여러 docx 또는 doc 문서에 직면하여 영어 대문자 약어, 숫자 번호, 템플릿 자리 표시자, 수동 검색 및 교체 효율성과 같은 특정 규칙을 준수하는 콘텐츠를 대체하려는 경우 매우 낮습니다. 이 기사에서는 방법을 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool Word에서 키워드 함수를 찾아서 대체 할 때, 수식을 통해 퍼지 텍스트 입력 와일드 카드 규칙을 찾아 여러 Word 파일을 한 번 일괄 적으로 교체하십시오. 이 기사에는 처리 전후의 효과, 자세한 작업 단계 및 정사이즈 규칙 설정에주의해야 할 사항이 포함되어 있습니다. 이는 Word 콘텐츠를 일괄 정리해야하는 사무실 장면에 적합합니다.
Word 데이터를 정렬 할 때 가장 번거로운 것은 종종 문서를 수정하는 것이 아니라 많은 문서에서 동일한 수정을 반복하는 것입니다. 예를 들어 패키지에는 1.docx ~ 6.docx 또는 더 많은 docx 파일이 있으며 각각 코스 약어, 부서 코드, 숫자 또는 자리 표시 자 텍스트가 있습니다. Word를 하나씩 열고 수동으로 Ctrl H를 눌러 찾아서 교체하는 경우 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 파일 처리를 잊어 버리기 때문에 일관성없는 버전을 쉽게 만들 수 있습니다.
고정 된 단어를 대체하려면 문제가 간단합니다. 세 가지 대문자 영어 및 모든 연속 숫자와 같은 어떤 종류의 규칙을 준수하는 콘텐츠를 대체하려면 정사이즈 표현식이나 와일드 카드 공식을 사용해야합니다. 이 기사에서는 스크린 샷을 결합하여 사용 방법을 소개합니다. HeSoft Doc Batch Tool Word 함수에서 키워드를 찾아 대체하고, 일괄 찾기 및 여러 Word 문서를 대체하십시오. 이 예에서 수식은 텍스트를 흐리게하는 데 사용되며 [A-Z]{3} 의 일치를 A와 대체하고 \ d 와 B의 일치를 대체합니다.
응용 프로그램 시나리오: 여러 Word 파일이 일괄 처리에 더 적합한 이유
단어 자신의 찾기 및 대체는 현재 열려있는 단일 문서를 처리하는 데 적합하지만 다중 파일 시나리오에서 반복되는 작업은 시간 비용을 크게 증가시킵니다. 사무실 소프트웨어의 일괄 처리 가치는 이러한 반복적 인 작업을 하나의 프로세스로 집중시키는 것입니다.
1. 동일한 문서 배치는 동일한 교체 규칙을 구현해야합니다.
예를 들어, 교육 자료, 과정 설명, 계약 템플릿, 입찰 문서 및 프로젝트 문서에는 유사한 구조를 가진 여러 Word 문서가 종종 있습니다. 동일한 템플릿에서 나올 수 있으며 숫자, 약어 및 자리 표시자는 모두 동일한 패턴을 갖습니다. 이 때 규칙이 한 번 설정되는 한 여러 docx 파일에 일괄 적으로 적용 할 수 있습니다.
2. 대체 할 내용은 고정 된 키워드가 아닙니다.
문서에 BOT, ELA, ABC, XYZ 등과 같은 다른 약어가 있으면 하나씩 나열하는 것이 매우 번거로울 것입니다. [A-Z]{3} 과 같은 와일드 카드 공식을 사용하면 세 개의 연속 대문자를 모두 한 가지 유형의 콘텐츠로 취급 할 수 있습니다. 마찬가지로, \ d는 클래스 번호, 숫자, 페이지 번호 등을 처리하기에 적합한 연속 숫자를 일치시킬 수 있습니다.
3. 누설 및 반복 보존 감소 필요
여러 Word 파일을 수동으로 처리 할 때 파일을 여는 것은 쉽지만 저장하는 것을 잊어 버리고 단어를 대체하지만 다른 단어를 놓치면 파일이 처리되지 않고 다른 문제가 발생합니다. 일괄 처리 도구는 파일 목록 및 프로세스 단계를 통해 작업 관리를 통합하여 교체 프로세스를 더 명확하게 만들 수 있습니다.
효과 미리보기: 일괄 교체 후 원래 docx에서 Word로
처리 전: 폴더에 계류중인 Word 문서가 여러 개 있습니다.
스크린 샷은 처리하기 전에 폴더에 1.docx 에서 6.docx 까지의 파일 이름을 가진 6 개의 docx 문서가 포함되어 있음을 보여줍니다. 일련 번호로 명명 된 이러한 문서는 데이터 정렬, 배치 템플릿 및 코스 문서에서 매우 일반적이며 통합 처리에도 매우 적합합니다.
문서 중 하나를 열면 본문에 여러 약어와 숫자가 포함되어 있음을 알 수 있습니다. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 BOT와 60 개의 위치를 표시하며, 이 위치는 일치하고이 와일드 카드 공식으로 대체 될 대상입니다.
