 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 총 4개의 PDF 파일이 있습니다. 이 파일들이 이번 일괄 처리의 대상입니다. 실제 사무 환경에서는 이 수가 더 많을 수 있지만 작업 방식은 동일합니다.
PDF 중 하나를 열면 페이지 상단에는 보고서 제목이 있고, 페이지 중앙에서 약간 왼쪽 위치에 "April 13, 2017"이라는 날짜가 있습니다. 빨간색 상자는 두 가지 주요 영역, 즉 월 April과 연도 2017을 강조 표시합니다. 즉, 이번에 바꿀 것은 페이지 전체 내용이나 전체 날짜 문자열이 아니라 날짜 속의 두 가지 핵심 부분입니다.
이러한 요구는 대량 문서 유지 관리에서 흔히 볼 수 있습니다. 원래 서식을 유지하고 대부분의 텍스트를 보존하면서 일부 변수만 업데이트하는 것입니다. 수동으로 처리하려면 각 PDF를 열고 해당 위치를 찾아 월과 연도를 수정한 후 저장해야 합니다. 파일이 많을수록 수정이 누락되거나 내용의 불일치가 발생하기 쉽습니다.
처리 후 효과: 키워드가 새 내용으로 바뀜
처리가 완료된 후 출력 PDF를 열면 날짜가 "August 13, 2026"으로 업데이트된 것을 확인할 수 있습니다. 스크린샷 효과를 보면 월은 August로, 연도는 2026으로 변경되었으며 다른 내용은 그대로 유지되었습니다. 이것이 바로 일괄 찾기 및 바꾸기가 달성하고자 하는 결과입니다. 바꿔야 할 내용만 변경하고 다른 페이지 요소에는 영향을 주지 않습니다.
이 방식을 통해 동일한 폴더에 대량의 PDF가 있더라도 동일한 규칙으로 일괄 처리할 수 있습니다. 수동으로 하나씩 수정하는 것과 비교하여 일괄 처리 도구는 시간을 절약할 뿐만 아니라 바꾸기 규칙을 더욱 일관되게 적용하여 사람의 작업 차이를 줄여줍니다.
조작 절차 1: PDF 키워드 찾기 및 바꾸기 도구 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후, 먼저 왼쪽 탐색 메뉴에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 이 소프트웨어의 인터페이스에서는 여러 사무 파일 처리 분류를 볼 수 있으며, 이는 단일 파일 편집기가 아닌 사무 시나리오용 문서 일괄 처리 도구임을 나타냅니다.
PDF 도구에 들어간 후, "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택합니다. 이 기능의 설명은 "PDF 파일 내용의 키워드를 일괄 찾기 및 바꾸기"로, 이 문서에서 해결하려는 문제와 정확히 일치합니다.
올바른 기능을 선택하면 소프트웨어는 단계별 프로세스로 진입합니다. 이러한 마법사 방식 설계는 일괄 작업에 적합합니다. 일반적으로 먼저 파일을 선택하고, 규칙을 설정하고, 출력 위치를 설정한 후 마지막으로 일괄 실행해야 하기 때문입니다. 단계에 따라 작업하면 설정 누락 가능성을 줄일 수 있습니다.
조작 절차 2: 폴더에서 PDF 레코드 가져오기
1단계 "처리할 레코드 선택"에서 인터페이스 오른쪽 상단에 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기"가 제공됩니다. 대상 PDF가 모두 동일한 폴더에 집중되어 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 폴더 전체의 PDF를 작업에 더 빠르게 추가할 수 있습니다.
스크린샷에는 이미 4개의 PDF 파일을 가져왔으며, 목록에는 순번, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 하단 요약 정보에는 레코드 수 4로 표시되어 현재 4개의 파일을 처리할 것임을 나타냅니다.
이 단계에서 당장 처리하는 것이 아니라 처리 범위를 확인해야 합니다. 관련 없는 PDF를 작업에 추가하지 않도록 파일명과 경로를 하나씩 확인하는 것이 좋습니다. 파일을 다시 선택해야 하는 경우, 인터페이스의 "비우기" 등의 버튼을 사용하여 목록을 정리하고 다시 가져올 수 있습니다. 목록이 정확한지 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭합니다.
조작 절차 3: 수식을 이용한 퍼지 검색으로 와일드카드 규칙 설정
2단계 "처리 옵션 설정"에 진입하면 "검색 방식" 설정을 볼 수 있습니다. 이 예시에서는 "정확한 텍스트 검색"이 아닌 "수식을 이용한 퍼지 텍스트 검색"을 선택했습니다. 이는 대상 텍스트에 변동 가능성(월이 April만이 아닐 수 있고, 연도가 2017로 고정되지 않을 수 있음)이 있기 때문입니다.
"찾을 키워드 목록"에 두 줄의 규칙을 입력합니다. 첫 번째 줄 "April|May", 두 번째 줄 "\d{4}". 첫 번째 줄은 April 또는 May를 매칭하는 데 사용되고, 두 번째 줄은 네 자리 숫자를 매칭하는 데 사용됩니다. 연도는 일반적으로 네 자리 숫자이므로 연도 필드를 찾는 데 사용할 수 있습니다.
