이 문서는 대량의 Word 파일을 처리해야 하는 사용자를 대상으로, 문서를 하나씩 열지 않고도 docx 문서에서 지정된 키워드를 일괄 삭제하는 방법을 설명합니다. 예제에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 6개의 Word 파일을 가져오고, Australia, USA를 검색 키워드로 설정한 후 바꿀 내용을 비워 두어 소프트웨어가 자동으로 해당 단어를 삭제하도록 합니다. 문서는 스크린샷 순서에 따라 처리 전후 효과, 기능 진입점, 파일 가져오기, 키워드 설정, 저장 및 실행 권장 사항을 보여주어 사용자의 문서 정리 효율성을 높이는 데 도움을 줍니다.
많은 Word 파일에서 동일한 키워드를 삭제해야 할 때, 가장 시간이 많이 걸리는 작업은 삭제 자체가 아니라 파일 열기, 찾기, 바꾸기, 저장, 닫기를 반복하는 것입니다. 파일이 두세 개 정도라면 괜찮지만, docx, doc 문서가 가득한 폴더 전체를 처리해야 한다면 이 방식은 효율성이 매우 낮습니다. 이 글에서는 Word 파일을 일일이 열지 않고 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 문서 내 지정된 키워드를 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다.
예시에서 폴더 안에는 6개의 docx 파일이 있으며, 문서 본문에는 Australia, USA 등의 단어가 포함되어 있습니다. 목표는 이러한 키워드를 삭제하고, 다른 텍스트, 이미지 및 레이아웃은 그대로 유지하는 것입니다. 이 방법은 민감어, 이전 명칭, 지역명, 필드 값, 내부 메모 등을 일괄 삭제하는 사무 환경에 적합합니다.
적용 시나리오: 대량의 Word 파일에서 키워드를 일괄 정리해야 하는 경우
키워드 일괄 삭제는 문서 배포, 보관, 비식별화 및 템플릿 정리 작업에서 자주 사용됩니다. 예를 들어, 회사에서 외부 발송용 자료를 준비하며 내부 지역 표시를 삭제해야 하거나, 학교에서 교육 문서를 정리하며 답안 힌트를 삭제해야 하거나, 기업이 브랜드 콘텐츠를 업데이트하며 이전 브랜드명을 삭제해야 하거나, 프로젝트 팀이 보고서를 보관하며 특정 고객 정보를 정리해야 하는 경우 등이 있습니다. 이러한 키워드가 여러 Word 파일에 반복적으로 등장한다면, 일괄 찾기 및 바꾸기 방식으로 처리할 수 있습니다.
HeSoft Doc Batch Tool 의 가치는 반복적인 노동을 규칙 기반 작업으로 전환하는 데 있습니다. 사용자는 파일을 가져오고 키워드와 저장 위치를 설정하기만 하면, 소프트웨어가 규칙에 따라 여러 파일을 처리합니다. 문서 작업을 자주 하는 사람이라면 기계적인 작업 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전 삭제해야 할 키워드가 본문에 분포
처리 전, 폴더 안에는 여러 Word 문서가 있으며, 예시 파일은 1.docx부터 6.docx까지입니다. 이 문서들에는 삭제해야 할 키워드가 포함되어 있을 수 있습니다.
처리 전 Word 문서를 열면 페이지에 표, 이미지 및 여러 단락의 텍스트가 있는 것을 볼 수 있습니다. 빨간색 화살표로 표시된 Australia, USA는 이번에 일괄 삭제할 키워드입니다. 이들은 "Country of origin:" 필드 뒤에 나타납니다.
수동으로 처리한다면 각 파일에서 Australia와 USA를 일일이 찾아 삭제한 후 저장해야 합니다. 파일이 많을수록 반복 비용은 높아집니다. 일괄 처리 도구는 이 두 키워드를 가져온 모든 파일에 한 번에 적용할 수 있습니다.
처리 후 효과: 키워드가 삭제되고 원본 문서 레이아웃은 대부분 유지
처리 후 스크린샷에서 Australia와 USA는 더 이상 표시되지 않으며 해당 위치는 공백으로 바뀌었습니다. 표 테두리, 사과 이미지, 제목 텍스트 및 기타 설명 내용은 여전히 존재합니다.
이는 일괄 키워드 삭제가 비교적 정밀한 텍스트 정리를 수행할 수 있음을 보여줍니다. 전체 문서를 재구성하거나 페이지 전체를 삭제하는 것이 아니라, 설정된 키워드에 따라 내용을 빈 값으로 대체합니다. 레이아웃을 유지해야 하는 Word 문서에 이것은 매우 중요합니다.
작업 단계 1: Word 도구 페이지로 이동
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고, 왼쪽 탐색 메뉴에서 "Word 도구"를 클릭합니다. 오른쪽에는 워터마크 추가, 빈 공간 삭제, 형식 변환 등 다양한 Word 관련 일괄 처리 기능이 표시됩니다. 이번에 사용해야 할 기능은 "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기"입니다.
