Face à plusieurs documents docx ou doc, si vous souhaitez remplacer le contenu conforme à des règles spécifiques, telles que les abréviations en majuscules anglaises, les nombres numériques et les espaces réservés de modèle, l'efficacité de la recherche et de la substitution manuelles est très faible. Cet article explique comment HeSoft Doc Batch Tool Utilisez la fonction Rechercher et remplacer les mots clés dans Word, recherchez le texte via le flou de formule et entrez la règle de caractère générique pour obtenir la substitution par lots de plusieurs fichiers Word à la fois. L'article contient des effets avant et après le traitement, des étapes de fonctionnement détaillées et des précautions pour la configuration des règles régulières. Il convient aux scènes de bureau où le contenu Word doit être nettoyé par lots.
Lors du tri des données Word, le plus gênant n'est souvent pas de modifier un fichier, mais de répéter la même modification dans de nombreux fichiers. Par exemple, il y a 1.docx à 6.docx, et même plus de fichiers docx dans un pack de données. Chaque fichier a des abréviations de cours, des codes de département, des numéros ou du texte occupé. Si vous ouvrez Word un par un, puis appuyez manuellement sur Ctrl H pour rechercher et remplacer, cela prend non seulement du temps, mais il est également facile de provoquer des incohérences dans les versions en raison de l'oubli d'un fichier.
Si vous souhaitez remplacer un mot fixe, le problème est assez simple; si vous souhaitez remplacer un contenu conforme à certaines règles, telles que tous les trois majuscules anglais, tous les nombres consécutifs, vous devez utiliser des expressions régulières ou des formules génériques. Cet article combinera des captures d'écran pour vous présenter comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool La fonction Rechercher et remplacer les mots clés dans Word, recherche et remplacement par lots de plusieurs documents Word. Dans l'exemple, utilisez le flou de formule pour trouver du texte, remplacez le contenu correspondant à [A-Z]{3} par A et remplacez le nombre correspondant à \ d par B.
Scène applicable: Pourquoi plusieurs fichiers Word conviennent mieux au traitement par lots
Le remplacement de recherche fourni avec Word convient au traitement d'un document unique actuellement ouvert, mais dans le scénario de plusieurs fichiers, les opérations répétées augmenteront considérablement le coût du temps. La valeur de traitement par lots des logiciels de bureau est de concentrer ces tâches répétées en un seul processus.
1. Le même lot de documents nécessite la même règle de remplacement
Par exemple, dans le matériel de formation, les descriptions de cours, les modèles de contrat, les documents d'appel d'offres et les documents de projet, il existe souvent un lot de fichiers Word avec une structure similaire. Ils peuvent provenir du même modèle, et les nombres, les abréviations et les espaces réservés à l'intérieur ont tous les mêmes règles. À ce stade, tant que vous définissez la règle une fois, vous pouvez l'appliquer à plusieurs fichiers docx par lots.
2. Le contenu qui doit être remplacé n'est pas un mot clé fixe
S'il y a différentes abréviations telles que BOT, ELA, ABC, XYZ, etc. dans le document, il sera difficile de les lister une par une. En utilisant des formules génériques telles que [A-Z]{3}, les trois lettres majuscules consécutives peuvent être traitées comme une sorte de contenu. De même, \ d peut correspondre à des nombres continus, ce qui convient au traitement du nombre d'heures de cours, du nombre, du numéro de page, etc.
3. Besoin de réduire les modifications manquantes et la conservation répétée
Lors du traitement manuel de plusieurs fichiers Word, il est facile d'avoir des problèmes tels que l'ouverture du fichier mais l'oubli de l'enregistrer, le remplacement d'un mot mais la fuite d'un autre mot et le non-traitement d'un certain fichier. Les outils de traitement par lots gèrent les tâches de manière unifiée via des listes de fichiers et des étapes de processus pour rendre le processus de remplacement plus clair.
Aperçu des effets: de docx d'origine à Word après remplacement par lot
Avant le traitement: plusieurs documents Word en attente dans le dossier
La capture d'écran montre que le dossier avant le traitement contient 6 documents docx avec des noms de fichiers allant de 1.docx à 6.docx. Ce type de fichier nommé par numéro de série est très courant dans le tri des données, les modèles par lots et les documents de cours, et il est également très approprié pour un traitement unifié.
Après avoir ouvert l'un des documents, vous pouvez voir que le corps contient plusieurs abréviations anglaises et un contenu numérique. Dans la capture d'écran, la flèche rouge indique les positions BOT et 60. Ces contenus sont les cibles auxquelles cette formule de caractère générique doit correspondre et remplacer.