"바꿀 키워드 목록"에 두 줄의 새 내용을 입력합니다: 첫 번째 줄 "August", 두 번째 줄 "2026". 여기서 특히 주의할 점은 행의 대응 관계입니다. 왼쪽의 첫 번째 줄에서 찾은 내용은 오른쪽의 첫 번째 줄로, 왼쪽의 두 번째 줄에서 찾은 내용은 오른쪽의 두 번째 줄로 바뀝니다. 즉, April 또는 May는 August로 바뀌고, 네 자리 연도는 2026으로 바뀝니다.
이러한 설정 방식은 유사한 템플릿의 PDF를 일괄 처리하는 데 매우 적합합니다. 각 파일마다 개별 설정을 하거나 각 파일의 구체적인 연도를 알 필요 없이, 대상 내용이 규칙에 부합하기만 하면 소프트웨어가 찾아서 바꿔줍니다.
조작 절차 4: 새 위치에 저장하고 일괄 처리 시작
검색 및 바꾸기 목록 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭합니다. 프로세스 상단에 후속 단계로 "저장 위치 설정" 및 "처리 시작"이 표시됩니다. 저장 위치를 설정할 때 원본 파일을 덮어쓰지 말고 새로운 출력 디렉토리를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처리 전 버전을 보존하여 비교 및 롤백이 용이합니다.
처리를 시작하기 전에 다시 한 번 확인할 수 있습니다: 가져온 파일 수가 올바른지, 검색 방식이 "수식을 이용한 퍼지 텍스트 검색"인지, 좌우 목록의 행 수가 일치하는지, 바꿀 내용의 철자가 올바른지. 이상이 없음을 확인한 후 처리 시작 단계로 진행합니다.
처리가 완료된 후에는 작업 완료 여부만 보지 말고 출력 PDF 중 몇 가지를 무작위로 추출하여 확인해야 합니다. 대상 키워드가 성공적으로 바뀌었는지, 바뀌지 말아야 할 내용이 바뀌었는지 중점 확인합니다. 파일 수가 많은 경우, 다양한 출처, 페이지 수, 날짜 형식의 샘플을 최소한 몇 가지 확인하여 규칙 적용 범위가 충분히 정확한지 확인하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문과 주의사항
1. 퍼지 검색을 사용하면 잘못 바뀔 수 있나요? 가능합니다. 퍼지 규칙이 넓을수록 매칭 범위가 커집니다. 예를 들어 "\d{4}"는 연도일 수도 있지만 다른 네 자리 번호와도 일치할 수 있습니다. 따라서 공식 일괄 처리 전에 소량의 PDF로 먼저 테스트하는 것이 좋습니다.
2. 바꾸기 목록을 비워둘 수 있나요? 스크린샷의 안내에는 "비워두면 삭제를 의미합니다"라고 표시되어 있습니다. 이는 바꿀 키워드 목록의 특정 행을 비워두면 해당 매칭 내용을 삭제하는 데 사용될 수 있음을 의미합니다. 실제 작업 시에는 중요한 텍스트를 실수로 삭제하지 않도록 주의해야 합니다.
3. 왜 월과 연도를 두 줄로 나누어 바꾸나요? 서로 다른 두 대상 내용이며 두 가지 다른 새 값으로 바꿔야 하기 때문입니다. 행을 나누어 설정하면 바꾸기 관계가 더 명확해지고 중간의 날짜 숫자를 보존할 수 있습니다.
4. 모든 PDF에서 동일한 단어라면 퍼지 검색이 필요한가요? 필요하지 않습니다. 완전히 동일한 텍스트는 "정확한 텍스트 검색"을 사용할 수 있습니다. 규칙이 더 간단하고 오매칭 가능성도 낮습니다.
5. 일괄 처리 전 가장 중요한 준비는 무엇인가요? 첫째는 원본 PDF 백업, 둘째는 검색 규칙 명확화, 셋째는 소규모 범위 테스트입니다. 특히 공식 계약서, 재무 파일, 아카이브 자료의 경우 결과에 이상이 없음을 반드시 확인한 후 일괄 적용해야 합니다.
요약: PDF 일괄 수정을 한 번의 규칙 설정으로 전환
PDF 키워드 일괄 찾기 및 바꾸기의 핵심 아이디어는 반복적인 수동 작업을 재사용 가능한 규칙으로 전환하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 여러 PDF를 먼저 가져온 후, "수식을 이용한 퍼지 텍스트 검색"을 선택하고 와일드카드나 수식 규칙을 입력한 다음, 최종적으로 처리된 파일을 일괄 출력할 수 있습니다.
본 예시에서 소프트웨어는 PDF의 월과 연도를 각각 August와 2026으로 바꾸어 여러 PDF 날짜 필드의 일괄 업데이트를 성공적으로 수행했습니다. 대량의 사무 파일을 자주 처리하는 사용자에게 이 방법은 반복 작업을 확실히 줄여 파일 유지 관리 효율성을 높일 수 있습니다. 다음에 PDF의 날짜, 번호, 이름 또는 버전 번호 일괄 수정 작업을 만나면 일괄 처리 도구를 우선적으로 사용하여 완료하는 것이 좋습니다.