여러 PDF에서 삭제할 텍스트가 동일한 패턴을 가지지만 내용이 다른 경우(예: 월, 연도, 날짜, 번호 또는 배치 번호), 일일이 검색하여 삭제하는 것은 매우 비효율적입니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 의 PDF 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하여, 수식을 통해 유사 키워드를 가진 텍스트를 퍼지 검색하고 대체 내용을 공백으로 두어 여러 PDF의 대상 텍스트를 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다. 이는 데이터 비식별화, 보고서 정리 및 보관 전 처리에 적합합니다.
일상적인 사무 환경에서 PDF는 최종 전달 형식으로 자주 사용됩니다. PDF가 보관, 외부 발송 및 공식 배포에 주로 사용되기 때문에, 많은 사람들이 파일을 배포하기 전에 내용 정리를 합니다. 표지의 날짜 삭제, 이전 버전 번호 제거, 특정 프로젝트명 삭제, 연도나 배치 정보 숨기기 등이 그 예입니다. PDF가 하나뿐이라면 수동으로 처리하는 것도 괜찮지만, 폴더 안에 수십 개, 심지어 수백 개의 PDF가 있다면 파일을 하나씩 열고, 찾고, 삭제하고, 다시 저장하는 작업은 매우 번거로운 반복 작업이 됩니다.
더욱 번거로운 점은 삭제해야 할 내용이 완전히 동일한 고정된 문구가 아니라 '유사한 문구'인 경우입니다. 예를 들어 어떤 PDF 표지에 모두 날짜가 있지만, 월은 April이나 May일 수 있고 연도는 2017이나 2020일 수 있으며, 번호가 모두 네 자리 또는 여섯 자리 숫자이지만 파일마다 구체적인 숫자가 다른 경우 등입니다. 이런 상황에서는 와일드카드나 수식을 사용한 유사 일치 방식으로 처리하는 것이 적합합니다. 이 글에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, 여러 PDF에서 키워드를 일괄적으로 유사 삭제하여 반복적인 찾기 및 바꾸기 작업을 사무용 소프트웨어가 대신하게 하는 방법을 설명합니다.
적용 시나리오: 여러 PDF에서 유사한 문구를 일괄 삭제해야 하는 경우
이 글의 방법은 다음과 같은 몇 가지 시나리오에 적합합니다. 첫째, PDF 보고서나 제안서 표지에 날짜가 있어 새 버전을 배포할 때 월, 연도 또는 전체 날짜를 제거해야 하는 경우. 둘째, 계약서, 공지, 감사 보고서 등 문서에 고정 형식의 번호가 있어 일괄 정리가 필요한 경우. 셋째, 과거 자료를 아카이빙하기 전에 일부 프로젝트 코드, 배치 번호, 버전 번호를 삭제해야 하는 경우. 넷째, 외부에 자료를 공유할 때 일정한 형식 패턴을 가진 특정 민감 필드를 삭제해야 하는 경우입니다.
스크린샷 예시에서 처리할 파일은 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 총 4개의 PDF입니다. 이 파일들은 동일한 일괄 처리 작업에 포함되며, 이후 개별적으로 열어 처리하는 것이 아니라 소프트웨어에 한 번에 가져와집니다.
처리 전 PDF를 열어보면 페이지에 "April 13, 2017"과 같은 날짜 내용이 있습니다. 예시에서 삭제하려는 것은 월과 연도, 즉 빨간색 상자 안의 "April"과 "2017"입니다. 만약 이 4개 PDF의 월과 연도가 완전히 동일하지 않다면, 특정 고정 단어를 찾는 것만으로는 유연성이 떨어지므로 수식을 이용한 유사 찾기를 사용해야 합니다.
여기서 중요한 점은 '특정 좌표의 내용을 삭제'하는 것이 아니라 '텍스트 규칙에 따라 키워드를 삭제'하는 것입니다. 즉, PDF 텍스트가 사용자가 설정한 일치 규칙에 부합하기만 하면 찾아서 삭제할 수 있습니다. 이는 파일을 일괄 처리할 때 수동으로 페이지를 넘기며 검토하는 것보다 더 안정적이고 시간도 절약됩니다.
결과 미리보기: 빈 내용으로 바꾸기를 통해 PDF 키워드 삭제하기
PDF 찾기 및 바꾸기 시나리오에서 삭제는 사실 특별한 종류의 바꾸기, 즉 찾은 내용을 빈 내용으로 바꾸는 것으로 이해할 수 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 설정 화면에도 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라는 명확한 안내가 있습니다. 따라서 왼쪽에 찾을 키워드나 수식을 입력하고, 오른쪽의 바꿀 내용 키워드 목록을 비워두는 것만으로 일괄 삭제를 구현할 수 있습니다.
