PDF가 수십 페이지에서 수백 페이지에 달하는 경우, 수동으로 저장하거나 페이지를 복사하거나 하나씩 내보내는 것은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 페이지 누락이나 오류가 발생하기 쉽습니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 를 예로 들어 여러 개의 다중 페이지 PDF를 여러 개의 작은 PDF 파일로 일괄 분할하는 방법을 보여줍니다. 이 튜토리얼에서는 처리 전 효과, 분할 후 파일 구조, 소프트웨어 진입점 선택, 파일 가져오기, 페이지 수별 분할 규칙 설정 등과 같은 주요 단계를 다루며, 보고서, 계약서, 아카이브, 스캔본 및 자료 패키지를 정리해야 하는 사무실 환경에 적합합니다.
일상 업무에서 많은 PDF 파일은 단 한두 페이지만 있는 것이 아니라 수십 페이지, 수백 페이지에 달하는 보고서, 스캔본, 감사 자료, 계약서 첨부 파일 또는 교육 자료인 경우가 많습니다. 이러한 PDF를 고정된 페이지 수에 따라 여러 개의 작은 파일로 분할해야 할 경우, 수동으로 PDF 리더를 열어 페이지를 일일이 추출하는 것은 매우 비효율적입니다. 파일 하나 정도는 그럭저럭 처리할 수 있지만, 여러 개의 대용량 PDF 파일을 처리해야 하는 경우 반복 작업에 많은 시간이 소요되고 파일 이름이 뒤섞이거나 분할이 누락되고, 분할된 페이지 수가 일관되지 않는 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
본문에서 해결하고자 하는 문제는 명확합니다. 페이지가 많은 대용량 PDF 파일을 여러 개의 작은 PDF 파일로 일괄 분할하는 것입니다. 아래에서는 오피스 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 예로 들어, 스크린샷과 함께 "PDF를 여러 파일로 분할" 기능을 통해 여러 PDF를 페이지 수 규칙에 따라 자동 분할하여 반복 작업을 줄이고 파일 정리 효율을 높이는 방법을 설명합니다.
적용 시나리오: 대용량 PDF 파일 일괄 분할이 적합한 경우
PDF 일괄 분할은 자료 보관, 파일 배포, 스캔본 정리 및 프로젝트 전달 등의 시나리오에서 흔히 사용됩니다. 예를 들어, 하나의 PDF 보고서가 77페이지인데 2페이지마다 하나의 독립된 PDF로 분할해야 하거나, 하나의 폴더에 여러 PDF 자료 패키지가 있어 동일한 규칙에 따라 작은 파일로 일괄 분할하여 후속 전송, 업로드, 검토 또는 보관을 용이하게 해야 하는 경우가 있습니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이 처리 전 디렉터리에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf 파일명을 가진 여러 PDF 파일이 포함되어 있습니다. 이러한 파일들을 하나씩 열어 수동으로 분할하면 단계가 반복될 뿐만 아니라 각 파일에 완전히 동일한 분할 규칙을 적용하기 어렵습니다.
그중 하나의 PDF를 열어보면 총 77페이지로 페이지 수가 상당히 많습니다. 만약 2페이지씩 분할하면 최종적으로 여러 개의 작은 PDF 파일이 생성되어 챕터, 배치 또는 페이지 수 조합에 따라 관리하기 편리해집니다.
따라서 본문의 방법은 다음과 같은 요구 사항에 적합합니다: 대용량 PDF 파일 일괄 분할, 여러 페이지의 PDF를 고정된 페이지 수로 분할, 스캔 PDF를 여러 개의 작은 파일로 분할, 여러 PDF 파일 일괄 처리, 수동 반복 클릭 및 수동으로 다른 이름으로 저장하는 시간을 줄이고자 할 때.
결과 미리보기: 처리 전후의 변화
처리 전 폴더에는 5개의 원본 PDF 파일이 있습니다. 각 PDF는 여러 페이지를 포함할 수 있으며, 예를 들어 스크린샷에 표시된 PDF는 총 77페이지입니다. 사용자는 이러한 대용량 파일을 더 작은 PDF로 분할하여 후속 조회, 배포 또는 업로드에 용이하게 해야 합니다.
처리 후에는 결과물로 더 이상 원래의 5개 PDF만 있는 것이 아니라 해당 결과 폴더가 생성된 것을 볼 수 있습니다. 스크린샷에는 1, 2, 3, 4, 5 다섯 개의 폴더가 있는데, 이는 일반적으로 각 원본 PDF의 분할 결과를 구분하여 여러 원본 파일에서 분할된 PDF가 뒤섞이는 것을 방지하는 데 용이합니다.
결과 폴더 중 하나에 들어가 보면 이미 여러 개의 작은 PDF 파일이 생성되어 있으며, 파일 이름은 01.pdf, 02.pdf, 03.pdf와 같은 순서로 정렬되어 있습니다. 스크린샷에는 39.pdf까지 표시되어 있으며, 앞서 PDF가 총 77페이지였고 작업 중 "PDF당 최대 페이지 수"를 2로 설정한 점을 고려하면, 소프트웨어가 원본 PDF를 2페이지씩 하나의 파일로 분할했고, 마지막에 2페이지 미만으로 남은 부분도 하나의 독립된 PDF로 생성되었다고 합리적으로 추론할 수 있습니다.