Il convient de noter ici que le véritable objectif de traitement n'est pas seulement de remplacer BOT ou 60, mais de remplacer tous les textes du même type qui satisfont aux règles. Par exemple, BOT appartient à trois lettres majuscules consécutives et 60 est un nombre continu. Tant qu'il y a un autre contenu conforme aux règles dans le document, il sera également mis en correspondance.
Après le traitement: le texte frappé par la règle est remplacé par le contenu spécifié
L'effet traité est illustré sur la figure. La position dans le document qui était à l'origine conforme à la règle de la lettre majuscule est remplacée par A, et la position qui était à l'origine conforme à la règle des nombres est remplacée par B. Le marqueur jaune montre intuitivement où le remplacement a lieu.
Cela montre que la substitution par lots a pris effet conformément aux paramètres: un type de texte est uniformément remplacé par A et l'autre type de texte est uniformément remplacé par B. Pour la scène de bureau réelle, vous pouvez remplacer A et B par du contenu réel requis, tel que de nouvelles abréviations de département, des espaces réservés à numérotation uniforme, des textes explicants standard, etc.
Étape d'opération: Remplacer plusieurs fichiers docx par lots avec des formules génériques
Étape 1: Ouvrez la fonction Rechercher des substitutions dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez l'outil Word sur le côté gauche. L'interface principale affiche plusieurs cartes de fonctionnalités liées à Word. Cette fois, vous devez cliquer sur Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word. Cette fonctionnalité décrit la recherche et le remplacement par lots de mots-clés dans le contenu du fichier Word, qui s'applique exactement à la modification unifiée de plusieurs documents docx.
Le but de cette étape est d'entrer dans le processus dédié de remplacement de contenu orienté Word. Étant donné que le ciblage logiciel est un outil de traitement par lots de documents, plusieurs fichiers peuvent être importés ultérieurement au lieu de fonctionner uniquement sur un seul document Word.
Étape 2: Importer tous les fichiers Word à remplacer
Après être entré dans la page des fonctionnalités, commencez par sélectionner les enregistrements à traiter. En haut de l'interface, deux entrées sont fournies pour ajouter des fichiers et importer des fichiers à partir de dossiers. Dans l'exemple, 6 fichiers sont importés et la liste affiche des informations telles que le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification, etc.
Si les fichiers sont dispersés dans différents emplacements, vous pouvez utiliser Ajouter des fichiers pour sélectionner un par un; si tous les fichiers se trouvent dans le même répertoire, l'importation de fichiers à partir d'un dossier sera plus rapide. Après l'importation, vérifiez le nombre d'enregistrements et de noms de fichiers pour vous assurer qu'il n'y a pas de sélection multiple ou manquée.
Dans la capture d'écran, vous pouvez voir que le chemin du fichier est D:\ test \ 1.docx à D:\ test \ 6.docx, l'extension est docx et le nombre d'enregistrements sommaires en bas est 6. Après confirmation, cliquez sur Suivant pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Sélectionnez la formule pour trouver le texte flou
Sur la page des options de traitement des paramètres, les méthodes de recherche sont la recherche précise du texte et l'utilisation de formules pour trouver le texte flou. Étant donné que cet exemple correspond à un type de texte plutôt qu'à un mot clé fixe, vous devez choisir d'utiliser la formule pour brouiller le texte.
La recherche précise de texte convient à la recherche de mots fixes, tels qu'un nom de société ou une phrase fixe; la recherche floue de texte convient au contenu régulier, comme les combinaisons de lettres majuscules, les nombres, les numéros de format spécifiques, etc. Choisir la bonne méthode de recherche est la clé pour savoir si la substitution par lots peut répondre aux attentes.
Étape 4: Entrez la règle de recherche et le mot-clé après le remplacement
Dans la liste des mots-clés à rechercher, un exemple de capture d'écran contient deux règles. Le premier est [A-Z]{3} et le second est \ d. Dans la liste des mots-clés remplacés, entrez A et B.
La signification de cet ensemble de paramètres est la suivante:
- [A-Z]{3}: Faites correspondre trois lettres anglaises majuscules consécutives et remplacez-les par A.
- \ D: correspond à un ou plusieurs nombres consécutifs et remplace par B.
Notez que les côtés gauche et droit correspondent par ligne. Le contenu correspondant à la première ligne à gauche sera remplacé par la première ligne à droite, et le contenu correspondant à la deuxième ligne à gauche sera remplacé par la deuxième ligne à droite. Lorsqu'il est effectivement utilisé, plusieurs lignes peuvent être remplies en fonction des besoins de l'entreprise, mais chaque ligne doit être vérifiée clairement.
