Wenn Sie bei mehreren Docx-oder Doc-Dokumenten Inhalte, die bestimmten Gesetzen entsprechen, wie z. B. Großbuchstaben, Zahlen und Vorlagen-Platzhalter, einheitlich ersetzen möchten, ist die manuelle Suche und Ersetzung ineffizient. Dieser Artikel beschreibt, wie man HeSoft Doc Batch Tool Verwenden Sie die Schlüssel wort funktion in Word, um die Platzhalter regel für die Texteingabe durch Formel unschärfe zu finden und zu ersetzen, und realisieren Sie die einmalige Batch-Ersetzung mehrerer Word-Dateien. Der Artikel enthält Effekte vor und nach der Verarbeitung, detaillierte Betriebs schritte und Vorsicht maßnahmen für die Einstellung reguler Regeln. Er eignet sich für Büros zen arien, in denen Word-Inhalte stapel weise gereinigt werden müssen.
Beim Organisieren von Word-Daten ist es am schwierigsten, eine Datei nicht zu ändern, sondern dieselbe Änderung in vielen Dateien wiederholt auszuführen. Beispiels weise enthält ein Datenpaket 1.docx bis 6.docx oder sogar mehr docx-Dateien, und jede Datei enthält Kurs abkürzungen, Abteilungs codes, Nummern nummern oder Platzhalter. Wenn Sie Word nacheinander öffnen und dann manuell Strg H drücken, um es zu suchen und zu ersetzen, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern es ist auch leicht, Versions inkonsistenzen zu verursachen, da eine bestimmte Datei vergessen wird, sie zu verarbeiten.
Wenn Sie ein festes Wort ersetzen möchten, ist die Frage ziemlich einfach. Wenn Sie Inhalte ersetzen möchten, die einer bestimmten Art von Gesetz entsprechen, z. B. allen drei Großbuchstaben in Englisch und allen fortlaufenden Zahlen, müssen Sie reguläre Ausdrücke oder Platzhalter formeln verwenden. In diesem Artikel werden Screenshots kombiniert, um die Verwendung vorzustellen HeSoft Doc Batch Tool Suchen und ersetzen Sie die Schlüssel wort funktion in Word, um mehrere Word-Dokumente zu finden und zu ersetzen. Verwenden Sie im Beispiel die Formel-Unschärfe, um den Text zu finden, und ersetzen Sie den Inhalt von [A-Z]{3} durch A und die mit \ d übereinstimmende Zahl durch B.
Anwendbares Szenario: Warum mehrere Word-Dateien besser für die Stapel verarbeitung geeignet sind
Der in Word integrierte Such ersatz eignet sich für die Verarbeitung eines einzelnen Dokuments, das derzeit geöffnet wird. In einem Szenario mit mehreren Dateien erhöht sich der wiederholte Vorgang jedoch erheblich zu den Zeit kosten. Der Wert der Stapel verarbeitung von Office-Software besteht darin, diese sich wiederholen den Arbeiten in einem Prozess zu konzentrieren.
1. Für denselben Dokumenten stapel müssen dieselben Ersatz regeln ausgeführt werden
Beispiels weise gibt es häufig eine Reihe von Word-Dokumenten mit ähnlicher Struktur in Schulungs materialien, Kurs beschreibungen, Vertrags vorlagen, Ausschreibung unterlagen und Projekt dokumenten. Sie können von derselben Vorlage stammen, und die darin enthaltenen Nummern, Abkürzungen und Platzhalter haben alle die gleichen Regeln. Wenn Sie die Regel einmal festlegen, können Sie sie stapel weise auf mehrere docx-Dateien anwenden.
2. Der Inhalt, der ersetzt werden muss, ist kein festes Schlüssel wort
Wenn das Dokument verschiedene Abkürzungen wie BOT, ELA, ABC, XYZ usw. enthält, ist es schwierig, sie einzeln aufzulisten. Mit Platzhalter formeln wie [A-Z]{3} können alle drei aufeinander folgenden Großbuchstaben als Inhalts kategorie verarbeitet werden. In ähnlicher Weise kann \ d mit fortlaufenden Zahlen übereinstimmen, die für die Verarbeitung von Unterrichts stunden, Nummern, Seitenzahlen usw. geeignet sind.