이러한 출력 구조는 오피스 파일 보관에 비교적 적합합니다. 원 파일은 원본 폴더에 대응되고, 작은 파일들은 번호순으로 정렬되어 후속 검색, 발송 및 2차 처리가 더욱 명확해집니다.
작업 단계: HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 PDF 일괄 분할
1단계: PDF 도구로 이동하여 "PDF를 여러 파일로 분할" 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 열면 왼쪽 기능 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 소프트웨어 인터페이스에 PDF 병합, PDF 암호화, PDF 암호 제거, PDF 워터마크 추가 등 여러 PDF 관련 기능이 표시됩니다. 여기서 선택해야 할 것은 "PDF를 여러 파일로 분할"입니다.
이 단계의 목적은 PDF 분할 전용 기능 모듈로 진입하는 것입니다. 스크린샷에서 이 기능에 대한 설명은 "PDF를 페이지 수 또는 파일 수에 따라 일괄적으로 여러 파일로 분할"로 되어 있어, 본문에서 처리하려는 "대용량 PDF 파일을 여러 개의 작은 파일로 분할"하는 것과 완전히 일치합니다. 올바른 기능으로 진입해야만 후속 분할 규칙을 설정할 수 있습니다.
2단계: 분할할 PDF 파일 추가
"PDF를 여러 파일로 분할" 기능으로 진입하면 소프트웨어는 마법사식 프로세스로 안내합니다. 상단에서 "처리할 레코드 선택", "처리 옵션 설정", "저장 위치 설정", "처리 시작"의 네 단계로 구성된 프로세스를 볼 수 있습니다. 현재 첫 번째 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다.
이 인터페이스에서 "파일 추가"를 통해 단일 또는 여러 개의 PDF를 가져오거나, "폴더에서 파일 가져오기"를 통해 한 폴더 내의 PDF 파일을 한 번에 가져올 수 있습니다. 스크린샷에는 이미 5개의 PDF를 가져왔으며, 목록에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시되고 하단에는 총 레코드 수가 5개로 집계되어 표시됩니다.
이 단계의 핵심은 처리할 파일이 올바른지 확인하는 것입니다. 예를 들어 스크린샷에서 가져온 파일은 1.pdf에서 5.pdf로, 확장자는 모두 pdf이며, 경로는 D 드라이브의 테스트 디렉터리에 있습니다. 처리할 필요가 없는 파일을 가져온 것을 발견하면 목록 오른쪽의 삭제 작업을 사용하여 제거할 수 있으며, 파일이 많은 경우 인터페이스의 필터, 정렬 버튼을 활용하여 보조적으로 확인할 수 있습니다.
파일 목록이 정확한지 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭하여 분할 규칙 설정으로 이동합니다.
3단계: PDF 분할 방식 및 파일당 페이지 수 설정
두 번째 단계는 처리 옵션을 설정하는 것입니다. 스크린샷에서 "분할 방식" 아래에 두 가지 선택지가 있음을 볼 수 있습니다. 하나는 "PDF당 최대 페이지 수"이고, 다른 하나는 "여러 파일로 균등 분할"입니다. 본문 예시에서는 "PDF당 최대 페이지 수"를 선택하고, 아래 입력 상자에 2를 기입했습니다.
이 단계의 목적은 어떤 규칙에 따라 PDF를 분할할지 소프트웨어에 알려주는 것입니다. "PDF당 최대 페이지 수"를 선택하고 2를 입력하면, 분할된 각 작은 PDF는 최대 2페이지를 포함하게 됩니다. 예를 들어 77페이지의 PDF를 2페이지씩 분할하면 번호가 순서대로 매겨진 여러 개의 작은 PDF를 얻게 되며, 마지막에 남은 1페이지도 하나의 PDF로 출력됩니다.
만약 귀하의 오피스 시나리오에서 계약서 첨부 파일을 페이지별로 분리해야 한다면 1을 입력할 수 있으며, 10페이지씩 하나의 파일로 만들고 싶다면 10을 입력할 수 있습니다. 보고서를 고정된 페이지 수로 분권해야 한다면 실제 필요에 따라 해당 페이지 수를 입력하면 됩니다. 주의할 점은 페이지 수 설정이 이미 가져온 PDF 레코드에 적용되므로, 일괄 처리 전에 모든 PDF가 동일한 분할 규칙에 적합한지 미리 확인하는 것이 좋습니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
스크린샷의 프로세스 바에는 처리 옵션 설정 후에 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이라는 두 단계가 더 있음을 보여줍니다. 페이지 수 설정을 완료한 후 계속 "다음"을 클릭하여 소프트웨어 인터페이스 안내에 따라 분할 결과의 저장 위치를 선택한 다음, 처리 시작 단계로 들어갑니다.
