많은 사무 파일의 분류 정보는 폴더 안에 있는 것이 아니라 파일명 중간에 포함되어 있습니다. 예를 들어 일련번호 뒤의 세 자리 도시 코드가 그렇습니다. 본문에서는 4번째부터 6번째 문자를 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 파일명 중간의 문자를 대량 추출하고 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 분류 폴더를 자동 생성하여 사용자가 신속하게 파일 정리를 완료할 수 있도록 돕는 방법을 설명합니다.
파일 관리 작업에서 자주 마주치는 상황이 있습니다. 파일명 자체에는 분류 정보가 포함되어 있지만, 모든 파일이 여전히 같은 디렉터리에 쌓여 있는 경우입니다. 예를 들어 “128LON75957.txt”, “284LON76499.txt”는 LON에 속하고, “307TYO91489.txt”, “615TYO56029.txt”는 TYO에 속하며, “378PAR56483.txt”는 PAR에 속합니다. 분류 코드가 파일명 중간에 있어 매우 규칙적으로 보이지만, 수동으로 정리하려면 여전히 파일명을 반복적으로 확인하고 파일을 이동해야 합니다.
본 문서에서는 대량 사무 처리에 더 적합한 방식을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 파일명 내 고정된 범위의 문자를 기준으로 분류하는 방법입니다. 소프트웨어는 파일명의 4번째에서 6번째 문자를 추출하여 해당 폴더를 자동으로 생성하고, 동일한 문자를 가진 파일들을 한곳에 모을 수 있습니다. 이렇게 하면 txt 텍스트, Word 문서(docx/doc), Excel 표(xlsx/xls), PDF, 이미지 등 명명 규칙만 일관된다면 모두 동일한 방법으로 일괄 분류(歸檔)를 완료할 수 있습니다.
적용 시나리오: 파일명 중간에 고정 분류 필드가 있는 경우
이러한 요구 사항의 핵심 특징은 분류 필드가 파일의 시작이나 끝이 아닌, 파일명의 고정된 위치에 나타난다는 점입니다. 스크린샷 속 파일명 구조는 “세 자리 숫자 번호 + 세 자리 알파벳 코드 + 다섯 자리 숫자 번호 + 확장자”로 요약할 수 있습니다. 여기서 세 자리 알파벳 코드(LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등)가 분류 기준입니다.
만약 귀하의 파일도 유사한 규칙을 따른다면, 사용자 지정 위치 범위에 따른 분류에 매우 적합합니다. 예를 들어 계약서 파일명의 6~8번째 자리가 지역을 나타내거나, 스캔 파일명의 4~5번째 자리가 부서를 나타내거나, 이미지 소재 파일명의 10~12번째 자리가 프로젝트를 나타내거나, 로그 파일명의 특정 자리가 장비 번호를 나타내는 경우가 이에 해당합니다. 이러한 문자 위치만 안정적이라면, 개별적으로 선별할 필요 없이 소프트웨어에 일괄 처리하도록 하면 됩니다.
확장자 기준 분류와 비교했을 때, 파일명 중간 문자 기준 분류는 더욱 정밀합니다. 확장자는 txt, docx, pdf, jpg 등 파일 유형만을 구분할 수 있지만, 파일명 속 코드는 대개 업무적 의미를 지니므로, 프로젝트 관리, 지역별 관리, 고객 자료 관리 및 배치 자료 정리에 더 적합합니다.
결과 미리보기: 처리 전, 분류 정보가 파일명에 숨겨져 있음
처리 전 파일 목록에서는 모든 txt 파일이 동일한 디렉터리에 위치해 있습니다. 빨간색으로 표시된 부분은 우리가 추출해야 할 분류 필드인, 파일명 내 세 자리 알파벳 코드를 보여줍니다. 이름을 통해 이들이 다른 범주에 속한다는 것을 알 수는 있지만, 아직 이에 해당하는 분류 폴더는 파일 시스템에 존재하지 않습니다.
이 상태에서는 사용자가 특정 범주의 파일을 찾으려면 일반적으로 키워드 검색이나 수동 정렬에 의존해야 합니다. 파일 수가 적을 때는 문제가 크지 않지만, 파일이 지속적으로 증가하면 디렉터리는 점점 더 혼잡해집니다. 특히 여러 사람이 협업하는 환경에서 각자의 정리 방식이 다르면 추후 검색 및 인계 작업에 모두 영향을 받게 됩니다.
결과 미리보기: 처리 후, 동일 범주 파일이 같은 이름의 폴더로 진입
일괄 처리가 완료되면, 소프트웨어는 추출된 문자에 따라 폴더를 생성합니다. 예제에서는 최종적으로 LON, NYC, PAR, SYD, TYO의 다섯 개 폴더가 생성되었습니다. 각 폴더명은 파일명의 4~6번째 자리에서 가져왔으며, 동일 코드를 가진 파일은 같은 폴더로 분류됩니다.
