많은 사무용 파일은 LON, NYC, PAR 등과 같이 고정된 접두사를 사용하여 도시, 고객, 프로젝트 또는 부서를 나타냅니다. 모든 파일이 하나의 폴더에 쌓여 있으면 추후 검색, 정리 및 인계가 비효율적이 됩니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 파일명 시작 부분의 지정된 문자 수에 따라 파일을 일괄 분류하는 방법을 소개합니다. 작업 절차에는 파일 정리 기능 선택, 파일 가져오기, 시작 문자 수에 따른 분류 설정, 개수 입력, 저장 위치 설정 및 처리 실행이 포함됩니다. 이 방법은 TXT뿐만 아니라 Word, Excel, PDF, 이미지 등 다양한 파일에 적합합니다.
파일명에 접두사를 붙이는 것은 많은 기업과 개인이 자료를 관리할 때 흔히 사용하는 명명 방식입니다. 예를 들어 LON은 런던 관련 파일, NYC는 뉴욕 관련 파일, PAR은 파리 관련 파일을 나타내는 식입니다. 또한 고객 약칭, 프로젝트 코드, 부서 번호를 파일명 시작 부분에 사용하기도 합니다. 이러한 명명 방식 자체는 매우 규범적이지만, 이후에 제때 정리하지 않으면 수십 개에서 수백 개의 파일이 여전히 같은 디렉터리에 쌓이게 되어 폴더를 열었을 때 긴 파일 목록만 보일 뿐 검색 효율이 높지 않습니다.
수동으로 정리한다면 각 파일명 접두사를 먼저 판단한 후 LON, NYC, PAR 등의 폴더를 새로 만들고 해당 파일을 끌어다 넣어야 합니다. 파일 수가 적을 때는 괜찮지만, 파일이 많으면 실수하기 쉽습니다. 본문에서는 사무 환경에 더 적합한 방법을 소개합니다. 바로 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 많은 파일을 파일명의 맨 앞 몇 글자에 따라 일괄 분류하여 한곳에 모으는 것입니다. 이는 사무용 소프트웨어의 대량 파일 처리 기능에 속하며, 파일 내용을 변경하는 것이 아니라 사용자가 파일 정리, 디렉터리 정돈 및 자료 분류를 빠르게 완료하도록 돕는 데 중점을 둡니다.
적용 시나리오: 파일명 시작 부분에 규칙이 있을 때 가장 적합하게 사용
파일명 접두사에 따른 일괄 정리는 파일명 시작 부분에 고정된 분류 정보가 포함된 경우에 적합합니다. 예를 들어 도시 코드와 번호, 고객 약칭과 날짜, 프로젝트 번호와 문서 유형, 부서 코드와 월별 보고서 등의 조합이 이에 해당합니다. 파일이 txt 텍스트, doc 문서, docx 문서, xls 표, xlsx 보고서, ppt 프레젠테이션, pdf 계약서 또는 이미지, 스캔 파일 등 어떤 것이든 파일명 시작 부분에 분류 기준이 있다면 "맨 앞 몇 글자로 분류" 기능을 통해 처리할 수 있습니다.
이러한 기능은 특히 다음과 같은 작업에 적합합니다. 재무 담당자의 회사 코드별 청구서 및 대사표 정리, 행정 담당자의 부서별 신청서 및 결재 서류 정리, 운영 담당자의 도시나 매장별 데이터 내보내기 파일 정리, 프로젝트 어시스턴트의 프로젝트 번호별 제안서, 견적서, 계약서 및 검수 자료 정리, 고객 서비스 담당자의 고객 번호별 피드백 기록 정리 등입니다. 이 기능이 해결하는 핵심 문제는 반복적이고 기계적이며 실수하기 쉬운 파일 이동 작업을 한 번의 규칙 설정과 일괄 실행으로 전환하는 것입니다.
효과 미리보기: 혼합된 파일 목록에서 접두사별 그룹 폴더로
처리 전: 동일 디렉터리에 여러 그룹의 접두사 파일 포함
처리 전 스크린샷에서 파일 목록에는 LON, NYC, PAR, SYD, TYO와 같은 다양한 접두사가 포함되어 있습니다. 각 파일명 뒤에는 숫자 번호가 붙어 있고 확장자는 txt입니다. 이 파일들은 파일명을 통해 이미 카테고리를 표현하고 있지만, 디렉터리 구조상으로는 분류되지 않아 모든 파일이 동일한 레벨에 있습니다. 도시별, 프로젝트별 또는 고객별로 전달해야 하는 사람에게는 추가 정리가 필요한 상태입니다.
