In diesem Artikel wird die Verwendung der Formel-Fuzzy-Such szene in der Stapel ersetzung von Word-Inhalten erläutert HeSoft Doc Batch Tool Führen Sie eine reguläre Ausdrucks ersetzung für mehrere docx-Dateien durch. Importieren Sie im Beispiel zuerst 1.docx auf 6.docx und wählen Sie dann in der Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" "Text mit Formel unschärfe suchen", passen Sie drei Großbuchstaben und Zahlen über zwei Regeln an und ersetzen Sie sie durch A, B. Der Artikel enthält eine vollständige Beschreibung der anwendbaren Szenarien, der Auswirkungen vor und nach der Verarbeitung, der Betriebs schritte und der Vorsicht maßnahmen. Er eignet sich für Benutzer, die den Inhalt von Word-Dokumenten stapel weise standardisieren müssen.
Viele Aufgaben zur Stapel änderung von Word-Dokumenten scheinen einfach zu sein, aber die eigentliche Bedienung ist sehr umständlich. Beispiels weise gibt es in einem Ordner mehrere Docx-Dateien, und jede Datei enthält englische Abkürzungen, Zahlen, Nummern oder andere Schlüssel wörter, die einheitlich verarbeitet werden müssen. Möglicher weise möchten Sie nicht nur ein bestimmtes festes Wort ersetzen, sondern auch alle "Inhalte ersetzen, die einem bestimmten Format entsprechen". Wenn Sie sich zu diesem Zeitpunkt aus schließlich auf die mit Word gelieferte normale Suche und Ersetzung verlassen, wird der Vorgang wiederholt und ineffizient.
In diesem Artikel wird eine Methode vorgestellt, die für das Massen büro besser geeignet ist: Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" in Kombination mit der Option "Text mit Formel unschärfe suchen" ersetzt mehrere Word-Dateien durch Platzhalter für reguläre Ausdrücke. HeSoft Doc Batch Tool Es handelt sich um eine Office-Software, die sich auf die Anforderungen der Stapel verarbeitung von Dokumenten konzentriert. Sie eignet sich dazu, Doppel arbeit zu reduzieren und die Effizienz der Dokumenten sortierung,-reinigung und-standard isierung zu verbessern.
Anwendbares Szenario: Wenn Sie Word-Schlüssel wörter nach Regeln suchen müssen
Die Formel-Fuzzy-Suche eignet sich für Szenarien, in denen "das Ziel nicht festgelegt ist, aber das Gesetz klar ist". Sie möchten beispiels weise alle drei englischen Abkürzungen in Großbuchstaben ersetzen, alle Zahlen im Dokument ausblenden, eine Nummerierung in Platzhalter ändern und den Code in mehreren Schulungs materialien, Vertrags vorlagen und Projekt beschreibungen einheitlich verarbeiten. Solange Sie den Zieltext mit Formeln beschreiben können, können Sie versuchen, ihn auf diese Weise in Stapeln zu finden.
Im tatsächlichen Büro wird diese Anforderung häufig bei der Desensi bilisierung von Daten, der Standard isierung von Vorlagen, der Bereinigung alter Felder, der Sortierung englischer Daten und der Batch-Generierung externer Versionen verwendet. Beispiels weise enthält das interne Dokument den Projekt code und die Zeit nummer, die vor dem externen Senden einheitlich ersetzt werden müssen, oder eine Reihe alter Abkürzungen in einer Reihe von Word-Vorlagen müssen einheitlich als neue Logos verarbeitet werden. Wenn diese Aufgaben manuell geöffnet werden, um jede Docx-Datei zu verarbeiten, ist es leicht, Fehler, Fehler und Versions verwirrung zu verursachen.
Die Bedeutung der Verwendung von Batch-Verarbeitung stools besteht darin, die Aktion "Datei für Datei, Suche für Stelle" in den Prozess "Datei importieren, Regeln festlegen und stapel weise ausführen" umzuwandeln. Je mehr Dateien vorhanden sind, desto offen sichtlicher ist die Zeiters parnis.
Effekt vorschau: Liste der Word-Dateien vor der Verarbeitung
Das Verarbeitung objekt für dieses Beispiel ist eine Gruppe von Docx-Dateien. Im Screenshot vor der Verarbeitung können Sie sehen, dass sich im Ordner sechs Word-Dokumente befinden: 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx und 6.docx. Sie müssen denselben Satz von Such ersatz regeln anwenden.