3. Es ist notwendig, fehlende Änderungen und wiederholte Speicherung zu reduzieren
Wenn Sie mehrere Word-Dateien manuell verarbeiten, können Probleme auftreten, z. B. das Öffnen einer Datei, aber das Vergessen, ein Wort zu speichern, zu ersetzen, aber ein anderes Wort zu verpassen, und eine Datei wird nicht verarbeitet. Das Batch-Verarbeitung stool verein heit licht Verwaltungs aufgaben durch Datei listen und Prozess schritte, wodurch der Ersetzung prozess klarer wird.
Effekt vorschau: Von Original docx zu Word nach dem Batch-Ersetzen
Vor der Verarbeitung: Mehrere zu verarbeitete Word-Dokumente im Ordner
Der Screenshot zeigt, dass der Ordner vor der Verarbeitung 6 docx-Dokumente mit Dateinamen von 1.docx bis 6.docx enthält. Diese Art von Datei, die nach Seriennummern benannt ist, ist in der Daten erfassung, Stapel vorlagen und Kurs dokumenten sehr verbreitet und eignet sich auch sehr gut für eine einheitliche Verarbeitung.
Wenn Sie eines der Dokumente öffnen, sehen Sie, dass der Text mehrere englische Abkürzungen und digitale Inhalte enthält. Der rote Pfeil im Screenshot markiert die Positionen BOT und 60. Diese Inhalte sind die Ziele, mit denen die Platzhalter formel dieses Mal übereinstimmen und ersetzt werden soll.
Hier ist zu beachten, dass das eigentliche Verarbeitung sziel nicht darin besteht, nur BOT oder 60 zu ersetzen, sondern alle ähnlichen Texte zu ersetzen, die die Regeln erfüllen. Zum Beispiel gehört BOT zu drei aufeinander folgenden Großbuchstaben und 60 zu einer kontinuier lichen Zahl. Es wird auch abgeglichen, solange das Dokument andere Inhalte enthält, die den Regeln entsprechen.
Nach der Verarbeitung: Der von der Regel getroffene Text wird durch den angegebenen Inhalt ersetzt
Der Effekt nach der Verarbeitung ist in der Abbildung dargestellt. Die Position im Dokument, die ursprünglich der Großbuchstaben regel entsprach, wird durch A ersetzt, und die Position, die ursprünglich der Zahlen regel entsprach, wird durch B ersetzt. Die gelbe Markierung zeigt intuitiv, wo die Ersetzung stattfindet.
Dies zeigt, dass die Batch-Ersetzung gemäß den Einstellungen wirksam wurde: Eine Texts orte wird einheitlich durch A und die andere Texts orte einheitlich durch B ersetzt. Für die eigentliche Büros zene können Sie A und B durch Inhalte ersetzen, die wirklich benötigt werden, z. B. neue Abteilungs abkürzungen, einheitliche Nummern platzhalter, Standard beschreibungen usw.
Aktions schritte: Ersetzen Sie mehrere Docx-Dateien stapel weise mit Platzhalter formeln
Schritt 1: Öffnen Sie die Such ersatz funktion im Word-Tool
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie auf der linken Seite das Word-Tool. Die Haupt oberfläche zeigt mehrere Word-bezogene Funktions karten an. Dieses Mal müssen Sie klicken, um die Schlüssel wörter in Word zu finden und zu ersetzen. Diese Funktions beschreibung dient dazu, Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in Stapeln zu finden und zu ersetzen, was genau für die einheitliche Änderung mehrerer docx-Dokumente geeignet ist.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, den dedizierten Prozess für die Ersetzung von Word-Inhalten einzugeben. Da es sich bei der Software position ierung um ein Tool zur Stapel verarbeitung von Dokumenten handelt, können mehrere Dateien importiert werden, anstatt nur ein einziges Word-Dokument zu bearbeiten.
Schritt 2: Importieren Sie alle Word-Dateien, die ersetzt werden müssen
Beenden Sie nach dem Aufrufen der Funktions seite die Auswahl der zu verarbeiten den Datensätze. Oben auf der Benutzer oberfläche stehen zwei Eingänge zum Hinzufügen von Dateien und zum Importieren von Dateien aus Ordnern zur Verfügung. Im Beispiel werden 6 Dateien importiert und Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit werden in der Liste angezeigt.
