PDF 파일이 여러 페이지로 구성되어 있고 용량이 큰 경우, 전송, 보관, 검토 및 장별 배포가 불편해집니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, 여러 개의 큰 PDF 파일을 지정된 페이지 수에 따라 여러 개의 작은 PDF 파일로 일괄 분할하는 방법을 보여줍니다. PDF 가져오기, 분할 방식 선택, PDF당 최대 페이지 수 설정, 저장 및 처리 시작을 통해 여러 개의 긴 문서 분할을 한 번에 완료하여 반복적인 수동 작업을 줄일 수 있습니다.
일상 사무에서 페이지 수가 많은 PDF 대용량 파일을 자주 접하게 됩니다. 예를 들어 감사 보고서, 프로젝트 자료, 교육 교재, 스캔 계약서, 전자책 챕터, 논문 자료 모음 등은 한 파일이 수십 페이지에서 수백 페이지에 달하기도 합니다. 가끔 PDF 하나를 분할할 때는 수동으로 다른 이름으로 저장하거나 페이지별로 추출하는 것도 괜찮지만, 여러 PDF를 동시에 처리해야 하고 각 PDF를 고정된 페이지 수로 여러 개의 작은 파일로 분할해야 한다면 반복 작업에 시간이 매우 오래 걸리고 페이지 누락, 파일명 혼동, 저장 위치 불일치 등의 문제가 발생하기 쉽습니다.
이 글에서 해결하고자 하는 문제는 "페이지 수가 많은 PDF 대용량 파일을 여러 개의 작은 파일로 일괄 분할하는 방법"입니다. 실제 화면 예시와 함께 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 예로 들어, 그 안의 'PDF를 여러 파일로 분할' 기능을 사용하여 여러 PDF를 페이지 수에 따라 일괄 분할하는 방법을 설명합니다. 예시에서 원본 PDF 파일 수는 5개이며, 그중 하나의 PDF를 열어 보면 총 77페이지임을 알 수 있습니다. 처리 후에는 각 원본 PDF에 해당하는 결과 폴더가 생성되고, 폴더 안에는 01.pdf, 02.pdf, 03.pdf 등 번호순으로 정렬된 작은 PDF 파일이 생성되어 추후 발송, 보관 및 열람이 용이합니다.
적용 시나리오: PDF 대용량 파일 일괄 분할이 필요한 경우
PDF 분할은 단순히 '파일 크기를 줄이는 것' 이상으로, 자료 관리를 더욱 명확하게 하고 협업 프로세스를 원활하게 만드는 데 더 큰 가치가 있습니다. 다음과 같은 시나리오는 PDF 일괄 분할 기능을 사용하기에 적합합니다.
1. 긴 보고서를 고정 페이지 수로 배포. 예를 들어 수십 페이지짜리 PDF 보고서를 2페이지, 5페이지 또는 10페이지 단위로 잘라 각기 다른 담당자에게 검토를 위해 보내야 할 때, 수동으로 여러 파일을 처리하면 실수하기 쉬우므로 일괄 처리 도구를 사용하여 규칙을 통일할 수 있습니다.
2. 스캔 파일을 작은 파일로 보관. 많은 종이 자료를 스캔하면 하나의 매우 긴 PDF가 생성되는데, 이후 페이지 구간, 배치 또는 첨부 파일별로 관리하려면 작은 PDF로 분할하는 것이 더 편리합니다.
3. 이메일 또는 시스템 업로드 용량 제한. 일부 이메일, 그룹웨어(OA), 입찰 플랫폼 또는 업무 시스템에서는 단일 첨부 파일 크기에 제한이 있어, 대용량 PDF를 페이지별로 나누면 개별 파일의 용량을 줄일 수 있습니다.
4. 여러 PDF에 동일한 분할 규칙 적용 필요. 폴더 안에 여러 PDF가 있고 모두 같은 페이지 수로 분할해야 한다면, 하나씩 열어서 처리하는 것은 매우 비효율적입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 목적은 파일 일괄 처리에 있으므로 이러한 반복적인 사무 작업에 적합합니다.