처리 후 PDF 결과는 다음과 같습니다. 원래 월이 표시되던 위치는 비워졌고, 네 자리 연도가 표시되던 위치도 비워졌지만, 규칙에 일치하지 않는 "13,"은 그대로 유지되었습니다. 이 결과는 소프트웨어가 규칙에 따라 지정된 텍스트를 삭제했을 뿐, 무턱대고 줄 전체를 지워버린 것이 아님을 보여줍니다.
이러한 처리 방식은 사무 문서에 매우 유용합니다. PDF 리더에서 반복적으로 검색하는 시간을 줄여주고 수동 삭제 시 발생할 수 있는 누락을 방지하며, PDF의 전체 레이아웃을 유지하면서 내용 정리를 완료할 수 있게 해줍니다. PDF를 Word, docx 또는 doc로 변환한 후 편집하는 것에 비해, PDF에 직접 일괄 찾기 및 바꾸기를 실행하는 것이 '소량의 텍스트만 변경하고 레이아웃은 크게 바꾸고 싶지 않은' 작업에 더 적합합니다.
작업 단계: 여러 PDF에서 키워드 일괄 유사 삭제하기
아래에서는 소프트웨어 화면 스크린샷을 따라 구체적인 작업을 설명합니다. 스크린샷 속 소프트웨어 이름은 HeSoft Doc Batch Tool 이며, 이는 사무 환경을 위한 일괄 처리 소프트웨어의 한 종류입니다. 핵심 가치는 여러 파일을 한 번에 가져와 규칙을 일괄 설정하여 자동으로 처리함으로써 반복 작업을 줄이는 데 있습니다. 이 글에서는 PDF 도구 중 찾기 및 바꾸기 기능을 사용합니다.
1단계: PDF 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능으로 이동
소프트웨어를 실행한 후 왼쪽 탐색 모음에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 오른쪽 기능 목록에는 PDF 비밀번호 보호 추가, PDF 워터마크 추가, PDF를 Word로 변환, PDF를 TXT로 변환 등 여러 PDF 처리 항목이 표시됩니다. 이번에는 PDF 콘텐츠 안의 키워드를 처리할 것이므로 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택합니다.
이 단계의 예상 결과는 전용 PDF 키워드 처리 마법사로 진입하는 것입니다. PDF 폴더를 병합하거나 페이지를 삭제하는 것이 아니라, PDF 본문 텍스트에 대해 찾기, 바꾸기 또는 삭제를 수행하는 것이므로 올바른 기능을 선택하는 것이 중요합니다. 진입하면 페이지 상단에 처리 순서가 표시되어 단계별로 작업을 완료하기 쉽습니다.
2단계: 일괄 처리할 PDF 파일 가져오기
"PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 페이지로 들어가면 먼저 처리할 레코드를 선택해야 합니다. 인터페이스 오른쪽 상단에는 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼이 있습니다. 파일 수가 적으면 "파일 추가"를 사용하여 수동으로 선택할 수 있으며, 모든 PDF가 같은 폴더에 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 효율적입니다.
스크린샷에는 이미 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf라는 이름의 4개 레코드를 가져왔으며, 경로는 D 드라이브 test 폴더에 있습니다. 목록에는 확장자 pdf, 만든 날짜 및 수정한 날짜도 표시됩니다. 작업 전에 파일 수가 정확한지, 처리해서는 안 될 PDF가 포함되어 있지는 않은지, 경로가 현재 작업하려는 폴더가 맞는지 주의 깊게 확인하는 것이 좋습니다. 이상이 없으면 하단의 "다음"을 클릭합니다.
일괄 작업에 있어 파일 가져오기는 단순해 보이지만, 실수로 잘못 처리하는 것을 막는 중요한 단계입니다. 특히 같은 폴더에 원고와 백업본, 테스트본이 함께 있는 경우, 처리할 파일을 먼저 정리한 후 소프트웨어로 가져오는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 결과가 뒤섞이는 것을 줄일 수 있습니다.
3단계: 수식을 사용한 유사 텍스트 찾기 활성화
처리 옵션 설정으로 들어가면 먼저 "찾기 방식"을 확인합니다. 인터페이스는 "정확한 텍스트 찾기"와 "수식을 사용하여 유사 텍스트 찾기" 두 가지 방식을 제공합니다. 고정된 단어를 처리할 때는 정확한 찾기를 사용할 수 있으며, 유사한 문구, 가변적인 날짜, 다른 번호 등을 처리할 때는 "수식을 사용하여 유사 텍스트 찾기"를 선택해야 합니다. 스크린샷에서는 이미 해당 옵션이 선택되어 있습니다.
