Lorsque de nombreux fichiers PDF, Word, Excel, etc., commençant par des chiffres ou contenant des numéros s'accumulent dans un dossier, le tri manuel par le premier chiffre est non seulement long, mais aussi source d'erreurs et d'oublis. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour expliquer comment utiliser la fonction « Classer les fichiers par nom » pour identifier automatiquement le premier chiffre dans les noms de fichiers et les ranger dans le dossier correspondant, ce qui convient au classement de documents tels que reçus, archives, commandes, rapports, etc.
Dans le travail de bureau quotidien, de nombreux fichiers sont nommés avec des numéros de référence, des numéros de commande, des numéros de client, des numéros de dossier ou des numéros séquentiels. Par exemple, dans un dossier contenant un grand nombre de fichiers PDF, les noms de fichiers peuvent se présenter sous la forme 019121173839164.pdf, 366984326281532.pdf, 742341573880269.pdf. S'il est nécessaire de les classer en fonction du premier chiffre apparaissant dans le nom de fichier, créer manuellement les dossiers 0, 1, 2, 3, 4, etc., puis y faire glisser les fichiers un par un, est non seulement inefficace, mais aussi très sujet aux erreurs en raison du grand nombre de fichiers.
Le problème que cet article vise à résoudre est : regrouper en masse de nombreux fichiers en fonction du premier chiffre de leur nom. Grâce aux capacités d'organisation de fichiers du logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool », il est possible d'importer un grand nombre de fichiers en une seule fois, de choisir la règle « classer par premier chiffre » et de laisser le logiciel créer automatiquement les dossiers de classification et y ranger les fichiers. Qu'il s'agisse de PDF, doc, docx, xls, xlsx ou d'autres documents bureautiques courants, tant que le nom de fichier contient des chiffres, ils peuvent être organisés selon une logique similaire.
Scénarios applicables : quels fichiers se prêtent au classement par premier chiffre du nom de fichier
Le classement par premier chiffre du nom de fichier convient aux scénarios bureautiques où les noms de fichiers comportent intrinsèquement une règle de numérotation. Par exemple, le service comptable reçoit un grand nombre de scans de reçus dont les noms de fichiers sont les numéros de facture ou les numéros séquentiels ; le service administratif organise les dossiers du personnel dont les noms commencent par des numéros d'employé ou de service ; le service commercial traite des contrats, commandes, accusés de réception dont les noms de fichiers contiennent des numéros de client ou de commande ; dans l'enseignement, la formation, la gestion de projet, il est également fréquent de devoir archiver des documents par numéro.
Si le premier chiffre du nom de fichier a une signification de classification, par exemple, mettre les fichiers commençant par 0 dans le dossier « 0 », ceux commençant par 3 dans le dossier « 3 », ceux commençant par 9 dans le dossier « 9 », alors cette méthode d'organisation en masse est tout à fait adaptée. Comparé au tri manuel, le logiciel bureautique peut exécuter en masse selon des règles uniformes, évitant le travail répétitif et améliorant la précision du classement.
D'après la capture d'écran, on peut voir que les fichiers avant traitement sont tous des PDF et que leurs noms sont principalement composés d'une série de chiffres. Bien que cet exemple utilise des PDF pour la démonstration, dans la pratique, on peut également l'étendre aux documents Word comme doc, docx, aux tableaux Excel comme xls, xlsx et à d'autres fichiers nécessitant un classement. Le point clé n'est pas l'extension du fichier, mais la présence d'un premier chiffre identifiable dans le nom de fichier.
Aperçu du résultat : avant traitement, les fichiers sont mélangés dans le même dossier
Avant traitement, tous les fichiers sont entassés dans le même répertoire, avec des noms de fichiers constitués d'une série de chiffres suivie de l'extension .pdf. Bien que l'explorateur de fichiers Windows puisse trier par nom, il ne crée pas automatiquement de dossiers de classification basés sur le premier chiffre. Si l'utilisateur souhaite placer les fichiers commençant par 0, par 3 ou par 4 dans des répertoires distincts, il ne peut que le faire manuellement en jugeant puis en déplaçant.
D'après la capture d'écran avant traitement, on peut voir que le dossier contient plusieurs fichiers PDF, par exemple des fichiers commençant par différents chiffres comme 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Plus le nombre de fichiers est élevé, plus le coût du classement manuel est important. Si quelques dizaines de fichiers peuvent encore être traités à la rigueur, lorsque le nombre atteint des centaines, voire des milliers, le glisser-déposer un par un affecte clairement l'efficacité du travail.