5. 추후 이름 변경, 정리 또는 공유가 필요한 경우. 분할된 작은 PDF는 일반적으로 일련번호로 생성되므로, 이후 압축, 이름 변경, 폴더로 이동 또는 시스템 업로드 등이 대용량 파일 하나일 때보다 훨씬 유연합니다.
결과 미리보기: 처리 전에는 PDF 파일 페이지 수가 많고, 처리 후에는 여러 개의 작은 PDF 생성
처리 전: 분할 대기 중인 여러 PDF 파일
처리 전 화면 예시에서 현재 디렉터리에 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf의 5개 PDF 파일이 있음을 알 수 있습니다. 이러한 유형의 파일은 일반적으로 페이지 수가 많아 하나씩 열어 수동으로 분할하면 많은 반복 작업이 발생합니다.
그중 하나의 PDF 파일을 열어 보면, 리더 상단에 페이지 번호가 "1 / 77"로 표시되어 있어 이 PDF가 총 77페이지임을 알 수 있습니다. 이러한 긴 PDF의 경우 고정 페이지 수로 분할하려면 수동으로 페이지를 추출하는 것은 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라 일괄적으로 일관된 분할 규칙을 유지하는 데도 불리합니다.
처리 후: 각 원본 PDF는 독립된 결과 폴더 생성
처리가 완료되면 출력 결과에 여러 개의 폴더가 나타나며, 폴더 이름은 1, 2, 3, 4, 5와 같이 원본 PDF에 대응합니다. 이러한 구조의 장점은 각 원본 PDF에서 분할된 작은 파일들이 자신의 폴더 안에 집중적으로 보관되어 다른 PDF 결과와 섞이지 않으므로 추후 찾을 때 더 직관적이라는 것입니다.
처리 후: 긴 PDF가 번호순으로 정렬된 작은 PDF로 분할됨
결과 폴더 중 하나에 들어가 보면, 분할된 다수의 PDF 파일을 볼 수 있으며 파일명은 01.pdf, 02.pdf, 03.pdf, 그리고 39.pdf까지 번호순으로 정렬되어 있습니다. 예시 설정인 '각 PDF 최대 페이지 수'가 2페이지인 것과 결합해 보면, 77페이지짜리 PDF는 여러 개의 작은 PDF로 분할되며, 앞부분 파일들은 각각 최대 2페이지이고 마지막 파일은 2페이지에 못 미칠 수 있습니다. 이러한 결과는 페이지 구간별 발송, 나누어 읽기 또는 추가 보관에 적합합니다.
작업 단계: HeSoft Doc Batch Tool 으로 PDF 분할하기
1단계: PDF 도구로 이동하여 'PDF를 여러 파일로 분할' 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 메인 화면에 PDF 병합, PDF 암호화, PDF 워터마크 추가 등 여러 PDF 관련 기능 카드가 표시됩니다. 화면 예시에 따르면, 이번에 선택해야 할 것은 "4. PDF를 여러 파일로 분할"이며, 기능 설명은 PDF를 페이지 수 또는 파일 수에 따라 여러 개의 파일로 일괄 분할하는 것입니다.
이 단계의 목적은 PDF 분할 전용 처리 마법사로 진입하는 것입니다. 페이지 수가 많은 PDF 대용량 파일의 경우, 수동 복사하거나 'PDF로 인쇄'하는 등의 우회 방법을 사용하지 않는 것이 좋습니다. 속도가 느릴 뿐만 아니라 페이지 순서가 뒤바뀔 수 있기 때문입니다. 올바른 기능을 선택하면 소프트웨어가 단계별 처리 인터페이스로 진입하며, 이후에는 마법사에 따라 순서대로 가져오기, 설정, 저장 및 처리 시작을 완료하면 됩니다.
