Este artículo describe cómo usar HeSoft Doc Batch Tool , Extraiga automáticamente el número de seguimiento de mensajería en varios archivos de Word y cambie el nombre del archivo de seguimiento correspondiente en lotes. Es adecuado para escenarios como pedidos de logística, registros de envío, datos de la hoja de ruta, recibos de clientes, etc., y es especialmente adecuado para documentos con contenido irreconocible como 01.docx y 02.docx. Al agregar archivos, configurar expresiones regulares para que coincidan con el número de seguimiento de mensajería y elegir sobrescribir todo el nombre del archivo, puede completar rápidamente el cambio de nombre por lotes de archivos docx y doc, reduciendo las operaciones repetidas de abrir y copiar manualmente el número de seguimiento uno por uno y luego cambiar el nombre.
En el trabajo de logística, almacenamiento, posventa y archivo administrativo, a menudo se encuentra un lote de notas exprés de Word, hojas de ruta o materiales de entrega, y los nombres de los archivos son solo números como "01.docx, 02.docx, 03.docx". El número de mensajería que realmente necesita para encontrar y archivar está en el contenido del archivo de Word. Si abre los documentos uno por uno, copia el número de mensajería y luego cambia el nombre manualmente, no solo lleva mucho tiempo, sino que también es fácil copiar errores o omitir archivos.
Este artículo presentará cómo utilizar el software de oficina HeSoft Doc Batch Tool , Extraiga el número de seguimiento de mensajería del contenido del archivo de Word en lotes y cambie automáticamente el nombre de archivos de Word como docx y doc al número de seguimiento de mensajería correspondiente para ayudarlo a reducir la duplicación de trabajo y mejorar la eficiencia de la organización de archivos.
Escenarios aplicables
"Cambiar el nombre del archivo de Word con el número de seguimiento de mensajería por lotes" es adecuado para los siguientes escenarios de oficina:
- Es necesario archivar una gran cantidad de órdenes expresas de Word, órdenes de porte y órdenes de entrega de acuerdo con el número de órdenes expresas.
- El nombre del archivo es un número temporal como 01.docx, 02.docx, 03.docx, etc., y el contenido no se puede juzgar directamente.
- Cada documento de Word contiene un número de seguimiento, un número de mensajería o un número de guía de envío de formato fijo.
- Es necesario procesar documentos docx y doc por lotes para evitar abrir manualmente los archivos uno por uno y cambiar el nombre.
- La logística, el almacenamiento, el comercio electrónico, el servicio al cliente, la conciliación financiera y otros puestos deben recuperar rápidamente los documentos por número de seguimiento.
Como puede ver en el ejemplo de captura de pantalla, el nombre de archivo original es 01.docx a 05.docx, y el contenido del documento de Word contiene algo similar2167646565El número de mensajería. Después del procesamiento, el nombre del archivo se convertirá en2167646565.docx, 4771177418.docxForma de número único.
Vista previa del efecto: antes y después del procesamiento
Antes de procesar: el nombre del archivo de Word es solo un número normal
Antes del procesamiento, el nombre del archivo de Word en la carpeta se llama:
- 01.docx
- 02.docx
- 03.docx
- 04.docx
- 05.docx
Estos nombres no reflejan el contenido del archivo. Si desea consultar una determinada hoja de ruta por número de mensajería en el futuro, debe abrir los documentos uno por uno para verlos, lo cual es muy ineficiente.
El contenido de Word incluye el número de mensajería
Al abrir uno de los archivos de Word, puede ver que el documento es el contenido de la hoja de mensajería del tipo Courier Waybill, donde el campoTracking NumberEl valor correspondiente después es2167646565-No. Esto es exactamente lo que queremos extraer como nombre de archivo.
Después del procesamiento: el nombre del archivo se convierte en el número de mensajería
Cuando se completa el procesamiento por lotes, el nombre del archivo se convierte en:
- 2167646565.docx
- 4771177418.docx
- 5095496782.docx
- 9213049048.docx
- 9249110608.docx
De esta manera, el nombre del archivo en sí puede corresponder directamente al número de mensajería, y la búsqueda, el archivo y la verificación posteriores son más convenientes.
Pasos de operación: cambie el nombre del archivo de Word con el número de seguimiento expreso en lotes
Paso 1: Ingrese la función "Cambiar el nombre de archivo de Word con el contenido del archivo"
Abrir HeSoft Doc Batch Tool , Seleccione en la categoría de funciones de la izquierdaNombre del archivo-No. Busque y haga clic en la lista de funcionesCambiar el nombre de un archivo de Word con el contenido del archivo-No.
La función de esta función es leer el contenido del archivo de Word en lotes y usar el texto especificado en el contenido como el nuevo nombre de archivo. La información de formato fijo, como el número de pedido expreso, el número de contrato, el número de pedido y el número de cliente, se puede extraer y renombrar en lotes de esta manera.
Paso 2: Agregue el archivo de Word que necesita ser procesado
Después de ingresar a la página de funciones, el título de la página se muestra comoCambiar el nombre de un archivo de Word con el contenido del archivo-No. En el primer paso "Seleccionar registros a procesar", puede hacer clic en la parte superior derecha de la páginaAñadir un archivoBotón para agregar el archivo docx que necesita ser renombrado.
Si el archivo se coloca en la misma carpeta, también puede usar la interfazImportar archivos de una carpeta-No. En el ejemplo de captura de pantalla se han agregado cinco archivos de Word, y la tabla muestra el nombre del archivo, la ruta, la extensión, la hora de creación y la hora de modificación.