Aperçu du résultat : après traitement, des dossiers numériques sont générés automatiquement et les fichiers sont classés
Une fois le traitement terminé, les fichiers qui étaient auparavant mélangés sont rangés dans différents dossiers nommés par des chiffres. Dans la capture d'écran, on peut voir apparaître dans le répertoire cible des dossiers tels que 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. En ouvrant le dossier « 0 », on y trouve les fichiers PDF dont le premier chiffre du nom est 0.
Ce résultat est très intuitif : le nom du dossier est le critère de classement, l'utilisateur n'a plus besoin de vérifier un par un à quelle catégorie appartient chaque fichier. Pour les documents bureautiques qui doivent être archivés selon le premier chiffre, cette méthode est à la fois pratique pour les recherches ultérieures et pour d'autres opérations comme la copie, la sauvegarde, la compression ou le transfert à d'autres personnes.
Étapes d'opération : utiliser un logiciel bureautique pour classer en masse les fichiers par premier chiffre
Étape 1 : Accéder à « Organisation des fichiers » et sélectionner « Classer les fichiers par nom de fichier »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir dans la navigation de gauche plusieurs catégories de traitement bureautique, telles que Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation des fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PDF, etc. Ici, il s'agit de classer des fichiers, donc il faut accéder au module Organisation des fichiers à gauche.
Sur la page d'organisation des fichiers, sélectionner la carte de fonction « Classer les fichiers par nom de fichier ». La description de l'interface indique que cette fonction est utilisée pour « classer en masse tous les fichiers par nom de fichier », ce qui correspond exactement au besoin de regrouper les fichiers selon les caractères, les chiffres ou les règles contenus dans le nom de fichier.
Le but de cette étape est d'entrer d'abord dans la fonction de classement en masse correcte. Le résultat attendu est l'ouverture d'une interface de traitement par étapes, où l'on pourra ensuite importer des fichiers, définir les règles de classement, définir l'emplacement de sauvegarde et lancer l'exécution.
Étape 2 : Ajouter les fichiers à traiter ou les importer depuis un dossier
Après être entré dans la fonction « Classer les fichiers par nom de fichier », le nom de la tâche actuelle s'affiche en haut de l'interface, le processus étant divisé en quatre phases : « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Définir les options de traitement », « Définir l'emplacement de sauvegarde », « Démarrer le traitement ». La première phase consiste à ajouter les fichiers à organiser à la liste des tâches.
La capture d'écran montre en haut de l'interface le bouton « Ajouter des fichiers » et le bouton « Importer des fichiers depuis un dossier ». S'il suffit de traiter une partie des fichiers, on peut cliquer sur « Ajouter des fichiers » pour sélectionner les fichiers spécifiés ; si tous les fichiers d'un répertoire doivent participer au classement, il est plus approprié d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » pour ajouter en une seule fois les fichiers du répertoire à la liste.
Après l'importation des fichiers, le logiciel affichera dans la liste des informations telles que le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification du fichier. L'utilisateur peut vérifier dans la liste si les bons fichiers ont été importés et peut également utiliser l'opération de suppression dans l'interface pour retirer les enregistrements qui n'ont pas besoin d'être traités. Après avoir confirmé que les fichiers sont corrects, cliquer sur « Étape suivante » en bas pour passer à la configuration des règles.
Étape 3 : Définir le mode de classement sur « Classer par premier chiffre »
La deuxième phase est la clé de toute l'opération. Le logiciel offre plusieurs modes de classement, par exemple classer par premier caractère, classer par premier caractère chinois, classer par les derniers caractères, classer par première lettre anglaise, classer par première lettre anglaise ou caractère chinois, classer par les premiers caractères, classer par les caractères dans une plage de positions personnalisée, classer par expression régulière personnalisée, etc.
Cet exemple vise à réaliser le « classement par le premier chiffre du nom de fichier », donc dans la zone Mode de classement, sélectionner « Classer par premier chiffre ». Dans la capture d'écran, cette option est cochée, ce qui indique que le logiciel identifiera le premier chiffre apparaissant dans le nom de fichier et utilisera ce chiffre comme nom du dossier de classification.