Dieses Szenario ist sehr typisch: Die Anzahl der Dateien muss nicht besonders groß sein, aber es wird viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn für jede Datei dieselbe Ersatz aktion wiederholt wird. Ganz zu schweigen davon, dass bei der realen Arbeit möglicher weise nicht 6, sondern Dutzende oder Hunderte von ausstehenden Dateien vorhanden sind.
Effekt vorschau: Ziel schlüssel wörter in einem Dokument vor der Verarbeitung
Öffnen Sie eines der Word-Dokumente, und Sie können sehen, dass der Text viele Inhalte enthält, die verarbeitet werden müssen. Der BOT im Titel, der ELA im Text und die 60 Stunden im Satz sind die Objekte, auf die sich dieses Beispiel konzentriert. Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf diesen Inhalt, um das Verständnis des Status vor der Ersetzung zu erleichtern.
Aus der Perspektive der Text gesetze gehören sowohl BOT als auch ELA zu 3 aufeinander folgenden Großbuchstaben, 60 zu Zahlen. Das heißt, obwohl sie nicht dasselbe feste Wort sind, können sie in zwei Arten von Regeln zusammen gefasst werden. Genau hier kommt die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke ins Spiel.
Effekt vorschau: Keywords wurden nach der Verarbeitung nach Regeln geändert
Der verarbeitete Screenshot zeigt, dass der zugehörige Inhalt im Dokument gemäß den Einstellungen ersetzt wurde. Die ursprünglichen drei Großbuchstaben wurden durch A und die Zahlen durch B ersetzt. Viele Übereinstimmungen am Anfang des Titels, im Absatz, in Klammern und in der Liste haben sich geändert.
Dies zeigt, dass die Software durch Formel-Fuzzy-Suche nicht nur ein bestimmtes festes Wort findet, sondern eine Art Text gemäß den Regeln ident ifi ziert. Diese Methode ist flexibler als das Auflisten aller Schlüssel wörter nacheinander für Aufgaben, bei denen der Inhalt von Word stapel weise geregelt werden muss.
Schritt 1: Öffnen Sie die Software und geben Sie die Word-Stapel verarbeitung funktion ein
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie auf der linken Seite verschiedene Arten von Werkzeug kategorien, einschl ießlich Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Dieses Mal wird ein Word-Dokument verarbeitet, also wählen Sie links "Word-Tool". Suchen Sie im Funktions karten bereich nach "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word".
Die Beschreibung der Funktion besteht darin, Schlüssel wörter im Inhalt der Word-Datei in großen Mengen zu finden und zu ersetzen. Es ist der direkteste Eingang für die Anforderungen dieses Artikels. Nach dem Klicken auf Betreten ruft die Software eine schrittweise Verarbeitung seite auf, auf der Benutzer Batch-Aufgaben gemäß dem Prozess ausführen können.
Schritt 2: Importieren Sie mehrere Word-Dateien und bestätigen Sie den Datensatz
Nach dem Aufrufen der Funktions seite ist der erste Schritt die Auswahl der Datensätze, die verarbeitet werden müssen. Oben auf der Benutzer oberfläche stehen "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren". Die Verwendung von "Dateien aus Ordnern importieren" ist in der Regel bequemer, wenn die zu verarbeiten den Docx-Dateien im selben Ordner zusammen gefasst sind. Wenn Sie nur einige dieser Dateien auswählen möchten, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden.
6 Dateien wurden im Screenshot importiert und die Liste zeigt den Dateinamen, den Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit. Die untere Zusammenfassung zeigt, dass die Anzahl der Datensätze 6 beträgt. Dieser Bestätigung slink ist sehr wichtig, da die nachfolgenden Regeln auf die Fehler datei angewendet werden, sobald das Objekt für die Stapel verarbeitung falsch ausgewählt ist.
In diesem Schritt wird empfohlen, zu überprüfen, ob der Dateiname vollständig ist, ob der Pfad korrekt ist und die Erweiterung den Erwartungen entspricht. Wenn Sie einen irreführenden Datensatz finden, können Sie den entsprechenden Datensatz in der Aktions leiste löschen oder mit "Löschen" erneut importieren. Klicken Sie nach Bestätigung auf "Weiter".