이 방식을 선택하면 "찾을 키워드 목록"에 규칙을 입력할 수 있습니다. 예시에서는 두 줄을 입력했습니다. 첫 번째 줄 "April|May"는 April 또는 May를 찾는 것을 의미하며, 두 번째 줄 "\d{4}"는 네 자리 숫자를 찾는 것을 의미합니다. 날짜 정리의 경우, 이렇게 하면 월 단어와 연도를 매칭할 수 있습니다. 사용자는 자신의 PDF 내용에 따라 규칙을 조정할 수 있습니다. 예를 들어 연도만 삭제한다면 "\d{4}"만 남기고, 특정 영어 월만 삭제한다면 첫 번째 줄에 해당 단어를 입력하면 됩니다.
여기서 특히 주의할 점은, 수식을 사용한 유사 찾기는 기능이 더 강력한 만큼 규칙을 더 신중하게 작성해야 한다는 것입니다. 작성한 규칙의 적용 범위가 너무 넓으면 삭제하려 하지 않은 텍스트와도 일치할 수 있습니다. 예를 들어 네 자리 숫자가 꼭 연도만 의미하는 것은 아니며, 번호의 일부일 수도 있습니다. 따라서 정식으로 처리하기 전에 먼저 소수의 PDF로 테스트하여, 처리된 파일을 열어 대상 콘텐츠만 삭제되었는지 확인하는 것이 좋습니다.
4단계: 바꿀 내용을 비워두어 일괄 삭제 구현
오른쪽의 "바꿀 내용 키워드 목록"에 새 텍스트를 입력하면, 소프트웨어가 왼쪽에서 일치한 내용을 오른쪽 내용으로 바꿉니다. 아무것도 입력하지 않으면 삭제를 의미합니다. 스크린샷에서 오른쪽 영역은 비어 있으며, 인터페이스에는 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 안내되어 있습니다. 따라서 PDF에서 유사한 키워드를 일괄 삭제하려면 오른쪽에 바꿀 텍스트를 입력해서는 안 됩니다.
예시의 경우, 왼쪽에서 "April|May"와 "\d{4}"를 찾도록 설정하고 오른쪽을 비워둡니다. 처리 시 PDF 안의 April, May 및 네 자리 숫자 연도는 빈 내용으로 바뀌게 됩니다. 최종 결과는 월과 연도가 PDF 페이지에서 사라지고, 일치하지 않은 다른 콘텐츠는 그대로 유지됩니다.
설정을 마치면 "다음"을 클릭합니다. 상단 순서에는 다음으로 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 표시됩니다. 안전을 위해 처리된 PDF는 원본 PDF를 직접 덮어쓰지 말고 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 규칙 설정이 만족스럽지 않아도 언제든지 원본 파일로 다시 처리할 수 있습니다.
5단계: 처리 완료 후 출력 PDF 확인
처리를 시작하면 소프트웨어가 레코드 목록에 따라 여러 PDF를 순서대로 처리합니다. 완료 후 출력 위치를 열어 처리된 PDF를 확인합니다. 확인 시 원래 키워드가 있던 위치, 예를 들어 표지 날짜, 보고서 번호, 머리글이나 바닥글, 본문의 지정된 필드 등을 중점적으로 살펴봅니다. 예시에서는 월과 연도 위치가 삭제되었으므로 규칙이 적용되었음을 알 수 있습니다.
일부 PDF가 성공적으로 삭제되지 않았다면, 해당 파일의 텍스트 형식이 규칙과 일치하지 않거나 PDF 자체가 검색 가능한 텍스트가 아닐 수 있습니다. 삭제 범위가 너무 넓다면 규칙을 좁혀야 합니다. 일괄 처리의 올바른 방식은 모든 파일을 한 번에 성급하게 처리하는 것이 아니라 '소규모로 먼저 검증한 후 전체 실행'하는 것입니다. 이렇게 하면 실수로 삭제할 위험을 크게 줄일 수 있습니다.
일반적인 규칙 이해: 와일드카드 일괄 삭제는 무분별한 일치가 아닙니다
많은 사용자가 'PDF 와일드카드 키워드 삭제'를 검색할 때, 모든 유사 콘텐츠를 자동으로 인식할 수 있는 방법을 찾기를 원합니다. 하지만 실제 사무 환경에서는 여전히 텍스트 구조에 따라 규칙을 작성해야 합니다. 와일드카드나 수식의 역할은 규칙성을 가진 내용을 표현하는 것이지, 소프트웨어가 사용자의 의도를 추측하게 하는 것이 아닙니다. 예를 들어 "\d{4}"는 네 자리 숫자와 일치시키기에 적합하며 주로 연도에 사용되고, "April|May"는 두 개의 특정 영어 월과 일치시키기에 적합합니다. PDF에 June이나 July도 나타날 수 있다면 규칙을 그에 맞게 확장해야 합니다.
