Wenn mehrere Word-, docx- oder doc-Dokumente ähnliche, aber nicht identische Inhalte enthalten, ist das einzelne Öffnen und Löschen sehr zeitaufwendig. Am Beispiel des Massenlöschens englischer Großbuchstaben und Ziffern wird in diesem Artikel erläutert, wie Sie mit der Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word" in HeSoft Doc Batch Tool durch reguläre Ausdrücke eine unscharfe Übereinstimmung erzielen und das Ersetzen von Inhalten zum Massenlöschen leer lassen. Geeignet für die Bereinigung sich wiederholender Kennzeichnungen in Vorlagen, Materialien, Verträgen und Kursdokumenten.
Im Büroalltag kommt es häufig vor, dass ein Ordner viele Word-Dokumente enthält, die jeweils ähnliche Nummerierungen, englische Abkürzungen, Kurscodes, Abteilungsbezeichnungen, Anmerkungskennzeichen oder Vorlagenreste enthalten. Diese sind nicht unbedingt identisch und lassen sich nicht einfach mit einem festen Begriff einzeln suchen und löschen. Wie im Screenshot zu sehen, enthalten mehrere docx-Dateien im Haupttext dreistellige englische Großbuchstaben-Abkürzungen wie BOT, ELA, aber auch Zahlen wie 60. Wenn man jede Datei einzeln öffnet und manuell sucht, löscht und speichert, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern es wird auch leicht etwas übersehen.
Für solche Probleme eignen sich Stapelverarbeitungswerkzeuge besser. HeSoft Doc Batch Tool ist eine Software zur Stapelverarbeitung von Dokumenten für den Büroalltag. Ihr zentraler Nutzen liegt darin, sich wiederholende Arbeitsschritte zu reduzieren, indem Word-, docx- und doc-Dateien, die sonst einzeln manuell bearbeitet werden müssten, zentral importiert und nach Regeln einheitlich verarbeitet werden. Dieser Artikel demonstriert anhand von Screenshots, wie man mit der Funktion „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“ mithilfe von regulären Ausdrücken unscharf und stapelweise Schlüsselwörter aus mehreren Word-Dokumenten löscht.
Anwendungsszenarien: Wann benötigt man reguläre Ausdrücke zum stapelweisen Löschen von Word-Schlüsselwörtern?
Das herkömmliche Suchen und Ersetzen eignet sich zum Löschen fester Texte, z. B. um in allen Dokumenten das Wort „Vertraulich“ durch nichts zu ersetzen. Soll jedoch eine Kategorie von Inhalten und nicht nur ein einzelnes festes Wort gelöscht werden, benötigt man reguläre Ausdrücke. Reguläre Ausdrücke können Text nach Mustern abgleichen und eignen sich daher besonders für Inhalte mit „gleichem Format, aber unterschiedlichem Inhalt“.
Die folgenden Szenarien sind beispielsweise für die in diesem Artikel beschriebene Methode geeignet:
- Stapelweises Löschen dreistelliger englischer Großbuchstaben-Abkürzungen wie BOT, ELA, ABC usw. aus mehreren Word-Dokumenten.
- Stapelweises Löschen von Nummerierungen, Kursdauern, Versionsnummern oder temporären Markierungen aus docx-Dokumenten.
- Bereinigen von aus Systemen exportierten Word-Dateien, um Codes, Abkürzungen und Platzhalter einheitlich aus Vorlagen zu entfernen.
- Löschen von nicht zur Veröffentlichung vorgesehenen Referenznummern oder Kennzeichen bei der Verarbeitung einer großen Anzahl an Verträgen, Konzepten, Berichten und Kursmaterialien.
- Einheitliche Bereinigung mehrerer doc- und docx-Dateien, um Lücken durch manuelle Einzelbearbeitung zu vermeiden.
Die im Beispiel dieses Artikels verwendeten Regeln sind [A-Z]{3} und \d+. [A-Z]{3} kann dabei als Treffer für 3 aufeinanderfolgende englische Großbuchstaben verstanden werden; \d+ als Treffer für eine oder mehrere aufeinanderfolgende Ziffern. Durch Ersetzen dieser gefundenen Inhalte mit nichts wird das Ziel der Stapellöschung erreicht.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung sind in mehreren Word-Dokumenten zu löschende Inhalte vorhanden
Im Screenshot der Dateien vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass sich im aktuellen Ordner mehrere Word-Dokumente wie 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx befinden. Sie alle erfordern die gleichen Bereinigungsregeln, was bei einzelnem Öffnen zu deutlicher Doppelarbeit führt.