처리 후: 접두사가 폴더명이 되고 파일이 해당 디렉터리로 자동 이동
처리 후 스크린샷은 원래 섞여 있던 파일들이 서로 다른 폴더로 분류된 것을 보여주며, 폴더명은 각각 LON, NYC, PAR, SYD, TYO입니다. 즉, 소프트웨어가 파일명 시작 부분의 세 글자를 분류 기준으로 인식하여 이 글자들로 분류 디렉터리를 생성한 것입니다. 처리 후 결과는 더욱 명확하며 패키징, 공유, 백업 및 추후 검색에 더 적합합니다.
작업 단계: 파일명 시작 글자로 파일 일괄 분류
1단계: 파일 정리에서 파일명으로 분류 기능 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을 실행한 후, 먼저 왼쪽 탐색 모음을 확인합니다. 스크린샷에서 "파일 정리"가 선택된 상태임을 볼 수 있으며, 오른쪽에는 여러 파일 정리 관련 기능이 표시됩니다. 파일명 접두사별 정리를 구현하려면 "파일을 파일명으로 분류"를 클릭해야 합니다. 이 기능의 설명은 모든 파일을 파일명에 따라 일괄 분류하는 것이며, LON, NYC, PAR 등의 접두사 파일을 함께 모으고자 하는 본문의 요구에 부합합니다.
이 단계의 예상 결과는 파일 탐색기에서 수동으로 작업하는 대신 전용 처리 마법사로 진입하는 것입니다. 소프트웨어는 복잡한 작업을 파일 선택, 규칙 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작의 여러 단계로 나누어 사용자가 순서대로 완료할 수 있도록 합니다.
2단계: 정리할 파일 가져오기 및 목록 확인
기능 페이지에 진입하면 상단에 현재 기능명 "파일을 파일명으로 분류"가 표시되며, 프로세스의 첫 단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 오른쪽 상단에는 "파일 추가" 및 "폴더에서 파일 가져오기"가 제공됩니다. 처리할 파일이 여러 위치에 분산되어 있다면 파일 추가를 사용하여 묶음별로 선택할 수 있고, 파일이 이미 특정 디렉터리에 모여 있다면 폴더에서 파일 가져오기를 사용하는 것이 더 시간을 절약할 수 있습니다.
가져온 후, 표에는 파일명, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 나열됩니다. 스크린샷 예시에서 표에는 LON10125384.txt, LON10181954.txt, NYC1010149.txt, PAR10213147.txt 등의 레코드가 이미 있으며 하단에는 레코드 수가 20개로 표시됩니다. 소프트웨어가 이후에 목록의 파일을 일괄 처리하므로 이 목록을 확인하는 것이 매우 중요합니다. 관련 없는 파일이 발견되면 작업 열을 이용해 단일 레코드를 삭제하거나 비우기를 통해 다시 가져올 수 있습니다.
3단계: 맨 앞 몇 글자로 분류 선택
파일 목록에 오류가 없는지 확인한 후, 페이지 하단의 "다음"을 클릭합니다. 두 번째 단계 "처리 옵션 설정"에 진입하면 "분류 방식"에서 적절한 규칙을 선택해야 합니다. 스크린샷에서 볼 수 있는 분류 방식으로는 첫 글자로 분류, 첫 숫자로 분류, 첫 영문자로 분류, 첫 한자로 분류, 맨 앞 몇 글자로 분류, 맨 뒤 몇 글자로 분류, 사용자 지정 위치 범위 내 문자로 분류 및 사용자 지정 정규 표현식으로 분류 등이 있습니다.
이 예시에서는 파일명 맨 앞의 LON, NYC, PAR 등의 접두사로 정리해야 하므로 "맨 앞 몇 글자로 분류"를 선택해야 합니다. 선택 후 "개수"에 3을 입력합니다. 이렇게 하면 소프트웨어가 각 파일명 시작 부분에서 3글자를 잘라내어 카테고리명으로 사용합니다. LON10125384.txt의 카테고리는 LON, NYC10235440.txt의 카테고리는 NYC, TYO10378182.txt의 카테고리는 TYO가 됩니다. 설정을 완료하면 후속 처리 시 자동으로 이러한 접두사에 해당하는 폴더가 생성되는 것이 예상 결과입니다.
4단계: 필요에 따라 알파벳 대소문자 설정
동일한 설정 페이지에서 "알파벳 대소문자 변환" 영역도 볼 수 있으며, 옵션으로는 기본값, 대문자로 변환, 소문자로 변환이 있습니다. 스크린샷의 파일명의 경우 접두사 자체가 모두 대문자이므로 기본값을 유지하면 됩니다. 만약 파일명에 abc001.pdf, ABC002.pdf, Abc003.pdf가 동시에 나타나 이들을 동일한 ABC 또는 abc 폴더에 넣고 싶다면 여기서 대소문자를 통일할 수 있습니다.
