파일 이름 접두사에 번호가 포함된 경우, 101, 102, 103 등의 디렉터리를 수동으로 만든 후 파일을 하나씩 이동할 필요가 없습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "파일을 파일 이름별로 분류" 기능을 통해 사용자 정의 정규식을 선택하고 ^\d{3}을 입력하면, 파일 이름의 앞 3자리 숫자를 분류 기준으로 추출하여 대량의 txt, doc, docx, xlsx, pdf 등의 파일을 해당 폴더에 일괄 정리할 수 있어, 프로젝트 자료, 고객 파일 및 번호 문서 보관에 적합합니다.
많은 사무실 파일에는 규칙이 없는 것이 아니라, 파일명 안에 규칙이 숨어 있습니다. 예를 들어 동일한 디렉터리 아래의 파일명이 각각 101LON05417.txt, 101SYD26137.txt, 102NYC53821.txt, 103PAR08578.txt 라고 합시다. 사람이 직접 처리한다면 정리 방식은 간단합니다. 101로 시작하는 파일은 101 폴더에, 102로 시작하는 파일은 102 폴더에, 103으로 시작하는 파일은 103 폴더에 넣으면 됩니다. 하지만 파일 수가 많다면 수동으로 선별하고, 잘라내고, 붙여넣는 작업은 반복적인 노동이 됩니다.
본 문서는 사무실 파일을 대량으로 정리하는 데 더 적합한 방법을 소개합니다. 바로 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여, "파일명으로 파일 분류" 기능을 통해 와일드카드와 정규 표현식을 활용하여 파일명 시작 숫자가 동일한 파일들을 자동으로 하나로 묶는 것입니다. 예제에는 txt 파일을 사용하지만, 방법이 txt에만 국한되지는 않습니다. 파일명 규칙만 일관된다면 docx, doc, xlsx, xls, pdf, jpg 등의 파일도 동일한 로직으로 정리할 수 있습니다.
활용 시나리오: 파일명에 번호가 있다면, 정리는 자동화할 수 있습니다
이러한 대량 분류 방법은 특히 다음과 같은 업무 시나리오에 적합합니다.
- 프로젝트 파일 아카이빙: 파일명 앞자리가 프로젝트 번호이며, 프로젝트별로 폴더를 나누어야 합니다.
- 고객 자료 정리: 고객 번호가 파일명 앞에 쓰여 있고, 뒤에는 계약서, 견적서, 스캔본 또는 표 등이 있습니다.
- 지역 또는 지점 자료 취합: 예를 들어 101, 102, 103은 각각 서로 다른 지역, 창고 또는 지점을 나타냅니다.
- 내보내기 파일 대량 그룹화: 시스템에서 내보낸 파일의 명명 규칙은 통일되어 있지만, 모두 하나의 디렉터리에 쌓여 있어 다시 정리해야 합니다.
- 오래된 디렉터리 정리: 여러 해 쌓인 문서들을 파일명 접두사에 따라 다시 아카이빙해야 합니다.
수동 분류의 문제점은 파일이 많을수록 누락과 오배치가 발생하기 쉽다는 점입니다. 오피스 소프트웨어의 가치는 바로 이러한 반복적인 작업에서 드러납니다. HeSoft Doc Batch Tool 는 "인식 규칙"과 "일괄 실행"을 결합하여 대량 파일 정리 과정을 더욱 통제 가능하게 만듭니다.
결과 미리보기: 처리 전에는 모든 파일이 뒤섞여 있습니다
처리 전 디렉터리에서는 파일들이 동일한 목록에 이름순으로 표시됩니다. 스크린샷에서 빨간색으로 표시된 부분은 파일명 앞 3자리 숫자의 규칙을 보여줍니다. 일부는 101, 일부는 102, 또 일부는 103입니다. 뒤의 알파벳과 숫자는 다르지만, 시작 번호가 분류 기준이 될 수 있습니다.