2단계: 분할할 PDF 파일 추가
"PDF를 여러 파일로 분할" 기능에 진입하면, 화면 상단에서 1단계 "처리할 레코드 선택"에 있음을 볼 수 있습니다. 오른쪽 상단에는 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "모두 지우기", "더 보기" 등의 버튼이 있습니다. 예시에는 이미 5개의 PDF 파일이 가져와졌으며, 목록에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 및 작업 열이 표시됩니다.
소수의 PDF만 처리해야 하는 경우 "파일 추가"를 사용하여 지정 파일을 선택할 수 있고, 특정 폴더에 분할할 PDF가 많이 저장되어 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 일괄 가져올 수 있습니다. 가져오기 후에는 목록의 파일명과 경로가 올바른지 확인하고, 확장자가 pdf인지 확인하여 처리할 필요가 없는 파일이 함께 추가되지 않도록 하는 것이 좋습니다. 목록 하단에는 레코드 수가 표시되며, 이 예시에서는 5개로, 곧 5개의 PDF를 일괄 처리함을 의미합니다.
이 단계에서는 "필터"와 "정렬" 버튼도 볼 수 있습니다. 파일이 많을 때 목록 정리를 보조하는 데 적합하며, 예를 들어 빠르게 필터링하거나 보기 순서를 조정할 수 있습니다. 실수로 특정 파일을 추가했다면 작업 열의 삭제 아이콘을 통해 제거할 수 있고, 파일을 다시 선택해야 한다면 "모두 지우기" 후 다시 가져올 수도 있습니다. 확인이 완료되면 하단의 "다음"을 클릭합니다.
3단계: 분할 방식 및 각 PDF의 최대 페이지 수 설정
2단계 "처리 옵션 설정"에 진입하면 "분할 방식" 영역을 볼 수 있습니다. 화면 예시에는 "각 PDF의 최대 페이지 수"와 "여러 파일로 균등 분할" 두 가지 방식이 제공됩니다. 이 글의 예시에서는 "각 PDF의 최대 페이지 수"를 선택하고 아래 입력 상자에 숫자 2를 입력했습니다.
이 단계는 최종적으로 생성될 작은 PDF의 생성 규칙을 결정합니다. "각 PDF의 최대 페이지 수"를 선택하면 소프트웨어는 입력된 페이지 상한선에 따라 원본 PDF를 분할합니다. 예를 들어 2를 입력하면 각 분할 결과물은 최대 2페이지를 포함하게 됩니다. 77페이지짜리 PDF의 경우 여러 개의 작은 PDF가 생성되며, 마지막 파일은 1페이지만 포함될 수 있으며 이는 정상적인 결과입니다.
목표가 파일당 페이지 수를 제어하는 것이라면, 예를 들어 2페이지, 5페이지, 10페이지 단위로 나누는 경우 "각 PDF의 최대 페이지 수"를 선택하는 것이 좋습니다. 목표가 하나의 PDF를 지정된 개수의 파일로 균등하게 나누는 것이라면 다른 옵션인 "여러 파일로 균등 분할"을 고려할 수 있습니다. 실제 사용 시에는 업무 규칙에 따라 선택하여 처리 완료 후 다시 분할해야 하는 상황을 피해야 합니다.
4단계: 저장 위치 설정 진입 및 처리 시작
분할 규칙을 완료한 후 "다음"을 클릭하여 마법사에 따라 3단계 "저장 위치 설정"으로 진입합니다. 화면 예시에 해당 페이지의 구체적인 저장 경로 입력 내용이 표시되지는 않았지만, 프로세스 바를 통해 소프트웨어가 저장 위치를 설정하도록 요구함을 분명히 알 수 있습니다. 분할된 결과물을 저장할 빈 폴더나 전용 출력 디렉터리를 선택하여, 새로 생성된 작은 PDF가 원본 PDF와 같은 디렉터리에 섞이지 않도록 하는 것이 좋습니다.
