대량의 파일이 동일한 디렉터리에 혼재된 상황에서 파일명 앞에 고정된 문자, 숫자 또는 프로젝트 코드가 있다면 파일명 접두사에 따라 자동으로 그룹화할 수 있습니다. 본 문서에서는 LON, NYC, PAR, SYD, TYO로 시작하는 파일을 서로 다른 폴더로 분류하는 사례를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 대량 정리하는 방법을 소개합니다. 튜토리얼에서는 처리 전후 효과, 파일 가져오기, 시작 몇 글자 기준 분류 설정, 글자 수 입력 및 주의사항을 다루어 사용자가 수동으로 파일을 이동하는 반복 작업을 줄일 수 있도록 도와줍니다.
많은 사무직 종사자들이 비슷한 상황을 겪습니다. 하나의 폴더 안에 수십 개, 수백 개 또는 수천 개의 파일이 있고, 파일 이름은 규칙적으로 보이지만 디렉토리 구조는 매우 혼란스러운 경우입니다. 예를 들어 파일 이름 앞부분이 도시 약어, 고객 번호, 프로젝트 코드 또는 부서 약칭이고, 뒷부분에 일련번호와 확장자가 붙는 식입니다. 수작업으로 정리할 때는 먼저 각 파일이 어떤 분류에 속하는지 판단한 후 해당 폴더로 끌어다 놓아야 합니다. 파일 수가 적을 때는 그럭저럭 처리할 수 있지만, 파일이 많아지면 누락, 잘못 배치, 중복 폴더 생성 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
본문에서는 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 활용하여 파일 이름 시작 부분의 몇 글자를 기준으로 자동 그룹화하는 더 효율적인 방법을 소개합니다. 예시에서 파일 이름 시작 부분의 LON, NYC, PAR, SYD, TYO는 서로 다른 분류를 나타내며, 우리는 "파일을 파일명으로 분류" 기능을 통해 이러한 파일들을 동일한 이름의 폴더로 일괄 정리할 것입니다. doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt 등의 파일을 자주 처리하는 사용자에게 이러한 대량 파일 정리 방법은 반복 작업을 크게 줄여줄 수 있습니다.
적용 시나리오: 파일 이름 시작 부분에 고정된 규칙이 있을 때 가장 적합
파일명 접두사로 분류하는 방식의 전제는 파일 이름 시작 부분에 분류를 식별할 수 있는 고정된 문자가 포함되어 있다는 것입니다. 이 문자는 영문자, 숫자, 중국어 또는 혼합 문자일 수 있습니다. '처음 몇 자리가 무엇을 의미하는지' 명확히 알 수 있다면 이 방식을 사용하여 일괄 보관할 수 있습니다.
대표적인 시나리오로는 도시 코드(LON, NYC, PAR 등)로 업무 파일 정리, 부서 약칭(HR, FIN, OPS 등)으로 사무 문서 정리, 프로젝트 번호(A01, B02, C03 등)로 납품 자료 정리, 날짜 접두사(20260622 등)로 일일 보고서, 로그 또는 청구서 정리, 고객 번호로 계약서, 견적서 또는 송장 파일 정리 등이 있습니다.
이 방법의 가치는 사용자가 파일을 하나하나 열어볼 필요도 없고, 내용을 수동으로 판단할 필요도 없이 오직 파일 이름 규칙만으로 분류를 완료한다는 데 있습니다. 따라서 시스템에서 내보낸 파일, 대량 스캔 파일, 통일된 명명 규칙의 프로젝트 자료, 재무 거래 내역 파일 등의 시나리오에 특히 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 전에는 모든 파일이 뒤섞여 있음
처리 전 파일 목록에서는 여러 개의 txt 파일이 모두 같은 디렉토리 아래에 위치해 있는 것을 볼 수 있습니다. 파일 이름 시작 부분에 이미 LON, NYC, PAR, SYD, TYO와 같이 분류 정보가 암시되어 있지만, 폴더 구조상으로는 여전히 뒤섞여 있습니다.
수작업으로만 정리한다면, 보통 먼저 LON, NYC, PAR 등의 폴더를 새로 만든 다음, 파일 이름을 확인하면서 해당 파일을 옮겨야 합니다. 이러한 작업은 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라, 파일 목록이 길어서 스크롤을 내려야 하는 경우 특정 NYC 파일을 LON 폴더로 잘못 끌어다 놓기 쉬워 이후 찾기가 더욱 번거로워집니다.
효과 미리보기: 처리 후 접두사별로 독립된 폴더 생성
처리가 완료되면 폴더 구조가 매우 명확해집니다. 소프트웨어는 파일 이름의 가장 처음 몇 글자를 기준으로 동일한 접두사를 가진 파일들을 함께 모아 해당 분류 폴더를 생성합니다. 스크린샷에서 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 다섯 개의 폴더를 확인할 수 있습니다.