여기서 실제 처리 목표는 BOT 또는 60 만 대체하는 것이 아니라 규칙을 충족하는 모든 유사한 텍스트를 대체하는 것입니다. 예를 들어, BOT는 3 개의 연속 대문자에 속하고 60 은 연속 숫자에 속합니다. 문서에 규칙을 충족하는 다른 콘텐츠가있는 한 일치됩니다.
처리 후: 규칙에 의해 히트 된 텍스트가 지정된 콘텐츠로 대체됩니다.
처리 후 효과가 그림에 나와 있습니다. 원래 대문자 규칙을 준수하는 문서의 위치는 A로 대체되고 원래 숫자 규칙에 부합하는 위치는 B로 대체됩니다. 황색 마커는 치환이 일어나는 곳을 시각적으로 나타낸다.
이것은 배치 교체가 설정에 따라 효과가 있음을 나타냅니다. 한 유형의 텍스트는 A로 균일하게 대체되고 다른 유형의 텍스트는 B로 균일하게 대체됩니다. 실제 사무실 시나리오의 경우 A와 B를 새로운 부서 약어, 균일 번호 자리 표시자, 표준 설명 텍스트 등과 같이 실제로 필요한 것으로 대체 할 수 있습니다.
단계: 배치 여러 docx 파일을 와일드 카드 수식으로 대체
1 단계: Word 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능 열기
시작 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽에있는 Word 도구를 선택하십시오. 메인 인터페이스는 많은 Word 관련 기능 카드를 보여줍니다. 이번에는 Word에서 키워드를 찾아 교체하려면 클릭해야합니다. 이 기능 설명은 여러 docx 문서의 통합 수정에 적합한 일괄 적으로 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아 대체하는 것입니다.
이 단계의 목적은 Word 콘텐츠 교체를위한 특별한 프로세스를 입력하는 것입니다. 소프트웨어 포지셔닝은 문서 일괄 처리 도구이므로, 하나의 Word 문서에서 동작하는 대신 여러 파일을 나중에 가져올 수 있습니다.
2 단계: 교체해야하는 모든 Word 파일 가져 오기
기능 페이지를 입력 한 후 먼저 처리 할 레코드 선택을 완료하십시오. 인터페이스 상단에는 파일을 추가하고 폴더에서 파일을 가져 오는 두 가지 항목이 있습니다. 이 예에서는 6 개의 파일을 가져옵니다. 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 목록에 표시됩니다.
파일이 다른 위치에 흩어져있는 경우 파일 추가 를 사용하여 하나씩 선택할 수 있습니다. 모든 파일이 같은 디렉토리에 있으면 폴더에서 파일을 가져 오는 것이 더 빨라집니다. 가져온 후 레코드 수와 파일 이름을 확인하여 여러 개 또는 누락 된 선택이 없는지 확인하십시오.
스크린 샷에서 파일 경로가 D:\ test \ 1.docx ~ D:\ test \ 6.docx, 확장자는 docx, 하단의 총 레코드 수는 6 임을 알 수 있습니다. 확인 후 다음을 클릭하여 처리 옵션 설정을 입력하십시오.
3 단계: 공식 퍼지 텍스트 찾기 선택
설정 처리 옵션 페이지에서 텍스트를 찾고 수식을 사용하여 텍스트를 찾는 정확한 방법을 찾습니다. 이 예제는 고정 키워드가 아닌 텍스트 유형과 일치하므로 공식 퍼지 찾기 텍스트를 사용하도록 선택해야 합니다.
정확한 검색 텍스트는 회사 이름이나 고정 문구와 같은 고정 된 단어를 찾는 데 적합합니다. 공식 퍼지 검색 텍스트는 대문자 조합, 번호, 특정 형식 번호 등과 같은 정사이즈 콘텐츠에 적합합니다. 올바른 검색 방법을 선택하는 것이 배치 교체가 기대치를 달성 할 수 있는지 여부의 열쇠입니다.
4 단계: 검색 규칙과 대체 키워드를 입력하십시오.
검색 할 키워드 목록에서 스크린 샷 예제에는 두 가지 규칙이 입력됩니다. 첫 번째는 [A-Z]{3} 이고 두 번째는 \ d입니다. 대체 키워드 목록에서 A와 B를 입력하십시오.
이 설정 세트의 의미는 다음과 같습니다.
- [A-Z]{3}: 3 개의 연속 대문자를 A와 일치시킵니다.
- \ D: 하나 이상의 연속 숫자를 일치시키고 B로 대체합니다.
왼쪽과 오른쪽은 행에 해당합니다. 왼쪽의 첫 번째 행은 오른쪽의 첫 번째 행으로 대체되고, 왼쪽의 두 번째 행은 오른쪽의 두 번째 행으로 대체됩니다. 실제 사용에서는 비즈니스 요구에 따라 더 많은 라인을 채울 수 있지만 각 라인을 명확하게 확인해야합니다.