Par exemple, le premier chiffre du nom de fichier 019121173839164.pdf est 0, il sera placé après traitement dans le dossier « 0 » ; le premier chiffre du nom de fichier 366984326281532.pdf est 3, il sera placé après traitement dans le dossier « 3 » ; le premier chiffre du nom de fichier 988654734623453.pdf est 9, il sera placé après traitement dans le dossier « 9 ». Ainsi, le logiciel pourra effectuer le regroupement automatiquement en fonction du premier chiffre du nom de fichier.
En bas de l'interface se trouve également une option de conversion de la casse des lettres, comprenant Par défaut, Convertir en majuscules, Convertir en minuscules. Comme le critère de classement est ici un chiffre et que les chiffres n'ont pas de problème de casse, il suffit de garder l'option par défaut. Une fois la configuration terminée, cliquer sur « Étape suivante » en bas pour continuer.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Selon le déroulement de l'interface, après avoir terminé les options de traitement, on passe à la phase « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Il faut alors choisir où sauvegarder les fichiers classés. En pratique, il est conseillé de choisir un répertoire de sortie clair, par exemple créer un dossier spécial « Résultat du classement », pour éviter de le confondre avec les fichiers originaux.
Après avoir passé à l'étape suivante, on entre dans la phase « Démarrer le traitement ». Après avoir confirmé que les fichiers importés, le mode de classement et l'emplacement de sauvegarde sont corrects, lancer le traitement. Le logiciel créera les dossiers correspondants selon la règle du « premier chiffre » et placera les fichiers dans les répertoires appropriés. Une fois le traitement terminé, ouvrir le répertoire de sortie pour voir le résultat similaire à celui de l'aperçu.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Que se passe-t-il si le nom de fichier ne contient aucun chiffre ?
Les noms de fichiers présentés dans cet article contiennent tous des chiffres et le premier chiffre est facile à identifier. Si un nom de fichier réel ne contient aucun chiffre, le logiciel ne pourra pas former de classification correspondante basée sur le « premier chiffre ». Il est conseillé de vérifier la nomenclature des fichiers avant le traitement pour s'assurer que les noms des fichiers à classer contiennent bien des chiffres.
2. Seuls les fichiers PDF peuvent-ils être traités ?
La capture d'écran montre des fichiers PDF, mais le critère principal du « classement par nom de fichier » est le nom du fichier, et non son contenu. Par conséquent, dans l'organisation bureautique, les documents Word comme doc, docx, les tableaux Excel comme xls, xlsx et d'autres fichiers numérotés peuvent également être organisés en masse selon la même logique. La référence est la liste des fichiers pris en charge par l'importation du logiciel.
3. Pourquoi est-il conseillé de sauvegarder d'abord les fichiers originaux ?
Le traitement par lots de fichiers affecte plusieurs fichiers en une seule fois. Pour garantir la sécurité, il est conseillé de conserver le dossier original ou de diriger le résultat vers un nouvel emplacement de sauvegarde avant le traitement formel. Ainsi, même si la règle de classement est mal choisie, il est possible de revenir aux fichiers originaux et de recommencer.
4. Il faut choisir la bonne règle de classement
Si l'objectif est de classer par le premier chiffre, il ne faut pas sélectionner par erreur « classer par premier caractère ». Car le premier caractère du nom de fichier pourrait être un caractère chinois, anglais ou un symbole, tandis que « classer par premier chiffre » recherchera spécifiquement le premier chiffre apparaissant dans le nom de fichier, ce qui correspond mieux au besoin de cet exemple.
Résumé : utiliser l'organisation de fichiers en masse pour réduire le glisser-déposer répétitif
Classer selon le premier chiffre du nom de fichier semble une simple action d'organisation, mais lorsque le nombre de fichiers est très élevé, l'opération manuelle consomme beaucoup de temps. En utilisant un logiciel bureautique comme HeSoft Doc Batch Tool , il est possible de confier au logiciel les actions répétitives « identifier le nom de fichier, créer des dossiers, déplacer et classer ».
Si vous organisez un grand nombre de fichiers bureautiques PDF, Word, Excel ou autres avec des numéros, vous pouvez suivre les étapes de cet article : accéder à l'organisation des fichiers, sélectionner « Classer les fichiers par nom de fichier », importer les fichiers, choisir « Classer par premier chiffre », définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement. Vous obtiendrez ainsi rapidement une arborescence de dossiers classés par chiffres comme 0, 1, 2, 3, rendant la recherche et l'archivage ultérieurs plus efficaces.