In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie HeSoft Doc Batch Tool verwenden, um Schlüsselwörter in mehreren Word- und docx-Dokumenten per regulärem Ausdruck massenhaft unscharf zu löschen. Im Beispiel werden 6 docx-Dateien auf einmal importiert und Regeln wie [A-Z]{3} und \d+ verwendet, um Inhalte mit drei Großbuchstaben und Ziffern zu finden. Der Ersatzinhalt bleibt leer, um die Löschung in großen Mengen zu erreichen. Dies eignet sich für wiederkehrende Inhalte wie Nummerierungen, Codes, Abkürzungen und sensible Begriffe in Verträgen, wissenschaftlichen Arbeiten, Dokumentvorlagen und englischen Dokumenten und reduziert den Zeitaufwand für das manuelle Bearbeiten jedes einzelnen Word-Dokuments.
Bei der Aufbereitung einer großen Anzahl von Word-Dokumenten tritt häufig folgende Situation auf: Die zu löschenden Inhalte sind nicht immer exakt derselbe feste Text, sondern Text, der einem bestimmten Muster folgt. Beispiele hierfür sind dreistellige Großbuchstaben-Abkürzungen, Kurs-Codes, Nummerierungen, Seitenzahlen, Chargennummern in englischsprachigen Dokumenten. Wenn man docx- oder doc-Dateien einzeln öffnet und manuell sucht und löscht, ist das nicht nur ineffizient, sondern man übersieht auch leicht etwas.
Dieser Artikel nimmt "Die Verwendung regulärer Ausdrücke zur stapelweisen, unscharfen Löschung vieler Schlüsselwörter in Word" als Beispiel, um zu erläutern, wie man mit Hilfe der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool in mehreren Word-Dateien stapelweise nach regelkonformen Inhalten suchen und diese löschen kann. Der Kernwert der Software liegt in der Stapelverarbeitung von Dateien, die dem Benutzer hilft, repetitive Arbeit zu reduzieren und die Effizienz der Dokumentenaufbereitung zu steigern.
Anwendungsszenarien: Welche Word-Inhalte eignen sich für die stapelweise Löschung mit regulären Ausdrücken?
Wenn der zu löschende Text einer gewissen Regelmäßigkeit folgt und kein einzelnes, festes Wort ist, eignet sich die Verwendung regulärer Ausdrücke für die unscharfe Suche. Zum Beispiel:
- Stapelweises Löschen von nummerischen Aufzählungen wie 60, 2026, 001 usw. in Word-, docx-, doc-Dateien;
- Stapelweises Löschen von Großbuchstaben-Abkürzungen wie BOT, ELA usw. in englischen Dokumenten;
- Löschen von Kurs-Codes, Projektnummern, Chargennummern, Seriennummern in Dokumenten;
- Bereinigung von sich wiederholenden Markierungsinhalten, die aus Webseiten, Systemen oder Vorlagen exportiert wurden;
- Einheitliches Suchen, Ersetzen oder Löschen von Schlüsselwörtern in mehreren Word-Dateien.
In diesem Beispiel müssen mehrere docx-Dateien verarbeitet werden. Das Ziel ist es, mittels regulärer Ausdrücke einen Teil der englischen Großbuchstaben-Abkürzungen und Zahlen in den Dokumenten zu finden und diese stapelweise zu löschen.
Ergebnisvorschau: Vergleich vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung: Regelmäßige, zu löschende Inhalte sind in mehreren Word-Dateien vorhanden.
Vor der Verarbeitung befinden sich 6 Word-Dokumente im Ordner, alle mit der Dateierweiterung docx, die auf einmal stapelweise verarbeitet werden müssen.
Öffnet man eines der Word-Dokumente, sieht man im Textkörper Inhalte wie dreistellige Großbuchstaben BOT, ELA sowie Zahlen wie 60. Wenn solche Inhalte auf viele Word-Dateien verteilt sind, ist die manuelle Suche und Löschung sehr zeitaufwendig.
Nach der Verarbeitung: Konforme Schlüsselwörter wurden stapelweise gelöscht.