저장 위치를 설정한 후, 계속해서 4단계 "처리 시작"으로 진입합니다. 시작하기 전에 세 가지 사항을 다시 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 가져오기 목록의 PDF 수량이 올바른지, 둘째, 분할 방식과 페이지 수가 예상과 일치하는지, 셋째, 저장 위치를 찾기 쉬운 곳으로 설정했는지입니다. 확인 후 처리를 실행하면 소프트웨어가 통일된 규칙에 따라 모든 PDF 파일을 일괄 분할합니다.
자주 묻는 질문과 주의사항
1. 77페이지 PDF를 2페이지 단위로 분할하면 왜 39개 파일이 생성되나요?
각 작은 PDF는 최대 2페이지이므로, 처음 38개 파일은 각각 2페이지씩 포함하여 총 76페이지이며, 마지막 남은 1페이지는 39번째 PDF로 생성됩니다. 따라서 01.pdf부터 39.pdf까지 보이는 것은 정상적인 현상이며 중복이나 오류가 아닙니다.
2. 일괄 분할 시 원본 PDF를 덮어쓰나요?
화면 예시 프로세스로 볼 때, 소프트웨어는 파일을 가져오고, 저장 위치를 설정하고, 결과를 출력하는 방식으로 처리합니다. 안전을 위해 결과물을 새 출력 폴더에 저장하고 원본 PDF는 그대로 유지하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 분할 규칙 설정이 적절하지 않더라도 다시 처리할 수 있습니다.
3. 파일이 많을 때 결과가 뒤섞이는 것을 어떻게 방지하나요?
프로젝트, 날짜 또는 배치별로 출력 디렉터리를 만드는 것이 좋습니다. 처리 후 화면 예시를 보면 각 원본 PDF가 해당 폴더를 생성하는데, 이러한 구조는 원본 파일을 구분하는 데 유리합니다. 처리가 완료되면 먼저 한 폴더를 표본 점검하여 작은 PDF 수량과 페이지 범위가 예상과 일치하는지 확인하십시오.
4. 페이지 수 입력 시 주의할 점은 무엇인가요?
"각 PDF의 최대 페이지 수"에는 양의 정수를 입력하는 것이 좋습니다. 페이지 수가 적을수록 생성되는 작은 PDF 수가 많아지고, 페이지 수가 많을수록 개별 파일에 포함되는 내용이 많아집니다. 선택 시 전송 제한, 읽기 습관 및 보관 요구 사항과 결합하여 결정해야 합니다.
5. 여러 PDF를 한 번에 처리할 수 있나요?
가능합니다. 예시에서 목록에 한 번에 5개의 PDF를 가져와 동일한 분할 규칙을 일괄 적용했습니다. 이것이 바로 사무용 일괄 처리 도구의 가치입니다. 반복되는 개별 작업을 한 번의 설정과 일괄 실행으로 전환하는 것입니다.
요약: 일괄 처리 방식으로 PDF 분할 반복 작업 줄이기
페이지 수가 많은 PDF 대용량 파일을 수동으로 분할하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 파일 누락, 명칭 불일치, 저장 위치 혼란 등의 문제가 발생하기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF를 여러 파일로 분할" 기능을 사용하면, 여러 PDF를 지정된 페이지 수에 따라 통일되게 작은 파일로 분할하고, 원본 파일별로 결과 폴더에 출력할 수 있습니다.
보고서, 스캔 파일, 자료 모음 또는 기타 긴 PDF를 자주 처리해야 한다면, 본 문서의 절차에 따라 작업하는 것이 좋습니다. PDF 도구로 진입하여 PDF 분할 기능을 선택하고, 파일을 가져오고, "각 PDF의 최대 페이지 수"를 설정하고, 저장 위치를 선택한 후 처리를 시작하십시오. 이렇게 하면 원래 여러 번 클릭하고 일일이 내보내야 했던 작업을 일회성 일괄 처리 작업으로 전환하여 문서 정리 및 파일 배포 효율을 크게 향상시킬 수 있습니다.