이러한 결과는 추후 관리에 매우 이상적입니다. 예를 들어 LON 관련 파일을 해당 담당자에게 보내야 한다면 LON 폴더만 압축하면 됩니다. SYD 관련 파일 수를 통계 내야 한다면 SYD 폴더를 직접 확인하면 됩니다. 분류 구조가 명확해지면 파일 검색, 압축, 백업 및 공유가 모두 더 효율적으로 이루어집니다.
조작 단계: 파일명 중간 문자를 일괄 추출하여 분류하기
1단계: 파일 정리 모듈 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 실행한 후, 먼저 왼쪽에서 “파일 정리”를 선택합니다. 이 소프트웨어는 사무 파일 일괄 처리에 특화되어 있으며, 파일명 일괄 변경, 파일 정리, 문서 처리 등의 반복 작업을 수행하는 데 적합합니다. 이번에 할 작업은 많은 파일을 파일명으로 분류하는 것이므로, “파일 정리”로 진입한 후 “파일을 파일명으로 분류” 기능 카드를 선택합니다.
올바른 기능을 선택하는 것이 매우 중요합니다. “파일을 파일명으로 분류”는 파일 확장자나 파일 내용 자체가 아닌, 파일명에 포함된 문자열 내용에 주목합니다. 본 예시처럼 도시 코드, 부서 코드, 프로젝트 코드가 파일명 중간에 위치하는 경우 이 기능을 사용해야 합니다.
2단계: 정리할 파일 가져오기
작업에 진입하면 소프트웨어는 먼저 처리할 레코드를 선택하도록 요구합니다. 인터페이스 상단에는 “파일 추가”, “폴더에서 파일 가져오기”, “모두 지우기” 등의 버튼이 있습니다. 정리할 모든 파일이 이미 하나의 폴더에 모여 있다면 “폴더에서 파일 가져오기”를 클릭하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 디렉터리 내 모든 파일을 한 번에 로드할 수 있습니다. 일부 파일만 처리하려면 “파일 추가”를 사용할 수 있습니다.
가져오기가 완료되면, 표에 파일명, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간이 나열됩니다. 스크린샷에서는 파일 경로가 D:\test\이고 레코드 수가 20개임을 볼 수 있습니다. 이 시점에서 먼저 목록을 훑어보며 파일명이 모두 동일한 구조를 충족하는지 확인하는 것이 좋습니다. 만약 이번에 정리할 대상이 아닌 파일이 있다면 처리 시작 전에 제거하여 불필요한 분류 폴더가 생성되는 것을 방지하세요.
3단계: “사용자 지정 위치 범위 내의 문자로 분류” 선택하기
“다음”을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 진입합니다. 분류 방식 영역은 다양한 규칙을 제공합니다. 첫 번째 문자로 분류, 첫 번째 숫자로 분류, 첫 번째 영문자로 분류, 끝에서 몇 자로 분류, 시작하는 몇 자로 분류, 사용자 지정 정규 표현식으로 분류 등이 포함됩니다. 본 예시의 분류 코드는 파일명 중간에 있으므로 “사용자 지정 위치 범위 내의 문자로 분류”를 선택해야 합니다.
선택 후, “범위”에 “4:6”을 입력합니다. 이 설정은 소프트웨어에게 파일명의 4번째 자리부터 6번째 자리까지의 문자를 추출하여 그 내용을 폴더명으로 사용하라고 지시하는 역할을 합니다. “200LON66460.txt”를 예로 들면, 4~6번째 자리는 LON이므로 LON 폴더로 진입합니다. “943PAR93548.txt”의 경우 4~6번째 자리가 PAR이므로 PAR 폴더로 진입합니다.
만약 귀하의 파일 분류 필드 위치가 4~6번째가 아니라면, 실제 상황에 맞춰 범위를 수정해야 합니다. 예를 들어 분류 필드가 2~4번째라면 “2:4”를, 8~10번째라면 “8:10”을 입력합니다. 예제의 숫자를 기계적으로 적용하지 말고, 먼저 분류 필드의 파일명 내 위치를 정확히 파악하는 것이 중요합니다.
4단계: 대/소문자 설정 유지하고 다음 단계로 진행하기
스크린샷에서 “알파벳 대/소문자 변환”은 “기본”으로 선택되어 있습니다. 파일명의 코드가 이미 대문자로 통일되어 있다면 기본값을 유지하면 됩니다. 이렇게 하면 생성된 폴더는 LON, NYC, PAR처럼 원본 코드 형태를 보존합니다. 실제 파일명에 대/소문자가 혼용되어 있다면, 사용자는 정리 기준에 따라 변환 필요 여부를 결정할 수 있지만, 본 예시에서는 추가 조정이 필요하지 않습니다.