Öffnet man eines der Word-Dokumente, sieht man die zu löschenden Inhalte im Haupttext. Im Titel erscheint eine dreistellige Großbuchstaben-Abkürzung wie BOT, im Textkörper finden sich Inhalte wie ELA und 60. Die roten Pfeile im Screenshot markieren diese zu bearbeitenden Schlüsselstellen.
Die Charakteristik dieser Inhalte: Einige sind englische Großbuchstaben-Abkürzungen, andere sind Zahlen; sie können in verschiedenen Dokumenten variieren, folgen aber einem recht einheitlichen Format. Daher ist es ineffizient, ausschließlich nach einem bestimmten Wort zu suchen. Mittels unscharfer Suche durch reguläre Ausdrücke und Leerlassen des Ersetzungstextes kann man diese Art von Text auf einmal verarbeiten.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung wurden Schlüsselwörter stapelweise gelöscht
Betrachtet man das Word-Dokument nach Abschluss der Verarbeitung, sieht man, dass das ursprüngliche BOT im Titel gelöscht wurde und die passenden Inhalte ELA, 60 usw. im Textkörper ebenfalls entfernt wurden. Der Hauptinhalt des Dokuments bleibt erhalten, nur die Schlüsselwörter, die der Regel entsprechen, wurden bereinigt.
Im Ergebnis wird nicht ein einzelnes festes Wort gelöscht, sondern eine Textkategorie gemäß Regel. Beispielsweise werden dreistellige Großbuchstaben erkannt und gelöscht, ebenso wie numerische Inhalte. Für die Stapelbereinigung von Word- und docx-Dokumenten ist diese Methode stabiler als die manuelle Einzelbearbeitung und eignet sich besser für große Dateimengen.
Schritt 1: Word-Werkzeug öffnen und Funktion Suchen und Ersetzen wählen
Öffnen Sie nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool in der linken Werkzeugkategorie „Word-Werkzeuge“. In der rechten Funktionsliste finden Sie „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“. Diese Funktion dient zum stapelweisen Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word-Dateiinhalten und ermöglicht das Löschen auch durch Leerlassen des Ersetzungstextes.
Der Zweck der Auswahl dieser Funktion ist es, die Inhaltsbearbeitung mehrerer Word-Dokumente in einer Aufgabe zu bündeln, anstatt jede Datei einzeln zu öffnen. Bei einer größeren Anzahl von Dateien reduziert dieser Schritt deutlich die sich wiederholenden Klick-, Kopier-, Einfüge- und Speichervorgänge.
In diesem Beispiel sollen die englischen Abkürzungen und numerischen Inhalte in mehreren docx-Dateien bearbeitet werden. Nach dem Aufruf der Funktion „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“ kann daher mit dem Import der zu bearbeitenden Dateien begonnen werden.
Schritt 2: Hinzufügen der zu verarbeitenden Word- und docx-Dateien
Nach Aufruf der Funktionsseite zeigt die Software einen Verarbeitungsassistenten an. Der erste Schritt ist „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Oben rechts auf der Seite sehen Sie die Schaltflächen „Datei hinzufügen“ und „Aus Ordner importieren“. Bei wenigen Dateien können Sie „Datei hinzufügen“ zur manuellen Auswahl klicken; befinden sich viele Word-Dokumente im selben Ordner, ist „Aus Ordner importieren“ bequemer.
Im Screenshot wurden bereits 6 docx-Dateien importiert. Die Liste zeigt Informationen wie fortlaufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungs- und Änderungsdatum. Anhand dieser Liste kann bestätigt werden, ob die zu verarbeitenden Dateien korrekt sind, z. B. ob 1.docx bis 6.docx alle zur Aufgabe hinzugefügt wurden.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes: Alle Word-Dokumente, deren Schlüsselwörter stapeilweise gelöscht werden sollen, erscheinen in der Liste. Wurde versehentlich eine nicht benötigte Datei importiert, kann sie über die Aktionsspalte in der Liste entfernt werden; fehlen Dateien, können weitere hinzugefügt oder aus einem Ordner importiert werden. Nach der Bestätigung klicken Sie unten auf „Weiter“, um die Verarbeitungsregeln einzurichten.