Schritt 3: Wählen Sie die Formel Fuzzy-Suche in der Such methode
Der zweite Schritt führt zu "Verarbeitung optionen festlegen". Im Bereich "Suchen nach dem Weg" sehen Sie zwei Optionen: "Text genau suchen" und "Text mit Formel unschärfe suchen". In diesem Beispiel wird "Text mit Formel-Fuzzy suchen" ausgewählt, da regelmäßige Inhalte wie Großbuchstaben und Zahlen verarbeitet werden.
Wenn Sie Text genau suchen möchten, müssen Sie eindeutige Schlüssel wörter wie BOT oder ELA eingeben. Dies kann jedoch nur mit den aufgelisteten Wörtern umgehen. Wenn das Dokument weitere drei große Abkürzungen enthält, müssen Sie diese weiter hinzufügen, und die Wartungs kosten sind höher. Nachdem Sie die Formel für die Fuzzy-Suche ausgewählt haben, können Sie eine Formel verwenden, die mit demselben Text überein stimmt, der für die Stapel verarbeitung geeignet ist.
Schritt 4: Füllen Sie die zu finden den Formel regeln aus
In der linken "Liste der gesuchten Schlüssel wörter" werden im Beispiel zwei Regeln ausgefüllt. Die erste Zeile ist [A-Z]{3}, um 3 Großbuchstaben hintere in ander abzustimmen. Zeile 2 ist \ d und wird verwendet, um eine oder mehrere Zahlen abzustimmen.
Diese beiden Regeln entsprechen jeweils zwei Inhalts typen im Dokument. [A-Z]{3} kann mit Abkürzungen wie BOT, ELA übereinstimmen; \ d kann mit Zahlen wie 60, 2, 5 übereinstimmen. Mit dieser Einstellung müssen Benutzer den spezifischen Text wie BOT, ELA, 60 usw. nicht einzeln eingeben, sondern lassen die Software automatisch gemäß der Formel suchen.
Versuchen Sie beim Ausfüllen der Formel, den tatsächlichen Anforderungen gerecht zu werden. Wenn die Regel zu breit ist, kann sie mit dem übereinstimmen, was Sie nicht verarbeiten möchten. Wenn die Regel zu eng ist, kann das Ziels chl üssel wort übersehen werden. Daher ist es am besten, vor der formalen Stapel verarbeitung mit repräsent ativen Dokumenten zu testen.
Schritt 5: Füllen Sie den Ersatz inhalt aus
Die rechte Seite "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" wird verwendet, um das Ersetzung serge bnis auszufüllen. Füllen Sie A in Zeile 1 im Screenshot und B in Zeile 2 aus. Sie entsprechen der Such formel in Zeile 1 bzw. Zeile 2 auf der linken Seite. Daher werden die drei Großbuchstaben durch A und die Zahlen durch B ersetzt.
Diese Korrespondenz ist der fehler anfällig ste Punkt bei der Massen ersetzung. Es wird empfohlen, nach dem Ausfüllen Zeile für Zeile von links nach rechts zu überprüfen: Was in der ersten Zeile zu suchen ist, was in der ersten Zeile zu ersetzen ist, was in der zweiten Zeile zu suchen ist und was in der zweiten Zeile zu ersetzen ist. Überprüfen Sie nicht nur, ob der Inhalt ausgefüllt ist, sondern auch, ob die Position entspricht.
Die rechte Seite des Screenshots ist ebenfalls mit "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" gekennzeichnet. Dies bedeutet, dass die entsprechenden Übereinstimmungen möglicher weise gelöscht werden, wenn eine Zeile den Inhalt leer ersetzt. Diese Eingabe aufforderung ist nützlich für Aufgaben, bei denen eine bestimmte Art von Inhalt bereinigt werden muss. Wenn Ihr Ziel jedoch darin besteht, diese zu ersetzen und nicht zu löschen, müssen Sie sicherstellen, dass die entsprechende Zeile auf der rechten Seite ausgefüllt ist.