Wenn die Dateien an verschiedenen Speicherorten verteilt sind, können Sie sie einzeln auswählen, indem Sie Dateien hinzufügen. Wenn sich alle Dateien im selben Verzeichnis befinden, ist es schneller, Dateien aus einem Ordner zu importieren. Überprüfen Sie nach dem Import die Anzahl der Datensätze und Dateinamen, um sicher zustellen, dass keine Mehrfach auswahl oder Auslassungen vorhanden sind.
Sie können im Screenshot sehen, dass der Datei pfad D:\ test \ 1.docx bis D:\ test \ 6.docx ist, die Erweiterung docx ist und die Anzahl der Datensätze unten 6 beträgt. Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, klicken Sie auf Weiter, um die Einstellungen für die Verarbeitung optionen aufzurufen.
Schritt 3: Wählen Sie die Formel Unschärfe, um den Text zu finden
Auf der Seite mit den Verarbeitung optionen können Sie genau nach Text suchen und Formel fuzzy verwenden, um Text zu finden. Da in diesem Beispiel eine Art Text anstelle eines festen Schlüssel worts abgeglichen werden soll, sollten Sie die Formel fuzzy verwenden, um den Text zu finden.
Das genaue Auffinden von Text eignet sich zum Auffinden von festen Wörtern wie einem Firmennamen oder einer festen Phrase. Das Suchen von Text mit Formel fuzzy eignet sich für regelmäßige Inhalte wie Großbuchstaben, Zahlen, bestimmte Format nummern usw. Die Wahl der richtigen Such methode ist der Schlüssel dafür, ob der Batch-Ersatz die Erwartungen erfüllen kann.
Schritt 4: Geben Sie die Such regel und das Ersatz schlüssel wort ein
In der Liste der Schlüssel wörter, die gesucht werden müssen, werden im Screenshot-Beispiel zwei Regeln eingegeben. Der erste ist [A-Z]{3} und der zweite ist \ d. Geben Sie in der Liste der ersetzten Schlüssel wörter A und B ein.
Die Bedeutung dieser Einstellungen lautet wie folgt:
- [A-Z]{3}: Passen Sie drei aufeinander folgende englische Großbuchstaben an und ersetzen Sie sie durch A.
- \ D: Passen Sie eine oder mehrere aufeinander folgende Zahlen an und ersetzen Sie sie durch B.
Beachten Sie, dass die linke und die rechte Seite den Zeilen entsprechen. Der Inhalt, der mit der ersten Zeile links überein stimmt, wird durch die erste Zeile rechts ersetzt, und der Inhalt, der mit der zweiten Zeile links überein stimmt, wird durch die zweite Zeile rechts ersetzt. Bei der tatsächlichen Verwendung können Sie je nach Geschäfts anforderungen weitere Zeilen ausfüllen, aber jede Zeile sollte klar überprüft werden.
Schritt 5: Bestätigen Sie die zusätzlichen Optionen
Im Screenshot sehen Sie, dass in den zusätzlichen Optionen Groß-und Kleinschreibung ignoriert wird. Diese Option wirkt sich auf die Ergebnisse der englischen Inhalte aus. Wer sich nur mit Groß-und Groß abkürzungen beschäftigen möchte, ist in der Regel eine sorgfältige Auswahl erforderlich. Wenn die Groß-und Kleinschreibung erkannt werden soll, kann sie entsprechend der tatsächlichen Situation eingestellt werden.
Da [A-Z]{3} selbst die Kombination von Großbuchstaben A bis Z darstellt, wird empfohlen, ein oder zwei Kopien zu verwenden, um zu testen, bevor das offizielle Dokument verarbeitet wird, und um zu bestätigen, dass die Ergebnisse der Groß-und Kleinschreibung den Erwartungen entsprechen, bevor sie in Chargen ausgeführt werden.
Schritt 6: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Stapel verarbeitung
Klicken Sie nach Abschluss der Eingabe der Regeln auf Weiter. Der Schnitts telle prozess umfasst auch das Festlegen des Speicherorts und den Start der Verarbeitung. Befolgen Sie im tatsächlichen Betrieb die Anweisungen der Benutzer oberfläche, um das gespeicherte Verzeichnis der verarbeiteten Datei auszuwählen, und starten Sie dann die Verarbeitung. Um zu vermeiden, dass die Original datei übers chrieben wird, wird empfohlen, sie zuerst in einem neuen Ordner zu speichern, um den Vergleich der Effekte vor und nach der Verarbeitung zu erleichtern.
Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, können Sie eine der Ergebnis dateien öffnen, um zu überprüfen, ob die Großbuchstaben und Zahlen gemäß den Regeln ersetzt werden. Wenn die Ergebnisse korrekt sind, überprüfen Sie andere Dateien oder führen Sie eine spätere Archivierung durch.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Die Platzhalter formel stimmt mit allen überein, die den Regeln entsprechen
Bei Verwendung von [A-Z]{3} sucht die Software nach allen Inhalten, die drei aufeinander folgenden Großbuchstaben entsprechen, anstatt nur den BOT zu ersetzen, auf den der Pfeil im Screenshot zeigt. Wenn das Dokument eine dreistufige Abkürzung in Großbuchstaben enthält, die nicht ersetzt werden soll, müssen Sie daher die Regeln anpassen oder zuerst die Verarbeitung einschränken.
2. \ d wird mit fortlaufenden Zahlen übereinstimmen
\ D wird normaler weise verwendet, um eine oder mehrere Zahlen anzupassen. Es kann mit der Stunde 60 oder der Nummer in der Listen nummer, Seitenzahl und dem Datum übereinstimmen. Bestimmen Sie vor der tatsächlichen Verwendung, welche Zahlen im Dokument betroffen sind, und verwenden Sie gegebenen falls genauere Regeln.
3. Es wird empfohlen, zuerst zu sichern und dann stapel weise zu verarbeiten
Sobald die Massen ersetzung ausgeführt wird, wirkt sich dies auf mehrere Word-Dateien aus. Wenn es kein Backup gibt, ist es schwieriger, es wieder herzustellen, wenn festgestellt wird, dass die Regeln nicht übereinstimmen. Daher sollten Sie die Original dokumente aufbewahren oder die Ergebnisse in einem neuen Verzeichnis speichern, bevor Sie wichtige Dokumente wie Verträge, Papiere und Kurs materialien verarbeiten.
4. Je einfacher die Regeln, desto größer die Abdeckung
Einfache Regeln sind leicht zu verstehen, können aber auch versehen tlich verletzt werden. Zum Beispiel kann [A-Z]{3} leicht mit vielen englischen Abkürzungen übereinstimmen. Wenn Sie nur Inhalte in bestimmten Kontexten abgleichen möchten, müssen Sie strengere Formeln entwerfen, die auf der tatsächlichen Texts truktur basieren.
5. Das Ersetzen des Inhalts als leer kann das Löschen darstellen
Der Bereich der geänderten Keyword-Liste im Screenshot fordert zum Löschen auf, wenn er nicht ausgefüllt wird. Mit anderen Worten, wenn der Ersatz inhalt nicht auf der rechten Seite einer Such regel ausgefüllt wird, kann der passende Inhalt gelöscht werden. Überprüfen Sie unbedingt, ob die Liste rechts während des formellen Betriebs vollständig ausgefüllt ist.
Zusammenfassung: Ersetzen Sie die Batch-Suche, um die wiederholte Änderung von docx zu reduzieren
Der Kern der Batch-Suche und Ersetzung mehrerer Docx-Dateien besteht darin, die Schritte zum Importieren von Dateien, zum Festlegen von Regeln und zum Speichern von Verarbeitung sergeb nissen zu standardisieren. HeSoft Doc Batch Tool Die Funktion zum Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word ermöglicht es Benutzern, Text zu finden, der einer Kategorie von Inhalten durch Formel unschärfe entspricht, anstatt jedes Schlüssel wort einzeln einzugeben.
Für Office-Szenen, in denen der Inhalt von Word einheitlich geändert werden muss, insbesondere für Daten sortier aufgaben mit Nummern, englischen Abkürzungen, Zahlen und Vorlagen-Platzhaltern, kann die Verwendung von Platzhalter formeln für reguläre Ausdrücke die sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren. Es wird empfohlen, die Regeln mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen und dann den gesamten Ordner in die Verarbeitung zu importieren. Dies kann nicht nur die Effizienz verbessern, sondern auch sicherstellen, dass die Ergebnisse des Chargen ersatzes kontroll ierbarer sind.