이 설정은 매번 조정해야 하는 것은 아니지만, 다른 사람이나 다른 시스템에서 내보낸 파일을 처리할 때 매우 유용합니다. 파일명의 대소문자가 통일되지 않으면 시스템이 겉으로 보기에는 같지만 실제로는 다른 여러 분류 결과를 생성할 수 있기 때문입니다. 미리 규칙을 통일하면 정리 결과를 더욱 깔끔하게 만들 수 있습니다.
5단계: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 실행
"다음"을 계속 클릭하면 "저장 위치 설정"으로 진입합니다. 스크린샷에는 저장 위치 페이지의 구체적인 입력 항목이 나와 있지 않지만, 프로세스 바를 통해 이것이 처리 마법사의 세 번째 단계임을 명확히 알 수 있습니다. 처리 결과는 원본 파일과 구분하기 쉽도록 원본 디렉터리 옆에 "분류 후" 폴더를 만드는 등 새로운 디렉터리에 저장하는 것이 좋습니다.
저장 위치 설정을 완료하면 "처리 시작" 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 가져온 파일 목록과 앞서 설정한 분류 방식에 따라 자동으로 실행됩니다. 파일명 시작 3글자를 읽고, 동일한 이름의 분류 폴더를 생성하며, 파일을 해당 폴더에 넣습니다. 처리가 끝나면 출력 디렉터리를 열어 결과를 확인합니다. LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더가 보이고 파일이 접두사별로 모여 있어야 합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
접두사 길이가 통일되지 않은 경우 어떻게 처리하나요?
모든 파일이 LON10125384.txt와 같이 앞 세 자리가 카테고리라면 개수에 3을 입력하면 됩니다. 일부 파일은 두 자리 접두사, 일부는 세 자리 접두사인 경우 파일명 규칙을 먼저 통일하거나, 실제 상황에 따라 사용자 지정 위치 범위 내 문자로 분류하는 등 다른 분류 방식을 선택하는 것이 좋습니다. 분류 규칙이 안정적일수록 일괄 처리 결과가 더 신뢰할 수 있습니다.
Word나 PDF 파일에도 사용할 수 있나요?
사용할 수 있습니다. 본문 스크린샷은 예시 파일의 확장자가 txt이기 때문에 txt 파일을 예로 들었습니다. 그러나 파일명으로 분류하는 것은 파일 내용 유형에 의존하지 않습니다. Word의 doc, docx, Excel의 xls, xlsx, PowerPoint의 ppt, pptx, PDF의 pdf 및 일반적인 이미지 파일 모두 파일명 규칙이 일관되면 시작 글자로 정리할 수 있습니다.
처리 전에 백업이 필요한가요?
백업을 권장합니다. 모든 대량 파일 작업은 한 번에 많은 파일에 영향을 줄 수 있으며, 특히 파일 수가 많고 경로가 복잡할 때 더욱 그렇습니다. 안전을 위해 먼저 테스트 디렉터리를 복사하여 분류 규칙과 저장 위치가 예상에 부합하는지 확인한 후 정식 파일을 처리하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 개수를 잘못 입력했더라도 신속하게 되돌릴 수 있습니다.
처리 후 예상한 폴더를 얻지 못한 이유는 무엇인가요?
일반적인 원인은 입력한 개수가 파일명 규칙에 맞지 않기 때문입니다. 예를 들어 LON으로 분류해야 하는데 2를 입력하면 LO, NY, PA 같은 폴더를 얻을 수 있고, 4를 입력하면 LON1, NYC1 같은 결과를 얻을 수 있습니다. 따라서 개수를 설정할 때 접두사가 정확히 몇 자리를 차지하는지 먼저 명확히 해야 합니다.
요약: 파일명 접두사가 진정한 정리 가치를 발휘하도록 하기
파일명에 접두사를 포함시키는 것은 본래 자료를 더 쉽게 식별하기 위한 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하면 이러한 접두사를 사람이 알아볼 수 있을 뿐만 아니라 소프트웨어가 자동으로 분류 디렉터리를 생성하는 데 활용할 수 있습니다. TXT, docx, xlsx, pdf 등의 사무 파일을 자주 정리하는 사용자에게 파일명 맨 앞 몇 글자로 일괄 정리하는 것은 수동으로 파일을 이동하는 시간을 크게 줄여줄 수 있습니다.
만약 당신의 폴더에도 고객, 도시, 부서, 프로젝트로 시작하는 이름의 파일이 많다면, 본문의 절차에 따라 직접 작업할 수 있습니다. "파일을 파일명으로 분류"를 선택하고, 파일을 가져온 후 "맨 앞 몇 글자로 분류"를 설정하고, 해당 개수를 입력한 다음 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하면 됩니다. 한 번의 설정으로 일괄 정리를 완료하여 후속 검색, 통계 및 인계 작업을 더욱 수월하게 만듭니다.