수동으로 처리하려면 먼저 101로 시작하는 파일을 모두 선택하여 101 폴더로 옮기고, 다시 102로 시작하는 파일을 선택하여 102 폴더로 옮긴 후, 이어서 103을 처리해야 합니다. 이 과정은 단계가 많을 뿐만 아니라 파일명이 유사할 경우 선택을 잘못하기 쉽습니다. 정규 표현식을 사용하면 소프트웨어에 "파일명 시작 3자리 숫자를 가져와"라고 알려주기만 하면 되며, 나머지 분류 작업은 일괄적으로 완료할 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 후 번호별로 폴더가 생성됩니다
처리가 완료되면 출력 결과에서 101, 102, 103 세 개의 폴더가 생성된 것을 볼 수 있습니다. 각 폴더는 하나의 파일명 접두사에 대응하며, 원래 뒤섞여 있던 파일들이 그룹별로 배치됩니다.
이러한 정리 결과는 후속 작업에 큰 도움이 됩니다. 예를 들어 101 프로젝트 파일을 압축하여 발송해야 할 경우 101 폴더만 열면 되고, 102 번호 자료를 대조 확인해야 할 때도 모든 파일을 검색할 필요가 없습니다. 분류가 명확할수록 추후 검색, 검토, 공유 및 백업 시간이 절약됩니다.
작업 단계: 파일 가져오기부터 정규 표현식 분류까지의 전체 흐름
1단계: 파일 정리에서 파일명으로 분류 기능 찾기
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후, 왼쪽 탐색 창에는 파일명, 폴더명, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PDF 도구 등 다양한 도구 분류가 있습니다. 이번에 할 작업은 파일 위치를 일괄 정리하는 것이므로 파일 정리로 들어갑니다.
파일 정리 페이지에서 파일을 파일명으로 분류를 선택합니다. 기능 이름에서 알 수 있듯이, 파일명을 수정하거나 파일 형식을 변환하는 것이 아니라 파일명의 규칙에 따라 파일을 분류하여 정리하는 것입니다. 101, 102, 103과 같은 접두사로 폴더를 나누는 경우, 바로 이 기능이 적합합니다.
2단계: 처리할 파일 목록 가져오기
"파일을 파일명으로 분류"로 진입하면 첫 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다. 인터페이스 상단에 파일 추가와 폴더에서 파일 가져오기가 제공됩니다. 처리할 파일이 이미 특정 디렉터리에 모여 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 권장되며, 파일을 하나씩 선택하는 수고를 줄일 수 있습니다.
파일을 가져오면 목록에 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 가져온 파일명에는 모두 시작 번호가 포함되어 있으며 경로 역시 동일한 디렉터리를 가리킵니다. 하단에 레코드 수가 20으로 표시되어, 이번 일괄 작업으로 20개의 레코드가 처리됨을 알 수 있습니다. 이상이 없는지 확인 후 페이지 하단의 다음을 클릭합니다.
3단계: 사용자 정의 정규 표현식으로 시작 3자리 숫자 추출하기
두 번째 단계는 "처리 옵션 설정"입니다. 여기에는 첫 문자 기준, 첫 숫자 기준, 시작 몇 글자 기준 등 여러 분류 방식이 있습니다. 이 예제에서는 파일명 시작의 연속된 3자리 숫자를 정확히 일치시켜야 하므로, 사용자 정의 정규 표현식으로 분류를 선택하는 것이 더 직관적이고 유연합니다.
정규 표현식 입력란에 다음과 같이 작성합니다.
^\d{3}
이 표현식은 "파일명 시작 부분부터, 연속된 3개의 숫자와 일치"하는 것으로 이해할 수 있습니다. 이 표현식은 101LON05417.txt를 101로, 102SYD15496.txt를 102로, 103LON28360.txt를 103으로 식별합니다. 분류명은 정규 표현식 일치 결과에서 가져오므로, 최종적으로 해당하는 분류 폴더가 생성됩니다.
파일의 규칙이 3자리 숫자가 아니라면 실제 상황에 맞게 조정할 수 있습니다. 예를 들어 시작이 4자리 주문 번호라면 개수를 4로 변경하면 됩니다. 시작이 고정된 문자와 숫자 조합이라면, 파일명 구조에 맞는 표현식을 설정해야 합니다. 먼저 소수의 파일로 테스트하여 일치 결과가 예상과 같은지 확인한 후 전체 파일을 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
4단계: 대소문자 처리 방식 확인하기
스크린샷에는 기본값, 대문자로 변환, 소문자로 변환을 포함한 "문자 대소문자 변환" 영역도 표시되어 있습니다. 현재 예제의 분류 기준은 숫자이므로 기본값을 유지하면 됩니다. 만약 abc, ABC, Abc와 같은 영어 접두사로 분류해야 한다면, 회사의 명명 규칙에 따라 대소문자 통일 여부를 결정해야 합니다. 대소문자를 통일하면 동일한 유형의 파일이 대소문자 차이로 인해 여러 폴더로 분산되는 것을 방지할 수 있습니다.