Étape 5: Confirmez les options supplémentaires
Dans la capture d'écran, vous pouvez voir la casse des lettres ignorées dans les options supplémentaires. Cette option affecte les résultats de correspondance du contenu anglais. Si vous souhaitez uniquement traiter les abréviations en majuscules, vous devez généralement choisir avec soin; si vous souhaitez que la casse soit reconnue, vous pouvez la définir en fonction de la situation réelle.
Étant donné que [A-Z]{3} lui-même représente une combinaison de majuscules A à Z, il est recommandé de tester avec une ou deux copies avant de traiter les documents officiels pour confirmer que le résultat de la correspondance de la casse répond aux attentes avant de s'exécuter par lots.
Étape 6: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Après avoir terminé la saisie de la règle, cliquez sur Suivant. Le processus d'interface comprend également la configuration de l'emplacement de sauvegarde et le début du traitement. En fonctionnement réel, suivez les instructions de l'interface pour sélectionner le répertoire d'enregistrement du fichier traité, puis démarrez le traitement. Afin d'éviter d'écraser le fichier d'origine, il est recommandé de donner la priorité à l'enregistrement dans un nouveau dossier pour faciliter la comparaison des effets avant et après le traitement.
Une fois le traitement terminé, l'un des fichiers de résultats peut être ouvert pour vérifier si les abréviations et les nombres en majuscules sont remplacés conformément aux règles. Si les résultats sont corrects, consultez d'autres fichiers ou effectuez une archive ultérieure.
Questions fréquentes ou considérations
1. Les formules génériques correspondent à tout ce qui est conforme aux règles
Lors de l'utilisation de [A-Z]{3}, le logiciel trouvera tout le contenu qui correspond à trois lettres majuscules consécutives, au lieu de remplacer uniquement le BOT indiqué par la flèche dans la capture d'écran. Par conséquent, s'il existe des abréviations à trois majuscules dans le document qui ne veulent pas être remplacées, vous devez ajuster les règles ou réduire d'abord la portée du traitement.
2. \ d fera correspondre les nombres consécutifs
\ D est généralement utilisé pour faire correspondre un ou plusieurs nombres. Il peut correspondre à 60 heures de cours, ou il peut correspondre aux nombres dans le numéro de liste, le numéro de page et la date. Avant de l'utiliser, vous devez déterminer quels chiffres du document seront affectés et utiliser des règles plus précises si nécessaire.
3. Il est recommandé de sauvegarder avant de traiter par lots
Une fois que la substitution par lots est effectuée, l'impact est de plusieurs fichiers Word. S'il n'y a pas de sauvegarde, il sera plus gênant de constater que les règles ne sont pas conformes à la restauration. Par conséquent, avant de traiter des documents importants tels que des contrats, des thèses et du matériel de cours, les documents originaux doivent être conservés ou les résultats doivent être enregistrés dans un nouveau répertoire.
4. Plus la règle est simple, plus la couverture peut être grande
Les règles simples sont faciles à comprendre, mais peuvent aussi être accidentellement blessées. Par exemple, [A-Z]{3} peut facilement correspondre à de nombreuses abréviations anglaises. Si vous souhaitez uniquement faire correspondre le contenu de certains contextes spécifiques, vous devez concevoir des formules plus strictes basées sur la structure réelle du texte.
5. Remplacer le contenu comme vide peut représenter la suppression
Si la zone de liste de mots-clés remplacée dans la capture d'écran n'est pas remplie, cela signifie la suppression. En d'autres termes, si le contenu de remplacement n'est pas rempli sur le côté droit d'une règle de recherche, le contenu correspondant peut être supprimé. Assurez-vous de vérifier si la liste de droite est complète lors d'une opération formelle.
Résumé: Réduction des modifications répétées de docx par remplacement par recherche par lot
Le cœur de la recherche et de la substitution par lots de plusieurs fichiers docx consiste à normaliser les étapes d'importation de fichiers, de réglage des règles et d'enregistrement des résultats de traitement. HeSoft Doc Batch Tool La fonction de recherche et de remplacement des mots clés dans Word fournie permet aux utilisateurs de trouver du texte via le flou de formule pour correspondre à un type de contenu, au lieu de saisir chaque mot-clé un par un.
Pour les scènes de bureau qui doivent modifier uniformément le contenu de Word, en particulier les tâches de tri des données impliquant des nombres, des abréviations anglaises, des nombres et des espaces réservés de modèle, l'utilisation d'expressions régulières et de formules de caractère générique peut considérablement réduire le travail répété. Il est recommandé de tester les règles avec une petite quantité de fichiers avant d'importer le dossier complet. Cela peut non seulement améliorer l'efficacité, mais aussi garantir que les résultats de remplacement par lots sont plus contrôlables.