Schritt 3: Auswahl der unscharfen Textsuche mittels Formel
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen einrichten“ muss zunächst die Suchmethode festgelegt werden. Im Screenshot sieht man die Optionen „Text präzise suchen“ und „Text unscharf per Formel suchen“. Dieses Beispiel verwendet reguläre Ausdrücke zum Löschen einer Inhaltskategorie, daher sollte „Text unscharf per Formel suchen“ gewählt werden.
Der Zweck von „Text unscharf per Formel suchen“ ist es, die Software Inhalte nach Regeln abgleichen zu lassen, statt nur nach festen Zeichenketten. Treten im Dokument verschiedene Abkürzungen wie BOT, ELA, ABC, XYZ auf, wäre die Einzeleingabe mühsam; mit [A-Z]{3} können alle aufeinanderfolgenden drei englischen Großbuchstaben abgeglichen und so unscharf gelöscht werden.
Im linken Bereich „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ des Screenshots wurden bereits zwei Regeln eingegeben:
- [A-Z]{3}: Dient zum Abgleichen von 3 aufeinanderfolgenden englischen Großbuchstaben.
- \d+: Dient zum Abgleichen einer oder mehrerer aufeinanderfolgender Ziffern.
Diese beiden Regeln sind der Kern dieser Stapellöschung. Die Software sucht in den importierten Word-Dokumenten nach Inhalten, die diesen Regeln entsprechen, und führt die Ersetzung gemäß der rechten Ersetzungsliste aus.
Schritt 4: Ersetzungstext leer lassen für Stapellöschung
Auf derselben Einstellungsseite sehen Sie rechts die „Liste der ersetzten Schlüsselwörter“. Der Hinweis im Screenshot „Leer lassen bedeutet Löschen“ zeigt: Ist der Ersetzungstext für eine Suchregel leer, löscht die Software den gefundenen Inhalt, anstatt ihn durch neuen Text zu ersetzen.
Um die mit [A-Z]{3} und \d+ gefundenen Inhalte in diesem Beispiel zu löschen, muss im rechten Bereich also kein Ersetzungstext eingefügt werden. Dieses Feld bleibt einfach leer. Dadurch werden nach der Verarbeitung die dreistelligen englischen Großbuchstaben-Abkürzungen und die fortlaufenden Ziffern im Dokument entfernt.
Zu beachten ist, dass der Abgleichbereich regulärer Ausdrücke von der Regel selbst abhängt. [A-Z]{3} erfasst drei aufeinanderfolgende Großbuchstaben; existieren andere dreistellige Großbuchstaben-Abkürzungen, könnten diese ebenfalls gelöscht werden. \d+ erfasst fortlaufende Ziffern; enthält der Haupttext Zahlen, die nicht gelöscht werden sollen, muss die Regel vorher entsprechend angepasst werden. Vor der Stapelverarbeitung empfiehlt es sich, die Wirkung zunächst mit wenigen Dateien zu testen.
Schritt 5: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Klicken Sie auf „Weiter“, nachdem Sie die Suchregeln und den Ersetzungstext festgelegt haben. Gemäß Seitenassistent folgen die Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Am Ablauf des Assistenten ist ersichtlich, dass die Software den Benutzer zuerst den Ausgabeort bestätigen lässt, bevor der Stapelverarbeitungsauftrag ausgeführt wird.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, eine direkte Überschreibung der Originaldateien zu vermeiden, die eine Wiederherstellung unmöglich machen könnte. Im praktischen Büroalltag empfiehlt es sich, die verarbeiteten Dateien in einem separaten Ausgabeordner zu speichern oder die Original-Word-Dokumente vor der Verarbeitung zu sichern. Selbst wenn die Regeln für den regulären Ausdruck zu weit gefasst sind, kann so auf die Originaldateien zurückgegriffen und nachjustiert werden.