해당 기능을 선택하면 소프트웨어가 마법사 형식 페이지로 안내합니다. 이 기능은 한 단어를 다른 단어로 바꾸거나, 키워드를 빈 값으로 대체하는 데 모두 사용할 수 있습니다. 후자가 바로 이 글에서 설명하는 일괄 키워드 삭제입니다.
작업 단계 2: 파일 추가 또는 폴더에서 가져오기
"처리할 레코드 선택" 페이지에서 오른쪽 상단에 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"가 있습니다. Word 파일이 모두 동일한 디렉터리에 있다면 폴더에서 가져오기를 사용하는 것이 좋으며, 일부 파일만 처리하려면 수동으로 추가할 수 있습니다.
스크린샷에서 가져온 후 목록에는 확장자가 모두 docx인 6개의 파일이 표시됩니다. 표에는 파일 경로, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보도 나타납니다. 처리 전에 목록을 꼼꼼히 확인하여 불필요한 파일이 일괄 작업에 포함되지 않도록 해야 합니다. 확인 후 "다음"을 클릭합니다.
작업 단계 3: 키워드 설정 및 대체 결과를 빈 값으로 만들기
처리 옵션 설정 페이지에서 찾기 방식을 "텍스트 정확히 찾기"로 선택합니다. 그런 다음 "찾을 키워드 목록"에 삭제할 키워드를 입력합니다. 예시에서는 Australia와 USA를 각각 별도의 줄에 입력했습니다.
오른쪽 "바꿀 키워드 목록"은 비워 둡니다. 스크린샷에서 "입력하지 않으면 삭제됩니다"라는 안내가 바로 일괄 삭제의 핵심 설정입니다. 오른쪽에 다른 텍스트를 입력하면 바꾸기가 되고, 입력하지 않으면 왼쪽에서 일치하는 키워드가 삭제됩니다.
키워드 설정 시 정확성에 유의해야 합니다. 영문 키워드의 경우 대소문자 및 철자가 문서와 일치하는지 확인하고, 중문 키워드의 경우 너무 짧은 일반적인 단어를 입력하지 않도록 합니다. 먼저 소수의 파일에서 테스트하여 효과를 확인한 후 전체 파일을 처리하는 것이 좋습니다.
작업 단계 4: 저장 위치 설정 및 일괄 작업 시작
"다음"을 클릭하면 프로세스가 "저장 위치 설정"으로 이동한 후 "처리 시작"으로 넘어갑니다. 안전을 위해 처리된 파일은 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않고 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 설정 오류 발견 시 빠르게 복구할 수 있습니다.
처리를 실행하면 소프트웨어는 목록의 각 Word 파일에 동일한 규칙을 적용합니다. 처리가 완료되면 출력 파일을 열어 확인합니다. 예시 결과에서 지정된 키워드가 삭제되었음을 보여주며, 이는 작업이 성공했음을 의미합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 진짜 Word를 일일이 열지 않아도 되나요? 작업 절차를 보면, 사용자는 소프트웨어에서 파일을 가져오고 규칙을 설정하기만 하면 되며 각 Word 문서를 수동으로 열어서 찾기 및 바꾸기를 수행할 필요가 없습니다. 하지만 처리 후에는 출력 파일을 무작위로 검사해 보는 것이 좋습니다.
2. 바꾸기 목록이 비어 있다는 것은 무슨 뜻인가요? 찾은 키워드를 빈 내용으로 대체, 즉 삭제한다는 의미입니다. 스크린샷 오른쪽 영역에 이미 "입력하지 않으면 삭제됩니다"라는 안내가 있습니다.
3. 파일이 매우 많을 때는 어떻게 하는 것이 더 안전한가요? 먼저 파일을 복사하여 백업한 후, 나누어서 처리합니다. 매번 처리 후 효과를 무작위로 확인하여 오류가 없음을 확인한 후 계속 진행합니다.
4. 키워드가 여러 위치에 나타나면 어떻게 하나요? 일괄 찾기 및 바꾸기는 일반적으로 문서에서 일치하는 모든 키워드에 대해 처리를 수행하므로, 설정하기 전에 해당 위치들이 모두 삭제 가능한지 확인해야 합니다.
요약: 반복적인 Word 삭제 작업을 일괄 처리 소프트웨어에 맡기기
Word를 일일이 열지 않고도 여러 docx 문서 내 지정된 키워드를 일괄 삭제할 수 있습니다. 핵심 절차는 HeSoft Doc Batch Tool 에서 Word 도구로 진입하여, "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 선택하고, 처리할 파일을 가져오고, 정확히 텍스트 찾기를 선택하고, 삭제할 키워드를 입력하고, 바꿀 내용은 비워두고, 마지막으로 저장 위치를 설정하고 처리를 시작하는 것입니다. 대량의 Word 파일 정리 작업에 이 방법은 수동 반복 작업을 줄이고 처리 일관성을 높여줍니다. 공식 일괄 처리 전에 먼저 백업 파일로 테스트해보시기를 권장합니다.