Betrachtet man die Word-Dokumente nach Abschluss der Verarbeitung erneut, sieht man, dass das ursprünglich im Titel enthaltene BOT gelöscht wurde und auch die nummerischen Inhalte im Textkörper entfernt wurden. Da die Liste der ersetzten Schlüsselwörter leer bleibt, entfernt die Software die gefundenen Inhalte direkt und erzielt so den Effekt der "stapelweisen, unscharfen Löschung von Word-Schlüsselwörtern".
Arbeitsschritte: Verwendung regulärer Ausdrücke zur stapelweisen Löschung von Schlüsselwörtern in Word
Schritt 1: Word-Werkzeug aufrufen und Funktion Suchen/Ersetzen wählen.
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionsleiste Word Werkzeuge. Suchen Sie in der Funktionsliste "Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word" und klicken Sie darauf. Diese Funktion dient dem stapelweisen Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word-Dateiinhalten und kann durch "Ersetzungsinhalt leer lassen" auch eine stapelweise Löschung realisieren.
Nach Aufruf der Funktion folgen die weiteren Arbeitsschritte dem Ablauf: Auswahl der Datensätze, Einstellung der Verarbeitungsoptionen, Einstellung des Speicherorts und Start der Verarbeitung.
Schritt 2: Hinzufügen der zu verarbeitenden Word-, docx-Dateien
Klicken Sie auf der Seite "Zu verarbeitende Datensätze auswählen" auf "Dateien hinzufügen" und wählen Sie die zu verarbeitenden Word-Dokumente aus; befinden sich die Dateien gesammelt im selben Ordner, können Sie auch "Dateien aus Ordner importieren" nutzen.
Nach dem Import werden in der Liste Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum und Änderungsdatum angezeigt. Im Beispiel wurden 6 docx-Dateien importiert, was bedeutet, dass diese Dateien die Verarbeitungsobjekte für dieses stapelweise Suchen und Ersetzen sein werden. Nach Bestätigung der korrekten Liste klicken Sie unten auf "Nächster Schritt".
Schritt 3: Auswahl von "Text mit Formel unscharf suchen"
Wählen Sie auf der Seite "Verarbeitungsoptionen einstellen" unter "Suchmodus" die Option "Text mit Formel unscharf suchen". Die "Formel" kann hier als Regel für reguläre Ausdrücke verstanden werden, um eine Klasse von Texten zu finden, die einem Muster folgen, anstatt nur ein einzelnes, festes Wort.
Möchte man nur exakt identische Wörter löschen, kann man die exakte Suche wählen; da in diesem Beispiel jedoch "mehrere gemusterte Inhalte" gelöscht werden sollen, sollte die unscharfe Suchmethode gewählt werden.
Schritt 4: Ausfüllen der benötigten regulären Ausdrücke
Tragen Sie in der linken "Liste der zu suchenden Schlüsselwörter" zeilenweise jeweils eine Suchregel ein. Im Beispiel wurden zwei Regeln eingetragen:
- [A-Z]{3}: Findet 3 aufeinanderfolgende Großbuchstaben, z.B. BOT, ELA;
- \d+: Findet eine oder mehrere Ziffern, z.B. 60, 2026, 001.
Zweck dieses Schritts ist es, der Software mitzuteilen, welche "regelkonformen Texte" in allen importierten Word-Dokumenten gesucht werden sollen. Verglichen mit der manuellen Eingabe fester Inhalte wie BOT, ELA, 60 können reguläre Ausdrücke mehr gleichartige Texte abdecken und eignen sich für die stapelweise, unscharfe Löschung.
Schritt 5: Ersetzungsinhalt leer lassen, um stapelweise Löschung zu erreichen
Der rechte Bereich ist die "Liste der ersetzten Schlüsselwörter". Im Screenshot ist der Hinweis zu sehen: "Leer lassen bedeutet Löschen". Wenn das Ziel daher die Löschung der gefundenen Inhalte ist und nicht deren Ersetzung durch anderen Text, lassen Sie die rechte Ersetzungsliste einfach leer.
Mit dieser Einstellung sucht die Software in jedem Word-Dokument nach Inhalten, die auf [A-Z]{3} und \d+ zutreffen, und ersetzt die Treffer mit nichts, was einer stapelweisen Löschung dieser Schlüsselwörter entspricht.