이러한 정리 결과는 보관, 공유, 압축 또는 백업을 이어서 진행하기에 적합합니다. 예를 들어 SYD 관련 파일을 동료에게 전달해야 한다면 SYD 폴더에 바로 접근하면 되고, 특정 분류의 파일 수를 집계해야 한다면 해당 폴더를 직접 확인할 수 있습니다.
조작 단계 1: 파일 정리 모듈에서 분류 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 실행한 후, 먼저 왼쪽 네비게이션에서 "파일 정리"로 들어갑니다. 메인 영역에서 파일 정리와 관련된 여러 기능 카드를 볼 수 있으며, 그중에는 "파일을 파일명으로 분류"도 있습니다. 해당 기능을 클릭하면 일괄 분류 마법사로 진입합니다.
이 단계의 핵심은 도구를 올바르게 선택하는 것입니다. 우리가 하려는 작업은 파일 확장자를 수정하거나, 파일명을 일괄 변경하거나, 문서 내용을 처리하는 것이 아니라 파일 이름 규칙에 따라 파일을 분류하는 것입니다. "파일을 파일명으로 분류"를 선택하면, 소프트웨어는 파일 가져오기, 분류 규칙, 저장 위치, 처리 시작의 단계로 작업을 진행합니다.
조작 단계 2: 자동 그룹화할 파일 가져오기
기능 페이지에 진입하면 상단에 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 이미 하나의 디렉토리에 모여 있는 파일의 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 디렉토리의 파일들을 한 번에 목록에 추가할 수 있습니다. 만약 그중 일부 파일만 처리하고 싶다면 "파일 추가"를 사용하여 선택할 수도 있습니다.
가져오기가 완료되면 인터페이스에 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간을 포함한 처리 대기 파일 목록이 표시됩니다. 이 목록은 처리 전의 대조표와 같습니다. 스크린샷에서 파일 이름은 LON10125384.txt, NYC1010149.txt, PAR1023147.txt 등을 포함하고, 경로는 D:\test\ 아래로 표시되어 있으며, 레코드 수는 20개입니다.
다음을 클릭하기 전에 먼저 파일 목록이 완전한지 확인하는 것이 좋습니다. 전체 폴더의 모든 파일을 분류하려는 경우, 개수가 예상과 일치하는지 확인하고, 일부 파일만 처리하려는 경우 다른 자료가 실수로 추가되지 않았는지 목록을 확인하십시오. 일괄 처리의 효율은 매우 높지만, 전제는 처리 대상이 정확해야 한다는 것입니다.
조작 단계 3: 가장 처음 몇 글자로 분류 선택
파일을 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭하여 "처리 옵션 설정"으로 들어갑니다. "분류 방식" 영역에서 인터페이스는 여러 가지 문자 규칙 기반 분류 방식을 제공합니다. 본 사례의 경우 "가장 처음 몇 글자로 분류"를 선택해야 합니다.
해당 방식을 선택한 후에는 "수량"에 잘라낼 문자 개수를 입력해야 합니다. 예시 파일의 분류 접두사는 모두 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 세 글자이므로, 여기에 3을 입력합니다. 설정이 완료되면 소프트웨어는 각 파일 이름의 첫 번째 문자부터 시작하여 뒤로 3글자를 읽고, 읽은 내용을 분류 기준으로 사용합니다.
예를 들어, LON10181954.txt의 처음 세 글자는 LON이므로 LON 분류로 들어가고, NYC10235440.txt의 처음 세 글자는 NYC이므로 NYC 분류로 들어가며, TYO10378182.txt의 처음 세 글자는 TYO이므로 TYO 분류로 들어갑니다. 이렇게 하면 사람이 일일이 파일명 접두사를 식별할 필요가 없습니다.
페이지에서 "문자 대소문자 변환" 옵션도 볼 수 있으며, 현재는 "기본" 상태입니다. 파일 이름 자체가 이미 대문자 또는 소문자로 통일되어 있다면 기본값을 유지하면 됩니다. 기본값을 유지하는 이점은 분류 이름이 원본 파일명 접두사와 일치하여 기존 업무 규칙과 연결하기 쉽다는 것입니다.
조작 단계 4: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 실행
분류 규칙 설정을 완료한 후, 계속해서 "다음"을 클릭합니다. 페이지 상단의 진행 상황에 따라, 다음으로 저장 위치를 설정한 다음 처리 시작 단계로 들어가야 합니다. 저장 위치는 새 출력 디렉토리를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 처리 전 파일과 처리 후 결과를 명확하게 구분할 수 있고, 추후 대조하기도 더 편리합니다.