5단계: 저장 위치 설정 후 처리를 시작합니다
다음을 클릭하면 프로세스는 저장 위치 설정으로 넘어갑니다. 원본 디렉터리와 구분할 수 있도록 새로운 출력 디렉터리를 선택하는 것이 좋습니다. 중요한 파일을 처리하는 경우라면 먼저 원본 폴더를 그대로 두고, 분류 결과를 확인한 후 교체하거나 아카이빙할지 결정하십시오.
마지막으로 처리 시작 단계로 진입하여 인터페이스 안내에 따라 실행합니다. 처리가 완료되면, 저장 위치를 열어 101, 102, 103과 같이 일치 결과로 명명된 분류 폴더를 확인할 수 있습니다. 이 폴더들에 각각 들어가서 파일이 시작 숫자대로 분류되었는지 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
정규 표현식과 와일드카드의 관계는 무엇입니까?
많은 사용자들이 "규칙에 따라 파일명을 일치시키는 것"을 통틀어 와일드카드 일치라고 부르는 데 익숙합니다. 정규 표현식은 더 정확하고 유연한 규칙 작성 방식으로 볼 수 있습니다. 본 예제의 ^\d{3}는 101, 102, 103으로 단순 입력하는 것보다 더 범용적입니다. 분류 번호를 일일이 지정할 필요 없이 임의의 시작 3자리 숫자를 자동으로 인식할 수 있기 때문입니다.
분류 기준이 반드시 파일명 시작 부분에 있어야 합니까?
본 예제에서 시작 3자리 숫자를 사용한 것은 스크린샷의 파일명 규칙이 그러하기 때문입니다. 만약 분류 기준이 중간이나 끝에 있다면, 해당하는 정규 표현식을 사용하여 일치시킬 수 있습니다. 실제 작업 시 중요한 것은 파일명에서 안정적이고, 고유하며, 폴더명으로 적합한 부분을 찾는 것입니다.
확장자가 다른 파일들을 한 번에 처리할 수 있습니까?
파일명 규칙에 따라 처리한다고 이해하면 됩니다. 가져온 파일명이 일치 조건에 부합한다면, 확장자가 다른 것이 일반적으로 분류 로직에 영향을 주지 않습니다. 예를 들어 동일한 디렉터리에 101계약.docx, 101목록.xlsx, 101스캔본.pdf가 동시에 있을 때, 101로 시작하기만 하면 같은 분류로 묶을 수 있습니다.
처리 전에 가져오기 목록을 확인해야 하는 이유는 무엇입니까?
일괄 도구의 효율성은 여러 파일을 한 번에 처리하는 데서 오므로, 가져오기 목록의 정확성이 매우 중요합니다. 관련 없는 파일을 잘못 가져오면 정규 표현식이 해당 파일에도 적용될 수 있습니다. 정식 실행 전에 이름, 경로 및 레코드 수를 확인하는 것은 오작동을 피하는 효과적인 절차입니다.
요약: 파일명 규칙을 소프트웨어에 맡겨 반복적인 정리 작업을 줄이세요
파일명 시작 숫자에 따라 일괄 분류하는 것은 사무실 파일 관리에서 매우 전형적인 반복 작업입니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 통해 먼저 파일을 가져온 후, "사용자 정의 정규 표현식으로 분류"를 선택하고 ^\d{3}을 입력하면, 101, 102, 103 등으로 시작하는 파일들을 해당 폴더에 자동으로 정리할 수 있습니다.
업무 중 고객 자료, 프로젝트 문서, 시스템 내보내기 파일 또는 번호 매겨진 파일을 자주 정리해야 한다면, 먼저 파일명의 규칙을 관찰한 후 일괄 처리 도구로 분류 작업을 완료해 보십시오. 이렇게 하면 수동으로 끌어다 놓는 수고를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 파일을 잘못 배치할 확률도 낮추어, 파일 아카이빙을 더욱 표준화되고 효율적으로 만들 수 있습니다.