Nach dem Start der Verarbeitung arbeitet die Software die Word-Dokumente gemäß der zuvor importierten Dateiliste nacheinander ab. Verglichen mit der manuellen Bearbeitung liegen die Vorteile der Stapelverarbeitung in den einheitlichen Regeln, der höheren Geschwindigkeit und der leichteren Überprüfbarkeit der Ergebnisse. Bei Dutzenden oder Hunderten von docx-Dateien wird die Effizienzsteigerung noch deutlicher.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum sollte man „Text unscharf per Formel suchen“ wählen?
Weil in diesem Artikel kein festes Schlüsselwort, sondern eine Kategorie von Inhalten gelöscht werden soll, die einem Muster folgt. Beispielsweise sind die konkreten Zeichen von BOT und ELA unterschiedlich, beide gehören jedoch zur Klasse der dreistelligen Großbuchstaben-Abkürzungen und können daher einheitlich mit [A-Z]{3} abgeglichen werden.
2. Ist es dasselbe, das Ersetzungsfeld leer zu lassen oder ein Leerzeichen einzugeben?
Nein. Der Screenshot-Hinweis „Leer lassen bedeutet Löschen“ besagt, dass der gefundene Text gelöscht wird, wenn die rechte Ersetzungsliste keinen Inhalt enthält. Wird ein Leerzeichen eingegeben, ersetzt dies den Text in der Regel durch ein Leerzeichen, wodurch möglicherweise überflüssiger Weißraum im Dokument verbleibt.
3. Besteht die Gefahr, dass [A-Z]{3} versehentlich andere Inhalte löscht?
Das ist möglich. Es werden drei aufeinanderfolgende englische Großbuchstaben abgeglichen. Daher eignet es sich nur für Szenarien, in denen bestätigt ist, dass alle derartigen Abkürzungen gelöscht werden sollen. Soll nur ein bestimmter Bereich von Abkürzungen gelöscht werden, ist die Regel entsprechend enger zu fassen oder vorab an Beispieldokumenten zu testen.
4. Löscht \d+ alle Zahlen?
\d+ dient zum Abgleichen fortlaufender Ziffern. Normal eingegebene Zahlen im Fließtext werden in der Regel erfasst. Enthält das Dokument Daten, Referenznummern, Beträge, Seitenzahlen oder andere zwingend zu erhaltende Zahlen, ist diese Regel mit Vorsicht anzuwenden, um eine unbeabsichtigte Löschung zu vieler Inhalte zu vermeiden.
5. Können sowohl doc als auch docx so verarbeitet werden?
Das Beispiel im Screenshot verarbeitet docx-Dateien. Für das stapelweise Suchen und Ersetzen in Word-Dokumenten umfassen typische Anforderungen Formate wie docx und doc. Im praktischen Betrieb sollte man sich an den Dateitypen orientieren, die von der Importliste der Software erkannt und verarbeitet werden können.
Zusammenfassung: Stapelverarbeitung von Word-Dokumenten mit Bürosoftware reduziert sich wiederholende Löscharbeiten
Für das stapelweise Löschen unscharfer Schlüsselwörter aus mehreren Word-Dokumenten sind zwei Punkte entscheidend: Erstens, die Nutzung von Bürosoftware mit Stapelverarbeitungsfunktion zum einheitlichen Import der Dateien; zweitens, die Verwendung regulärer Ausdrücke zur Beschreibung der zu löschenden Textmuster. Im Beispiel dieses Artikels wurde über die Funktion „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“ von HeSoft Doc Batch Tool die Option „Text unscharf per Formel suchen“ gewählt, [A-Z]{3} und \d+ eingegeben und das Ersetzungsfeld leer gelassen, um so die stapelweise Löschung dreistelliger Großbuchstaben-Abkürzungen und numerischer Inhalte zu erreichen.
Wenn Sie eine große Menge an docx-, doc- oder Word-Dokumenten verarbeiten, ist es nicht empfehlenswert, diese weiterhin einzeln zu öffnen und manuell zu löschen. Effizienter ist es, zunächst die zu bearbeitenden Dateien zu sichten, die Originaldokumente zu sichern und dann mit der Stapel-Suchen-und-Ersetzen-Funktion Regeln festzulegen und einheitlich auszuführen. Dies reduziert die sich wiederholende Arbeit und macht den Dokumentenbereinigungsprozess kontrollierbarer.