분류 방식 및 범위 설정을 완료한 후 하단의 “다음”을 클릭합니다. 소프트웨어 흐름 표시줄에는 이후 “저장 위치 설정”과 “처리 시작” 단계가 더 있음을 보여줍니다. 처리 결과 출력 위치를 새로운 폴더로 설정하는 것이 좋습니다. 그래야 최종 결과를 쉽게 확인할 수 있고 원본 파일 디렉터리 구조도 보호할 수 있습니다.
5단계: 저장 위치 설정하고 일괄 처리 실행하기
저장 위치 단계에 진입하면 처리 결과를 저장할 위치를 선택합니다. 확인 후 처리 시작 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 파일 목록을 순차적으로 읽어 파일명의 4~6번째 자리 문자에 따라 분류를 판단하고 해당 폴더를 자동으로 생성합니다. 최종적으로 동일 코드의 파일은 동일한 폴더 안에 배치되어 뚜렷한 분류 구조를 형성합니다.
전 과정에서 사용자는 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 폴더를 수동으로 새로 만들 필요도, 일일이 파일을 드래그할 필요도 없습니다. 레코드 수 20개의 테스트 디렉터리라면 거의 금방 완료될 수 있으며, 파일이 더 많아질수록 일괄 처리의 효율성 이점은 더욱 두드러집니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 분류 필드에 확장자가 포함되나요?
일반적으로 범위 설정 시에는 파일 본명의 문자를 기준으로 합니다. 예제의 “4:6”은 txt 확장자 앞의 파일명 문자(LON, TYO 등)를 추출하는 것이지, 확장자 txt를 추출하는 것이 아닙니다. 설정 시에는 파일명 본체를 기준으로 삼아 마침표나 확장자를 분류 필드에 포함시키지 않도록 주의해야 합니다.
2. 파일명에 한자 문자가 있으면 어떻게 하나요?
만약 한자 문자도 고정된 위치에 있다면, 이론적으로 마찬가지로 분류 기준으로 사용할 수 있습니다. 예를 들어 파일명 4~5번째 자리가 “재무(財務)” 또는 “인사(人事)”라면 해당 범위로 분류할 수 있습니다. 하지만 파일마다 명명 길이와 문자 위치가 확실히 일치해야 하며, 그렇지 않으면 분류 결과가 부정확할 수 있습니다.
3. 다른 확장자의 파일을 동시에 정리할 수 있나요?
조작 로직상으로 볼 때, 소프트웨어가 가져오는 것은 파일 레코드이며 표에 확장자가 표시됩니다. 확장자가 다른 파일이라도 파일명 규칙이 일관된다면 동일한 위치의 문자로 분류할 수 있습니다. 예를 들어 같은 프로젝트 자료에 docx, xlsx, pdf가 섞여 있더라도, 4~6번째 자리가 모두 프로젝트 코드라면 프로젝트 코드별로 분류(歸檔)할 수 있습니다.
4. 처리 전에 백업해야 하나요?
중요한 자료의 경우, 먼저 백업을 하거나 결과를 새 디렉터리로 출력하는 것을 권장합니다. 대량 작업의 장점은 속도가 빠르다는 것이지만, 이는 오류 규칙이 많은 파일에 빠르게 영향을 줄 수 있다는 의미이기도 합니다. 먼저 소량의 샘플로 “4:6”이 올바른지 테스트하는 것이 더 안전한 사무 습관입니다.
요약: 규칙으로 수동 판단을 대체하여 파일 정리를 더욱 안정적으로
파일명 중간에 고정된 분류 코드가 포함된 경우, 가장 효과적인 정리 방식은 사람이 일일이 이동하는 것이 아니라 코드의 위치를 일괄 처리 규칙으로 전환하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) “파일을 파일명으로 분류” 기능을 통해 사용자 지정 범위에 따라 문자를 추출하고, 분류 폴더를 자동 생성하여 파일을 정리(歸檔)할 수 있습니다.
만약 귀하의 사무 파일도 예시처럼 분류 정보가 파일명의 4~6번째 자리에 위치한다면, 본 문서의 설정 “4:6”을 직접 참고하여 처리할 수 있습니다. 대량의 txt, doc, docx, xls, xlsx, pdf 등의 파일에 대해 이 방법은 반복 작업을 현저히 줄이고 오분류 확률을 낮추어 파일 관리를 혼란스러운 디렉터리에서 명확한 구조로 바꿔줄 수 있습니다.