Schritt 6: Geben Sie den Speicherort ein und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Klicken Sie nach Abschluss der Regel einstellungen unten auf der Seite auf "Weiter". Aus dem oberen Prozess geht hervor, dass die nächsten Schritte "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" umfassen. Es wird empfohlen, die Ausgabe datei in einem neuen Verzeichnis zu speichern, um ein direktes Überschreiben des Original dokuments zu vermeiden. Insbesondere bei der Verwendung regulärer Ausdrücke kann das Beibehalten der Original datei das Risiko einer fehlerhaften Ersetzung verringern.
Geben Sie nach dem Festlegen des Speicherorts den Start prozess ein und führen Sie die Stapel aufgabe aus. Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie das Word-Dokument im Ausgabe ordner öffnen, um es zu überprüfen. Es wird empfohlen, zuerst die Dokumente zu überprüfen, die typische Inhalte enthalten, z. B. Dokumente mit Haupt abkürzungen und Zahlen im Titel und im Text, und dann andere Dokumente nach dem Zufalls prinzip zu überprüfen, um sicher zustellen, dass die Verarbeitung sergeb nisse konsistent sind.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Ist die Formel-Fuzzy-Suche gleich bedeutend mit regulären Ausdrücken?Aus dem Eingabe beispiel im Screenshot kann der Benutzer eine Formel ähnlich wie [A-Z]{3}, \ d verwenden, um die Übereinstimmung regel zu beschreiben. Wenn es tatsächlich verwendet wird, sollte es mit der Eingabe aufforderung "Hilfe" in der Software oberfläche und Ihrer eigenen Beispiel dokumentation überprüft werden.
2. Warum werden einige Positionen nach der Verarbeitung zu A und einige zu B?Weil zwei Such regeln und zwei Ersetzung sergeb nisse festgelegt sind. Die erste Regel entspricht drei Großbuchstaben und ersetzt sie durch A. Die zweite Regel entspricht den Zahlen und ersetzt sie durch B.
3. Wie kann vermieden werden, dass Zahlen ersetzt werden, die nicht ersetzt werden sollten?Verwenden Sie keine zu breiten Zahlen regeln direkt, ohne den Inhalt des Dokuments zu kennen. \ D stimmt mit einer oder mehreren Zahlen mit einem weiten Bereich überein. Wenn Sie nur Zahlen für einen bestimmten Ort oder ein bestimmtes Format verarbeiten möchten, sollten Sie genauere Regeln entwerfen.
4. Benötigen Sie eine Sicherung vor dem Batch-Austausch?Sehr empfehlens wert für die Sicherung. Die Massen verarbeitung von Dateien ist effizient, aber sobald die Regeln falsch sind, wird der Einfluss bereich erweitert. Es ist sicherer, die Ergebnisse mit dem neuen Speicherort auszugeben.
5. Können weitere Regeln hinzugefügt werden?Aus dem Formular der Schnitts telle liste können Sie mehrere Such-und Ersetzung inhalte nach Zeilen verwalten. Halten Sie beim Hinzufügen von Regeln die Korrespondenz zwischen der linken und der rechten Zeile aufrecht und überprüfen Sie sie sorgfältig, bevor Sie damit umgehen.
Zusammenfassung: Machen Sie die Stapel spezifikation für Word-Inhalte effizienter
Verwenden Sie die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke, um Schlüssel wörter in Word stapel weise zu ersetzen, wodurch das Problem mehrerer Dateien, mehrerer Positionen und regelmäßiger Text änderungen effektiv gelöst werden kann. HeSoft Doc Batch Tool Konvertieren Sie die ursprünglichen doppelten manuellen Vorgänge durch den Prozess des Datei imports, der Einstellung der Verarbeitung optionen, der Einstellung des Speicherorts und des Beginns der Verarbeitung in eine einmalige Stapel aufgabe.
In diesem Beispiel werden 6 Docx-Dateien mit zwei Regeln verarbeitet:[A-Z]{3} stimmen mit drei Großbuchstaben überein und ersetzen sie durch A,\ d stimmt mit der Zahl überein und ersetzt sie durch B. Wenn Sie häufig Schlüssel wörter, Nummern, Abkürzungen oder vertrauliche Informationen in Word-, Docx-und Doc-Dokumenten ändern müssen, können Sie zunächst eine kleine Anzahl von Test regeln für Muster dokumente vorbereiten und diese dann stapel weise ausführen. Dies kann nicht nur die Effizienz verbessern, sondern auch die Konsistenz der Dokument verarbeitung sergeb nisse aufrechterhalten.