이 단계의 목적은 분할된 작은 PDF를 어디에 저장할지 결정하는 것입니다. 일괄 처리 작업의 경우, 원본 파일과 섞이지 않도록 빈 출력 폴더를 선택하는 것이 좋습니다. 처리가 완료되면 결과 미리보기에서처럼 소프트웨어가 각 원본 PDF에 대해 해당 결과 폴더를 생성하고, 폴더 안에 번호 순으로 정렬된 작은 PDF 파일들을 저장하는 것을 볼 수 있습니다.
실제 사무 환경에서 이러한 출력 방식에는 두 가지 장점이 있습니다. 첫째, 원본 파일과 결과 파일이 상호 독립적이어서 원본 자료를 보존하기 쉽습니다. 둘째, 여러 개의 PDF를 동시에 분할할 때 결과물이 쉽게 뒤섞이지 않아, 후속으로 폴더별로 찾으면 됩니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 왜 수동으로 PDF를 분할하지 않고 일괄 처리 도구를 사용해야 하나요?
단지 몇 페이지만 있는 PDF 하나를 처리한다면 수동 분할도 괜찮을 수 있습니다. 하지만 PDF 페이지 수가 많거나, 수십 개의 PDF 파일을 동시에 처리해야 하는 경우 수동 작업은 매우 비효율적이 됩니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 가치는 파일을 일괄 처리하여, 원래 반복되는 열기, 페이지 선택, 다른 이름으로 저장 등의 동작을 한 번의 규칙 설정과 한 번의 처리로 집약하는 데 있습니다.
2. "PDF당 최대 페이지 수"와 "여러 파일로 균등 분할"의 차이점은 무엇인가요?
스크린샷에서 볼 수 있듯이 소프트웨어는 두 가지 분할 방식을 제공합니다. 본문 예시에서는 고정된 페이지 수(예: 1페이지, 2페이지, 5페이지)마다 하나의 파일을 생성하는 데 적합한 "PDF당 최대 페이지 수"를 사용했습니다. "여러 파일로 균등 분할"은 파일 수에 따라 분할하는 데 더 적합하며, 예를 들어 하나의 PDF를 최종적으로 여러 개의 파일로 나누고 싶을 때 사용합니다. 구체적으로 어떤 방식을 사용할지는 전달 요구 사항이나 보관 규칙에 따라 결정해야 합니다.
3. 일괄 분할 후 파일 이름을 어떻게 인식하나요?
처리 후 스크린샷에는 작은 PDF들이 01.pdf, 02.pdf, 03.pdf 등 순서대로 명명되어 해당 출력 폴더에 배치된 것을 보여줍니다. 이러한 명명 방식은 분할 순서를 식별하기 쉽습니다. 처리 전에 원본 파일 이름을 프로젝트명, 날짜 또는 번호 등으로 명확하게 지정하는 것이 좋습니다. 그러면 출력 폴더도 출처에 더 쉽게 대응시킬 수 있습니다.
4. 처리 전에 PDF 페이지 수를 확인해야 하나요?
확인하는 것이 좋습니다. 예시에서 PDF를 열면 해당 파일이 총 77페이지임을 알 수 있으며, 이는 분할 규칙이 적합한지 판단하는 데 도움이 됩니다. 페이지 수가 많을 경우 1페이지씩 분할하면 방대한 양의 파일이 생성되며, 10페이지씩 분할하면 파일 수가 적어집니다. 페이지 수를 미리 알아두면 출력 결과가 예상과 달라지는 것을 방지할 수 있습니다.
5. 원본 PDF 파일에 영향이 있나요?
일괄 처리 프로세스에서 볼 수 있듯이, 소프트웨어는 저장 위치 설정 후 분할 결과를 출력합니다. 만약을 위해 출력 디렉터리와 원본 파일 디렉터리를 분리하고, 원본 PDF를 백업으로 보관하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 후속으로 페이지 수를 조정하여 다시 분할해야 하는 경우에도 원본 파일을 기반으로 직접 다시 처리할 수 있습니다.
요약: 대용량 PDF 파일을 작은 파일로 분할하는 핵심은 일괄 처리와 규칙 통일
대용량 PDF 파일을 여러 개의 작은 파일로 일괄 분할하는 것은 본질적으로 빈도가 높지만 반복성이 매우 강한 오피스 작업입니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 여러 개의 PDF를 한 번에 가져오고, "PDF를 여러 파일로 분할" 기능을 통해 통일된 페이지 수 규칙을 설정한 후, 최종적으로 순서대로 배열된 작은 PDF 파일들을 일괄 생성할 수 있습니다.
보고서, 스캔본, 계약서 자료, 관리 문서를 처리해야 하는 사용자에게 이 방법은 PDF를 수동으로 분할하는 시간을 현저히 줄이고, 페이지 누락, 페이지 오류 및 이름 지정 혼란의 위험을 낮출 수 있습니다. 현재 분할해야 할 여러 페이지의 PDF를 가지고 있다면, 본문의 단계에 따라 먼저 파일을 가져온 후 "PDF당 최대 페이지 수"를 설정하고, 저장 위치를 확인한 후 처리를 시작하여 구조가 명확한 작은 PDF 결과 파일을 신속하게 얻을 것을 권장합니다.