한국어 문서의 경우에도 유사한 발상을 적용할 수 있습니다. 예를 들어 고정된 프로젝트명을 삭제할 때는 정확한 찾기를 사용하고, 고정 형식의 번호를 삭제할 때는 수식을 사용한 유사 찾기를 사용하며, 여러 후보 단어를 삭제할 때는 그룹화 또는 여러 줄 규칙을 사용할 수 있습니다. 구체적인 작성법은 소프트웨어 인터페이스 지원 여부와 실제 텍스트에 따라야 합니다. 이 글의 예시는 스크린샷에 나타난 "April|May" 및 "\d{4}" 규칙만을 보여줄 뿐이며, 의미를 정확히 알지 못한 채 지나치게 광범위한 표현식을 적용하는 것은 권장하지 않습니다.
주의사항: PDF 일괄 처리 전 이 몇 가지를 먼저 해두는 것이 좋습니다
원본 파일 백업 또는 새 디렉터리로 출력
일괄 키워드 삭제는 콘텐츠 변경 작업에 해당하므로, 원본 PDF를 보관하는 것이 좋습니다. 저장 위치를 설정할 때 새 출력 폴더를 선택할 수 있습니다. 이렇게 하면 처리 결과와 원본 파일이 분리되어 보관되므로 비교하기 쉽고, 규칙 조정이 필요할 때 다시 실행하기도 쉽습니다.
소량의 PDF로 먼저 테스트
같은 그룹의 PDF가 형식이 동일해 보이더라도, 개별 파일마다 레이아웃이 다르거나 텍스트 레이어가 다르거나 내용이 다를 수 있습니다. 먼저 대표적인 파일 1~2개를 골라 테스트하여 처리 후 결과가 예상에 부합하는지 확인한 다음, 전체 폴더를 일괄 가져오는 것이 더 안전합니다.
PDF 텍스트를 찾을 수 있는지 확인
PDF가 스캔 이미지여서 화면상으로는 글자가 보이지만 선택, 복사 또는 검색할 수 없다면 찾기 및 바꾸기 기능이 직접적으로 일치하지 않을 수 있습니다. 이 글 예시의 PDF 콘텐츠는 규칙으로 찾을 수 있었기 때문에 삭제가 완료될 수 있었습니다. 스캔 파일을 만나게 되면, 먼저 해당 파일이 인식 가능한 텍스트 레이어를 가지고 있는지 판단해야 합니다.
신중하게 유사 규칙 작성하기
유사 규칙이 광범위할수록 일치 범위도 넓어집니다. 연도를 삭제할 때 "\d{4}"를 사용하는 것은 상대적으로 명확하지만, 문서 안에 네 자리 번호가 있다면 그것 또한 일치할 수 있습니다. 공식 문서를 처리하기 전에 규칙이 의도치 않게 다른 콘텐츠를 손상시키지 않는지 문맥을 고려하여 확인해야 합니다.
요약: 반복적인 PDF 키워드 정리는 일괄 처리 소프트웨어에 맡기세요
여러 PDF에서 유사한 문구를 삭제할 때 가장 우려되는 것은 작업의 복잡성이 아니라, 반복적이고 시간이 오래 걸리며 쉽게 누락된다는 점입니다. HeSoft Doc Batch Tool 에서 제공하는 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해, "수식을 사용하여 유사 텍스트 찾기"로 날짜, 연도, 월, 번호와 같은 가변 콘텐츠를 일치시키고 바꿀 내용 목록을 비워둠으로써 삭제를 실현할 수 있습니다. 보고서, 계약서, 아카이빙 자료 및 공개 배포 PDF를 자주 정리하는 사용자에게 이는 매우 실용적인 사무 자동화 방법입니다.
현재 키워드를 삭제해야 하는 PDF 묶음이 있다면, 이 글의 절차에 따라 작업할 수 있습니다. 먼저 PDF 도구로 들어가 찾기 및 바꾸기 기능을 선택하고, 여러 PDF를 가져옵니다. 그런 다음 수식을 사용한 유사 찾기를 활성화하여 일치시킬 키워드 규칙을 입력합니다. 마지막으로 바꿀 내용을 빈 상태로 유지하고 새 폴더로 출력합니다. 완료 후 결과를 확인하고, 이상이 없으면 대규모로 처리합니다. 이렇게 하면 정확성을 보장하면서 PDF를 수동으로 하나씩 열어 수정하는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.