Schritt 6: Speicherort einstellen und Verarbeitung starten
Nachdem Sie die Schlüsselwortregeln festgelegt haben, klicken Sie auf "Nächster Schritt" und folgen dem Dialogablauf zu "Speicherort einstellen". Wählen Sie entsprechend der tatsächlichen Anforderungen einen geeigneten Speicherort, um zu vermeiden, dass die Originaldateien direkt überschrieben werden und ein Zurücksetzen erschwert wird.
Nach Bestätigung des Speicherorts gehen Sie zum Schritt "Verarbeitung starten" und führen die Stapelverarbeitung aus. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die ausgegebenen Word-Dateien, um zu prüfen, ob die Schlüsselwörter regelkonform gelöscht wurden.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum muss die Liste der ersetzten Schlüsselwörter leer bleiben?
Weil das Ziel dieses Mal die "Löschung" der Schlüsselwörter ist und nicht deren Ersetzung durch andere Inhalte. Gemäß dem Hinweis im Dialog bedeutet das Nichtausfüllen des Ersetzungsinhalts Löschen, daher kann die rechte Ersetzungsliste einfach leer bleiben.
2. Können reguläre Ausdrücke versehentlich Inhalte löschen?
Das ist möglich. Zum Beispiel findet [A-Z]{3} alle Folgen von 3 aufeinanderfolgenden Großbuchstaben, nicht nur BOT oder ELA; \d+ findet alle Ziffern. Daher sollte vor der Stapelverarbeitung geprüft werden, ob die Regeln den tatsächlichen Anforderungen entsprechen, und gegebenenfalls zuerst mit wenigen Word-Dateien getestet werden.
3. Können doc und docx beide nach diesem Schema verarbeitet werden?
Die Beispieldateien in diesem Artikel sind docx. Vom Funktionsnamen und Verarbeitungsgegenstand her ist diese Funktion für die Suche und Ersetzung von Schlüsselwörtern in Word-Dateien gedacht. Bei der tatsächlichen Verarbeitung können die zu verarbeitenden Word-, docx-, doc-Dateien in die Liste importiert werden, maßgeblich ist, was die Software erkennt.
4. Werden reguläre Ausdrücke noch benötigt, wenn nur feste Schlüsselwörter gelöscht werden sollen?
Nicht unbedingt. Wenn der zu löschende Inhalt ein vollkommen feststehendes Wort ist, kann die exakte Textsuche verwendet werden; sollen veränderliche Inhalte wie verschiedene Nummern, Codes, Abkürzungen gelöscht werden, eignet sich die unscharfe Textsuche mit Formeln besser.
5. Ist vor der Stapelverarbeitung eine Sicherung erforderlich?
Es wird eine Sicherung empfohlen. Der Abdeckungsbereich regulärer Ausdrücke ist relativ weit, besonders bei der Verarbeitung vieler Word-Dateien reduziert das Aufbewahren der Originaldateien oder das Speichern an einem neuen Ort den Wiederherstellungsaufwand nach irrtümlichen Löschungen.
Fazit: Stapelweises Löschen von Word-Schlüsselwörtern mit regulären Ausdrücken reduziert repetitive Änderungen.
Mit der Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word" von HeSoft Doc Batch Tool kann die Arbeit, die ursprünglich das Öffnen jedes einzelnen Word-Dokuments und das Durchsuchen und Löschen an jeder Stelle erforderte, in eine einmalige Stapelverarbeitung umgewandelt werden. Für Nummerierungen, Abkürzungen, Ziffern, Codes und andere regelmäßige Texte in Word-Dateien wie docx, doc können Sie reguläre Ausdrücke für die unscharfe Suche verwenden und dann den Ersetzungsinhalt leer lassen, um schnell eine stapelweise Löschung durchzuführen.
Wenn Sie häufig eine große Anzahl von Word-Dokumenten aufbereiten müssen, empfiehlt es sich, zunächst die zu verarbeitenden Dateien und die regulären Ausdrücke vorzubereiten und dann gemäß den Schritten in diesem Artikel die Dateien zu importieren, die unscharfe Suche einzustellen, den Ersetzungsinhalt leer zu lassen und die Verarbeitung zu starten. Dies kann repetitive Vorgänge signifikant reduzieren und die Effizienz der Dokumentenbereinigung und -standardisierung erhöhen.