5 단계: 추가 옵션 확인
스크린 샷에서 볼 수 있듯이 글자의 경우를 무시할 수있는 추가 옵션이 있습니다. 이 옵션은 영어 콘텐츠의 일치 결과에 영향을 미칩니다. 대문자 약어 만 다루고 싶다면 대개 신중하게 선택해야합니다. 대문자와 소문자를 모두 인식하려면 실제 상황에 따라 설정할 수 있습니다.
[A-Z]{3} 자체는 대문자 A ~ Z의 조합을 나타내므로 공식 문서를 처리하기 전에 하나 또는 두 개의 사본으로 테스트하여 사례 일치 결과가 일괄 실행되기 전에 기대치를 충족하는지 확인하는 것이 좋습니다.
6 단계: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 시작
규칙 항목을 완료한 후 다음 을 클릭합니다. 인터페이스 프로세스는 또한 저장 위치를 설정하고 프로세스를 시작하는 것을 포함한다. 실제 작업에서는 인터페이스 프롬프트에 따라 처리 된 파일의 저장된 디렉토리를 선택한 다음 처리를 시작합니다. 원본 파일을 덮어 쓰지 않으려면 먼저 새 폴더에 저장하여 처리 전후의 효과 비교를 용이하게하는 것이 좋습니다.
처리가 완료되면 결과 파일 중 하나를 열어 대문자 약어와 숫자가 규칙에 따라 대체되는지 여부를 확인할 수 있습니다. 결과가 정확하면 다른 파일을 검토하거나 나중에 제출하십시오.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. 와일드 카드 공식은 규칙과 일치하는 모든 콘텐츠와 일치합니다.
[A-Z]{3} 을 사용할 때 소프트웨어는 스크린 샷에서 화살표로 가리키는 BOT를 교체하는 대신 3 개의 연속 대문자와 일치하는 모든 콘텐츠를 찾습니다. 따라서 문서에 교체하지 않으려는 3 비트 자본 약어가있는 경우 먼저 규칙을 조정하거나 처리 범위를 좁혀 야합니다.
2. \ d는 연속 번호와 일치합니다.
\ D는 일반적으로 하나 이상의 숫자를 일치시키는 데 사용됩니다. 클래스 60 과 일치하거나 목록 번호, 페이지 번호 및 날짜의 숫자를 일치시킬 수 있습니다. 실제 사용 전에 문서의 어떤 숫자가 영향을 받을지 결정하고 필요한 경우보다 정확한 규칙을 사용하십시오.
3. 일괄 처리 전에 백업하는 것이 좋습니다
배치 교체가 수행되면 여러 Word 파일에 영향을줍니다. 백업이 없으면 규칙이 부적절한 것으로 판명되면 복원하는 것이 더 번거 롭습니다. 따라서 계약, 서류, 과정 자료 등과 같은 중요한 문서를 처리하기 전에 원본 문서를 보관하거나 결과를 새 디렉토리에 저장해야합니다.
4. 규칙이 단순할수록 적용 범위가 더 커질 수 있습니다.
간단한 규칙은 이해하기 쉽지만 상처를 입을 수도 있습니다. 예를 들어, [A-Z]{3} 은 많은 영어 약어와 일치하기 쉽습니다. 특정 컨텍스트에서 콘텐츠만 일치하려면 실제 텍스트 구조를 기반으로 보다 엄격한 공식을 설계해야 합니다.
5. 교체 내용이 비어 있으면 삭제를 의미 할 수 있습니다.
스크린 샷에서 교체 한 후 키워드 목록 영역에 프롬프트를 채우지 않으면 삭제를 나타냅니다. 즉, 검색 규칙의 오른쪽에 있는 대체 콘텐츠를 기입하지 않으면, 매칭된 콘텐츠가 삭제될 수 있다. 공식 작업 중에 오른쪽 목록이 완료되었는지 확인하십시오.
요약: 배치 찾기 교체로 docx 중복 수정 감소
배치 검색 및 여러 docx 파일의 교체의 핵심은 파일 가져오기, 규칙 설정 및 처리 결과의 저장 단계를 표준화하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool Word에 제공된 키워드 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하면 각 키워드를 하나씩 입력하는 대신 수식을 통해 콘텐츠 범주와 일치하는 텍스트를 흐리게 찾을 수 있습니다.
Word 콘텐츠의 통합 수정, 특히 숫자, 영어 약어, 숫자 및 템플릿 자리 표시자와 관련된 데이터 정렬 작업의 경우 정사이즈 표현 와일드 카드 공식을 사용하면 노동의 중복을 크게 줄일 수 있습니다. 처리를 위해 전체 폴더를 가져 오기 전에 적은 수의 파일로 규칙을 테스트하는 것이 좋습니다. 이는 효율을 향상시킬뿐만 아니라 배치 교체 결과를보다 제어 할 수 있도록 보장합니다.