Una vez completada la adición, se recomienda confirmar primero si la lista de archivos es correcta para evitar agregar documentos que no necesitan ser procesados. Después de confirmar que es correcto, haga clic en la parte inferiorSiguiente paso-No.
Paso 3: Configure la extracción del número de mensajería del contenido de Word
Después de ingresar al segundo paso "Establecer opciones de procesamiento", debe especificar de qué área del documento de Word el software busca el nuevo nombre de archivo.
En el ejemplo de captura de pantalla, la selección esTexto de coincidencia de fórmula personalizadaY enExpresiones regularesComplete el cuadro de entrada:
\ D {10}
El significado de esta expresión es: coincide con 10 dígitos consecutivos. Dado que el número de seguimiento de mensajería en el ejemplo es de 10 dígitos, por ejemplo 2167646565, el número de seguimiento correspondiente se puede encontrar automáticamente a partir del contenido de Word usando esta expresión.
Si su número de seguimiento de mensajería no es de 10 dígitos, debe ajustar la expresión de acuerdo con las reglas de número de seguimiento reales. Por ejemplo, algunos números simples pueden tener dígitos más largos o contener letras. No use expresiones de ejemplo directamente en este momento, debe configurarse de acuerdo con el formato real.
Paso 4: Seleccione la ubicación del nuevo nombre de archivo
En el área "Ubicación", la selección en la captura de pantalla esSobrescribir todo el nombre del archivo-No. Esto significa que el cuerpo principal del nombre de archivo original se reemplazará con el número de seguimiento de mensajería extraído después del procesamiento.
Por ejemplo:
- Antes del procesamiento: 01.docx
- Número de mensajería extraído: 2167646565
- Después del tratamiento: 2167646565.docx
Si su objetivo es hacer que el nombre del archivo sea exactamente igual al número de mensajería, se recomienda seleccionar "sobrescribir todo el nombre del archivo". De esta manera, el nombre del archivo es más conciso y más adecuado para archivar y recuperar por número de seguimiento.
Paso 5: Continúe con el siguiente paso y comience el procesamiento por lotes
Después de configurar la regla de coincidencia y la ubicación del nombre del archivo, haga clic en la parte inferiorSiguiente paso-No. El flujo de la interfaz también ingresará los pasos "Establecer ubicación para guardar" e "Iniciar procesamiento".
Antes del procesamiento formal, se recomienda confirmar la ubicación de almacenamiento y la lista de archivos de procesamiento para evitar un mal funcionamiento. Después de confirmar que es correcto, el procesamiento comenzará y el software leerá automáticamente el contenido de cada archivo de Word, coincidirá con el número de mensajería y completará el cambio de nombre del archivo en lotes.
Una vez completado el procesamiento, regrese a la carpeta para ver que los archivos originales 01.docx, 02.docx, etc. se han convertido en el nombre de archivo del número de mensajería correspondiente.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. ¿Qué debo hacer si el número de mensajería no es de 10 dígitos?
El ejemplo de la captura de pantalla utiliza \ d{10} para números únicos de 10 dígitos consecutivos. Si su número de mensajería es diferente, debe modificar la expresión regular. Se recomienda observar primero la ley común del número único en el contenido de Word y luego establecer la regla de coincidencia.
2. Hay varios números consecutivos en el archivo de Word, ¿coincidirá mal?
Si hay números como teléfono, fecha, código postal, etc. en el documento además del número de mensajería, el simple uso de la coincidencia de dígitos puede coincidir con otro contenido. En este momento, intente hacer que la expresión regular sea más adecuada para el formato del número de mensajería para reducir la coincidencia incorrecta.
3. ¿Necesito hacer una copia de seguridad de los archivos antes de procesarlos?
Cambiar el nombre por lotes pertenece a la operación de modificación por lotes del nombre del archivo. Para evitar que el nombre del archivo no cumpla con las expectativas debido a la configuración incorrecta de la regla, se recomienda mantener una copia de seguridad del archivo original antes del procesamiento formal, o probar la regla primero con una pequeña cantidad de archivos.
4. ¿Qué debo hacer si el nombre del archivo se repite?
Si el número de mensajería extraído de dos archivos de Word es exactamente el mismo, puede causar un conflicto de nombre de archivo. Antes del procesamiento, debe intentar confirmar que el número de mensajería en cada documento es único, especialmente cuando se procesa una gran cantidad de hojas de ruta por lotes.
5. ¿Pueden manejar tanto doc como docx?
La función se llama "Cambiar el nombre de un archivo de Word con el contenido del archivo" y se aplica a la escena del documento de Word. El procesamiento real debe basarse en los archivos admitidos en la lista de importación de software. En el ejemplo de captura de pantalla, se procesa el archivo docx. Si tiene un archivo doc, puede confirmar si se puede importar normalmente al agregar el archivo.
Resumen
Por HeSoft Doc Batch Tool La función "Usar el contenido del archivo para cambiar el nombre del archivo de Word" puede extraer automáticamente el número de seguimiento expreso en el documento de Word y reemplazar el nombre del archivo original en lotes. Para una gran cantidad de trabajos de organización de archivos de Word, como notas de logística, hojas de ruta, registros de entrega y recibos, este método es más eficiente que abrir y copiar manualmente el número de orden uno por uno, y es menos propenso a errores.
Si tiene un lote de pedidos expresos de Word que llevan el nombre de 01.docx y 02.docx, se recomienda preparar una pequeña cantidad de documentos para probar las reglas de coincidencia, confirmar que el número de pedido se puede extraer correctamente y luego procesar todos los archivos en lotes. Esto puede completar rápidamente el archivo de documentos docx y doc, lo que hace que la recuperación de archivos y la administración posterior sean más claras.