처리하는 파일이 계약서, 재무제표, 고객 자료 등 중요한 파일인 경우, 먼저 파일을 백업본으로 복사한 후 대량 정리를 진행하는 것이 좋습니다. 특히 특정 분류 규칙을 처음 사용하는 경우, 먼저 소량의 샘플 파일을 가져와 테스트하여 생성된 폴더 이름이 예상과 일치하는지 확인한 후 전체 파일을 처리할 수 있습니다.
마지막으로 "처리 시작" 단계에 진입하여 파일 개수, 분류 방식, 저장 위치에 오류가 없는지 확인한 후 처리를 실행합니다. 완료 후 출력 디렉토리를 열면 파일명 접두사에 따라 생성된 여러 개의 폴더를 볼 수 있습니다. 각 폴더 안에는 해당 이름과 일치하는 파일이 배치되어 있어야 합니다.
자주 묻는 질문: 파일명 접두사로 분류할 때 오류 방지 방법
1. 파일명이 지정된 문자 수보다 짧으면 어떻게 하나요? 처음 3글자로 분류하도록 설정했지만, 특정 파일명이 매우 짧거나 비정상적으로 명명된 경우 분류 결과가 예상과 다를 수 있습니다. 가져오기 후 먼저 목록을 살펴보고 규칙에 명백히 맞지 않는 파일을 제외하는 것이 좋습니다.
2. 접두사에 숫자가 포함되어도 되나요? 가능합니다. 가장 처음 몇 글자로 분류하는 것은 문자에만 적용되는 것이 아닙니다. 예를 들어 001계약.pdf, 001견적.xlsx, 002계약.pdf 같은 경우 처음 세 글자를 기준으로 001과 002를 분리할 수 있습니다. 핵심은 문자 개수가 실제 규칙과 일치해야 한다는 점입니다.
3. 처리 후 폴더 이름이 왜 LON, NYC 등으로 생성되나요? 예시에서는 파일 이름의 가장 처음 3글자를 기준으로 분류하도록 설정했기 때문에, 소프트웨어는 읽어 들인 처음 세 글자를 그대로 분류 기준으로 삼습니다. 따라서 LON10125384.txt는 LON에, NYC1010149.txt는 NYC에 대응됩니다.
4. 파일 확장자가 분류에 영향을 미치나요? 예시 인터페이스에서 볼 수 있듯이 목록에는 확장자 필드가 별도로 표시되지만, 이번 분류 기준은 파일 이름 시작 글자이지 확장자가 아닙니다. 따라서 txt, docx, xlsx, pdf 등 파일 규칙만 일관된다면 비슷한 방식으로 정리할 수 있습니다.
5. 다른 위치의 문자로 분류할 수 있나요? 스크린샷의 설정 페이지에는 첫 번째 문자, 첫 번째 숫자, 첫 번째 영문자, 가장 처음 몇 글자 등 다양한 분류 방식이 제시되어 있습니다. 분류 식별자가 파일 시작 부분에 있지 않은 경우, 인터페이스에서 제공하는 다른 옵션 중 적합한 규칙을 선택할 수 있습니다.
6. 사전에 수동으로 폴더를 만들어야 하나요? 처리 후 결과를 보면, 소프트웨어가 분류 결과에 따라 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더를 생성합니다. 실제 작업 시 사용자는 올바른 분류 규칙과 저장 위치를 설정하는 데 중점을 두면 되며, 수동으로 파일을 하나하나 끌어다 놓을 필요가 없습니다.
요약: 파일명 접두사가 정리 가치를 발휘하게 하기
파일 이름 속 시작 문자는 본래 분류 정보를 담고 있습니다. 만약 여전히 수동으로 파일을 이동시키고 있다면 명명 규칙을 충분히 활용하지 못하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 이러한 규칙을 자동화된 정리 동작으로 전환할 수 있습니다. 파일을 가져오고, 가장 처음 몇 글자로 분류를 선택하고, 문자 수를 입력하고, 저장 위치를 설정한 다음 처리를 시작하는 것입니다.
많은 양의 Word, Excel, PDF, TXT 또는 기타 사무용 파일을 자주 다루는 사용자에게 이러한 유형의 대량 파일 처리 기능은 시간을 크게 절약하고, 실수 확률을 낮추며, 디렉토리 구조를 더욱 명확하게 만들어 줍니다. 만약 폴더에 동일한 접두사를 가진 파일들이 가득 쌓여 있다면, 본문의 단계에 따라 먼저 소량의 파일로 테스트한 후, 대량으로 분류 정리를 완료하시기를 권장합니다.